Wie eine Einladung für Vereinsveranstaltungen gestalten? – Eine Schritt-für-Schritt-Vorlage für Vereine

16.06.2025 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Ein Vereinsevent bietet die perfekte Gelegenheit, den Gemeinschaftssinn unter den Mitgliedern zu stärken und zugleich potenzielle Unterstützer für die Vereinsarbeit zu begeistern. Umso wichtiger ist es daher, möglichst viele Gäste für die Veranstaltung zu gewinnen.

Der erste Schritt: eine sorgfältig gestaltete Einladung. Sie ist das Aushängeschild Ihres Events. Das Einladungsschreiben informiert, weckt Interesse und stimmt Teilnehmer schon im Vorfeld positiv. Gleichzeitig zeigt eine persönliche Einladung direkt, wie wichtig Ihnen das Event ist.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie wirkungsvolle Einladungen gestalten, die Ihre Zielgruppe garantiert überzeugen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Wie wichtig ist die Zielgruppe bei der Gestaltung einer Einladung?

2. Einladung für eine Vereinsveranstaltung erstellen – Schritt-für-Schritt mit Muster

3. Wie formuliere ich eine Einladung richtig?

4. Design-Tipps – Wie sollte eine Einladung aussehen?

5. Wie sollte man gedruckte Einladungen für eine Vereinsveranstaltung gestalten?

6. Welche Programme gibt es, um Einladungen zu gestalten?

Das Wichtigste in Kürze:

Bevor Sie mit der Gestaltung beginnen, müssen Sie zunächst Ihre Zielgruppe definieren. Sie entscheidet maßgeblich darüber, wie Inhalt und Design Ihrer Einladung gestaltet sein sollten.
Der Einladungstext sollte kurz, klar und ansprechend sein. Nutzen Sie lebendige Sprache, betonen Sie den Mehrwert für die Teilnehmer und schaffen Sie durch Exklusivität sowie Dringlichkeit einen Anreiz zur Anmeldung.
Ein übersichtliches Layout mit klarer visueller Struktur, gut lesbarer Schrift und auffälligem Call-to-Action rundet die Einladung ab.

1. Wie wichtig ist die Zielgruppe bei der Gestaltung einer Einladung?

Bevor Sie mit der Gestaltung der Einladung beginnen, sollten Sie sich zunächst genau überlegen, wer sie erhalten soll. Denn letztendlich bestimmt die Zielgruppe maßgeblich, wie das Einladungsschreiben im Detail aussehen muss.

Unter anderem hat die Zielgruppe Einfluss auf die folgenden drei Aspekte:Formularende

Personalisierung

Jede Zielgruppe hat ihre eigenen Erwartungen.

Wenn Sie diese ansprechen, wirkt die Einladung nicht nur relevanter, sondern erhöht überdies die Bereitschaft zur Teilnahme am Event.

Geht die Einladung beispielsweise an die aktiven Vereinsmitglieder raus, bietet sich ein persönlicher Jahresrückblick mit Bezug auf Erfolge aus der Vereinsarbeit an.

Wollen Sie hingegen langjährige Förderer des Vereins ansprechen, ist eher eine Danksagung angebracht.

Ton

Ebenso ist der richtige Ton entscheidend.

Je passgenauer die sprachliche Komposition auf die Zielgruppe abgestimmt ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, eine Zusage zu erhalten.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Wahl der Anrede: Geht die Einladung an Sponsoren oder potenzielle Interessenten, ist das „Sie“ in der Regel passender.

Richtet sie sich an langjährige Mitglieder, ist das „Du“ authentischer.

Design

Letztlich hängt auch die Wahl des Einladungsdesigns von der Zielgruppe ab.

Eine jüngere Zielgruppe ist empfänglich für ausdrucksstarke Bilder, eine ältere eher weniger.

Und richtet sich die Veranstaltung vornehmlich an Frauen, wäre es wenig zielführend, Männer auf der Einladung abzubilden.

