Vereinsveranstaltung bewerben – 7 bewährte Strategien, die Ihrem Event zum Durchbruch verhelfen

21.10.2024 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Eine gut organisierte Vereinsveranstaltung allein garantiert noch keinen Erfolg. Mindestens genauso wichtig ist eine effektive Werbestrategie, die Ihr Event in den Fokus der Öffentlichkeit rückt.

Doch die Aufmerksamkeitsspanne Ihrer Zielgruppe zu halten, wird immer anspruchsvoller. Die Zeiten, in denen eine einzelne Werbemaßnahme ausreichte, Menschen von Ihrem Event zu überzeugen, sind vorbei. Wer heute alle Plätze besetzen will, muss verschiedene Kanäle gleichzeitig bespielen.

Aber Vorsicht: Nicht jede Maßnahme eignet sich, um Ihre Vereinsveranstaltung zu bewerben. Damit Sie es bei der Auswahl geeigneter Strategien einfacher haben, stellen wir Ihnen in diesem Beitrag 7 bewährte Strategien vor, die Ihrem Event zum Durchbruch verhelfen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Vereinswebsite

2. Soziale Medien

3. Gedruckte Werbemittel

4. Regionale Medien

5. E-Mail-Newsletter

6. Kooperationen

7. Vereinsmitglieder einbinden

Das Wichtigste in Kürze:

Die Vereinswebsite dient als zentrale Informationsquelle für Events.
Soziale Medien bieten eine schnelle Möglichkeit, Veranstaltungen zu bewerben.
Gedruckte Werbemittel wie Plakate und Flyer sind besonders für lokale Veranstaltungen nützlich.
Regionale Medien wie Zeitungen und Radiosender sind eine kostengünstige Möglichkeit, die breite Öffentlichkeit zu erreichen.
Ein E-Mail-Newsletter ermöglicht eine gezielte und persönliche Ansprache der Vereinsmitglieder.
Kooperationen mit anderen Organisationen erhöhen die Reichweite.
Die Einbindung der Vereinsmitglieder durch persönliche Empfehlungen erhöht das Vertrauen in das Event.

1. Vereinswebsite: Der zentrale Dreh- und Angelpunkt für Ihr Event

Vereinsveranstaltung bewerben: Vereinswebsite

Ihre Vereinswebsite dient als zentraler Anlaufpunkt für das Vereinsevent. Dort sollten Sie sämtliche essentiellen Daten zur Veranstaltung gebündelt veröffentlichen. Hierzu gehört mitunter eine detaillierte Beschreibung des Events, der Zeitplan und Details zur Anmeldung.

Eine gezielte Suchmaschinenoptimierung (SEO) trägt derweil dazu bei, die Reichweite Ihrer Website über Google und andere Suchmaschinen zu verbessern. Auf diese Weise gelangen zudem neue Besucher auf Ihre Seite. Des Weiteren muss sie durchgehend aktualisiert werden.

In diesem Sinne ist es ratsam, die Vereinswebsite nicht nur SEO-technisch zu optimieren, sondern auch via Social-Media-Posts und den Vereinsnewsletter darauf zu verlinken. Dies erhöht gezielt den Traffic und ermöglicht es potenziellen Teilnehmern darüber hinaus, sich über die Website für die Veranstaltung anzumelden.

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2. Soziale Medien: Große Reichweite für Ihre Veranstaltung

Soziale Medien wie Facebook, Instagram, TikTok und Twitter bieten eine schnelle und effektive Möglichkeit, Veranstaltungshinweise mit der Öffentlichkeit zu teilen. Regelmäßige Posts, spezifische Event-Seiten und interaktive Inhalte machen die Vereinsveranstaltung derweil für eine breite Zielgruppe sichtbar.

Ebenso eignen sich Messaging-Dienste beim Bewerben von Vereinsevents. Gerade für kurzfristige Ankündigungen und Erinnerungen. Entscheidend ist hier eine gut moderierte Gruppe, in der ausschließlich relevante Infos geteilt werden. Bedenken Sie jedoch: Die Reichweite Ihrer Kanäle hängt von den Algorithmen der jeweiligen Plattformen ab.

