Vereinsfeiern planen

Die Toilettenanlagen sollten gepflegt sein und regelmäßig gesäubert werden. Nichts ist unangenehmer als auf verdreckte Toiletten gehen zu müssen. Das schreckt ab. Die Beschilderung der Toiletten ist ebenfalls wichtig, damit die Gäste nicht erst ewig suchen müssen. Dies gilt im Übrigen auch für Notausgänge und Fluchtwege.

Um für das leibliche Wohl der Gäste zu sorgen, sollten je nach Art der Veranstaltung ausreichend Speisen und Getränke parat stehen.
Tipp: Wer sich unsicher ist, welche Speisen er anbieten soll, kann auf Facebook oder über App´s wie Doodle, kostenlose Umfragen starten.

Auf großen Veranstaltungen mit vielen Menschen verliert man sich schnell mal aus den Augen. Was bei Erwachsenen kein Problem ist, sieht bei Kindern schon ganz anders aus. Um unschöne Vorfälle zu vermeiden, sollte deshalb eine Vermisstensammelstelle für Kinder organisiert werden. Dort werden elternlose Kinder betreut und wieder mit den Eltern zusammengebracht. Diese Infostelle kann auch gleich für vermisste Gegenstände, wie Portemonnaies, Regenschirme, Jacken und Co. verwendet werden.

Im Rahmen des Brandschutzes müssen alle Risiken identifiziert, möglichst reduziert und benannt werden. Dazu gehören Elektroinstallationen, Heizpilze, Fritteusen und Grills. Anschließend muss ein Brandschutzbeauftragter benannt werden, teilweise sind auch Schulungen der Helfer notwendig.

Bei Veranstaltungen, die abends stattfinden sowie für Feiern innerhalb von Gebäuden ist es notwendig, dass die Stromversorgung gesichert ist. Deshalb sollte für den Notfall eine Notstromversorgung gewährleistet werden.

Damit keine technischen Probleme auftreten, sollten nur ausgebildete Experten die Technik bedienen. Sie können technisches Versagen und Bedienfehler oftmals verhindern. Außerdem ist eine professionelle Überwachung der Stromanschlüsse und der Elektrotechnik wichtig, um Risiken zu minimieren.

Wenn höhere Gewalt einwirkt (etwa bei Sturm, Schnee, Hochwasser oder starker Hitze), müssen ausgebildete Rettungskräfte vor Ort sein, die die Gesundheit der Gäste bestmöglich absichern können. Bei einigen Sportveranstaltungen ist es vorgeschrieben, dass extra Sanitäter für die Sportler bereitgestellt werden müssen. Um die Aktivitäten zu koordinieren, sollte ein Krisenstab noch vor Beginn der Veranstaltungen benannt werden.

Damit bei etwaigen Gefahren die Flucht- und Rettungswege schnell erreichbar sind und für alle Gäste und Rettungskräfte ausreichen, bedarf es zuvor viel Planung. Bei größeren Veranstaltungen ist eine Planung durch einen Ingenieur bzw. sogar eine Computersimulation vorgeschrieben.

Wenn Sonderkonstruktionen verwendet werden, muss für die statische Sicherheit gesorgt werden. Ähnliches gilt auch für Veranstaltungsorte, die von vielen Bäumen oder von anderen Risikoobjekten umgeben sind.

Ein Sicherheitsdienst sorgt für Ordnung und Sicherheit auf den Parkplätzen und dem gesamten Veranstaltungsgelände. Dazu gehört insbesondere die Verkehrsführung und die Freihaltung der Rettungswege. Auch die Überwachung der Einhaltung des Jugendschutzes, der Besucherzahl und der Personen- und Taschenkontrollen obliegt dem Sicherheitsdienst. Bei randalierenden oder stark alkoholisierten Personen setzt er das Hausrecht durch. Wenn die Situation zu eskalieren droht, schaltet der Sicherheitsdienst die Polizei ein. 

Wenn Lebensmittel ausgeschenkt werden, müssen sich diese in einem einwandfreien Zustand befinden. Die Küchen oder Verkaufsstände müssen die hygienischen Anforderungen entsprechen und stets sauber gehalten werden. Auch das Küchen- oder Verkaufspersonal muss geprüft werden, ob es den Gesundheitsanforderungen entspricht.

Kinder unter 16 Jahren dürfen nicht ohne einen Erziehungsberechtigten auf öffentliche Tanzfeste. Alkohol und Zigaretten sind für unter 16- bzw. 18-jährige Tabu. Da Sie als Veranstalter für Verstöße haften, sollten Sie streng auf die Einhaltung des Jugendschutzgesetzes achten.