2. Einladung für eine Vereinsveranstaltung erstellen – Schritt-für-Schritt mit Muster

Oft wird sie unterschätzt, doch die Einladung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Vereinsveranstaltung. Ist sie auf die Zielgruppe abgestimmt und richtig formuliert, trägt sie zu einer deutlichen Steigerung der Teilnehmerzahl bei.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie in sechs Schritten die ideale Einladung für Ihr Event formulieren:

Schritt 1: Absender definieren

Tagtäglich werden Menschen mit unzähligen E-Mails überschwemmt. Kein Wunder also, dass viele Einladungsschreiben ungeöffnet bleiben oder gar im Spam-Ordner landen. Damit Ihre E-Mail dennoch beim Empfänger ankommt, sind der Name und die E-Mail-Adresse des Absenders sowie der Betreff ausschlaggebend.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, die Öffnungsrate zu steigern und den Spam-Ordner zu umgehen.

Verwenden Sie einen vertrauenswürdigen Namen und eine professionelle E-Mail-Adresse (z.B. info@musterverein.de).
Sorgen Sie für Wiedererkennungswert (z.B. via Logo oder einer einheitlichen Betreffzeile)
Geben Sie eine konkrete Person als Absender an.
Stellen Sie sicher, dass der Absender eindeutig dem Verein zugeordnet werden kann.
Führen Sie einen A/B-Test durch, um den idealen Absender herauszufinden.

Schritt 2: Empfängerliste prüfen und gezielt anpassen

Prüfen Sie vor dem Absenden, ob Ihre Empfängerliste aktuell ist und filtern Sie veraltete Kontakte raus. Der Grund: Eine veraltete Liste führt nicht nur zu unnötigen Rückläufern, sondern schadet auch der Absender-Reputation. Das heißt, E-Mail-Dienste könnten Sie als unseriös einstufen, sodass Ihre Einladung im Spam landet.

Zudem ist es sinnvoll, Ihre E-Mail-Kontakte nach Interessen zu segmentieren. Auf diese Weise erreichen Sie direkt die richtige Zielgruppe und können Ihre Einladung gleichzeitig besser personalisieren.

Schritt 3: Betreff und Vorschautext optimieren

Ob Ihre Einladung tatsächlich geöffnet wird, hängt in erster Linie vom Betreff und dem Vorschautext (Preheader genannt) ab.

Folgende Aspekte können Sie optimieren, um Betreff und Preheader wirkungsvoller zu gestalten:

Länge: Je nach Endgerät des Empfängers werden der Betreff und der Preheader unterschiedlich lang angezeigt. Als Faustregel gilt: Beide sollten jeweils maximal 50 Zeichen (inkl. Leerzeichen) enthalten.
Formulierung: Der Vorschautext sollte den Betreff nicht einfach wiederholen, vielmehr muss er ihn ergänzen und den Empfänger neugierig machen.
Individuelle Ansprache: Eine personalisierte Betreffzeile erhöht die Öffnungs- und Klickraten Ihrer Einladungen. Achten Sie jedoch darauf, die Daten des Empfängers korrekt wiederzugeben.
A/B-Test: Testen Sie unterschiedliche Betreffzeilen, um herauszufinden, welche am besten funktionieren. Vergleichen Sie beispielsweise kurze gegen lange Betreffzeilen, personalisierte gegen allgemeine, Fragen gegen Aussagen oder dringliche gegen neutrale Formulierungen.

Schritt 4: E-Mail-Text verfassen

Schritt 4.1.: Anrede

Personalisierte Anrede

Sofern Ihnen Vor- und Nachname Ihrer Gäste vorliegen, können Sie diese für eine persönliche Ansprache nutzen. Besonders effektiv ist das in Kombination mit einem individuellen Absendernamen und einem persönlichen Einladungstext.

Beispiele:

Guten Tag Herr Nachnahme / Frau Nachnahme / Vorname Nachnahme
Sehr geehrter Vorname Nachnahme
Hallo Vornahme

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Allgemeine Anrede

Liegen Ihnen keine persönlichen Daten vor oder verzichten Sie bewusst auf Personalisierung, orientiert sich die Anrede am Anlass und der Zielgruppe.

Beispiele:

Liebes Team
Liebe Vereinsmitglieder
Guten Morgen

Formelle Anrede

Bei offiziellen Anlässen oder formellen Beziehungen zu den Eingeladenen ist eine höfliche Ansprache angebracht.

