Sponsoren-Anfrage – So überzeugen Sie Unternehmen von Ihrem Verein

Damit Ihre Sponsoring-Anfrage Erfolg hat, müssen Sie sich zunächst eine passende Strategie zurechtlegen. 

Welches Unternehmen kommt als Sponsor infrage?

In erster Linie muss der Sponsor zum Verein passen. Halten Sie daher nach Gemeinsamkeiten Ausschau, bevor Sie Ihren Sponsor wählen. 

Orientieren Sie sich hierbei an den nachfolgenden Fragen: 

• Verkauft das Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen, die zu Ihrer Vereinsaktivität passen bzw. von Ihren Mitgliedern genutzt werden? (z.B. Hersteller von Sportnahrung für einen Sportverein)

• Gibt es regionale Betriebe, die als Sponsoren für Ihren Verein infrage kommen? (Vereine mit regionaler Ausrichtung finden häufig lokal den idealen Sponsoringpartner).

• Teilen Ihr Verein und das Unternehmen ähnliche Werte oder eine vergleichbare Philosophie? (Unterstützt es soziale Projekte, die Ihrem Vereinszweck ähneln?)

Wer eignet sich als Ansprechpartner im Unternehmen?

Schon vor der Kontaktaufnahme sollte Ihnen der Ansprechpartner im Unternehmen bekannt sein. In der Regel werden Sie auf der Unternehmenswebsite fündig. Ist er nicht erreichbar, hilft oft die Assistenz aus. Alternativ können Sie sich an die Marketing- oder PR-Abteilung wenden.

Sollte man Unternehmen einzeln oder alle auf einmal kontaktieren?

Als Faustregel gilt: Versenden Sie lieber wenige, dafür individuell auf das Unternehmen zugeschnittene Anfragen, statt viele mit einem standardisierten Text. Suchen Sie sich also fünf bis zehn potentielle Sponsoren raus und kontaktieren Sie diese mit einer personalisierten Anfrage.

• Den Sponsor verstehen: Finden Sie heraus, was den Sponsor interessiert (z.B. Markenbekanntheit, Reichweite oder ehrenamtliches Engagement). Eine Zielgruppenanalyse hilft, diese Ziele besser nachzuvollziehen und auf sie einzugehen.

• Mehrwert betonen: Heben Sie hervor, weshalb sich die Unterstützung Ihrer Veranstaltung für den Sponsor auszahlt (z.B. exklusive Zielgruppen, hohe Reichweite oder Erfolge vergangener Events)

• Sponsoringkonzept: Stellen Sie ein professionelles Sponsoringkonzept zusammen inkl. Paketen, Zielgruppenprofilen, Reichweitendaten und Referenzen.

• Kontakt herstellen: Rufen Sie vor dem Versand Ihrer Unterlagen kurz an, um zu fragen, ob grundsätzlich Interesse am Sponsoring besteht. Das spart Zeitaufwand und erhöht die Chance auf eine Rückmeldung.

• Individuelles Anschreiben: Verfassen Sie ein prägnantes Schreiben, das gezielt auf das Unternehmen und dessen Interessen eingeht (maximal eine Seite).

• Professionelles Design: Gestalten Sie das Anschreiben wie einen Geschäftsbrief: klar strukturiert, optisch ansprechend und mit handschriftlicher Unterschrift.

• Daten, Zahlen, Fakten: Verweisen Sie auf Zahlen, um Ihre Argumente zu untermauern (z.B. Besucherzahlen, Medienreichweite, Demografie).

• Korrekturlesen: Lassen Sie die Anfrage Korrektur lesen. Ein fehlerfreier Text demonstriert Professionalität.

• Nachhaken: Bleibt eine Antwort aus, dann melden Sie sich eine Woche nach dem Versand nochmals. Haken Sie jedoch höchstens zweimal nach.

• Vorbereitung: Bereiten Sie Ihre Sponsoringunterlagen sorgfältig vor, damit Sie diese später nur noch anpassen müssen. Nutzen Sie dazu die Infos aus dem Erstkontakt.