Schritt 1: Vorprüfung der Satzungsänderung
Bevor zur Mitgliederversammlung eingeladen wird, muss der Entwurf der Satzungsänderung geprüft werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Üblicherweise erfolgt die Vorprüfung beim Amtsgericht oder dem Finanzamt.
Außerdem empfiehlt es sich, die Änderungen mit einem Rechtsanwalt, Steuerberater oder Organisationsberater sowie gegebenenfalls dem Dachverband abzustimmen. Auf diese Weise gehen Sie sicher, dass auf der Versammlung nur Änderungen behandelt werden, die auch rechtlich umsetzbar sind.
Schritt 2: Ankündigung der Satzungsänderung im Verein
Nach § 32 BGB werden Angelegenheiten des Vereins durch Beschlüsse der Mitgliederversammlung geregelt. Eine Satzungsänderung ist dementsprechend nur dann wirksam, wenn die Vereinsmitglieder ordnungsgemäß über die geplante Änderung informiert wurden.
Diese Punkte gilt es bei der Ankündigung der Satzungsänderung im Verein zu beachten:
Tagesordnung: Die geplante Satzungsänderung muss als eigener Punkt in der Tagesordnung aufgeführt werden, inklusive des betroffenen Paragraphen.
Form: Die Einladung muss der in der Satzung festgelegten Form entsprechen.
Frist: Die in der Satzung vorgesehene Einladungsfrist ist stets einzuhalten. Fehlt eine Regelung zur Einladungsfrist, sollte ausreichend Vorlaufzeit zur Vorbereitung eingeplant werden.
Idealerweise werden der Einladung zudem ein Satzungsentwurf und ein erläuternder Kommentar beigefügt.
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Schritt 3: Beschlussfassung zur Satzungsänderung
Damit ein Beschluss über eine Satzungsänderung rechtswirksam ist, müssen bei der Mitgliederversammlung bestimmte Voraussetzungen gegeben sein:
Einladung: Die Einladung muss termingerecht, in der Satzung vorgeschriebenen Form (z. B. per Einschreiben) und durch das zuständige Vereinsorgan, an alle Mitglieder erfolgen.
Tagesordnung: Die Tagesordnung muss den Punkt Satzungsänderung enthalten.
Beschlussfähigkeit: Die Mitgliederversammlung ist nur beschlussfähig, wenn sie der in der Satzung festgelegten Form folgt und die satzungsgemäße Mindestanzahl an Mitgliedern anwesend ist.
Vorratsbeschluss: Falls der Vorstand in der Lage sein soll, vom Finanzamt oder dem Registergericht geforderte Änderungen vorzunehmen, muss diese Versammlung einen Vorratsbeschluss festlegen, der ihn dazu ermächtigt.
Abstimmung: Die Beschlussfassung erfolgt mit der in der Satzung vorgesehenen Mehrheit. Fehlt eine Regelung, gilt die gesetzliche Dreiviertelmehrheit gemäß § 33 Abs. 1 BGB. Satzungsänderungen können grundsätzlich gebündelt diskutiert und abgestimmt werden. Der Versammlungsleiter muss jedoch darauf hinweisen, dass jedes Mitglied eine separate Abstimmung verlangen kann. In diesem Fall wird jeder Punkt einzeln beschlossen.
Verfahrensregeln: Der Versammlungsleiter erklärt vor der Abstimmung das Vorgehen und stellt klar, ob über die Satzung als Ganzes oder nur über einzelne Punkte separat abgestimmt wird. Die Änderungen werden anschließend vorgelesen bzw. den Mitgliedern bereits mit der Einladung bereitgestellt.
Leitung und Protokoll: Die Versammlung muss ordnungsgemäß geführt und der Beschluss schriftlich festgehalten werden.
Rechtsberatung: Wenn ein Rechtsberater die Versammlung begleiten soll, muss dies zunächst durch den Versammlungsleiter oder die Mitgliederversammlung genehmigt werden.
Tipp: Alles, was Sie ansonsten noch zum Thema Beschlussfassung und Beschlussfähigkeit im Verein wissen müssen, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag:
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Schritt 4: Protokollierung der Satzungsänderung
Für die erfolgreiche Eintragung einer Satzungsänderung ins Vereinsregister ist darüber hinaus ein Protokoll der Mitgliederversammlung erforderlich. Dieses muss den genauen Wortlaut der beschlossenen Änderungen enthalten und von den in der Satzung vorgesehenen Personen (üblicherweise dem Vorstand) unterzeichnet werden.
Das Protokoll zur Satzungsänderung muss folgende Angaben enthalten:
Ort und Datum der Versammlung
Name des Versammlungsleiters und Protokollanten sowie deren Unterschriften
Anzahl der anwesenden Mitglieder
Feststellung der Beschlussfähigkeit
Bestätigung des Versandes der Tagesordnung
Nachweis der satzungsgemäßen Einberufung
Feststellung, dass die Satzungsänderung allen Mitgliedern vorab bekanntgegeben wurde
Abstimmungsergebnis mit Aufschlüsselung der Ja-, Nein- und ungültigen Stimmen
Tipp: In diesem Artikel verraten wir Ihnen Schritt für Schritt, wie das perfekte Protokoll für Ihre Mitgliederversammlung aussehen muss:
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Schritt 5: Eintragung der Satzungsänderung ins Vereinsregister
Erst mit der Eintragung ins Vereinsregister ist eine Satzungsänderung rechtskräftig. Vorher können zwar auf Basis der neuen Satzung schon erste Beschlüsse gefasst werden, diese sind dann aber noch nicht rechtswirksam.
Zur Eintragung ist der Vorstand gesetzlich dazu verpflichtet, die Anmeldung in vertretungsberechtigter Anzahl notariell beglaubigen zu lassen (siehe § 77 BGB) und beim zuständigen Amtsgericht einzureichen. Eine einfache amtliche Beglaubigung genügt hingegen nicht.
Um nachzuweisen, dass die Satzungsänderung den gesetzlichen Vorgaben entsprochen hat, sind folgende Unterlagen beim Registergericht einzureichen:
Beim Notar beglaubigte Vereinsregisteranmeldung (mit Registernummer)
Ur- und Abschrift des Protokolls, das die beschlussfassende Versammlung dokumentiert
Je nach Registergericht Freistellungsbescheinigung des Finanzamts
Je nach Registergericht Einladung zur Mitgliederversammlung