Beispiele:

Sehr geehrte Damen und Herren
Liebe Gäste
Sehr geehrter Herr Nachnahme / Sehr geehrte Frau Nachnahme / Sehr geehrte Vorname Nachnahme

Informelle Anrede

Für interne oder lockere Veranstaltungen ist ein entspannter Ton oft passender.

Beispiel:

Hallo in die Runde

Schritt 4.2.: Einladungstext

Der Einladungstext hat zum Ziel, die Teilnehmer einerseits über die Veranstaltung zu informieren und sie andererseits dazu zu motivieren, am Event teilzunehmen.

Diese Infos sollte der Text beinhalten:

Name der Veranstaltung
Datum und Uhrzeit
Veranstaltungsort
Programm oder Ablauf
Name des Veranstalters
Details zur Anmeldung (z. B. Anmeldelink und -frist)
Kontaktdaten für Rückfragen
Angaben zu möglichen Kosten

Tipp: Für alle weiteren Details können Sie dann auf die Vereinswebsite verweisen. Hierzu gehören Themen wie:

Anlass der Veranstaltung
Zielgruppe
Programm / Ablauf
Verpflegung
Anreisemöglichkeiten
Übernachtungsmöglichkeiten
Hinweis zur Begleitung

Schritt 4.3.: Abschiedsfloskel

Beenden Sie Ihre Einladung schließlich mit einem stimmigen Schluss, idealerweise verbunden mit einer klaren Handlungsaufforderung und einem Anmeldelink.

Beispiele:

Klassisch: „Wir freuen uns, wenn Sie dabei sind. Bitte melden Sie sich bis zum 15. Juli unter folgendem Link an: www.musterverein.de/anmeldung“
Kurz und verbindlich: „Jetzt anmelden und Platz sichern: www.musterverein.de/event2025“
Persönlich: „Seien Sie Teil eines besonderen Abends – wir freuen uns auf Sie! Hier geht’s zur Anmeldung: www.musterverein.de/dabei-sein“

Schritt 5: Kalenderdatei

Fügen Sie Ihrer Einladung eine Kalenderdatei an. Auf diese Weise können die Teilnehmer den Termin in Ihren Kalender übertragen und werden automatisch an das Vereinsevent erinnert. Dabei sollte die Kalenderdatei alle wesentlichen Infos rund um das Event enthalten.

Dazu zählen:

Name der Veranstaltung
Datum und Uhrzeit
Veranstaltungsort
Beschreibung der Veranstaltung
Erinnerungsoption

Schritt 6: Rechtliche Vorgaben beachten

Sofern Sie online zu einer Vereinsveranstaltung einladen, müssen Sie überdies bestimmte rechtliche Vorgaben einhalten.

Im Footer der Einladung müssen demnach unbedingt folgende Informationen verlinkt sein:

Datenschutzerklärung
Impressum
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Abmeldelink von E-Mail-Liste (Opt-out-Möglichkeit)

3. Wie formuliere ich eine Einladung richtig?

Die Einladung für ein Vereinsevent steht und fällt mit dem Einladungstext. Entsprechend sollte er prägnant formuliert sein und die wichtigsten Eventinfos beinhalten. Abgesehen davon gibt es noch einige weitere Marketing-Kniffe, um Ihren Text ansprechender zu gestalten:

Das Wichtigste zuerst: Die meisten Menschen überfliegen Einladungen nur oberflächlich. Stellen Sie die wichtigsten Infos, wie Datum, Ort und Anlass, daher gleich an den Anfang.
Klar und verständlich: Vermeiden Sie verschachtelte oder unpersönliche Sätze.
Auf den Punkt: Halten Sie sich kurz. Das steigert die Chance, dass die Einladung ganz gelesen wird – selbst digital.
Aktiv statt passiv: Aktiv formulierte Sätze klingen lebendiger und greifbarer.
Nutzen für die Teilnehmer: Sprechen Sie nicht über sich. Verdeutlichen Sie stattdessen, weshalb die Teilnahme für Ihre Gäste auszahlt.
FOMO: Betonen Sie, dass Plätze begrenzt oder besonders begehrt sind. Das erzeugt FOMO (Fear of Missing Out) und lässt Ihre Veranstaltung dadurch attraktiver wirken.
Dringlichkeit: Dringliche Formulierungen motivieren zur schnellen Anmeldung.
Exklusivität: Heben Sie hervor, dass das Event nur für geladene Gäste vorgesehen ist.

