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Die Aufgaben des Vereinsvorstands 2024


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Mit der Führung eines Vereins gehen eine Menge Aufgaben einher. Der Vorstand trägt hier die meiste Verantwortung, daher sollten seine Aufgaben, aber auch die Risiken und Möglichkeiten zur Absicherung nicht außer Acht gelassen werden. Eine der wichtigsten Aufgaben des Vorstandes besteht darin, den Vereinszweck und die Vereinsinteressen sinngemäß zu verfolgen. Auch muss der Vorstand dafür sorgen, dass der Verein zu jeder Zeit rechtlich abgesichert ist.
Welche Risiken für Vorstandsmitglieder damit einhergehen und wie Sie sich am besten absichern können, erfahren Sie im nachfolgenden Artikel.

Die Aufgaben der einzelnen Vorstandsfunktionen

1. Vorsitzender

Zu den wesentlichen Aufgaben des 1. Vorsitzenden im Verein gehören:

  • die Repräsentation des Vereins nach außen
  • die Vorbereitung und Leitung von Vereinsversammlungen, Sitzungen des Vorstandes, Bürositzungen usw.
  • überwacht und führt Vereinsversammlungs- und Vorstandsbeschlüsse durch
  • vertritt den Verein bei Kontakten mit Behörden oder bei Veranstaltungen anderer Vereine
  • ist für die Erstellung des Jahresberichts zuständig
  • unterzeichnet sämtliche Korrespondenzen des Vereins
  • hat die Kontrolle über eingehende Rechnungen und darüber hinaus Übersicht über alle Vereinsgeschäfte

Für das Amt des 1. Vorsitzenden gibt es eine Handvoll Anforderungen, die das Mitglied erfüllen muss. So sollte er sich in erster Linie mit den Aufgaben und Zielen des Vereins vollständig identifizieren können. Darüber hinaus ist es sinnvoll, wenn der 1. Vorsitzende des Vereins bereits Führungs- und Organisationserfahrungen mitbringt. Es kann durchaus nicht schaden, wenn der 1. Vorsitzende strategisch denken kann und entscheidungsfreudig ist, um den Verein möglichst zielstrebig zu führen und voranzutreiben.

2. Vorsitzender

Der 2. Vorsitzende ist hauptsächlich dazu da, den 1. Vorsitzenden zu vertreten.

  • Organisiert Versammlungen und übernimmt statistische Aufgaben,
  • Ist befugt, Verhandlungen im Auftrag des 1. Vorsitzende zu leiten, um ihn so zu entlasten,
  • Hat stets Übersicht über die Satzung und die Geschäftsordnung, 
  • Steht dem 1. Vorsitzenden beratend zur Seite.

Als 2. Vorsitzender sollte man sich ebenfalls vollumfänglich mit den Aufgaben und Zielen des Vereins identifizieren können. Des Weiteren ist es von Vorteil, wenn der 2. Vorsitzende auch mit den Strukturen, Aufgaben und dem Leitbild des Vereins vertraut ist.

Schriftführer

Der Schriftführer ist dafür zuständig, dass der laufende Schriftverkehr pünktlich erledigt wird.

  • Führt bei jeglichen Versammlungen und Sitzungen des Vereins Protokoll.
  • Verfasst und verschickt Einladungen
  • Ist für die Mitgliederverwaltung – und betreuung zuständig.
  • Ist befugt, Aufgaben im Auftrag des 1. Vorsitzenden zu erledigen.

Auch als Schriftführer ist es wichtig, sich mit den Aufgaben und Zielen des Vereins zu identifizieren. Darüber hinaus sollte der Schriftführer über gute Deutsch- sowie PC-Kenntnisse verfügen und exakt, zuverlässig und eigenverantwortlich arbeiten.

Kassenwart

Der Kassenwart betreut das gesamte Finanzwesen und überwacht das Vereins-Budget.

  • Zuständig für die Führung der Vereinsrechnung und Betreuung des Bankverkehrs.
  • Der Kassenwart ist dazu befugt, die Jahresbeiträge einzuziehen.
  • Darüber hinaus wird der Kassenwart dazu angehalten, die Kontakte zu potenziellen Geldgebern zu pflegen und zwecks Mittelbeschaffung Finanzierungsgesuche an Stiftungen und Subventionsgeber zu reichen.

Als Kassenwart sollte man sich natürlich auch mit den Aufgaben und Zielen des Vereins identifizieren. Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Kassenwart über Finanzkompetenzen verfügt und sicher in Bilanz und Abschluss ist.

