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Die Vereinsfeier organisieren

Eine Vereinsfeier oder Veranstaltung, bietet viele Möglichkeiten für Vereine. Es stärkt den Zusammenhalt der einzelnen Mitglieder, hat Potenzial auf neue Mitglieder aufmerksam zu machen, kann Geld in die leere Vereinskasse spülen oder ist einfach nur rein informativ in Form von Mitgliederversammlungen wie z.B. der Jahreshauptversammlung. Doch was viele oft vergessen, Vereinsfeiern oder Veranstaltungen unterliegen bestimmten Regularien und erfordern für einen reibungslosen Ablauf eine vernünftige Planung. Vorab sind einige Fragen zu klären, auf die Sie hier eine Antwort finden.

Was für ein Format hat meine Veranstaltung?

Um eine Vereinsfeier gut zu planen, ist es zunächst einmal wichtig das Format der Feier festzulegen. Das betrifft die Anzahl der Gäste, die Dauer der Veranstaltung und die geplanten Aktivitäten. Letztere sollten nach der Prämisse die Gäste möglichst lange zu halten und zu unterhalten geplant werden. Um das zu gewährleisten, müssen einige grundlegende Vorkehrungen getroffen werden. 

Sanitäranlagen

Die Toilettenanlagen sollten gepflegt sein und regelmäßig gesäubert werden. Nichts ist unangenehmer als auf verdreckte Toiletten gehen zu müssen. Das schreckt ab. Die Beschilderung der Toiletten ist ebenfalls wichtig, damit die Gäste nicht erst ewig suchen müssen. Dies gilt im Übrigen auch für Notausgänge und Fluchtwege.

Strom

    Auch die Stromversorgung sollte gewährleistet sein, damit es nicht plötzlich still und dunkel wird. Gegebenenfalls bietet sich hier auch eine Notstromversorgung an, damit man keine Überraschungen erlebt. 

    Entertainment

      Um die Gäste gut zu unterhalten, sollte ein Unterhaltungsprogramm geplant werden. In Frage kommen Tanz und Musik, Darbietungen von Stand-Up Comedians, Zauberkünstler oder andere Programme und Verkaufsstände. Wichtig ist dabei, dass Sie sich als Veranstalter gut absichern. Eine Ausfallversicherung (können Sie hier bei uns anfragen) übernimmt die Kosten für die Künstler oder das Programm, wenn die Veranstaltung nicht stattfinden kann. 

      Ansprechpartner

        Der Veranstalter sollte außerdem dafür sorgen, dass ein oder mehrere Ansprechpartner auf der Veranstaltung sind, die alle Fragen der Gäste kompetent beantworten können. Diese sollten klar erkennbar sein, etwa durch Vereins T-Shirts oder ein Namensschild.
        Wichtig ist dabei eine klare Aufgabenverteilung unter den Helfern. 

        Speisen und Getränke:

          Um für das leibliche Wohl der Gäste zu sorgen, sollten je nach Art der Veranstaltung ausreichend Speisen und Getränke parat stehen.
          Tipp: Wer sich unsicher ist, welche Speisen er anbieten soll, kann auf Facebook oder über App´s wie Doodle, kostenlose Umfragen starten.

          Infostand

          Auf großen Veranstaltungen mit vielen Menschen verliert man sich schnell mal aus den Augen. Was bei Erwachsenen kein Problem ist, sieht bei Kindern schon ganz anders aus. Um unschöne Vorfälle zu vermeiden, sollte deshalb eine Vermisstensammelstelle für Kinder organisiert werden. Dort werden elternlose Kinder betreut und wieder mit den Eltern zusammengebracht. Diese Infostelle kann auch gleich für vermisste Gegenstände, wie Portemonnaies, Regenschirme, Jacken und Co. verwendet werden.

          Den geeigneten Veranstaltungsort finden?