4. Design-Tipps – Wie sollte eine Einladung aussehen?

Abgesehen von der sprachlichen Gestaltung hat das visuelle Design der Einladung einen großen Einfluss auf die Rücklaufquote.

Worauf es genau zu achten gilt, zeigen wir Ihnen jetzt:

Aufmerksamkeit lenken

In der Regel überfliegen Empfänger E-Mails nur. Machen Sie es Ihnen daher leicht, die zentralen Informationen auf einen Blick zu erfassen. Mit einer klaren visuellen Hierarchie in Ihrer Einladung leiten Sie Ihre Teilnehmer Schritt für Schritt zum Anmeldelink.

Strukturieren Sie Ihre Inhalte und unterstreichen Sie wichtige Aspekte mittels Schriftgrößen, prägnanten Zwischenüberschriften und kontrastreichen Farben.

Mit Vorlagen Zeit sparen

Heutzutage braucht man kein Profi mehr zu sein, um ansprechende Einladungen zu erstellen. Einladungstools stellen moderne Design-Vorlagen bereit, mit denen Sie Ihre Einladung schnell und einfach gestalten. Ein weiterer Vorteil: Einmal erstellt, lassen sich die Vorlagen flexibel für verschiedene Zielgruppen oder zukünftige Veranstaltungen umfunktionieren.

Einheitliches Erscheinungsbild

Passen Sie Ihre Einladungen dem Erscheinungsbild Ihres Vereins an. Gebrauchen Sie Farben, Schriften, Logos und andere gestalterische Elemente einheitlich. Das stärkt die Wiedererkennbarkeit, vermittelt Professionalität und schafft Vertrauen.

Call-to-Action sichtbar platzieren

Ihr Call-to-Action (z.B. „Jetzt anmelden“) muss beim Öffnen der E-Mail sofort sichtbar sein, also im oberen Bereich der Mail, ohne dass der Empfänger scrollen muss. Bei längeren E-Mails sollte er am Ende nochmals wiederholt werden.

Wichtig: Der Button oder Link muss klar lesbar und farblich deutlich hervorgehoben sein.

Responsives Design

Ein responsives Design stimmt Layout sowie Schriftgröße auf die Bildschirmgröße ab und stellt so sicher, dass Ihre Einladung auf allen Geräten, vom Smartphone bis zum Desktop, gut aussieht.

Barrierefreiheit mitdenken

Laut Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) müssen Vereine Ihre Online-Inhalte (darunter auch Einladungen) barrierefrei zugänglich machen.

Folgendes ist dabei zu berücksichtigen:

Benutzen Sie kontrastreiche Farben

Setzen Sie klare, gut lesbare Schriftarten ein
Ergänzen Sie Alternativtexte (Alt-Texte) für Bilder
Verzichten Sie darauf, wichtige Informationen nur in Bildern darzustellen
Formulieren Sie aussagekräftige Link-Texte
Die Einladung muss im Dark Mode lesbar bleiben

Tipp: Was Vereine ansonsten hinsichtlich des BFSG beachten müssen, erfahren Sie hier:

► zum Artikel

Bilder, Grafiken und Videos sparsam nutzen

Visuelle Inhalte wie Bilder, Grafiken oder Videos machen Ihre Botschaft leichter greifbar. Weniger ist jedoch mehr. Zu viele oder zu große Dateien verlängern nämlich die Ladezeit und verursachen Darstellungsprobleme.

Tipp: Eigene Bildmaterialien sind authentischer als Bilder aus freien Datenbanken.

Vorsicht mit Emojis

Emojis lockern Ihre Einladung auf und heben wesentliche Inhalte visuell hervor. Wichtig ist allerdings, diese sparsam und gezielt einzusetzen. So muss Ihr Einsatz zum Anlass, der Zielgruppe und Ihrem Vereinsdesign passen.