Abteilungsleiter

Oftmals werden Abteilungsleiter beispielsweise für die Jugendarbeit eingesetzt, um den Vorstand zu entlaste.

  • Sie sind für alle Anliegen, die seine Abteilung betreffen, zuständig.
  • Erstellt zusammen mit den anderen Abteilungsleitern das Jahresprogramm, plant Übungen und fördert die Zusammenarbeit mit anderen (in diesem Falle) Jugendgruppen.

Haftungs-Risiken

Die Vorstandsarbeit im Ehrenamt ist eine wichtige Sache. Neben all den Aufgaben rücken die Gedanken an die zahlreichen Haftungsrisiken jedoch oft in den Hintergrund. Es ist wichtig, sich bewusst zu machen, dass nicht nur der Verein als Gesamtheit zur Haftung gezogen werden kann, sondern auch jedes einzelne Vorstandsmitglied – und das haftet dann mit seinem Privatvermögen. In Ausnahmefällen kann es darüber hinaus sogar so weit kommen, dass der Vorstand nicht neben dem Verein als Gesamtschuldner haftet, sondern eine Alleinhaftung des Vorstandes beschlossen wird.

Außenhaftung (gegenüber Dritten)

1) Organisationsmangel führt zu Schaden an Dritten

Wenn es aufgrund von organisatorischen Mängeln gegenüber Außenstehenden zu einem Schaden kommt, kann der Vorstand mit seinem Privatvermögen belangt werden. Gleiches gilt auch für Vertragsverletzungen und sonstige unerlaubte Handlungen, die die Grenzen der Vertretungsvollmacht überschreiten. Es besteht die Pflicht, sich selbst so zu organisieren und so zu handeln, dass Schäden gegenüber Dritten in jeden Fall vermieden werden.

2) Steuerschulden

    Der Vorstand hat nicht nur gegenüber dem Verein Pflichten, sondern auch gegenüber dem Staat. Laut Abgabenordnung haftet der Vorstand als gesetzlicher Vertreter des Vereins eigenverantwortlich und ohne jegliche Privilegierung. Der oder Die Verantwortlichen können persönlich in Haftung genommen werden, wenn nicht dafür gesorgt wird, dass Steuererklärungen rechtzeitig abgegeben werden oder wenn Steuernachzahlungen aufgrund mangelndem Vermögen nicht getätigt werden können. Hier entscheidet der Bundesfinanzhof ähnlich wie beim Geschäftsführer einer GmbH: als steuerlicher Haftungsschuldner bürgt der zuständige Vorstandsvorsitzende mit seinem Privatvermögen.

    Zu den steuerlichen Pflichten gehören unter anderem Einbettungs- und Abführübungspflichten bei Abzugssteuern, die Steuererklärung sowie Auskunfts- und Vorlagepflichten.

    3) Nicht rechtszeitig bezahlte Sozialversicherungsbeiträge

      Für nicht rechtzeitig bezahlte Sozialversicherungsbeiträge wird der Vorstand ebenfalls zu Rechenschaft gezogen. Hier sieht die Regierung keine Privilegierung vor, die Haftung bleibt daher unverändert bestehen.

      4) Unzureichende Wartung von Maschinen führt zu Verletzung

        Verletzt sich ein Mitarbeiter oder ein Mitglied des Vereins aufgrund einer mangelhaften Wartung von Maschinen, kann dafür ebenfalls der Vorstand verantwortlich gemacht werden.

        5) Ausstellung falscher/ fehlerhafter Spendenbescheinigungen

          Sollte es dazu kommen, dass ein Vorstandsmitglied aus Versehen oder gar fahrlässig eine falsche Spendenbescheinigung ausstellt, muss in jeden Fall mit Konsequenzen gerechnet werden. Gleiches gilt für die Fehlverwendung oder Zweckentfremdung von Fördermitteln oder – geldern. Im schlimmsten Fall kann sogar wegen Spendenbetrugs gefahndet werden.

          6) Verkehrssicherungspflicht

          Sorgt der Vorstand nicht dafür, dass bei Veranstaltungen alle notwendigen Vorkehrungen getroffen werden, um Mitglieder und Besucher vor einem Schaden zu bewahren, kann sich auf die Verkehrssicherungspflicht berufen werden. Auch hier haftet der Vorstand persönlich, wenn er diese Pflicht nicht wahrnimmt und sich eine Person aufgrund dessen verletzt.