          Bei vielen Vereinen bietet es sich an auf dem eigenen Gelände zu feiern, denn oft werden auch die Tätigkeiten des Vereins vorgestellt, was mit dem vereinseigenen Equipment leichter ist als in der Fremde. Wenn diese Möglichkeit allerdings nicht besteht oder die Fläche nicht für die vielen Gäste ausreicht, können auch dafür freigegebene Flächen der Kommune genutzt werden. Wichtig ist dabei, dass sie die veränderten Regelungen und Vorschriften, vor allem im Hinblick auf das Verkehrskonzept beachten.
          Solche Gemeindeflächen haben den großen Vorteil, dass sie bekannt sind und in der Regel perfekte Bedingungen für Vereinsfeiern bieten. Außerdem ist es oft so, dass der Betreiber der Anlage oder des Hauses Aufgaben übernehmen, zum Beispiel das Catering. Diese zusätzliche Expertise in Sachen Veranstaltungsplanung entlastet den Verein.

          Egal wo Sie feiern möchten, diese Grundbedingungen sollten gegeben sein:

          Wo melde ich Vereinsfeiern an und welche Genehmigungen muss ich beachten?

          Wenn Getränke oder Speisen ausgeschenkt werden, unterliegen die Vereinsfeiern dem Gaststättengesetz. Dieses legt fest, dass der Ausschank genehmigt werden muss. Mindestens 2 Wochen vor der Feier sollten Sie die Veranstaltung deshalb anmelden.
          Die Anmeldung nimmt das Bürgermeisteramt oder das zuständige Ordnungsamt vor. Darin werden der Ort der Veranstaltung, die Art des Ausschanks und der Anlass der Veranstaltung festgehalten. Auch die geplanten Veranstaltungszeiten sind in der Genehmigung enthalten. Soll die Veranstaltung mehr als vier Tage dauern, muss die Genehmigung bei der Gaststättenbehörde beantragt werden.
          Wenn Sie Musik abspielen wollen oder Live Musiker engagiert haben, dürfen Sie die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) nicht vergessen. Die Anmeldung sollte wie alle anderen Anträge nicht zu kurzfristig eingehen, denn die Bearbeitungsfristen betragen teilweise bis zu vier Wochen. Deshalb sollten Sie schon zu Beginn der Veranstaltungsplanung die notwendigen Anträge einreichen.
          Teilweise muss zusätzlich ein Nutzungsänderungsantrag gestellt werden. Das ist dann der Fall, wenn die Anlage für einen anderen Zweck als ursprünglich festgelegt wurde genutzt wird, zum Beispiel, wenn eine Lagerhalle zu einem Basar oder ein Parkplatz als Festgelände umfunktioniert wird.
          Bei gewinnorientierten Veranstaltungen muss auch das Finanzamt informiert werden. Zudem müssen Zelte mit über 75 qm Fläche und Bühnen, die über 100qm groß sind angemeldet und genehmigt werden.

          Was für Sicherheitsvorschriften gibt es?

          Damit Vereinsfeiern problemlos und sicher ablaufen, gibt es einiges zu beachten.

          Brandschutz

          Im Rahmen des Brandschutzes müssen alle Risiken identifiziert, möglichst reduziert und benannt werden. Dazu gehören Elektroinstallationen, Heizpilze, Fritteusen und Grills. Anschließend muss ein Brandschutzbeauftragter benannt werden, teilweise sind auch Schulungen der Helfer notwendig.

          Stromversorgung mit Notstrom

          Bei Veranstaltungen, die abends stattfinden sowie für Feiern innerhalb von Gebäuden ist es notwendig, dass die Stromversorgung gesichert ist. Deshalb sollte für den Notfall eine Notstromversorgung gewährleistet werden.

          Technik

          Damit keine technischen Probleme auftreten, sollten nur ausgebildete Experten die Technik bedienen. Sie können technisches Versagen und Bedienfehler oftmals verhindern. Außerdem ist eine professionelle Überwachung der Stromanschlüsse und der Elektrotechnik wichtig, um Risiken zu minimieren.

          Rettungskräfte

          Wenn höhere Gewalt einwirkt (etwa bei Sturm, Schnee, Hochwasser oder starker Hitze), müssen ausgebildete Rettungskräfte vor Ort sein, die die Gesundheit der Gäste bestmöglich absichern können. Bei einigen Sportveranstaltungen ist es vorgeschrieben, dass extra Sanitäter für die Sportler bereitgestellt werden müssen. Um die Aktivitäten zu koordinieren, sollte ein Krisenstab noch vor Beginn der Veranstaltungen benannt werden.