5. Wie sollte man gedruckte Einladungen für eine Vereinsveranstaltung gestalten?

Obwohl die meisten Einladungen heutzutage digital versendet werden, sprechen einige Gründe dennoch dafür, diese postalisch zu verschicken:

Sie wollen bestimmte Personen (z.B. potentielle Förderer) einladen, haben aber keine rechtliche Erlaubnis, sie per E-Mail zu kontaktieren.
Ihre Zielgruppe bevorzugt Einladungen auf Papier.
Es handelt sich um ein exklusives Vereinsevent, dessen Bedeutung Sie mithilfe einer hochwertigen Einladung unterstreichen.
Gedruckte Einladungen sind Teil Ihrer Strategie, um Aufmerksamkeit zu generieren oder Ihre Wertschätzung auszudrücken.

Hinweis: Gedruckte Einladungen brauchen Zeit. Versenden Sie diese am besten vier bis acht Wochen vor dem Event, damit Ihre Besucher genügend Zeit zum Planen haben und sich den Termin freihalten.

Tipps zur Gestaltung gedruckter Einladungen

Einladung mit der Vereinswebsite verbinden: Fügen Sie Ihrer Einladung einen personalisierbaren QR-Code hinzu, über den sich Besucher anmelden können. Alternativ bietet sich eine kurze und leicht zu merkende URL an. Ein individueller Zugangscode erleichtert zusätzlich den Anmeldeprozess.
Hochwertiges Design: Ein schönes Layout, edles Papier (z. B. mit Struktur) und besondere Druckverfahren (z. B. Prägung, Folienveredelung) verleihen Ihrer Einladung Wiedererkennungswert.
Persönliche Ansprache: Auch bei gedruckten Einladungen wirkt persönliche Ansprache verbindlicher. Greifen Sie auf eine strukturierte Gästeliste mit Anrede, Namen, Titel und Organisation zurück, um Ihre Einladung individuell anzupassen.
Inhalte übersichtlich darstellen: Da der Platz auf der Einladung begrenzt ist, sollten sämtliche Informationen übersichtlich und auf einen Blick erkennbar sein.
Kreativität: Kreative Einladungen (z. B. eine Adventskalender-Karte zur Weihnachtszeit), bleiben im Gedächtnis. Oftmals landet die Einladung sogar gut sichtbar auf dem Schreibtisch.

Montag bis Donnerstag:	8:00 - 16:00 Uhr
Freitag:	8:00 - 15:00 Uhr

Wie eine Einladung für Vereinsveranstaltungen gestalten? – Eine Schritt-für-Schritt-Vorlage für Vereine

1. Wie wichtig ist die Zielgruppe bei der Gestaltung einer Einladung?

Personalisierung

Ton

Design

2. Einladung für eine Vereinsveranstaltung erstellen – Schritt-für-Schritt mit Muster

Schritt 1: Absender definieren

Schritt 2: Empfängerliste prüfen und gezielt anpassen

Schritt 3: Betreff und Vorschautext optimieren

Schritt 4: E-Mail-Text verfassen

Schritt 5: Kalenderdatei

Schritt 6: Rechtliche Vorgaben beachten

3. Wie formuliere ich eine Einladung richtig?

4. Design-Tipps – Wie sollte eine Einladung aussehen?

5. Wie sollte man gedruckte Einladungen für eine Vereinsveranstaltung gestalten?

Tipps zur Gestaltung gedruckter Einladungen

6. Welche Programme gibt es, um Einladungen zu gestalten?

Gemeinsam stark – seit 70 Jahren an der Seite von Vereinen mit speziell entwickelten Rahmenverträgen

Wie eine Einladung für Vereinsveranstaltungen gestalten? – Eine Schritt-für-Schritt-Vorlage für Vereine

Gemeinsam stark – seit 70 Jahren an der Seite von Vereinen mit speziell entwickelten Rahmenverträgen

Wie ist ein Veranstaltungskonzept aufgebaut? – Eine Schritt-für-Schritt-Vorlage für Vereine

Sponsoren finden – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Vereine

Crowdfunding und Fundraising – So finanzieren Sie Vereinsprojekte mit durchschlagendem Erfolg