          7) Verschuldung o. Zahlungsunfähigkeit gegenüber Gläubigern/ Insolvenz

          Sollte es der Vorstand bei Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit des Vereins versäumt haben, rechtzeitig einen Insolvenzantrag zu stellen, und entsteht so ein noch größerer Schaden (gegenüber dem Verein und/ oder Dritter), kann der Vorstand persönlich zur Verpflichtung auf Schadensersatz belangt werden.

          8) Verletzung der Aufzeichnungs- und Buchführungspflicht

          Wird die Aufzeichnungs- und Buchführungspflicht vernachlässigt, können daraus entstandene Schäden dem Vorstand angerechnet werden, da er dafür Sorge zu tragen hat, dass alle Ämter sorgfältig ausgeführt sind.

          9) Informationspflicht

          Der Vorstand ist dazu verpflichtet, die Behörden bei Änderungen im Verein zu informieren. Bei Verzögerungen oder Versäumnissen haftet der Vorstand, wenn aufgrund dessen ein Schaden entsteht.

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          Die Innenhaftung

          1) Vorstand verletzt Pflicht zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung

          Der Vorstand eines Vereins ist laut § 26 BGB das Geschäftsführungsorgan. Somit ist er für eine pflichtbewusste und sorgfältige Geschäfts- und Vereinsführung verantwortlich.
          Der Vorstand haftet dann mit seinem Privatvermögen, wenn er dieser Pflicht nicht nachkommt und somit einen finanziellen Schaden herbeiführt. Die Voraussetzung für eine solche Haftung ist außerdem gegeben, wenn der Vorstand vorsätzlich oder fahrlässig handelt oder gar ein Handeln unterlässt. Durch Aussagen wie, dass der Vorstand den Aufgaben nicht gewachsen sei, kann sich der Vorstand nicht selbst entlasten. 

          2) Aufgaben im Verein nicht klar geregelt

            Der Vorstand ist dafür verantwortlich, dass alle Aufgaben und Zuständigkeitsgebiete gerecht verteilt werden. Sollte es aufgrund von Unklarheiten zu finanziellen oder anderen Einbußen kommen, kann dafür der Vorstand zur Rechenschaft gezogen werden.

            3) Ehrenamtliche Tätigkeit nicht pflichtbewusst ausgeführt

              Der Vorstand haftet persönlich, wenn er verantwortungslos mit seinen Aufgaben und Pflichten umgeht. Deshalb sollte stets darauf geachtet werden, alles fristgerecht und vollständig einzureichen und/oder zu erfüllen, damit persönliche Haftungsrisiken vermeidet werden können.

              4) Abteilungen des Vereins werden nicht ausreichend überwacht

                Der Vorstand ist nicht nur für sein eigenes Handeln verantwortlich, sondern auch für das seiner Unterabteilungen und hauptamtlichen Angestellten. Entsteht ein Schaden und wird herausgefunden, dass der Vorstand jene nicht ausgiebig genug überprüft hat bzw. unachtsam war, kann der Vorstand auch hier zur Rechenschaft gezogen werden.
                Dies gilt vor allem für jegliche steuerlichen Pflichten, weil der Verein als einheitliches Steuerobjekt betrachtet wird.

                5) Vorstand hat Risiken nicht versichert

                  Um nicht sein Privatbesitz zu gefährden, sollte der Vorstand außerdem darauf achten, dass er gegen die Risiken einer privaten Haftung versichert ist.

                  6) Informationspflicht

                  Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass der Vorstand gegenüber dem Verein und all seinen Mitgliedern zu jeder Zeit Rechenschaft über alle wichtigen Vorkommnisse und Tätigkeiten ablegen muss (wenn gefordert). Ansonsten setzt er sich auch hier der Gefahr aus, bei späteren Problemen zu haften.

                  Risiko Begrenzung

                  Allgemein

                  Um all diese potenziellen Haftungsrisiken zu begrenzen und die Vorstandsmitglieder vor dem persönlichen Ruin zu bewahren, kann man eine Reihe von Vorkehrungen treffen.

                  So können risikobehaftete Geschäftsfelder auf eine gemeinnützige GmbH ausgelagert werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, bestimmte Tätigkeitsbereiche durch eine Geschäftsordnung des Vorstandes einzelnen Vorstandsmitgliedern zuzuschreiben, deswegen hilft es, die genaue Zuständigkeit zu definieren und im Fall der Fälle besser abgrenzen zu können, wer am Schaden beteiligt war.