          Rettungs- und Fluchtwege

          Damit bei etwaigen Gefahren die Flucht- und Rettungswege schnell erreichbar sind und für alle Gäste und Rettungskräfte ausreichen, bedarf es zuvor viel Planung. Bei größeren Veranstaltungen ist eine Planung durch einen Ingenieur bzw. sogar eine Computersimulation vorgeschrieben.

          Statische Sicherheit

          Wenn Sonderkonstruktionen verwendet werden, muss für die statische Sicherheit gesorgt werden. Ähnliches gilt auch für Veranstaltungsorte, die von vielen Bäumen oder von anderen Risikoobjekten umgeben sind.

          Sicherheitsdienst

          Ein Sicherheitsdienst sorgt für Ordnung und Sicherheit auf den Parkplätzen und dem gesamten Veranstaltungsgelände. Dazu gehört insbesondere die Verkehrsführung und die Freihaltung der Rettungswege. Auch die Überwachung der Einhaltung des Jugendschutzes, der Besucherzahl und der Personen- und Taschenkontrollen obliegt dem Sicherheitsdienst. Bei randalierenden oder stark alkoholisierten Personen setzt er das Hausrecht durch. Wenn die Situation zu eskalieren droht, schaltet der Sicherheitsdienst die Polizei ein. 

          Lebensmittelverordnung

          Wenn Lebensmittel ausgeschenkt werden, müssen sich diese in einem einwandfreien Zustand befinden. Die Küchen oder Verkaufsstände müssen die hygienischen Anforderungen entsprechen und stets sauber gehalten werden. Auch das Küchen- oder Verkaufspersonal muss geprüft werden, ob es den Gesundheitsanforderungen entspricht.

          Jugendschutz

          Kinder unter 16 Jahren dürfen nicht ohne einen Erziehungsberechtigten auf öffentliche Tanzfeste. Alkohol und Zigaretten sind für unter 16- bzw. 18-jährige Tabu. Da Sie als Veranstalter für Verstöße haften, sollten Sie streng auf die Einhaltung des Jugendschutzgesetzes achten.

          Wie bewerbe ich meine Veranstaltung?

          Je nachdem wie groß die Veranstaltung werden soll und ob viele vereinsexterne Gäste erwartet werden, gibt es unterschiedliche Wege eine Vereinsfeier zu bewerben. Zunächst bietet es sich aber an, dass die Vereinsmitglieder ihren Bekannten- und Freundeskreis informieren und einladen, die Vereinszeitschrift oder der eigene Newsletter sind allerdings auch sinnvolle Möglichkeiten. Zudem ist ein Inserat in der lokalen Presse ein gutes Werbemittel. Heutzutage kommt ein Verein auch nicht mehr um Werbung in den sozialen Netzwerken herum, es ist leicht eine eigene Veranstaltung zu erstellen, dies hilft auch um vorab schon Mal die ungefähre Teilnehmerzahl herauszufinden. 
          Wenn viele externe Gäste angesprochen werden sollen, können auch Plakate in den umliegenden Dörfern und Städten oder Flyer an beliebten Hotspots der Region verbreitet werden. Wichtig ist, dass Sie nicht vergessen wichtige Personen persönlich einzuladen, das gilt für den Bürgermeister, für Vertreter der Kommunalpolitik und für andere Personen, die für den Verein wichtig sind wie zum Beispiel Sponsoren.

          Welchen Versicherungsschutz benötige ich?

          Damit der Verein im Schadensfall abgesichert ist, benötigen Sie eine gute Veranstaltungshaftpflicht, die können Sie in unserem praktischen Online-Buchungstool direkt abschließen. Das gilt sowohl für Personen- als auch für Sachschäden. Für verbandsangehörige Vereine wird dieser oft über den Dachverband gestellt. Wichtig ist dabei die sorgfältige Prüfung, ob auch wirklich alle Risiken in der Veranstaltungshaftpflicht abgedeckt sind. Andernfalls gibt es einige Zusatzversicherung die alle Risiken abdecken, wir beraten Sie gerne, welche für Sie sinnvoll bzw. nötig sind.

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