                  Auch gegenüber dem eigenen Verein besteht die Möglichkeit der Haftung. Durch eine Regelung in der Satzung kann zusätzlich die Haftung für leichte Fahrlässigkeit im Innenverhältnis ausgeschlossen oder der Höhe nach begrenzt werden. Hierbei muss allerdings beachtet werden, ob die Finanzabteilung des Vereins eine solche Übernahme der Schadenersatzzahlung ohne weiteres hinnimmt. Es kann durchaus passieren, dass der Verein durch einen solchen Verzicht seine Gemeinnützigkeit gefährdet. Er würde dann nämlich seine Mittel nicht für satzungsmäßige Zwecke verwenden.

                  Es empfiehlt sich, Vorstandsmitglieder in jedem Fall gegen die Haftung aus Vermögensschäden zu versichern. Gerade Vereinen mit einem größeren Geschäftsumfang ist eine solche Versicherung dringend anzuraten, um alle existenzgefährdenden Risiken so gering wie möglich zu halten.

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                  Haftungsprivilegien

                  Seit 2009 gilt §31 a BGB. Dieser besagt, dass Vorstandsmitglieder aus eingetragenen Vereinen hinsichtlich ihrer Innenhaftung in Schadensfällen privilegiert werden.

                  § 31a Haftung von Organmitgliedern und besonderen Vertretern

                  (1) Sind Organmitglieder oder besondere Vertreter unentgeltlich tätig oder erhalten sie für ihre Tätigkeit eine Vergütung, die 840 Euro jährlich nicht übersteigt, haften sie dem Verein für einen bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten verursachten Schaden nur bei Vorliegen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Satz 1 gilt auch für die Haftung gegenüber den Mitgliedern des Vereins. Ist streitig, ob ein Organmitglied oder ein besonderer Vertreter einen Schaden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat, trägt der Verein oder das Vereinsmitglied die Beweislast.

                  (2) Sind Organmitglieder oder besondere Vertreter nach Absatz 1 Satz 1 einem anderen zum Ersatz eines Schadens verpflichtet, den sie bei der Wahrnehmung ihrer Pflichten verursacht haben, so können sie von dem Verein die Befreiung von der Verbindlichkeit verlangen. Satz 1 gilt nicht, wenn der Schaden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde.

                  Zwar wird durch diese Gesetzes-Regelung die Haftung für Vorstandsmitglieder begrenzt, dennoch ist nicht außer Acht zu lassen, dass der Vorstand bei grober Fahrlässigkeit weiterhin haftet. Die Schwierigkeit besteht vor allem darin, eine Grenze zwischen leichten Vergehen und grober Fahrlässigkeit zu ziehen. Eine Absicherung über diese Haftungsgrenze hinaus kann schlussendlich nur durch die geeignete Versicherung entstehen.

                  Freistellungsanspruch

                  Im Rahmen der Außenhaftung kann eine Privilegierung des Vorstandes nur durch einen Freistellungsanspruch herbeigeführt werden. Dieser wird von den betroffenen Mitgliedern gegenüber dem Verein eingefordert und bezweckt, dass der Verein selbst die Schadensersatzforderung Dritter übernimmt. Hierbei muss beachtet werden, dass es im Außenverhältnis immer noch bei einer Schadenersatzhaftung zwischen dem betroffenen Vorstandsmitglied und dem Dritten bleibt – lediglich im Inneren des Vereins kommt es zu einer Positionsverschiebung.
                  Des Weiteren trägt der Freistellungsanspruch nur so weit, wie die tatsächliche Finanzkraft des Vereines reicht. Reicht das Vereinsvermögen nicht aus oder ist der Verein gar zahlungsunfähig, so bleibt es bei der Haftung des Vorstandmitgliedes nach außen. Wichtig ist zu erwähnen, dass auch bei einfacher Fahrlässigkeit vollumfänglich gehaftet werden muss. Eine Haftungsbeschränkung ist im Umgang mit Außenschäden an Dritten nicht möglich.

                  Unser Expertentipp – Vermögensschadenhaftpflicht und D&O-Versicherung

                  In Vereinen können trotz aller Sorgfalt Fehler im Alltagsgeschäft auftreten, die ungewollt das Vereinsvermögen belasten. Es ist wichtig zu verstehen, dass Vorstandsmitglieder persönlich mit ihrem Privatvermögen haften, falls sie durch absichtliches Handeln oder durch große Unvorsichtigkeit Schäden verursachen.

                  Mit einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung sichern Sie Ihren Verein auf Dauer gegen diese regelmäßig auftretenden Schadensfälle ab. Die D&O-Versicherung schütz das Privatvermögen des Vorstands und der Organe.

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