Beiträge mit niedriger Interaktionsrate werden demnach oft zurückgestuft. Achten Sie deshalb darauf, regelmäßig und ausreichend viel zu posten sowie die Vereinsmitglieder zum Kommentieren, Liken und Teilen anzuregen. Steht Ihnen etwas mehr Budget für die Veranstaltungsplanung zur Verfügung, so können Sie darüber hinaus auf bezahlte Anzeigen zurückgreifen.

Tipp: Weitere Details zum Thema Social Media im Verein erhalten Sie in diesem Beitrag:

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3. Gedruckte Werbemittel: Traditionelle Wege für lokale Events

Gedruckte Werbemittel wie Plakate, Flyer oder Postwurfsendungen sind weiterhin ungeschlagen, wenn es darum geht, eine lokale Veranstaltung, beispielsweise ein Johannisfeuer, den Tanz in den Mai oder den Martinsumzug zu bewerben. Insbesondere effektiv wirken diese klassischen Mittel, sobald Sie weniger digital-affine Zielgruppen erreichen wollen.

Gleichzeitig ist der Druck von Plakaten und Flyern oft mit hohen Kosten sowie einem erheblichen Zeitaufwand verbunden. Überdies kann man die Effektivität dieser Maßnahmen nur schwer messen. Bestenfalls setzen Sie Druckerzeugnisse also an gut besuchten Orten mit einer hohen Fußgängerfrequenz ein, etwa Supermärkten, Schulen oder Bibliotheken.

Obendrein können Sie sich selbst bei traditionellen Werbeträgern digitale Medien zunutze machen, indem Sie QR-Codes auf Flyern und Plakaten platzieren. Diese könnten Interessenten auf das Social-Media-Profil Ihres Vereins oder zur Veranstaltungsanmeldung weiterleiten.

Tipp: Mehr zum Thema Vereinsmarketing finden Sie hier:

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4. Regionale Medien: Vertrauen schaffen und Reichweite erhöhen

Vereinsveranstaltung bewerben: Vereinswebsite: Regionale Medien

Auch Pressemitteilungen in regionalen Medien wie Zeitungen, Radiosendern oder Online-Portalen dürfen keinesfalls fehlen, wenn Sie eine breite Öffentlichkeit ansprechen wollen. So werden Nachrichten in regionalen Medien oft als vertrauenswürdiger empfunden als reine Werbung.

Ebenso sind Pressemitteilungen im Vergleich zu anderen Werbemaßnahmen eine kostengünstige Möglichkeit, viele Menschen, insbesondere aus der Region, zu erreichen. Dennoch erfordert die Erstellung und Verbreitung Zeit, vor allem, sobald Sie unterschiedliche Medien in den Prozess einbinden.

Bereiten Sie Ihre Mitteilung darum frühzeitig vor und achten Sie indessen auf eine ansprechende Formulierung. Außerdem erweist sich der persönliche Kontakt zu Journalisten in diesem Zusammenhang als überaus nützlich.

Tipp: Um Ihr Vereinsevent erfolgreich zu bewerben, müssen zunächst die finanziellen Rahmenbedingungen geklärt sein. Alles, was Sie zur Finanzplanung einer Vereinsveranstaltung wissen müssen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel:

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5. E-Mail-Newsletter: Direkte und persönliche Ansprache

Ein E-Mail-Newsletter informiert Vereinsmitglieder und Interessenten gezielt über bevorstehende Vereinsveranstaltungen, indem er alle wichtigen Informationen, wie Datum, Ort, Programm und Anmeldemöglichkeiten übersichtlich zusammenfasst. Ferner noch erlaubt es der Newsletter, den Empfänger direkt und persönlich anzusprechen.

Die Herausforderung: Viele Menschen lesen ihre E-Mails schlichtweg nicht regelmäßig, sodass einige Mitglieder den Newsletter übersehen. Der Newsletter sollte dementsprechend prägnant und visuell ansprechend gestaltet sein, um schnell Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen.

Klare Handlungsaufforderungen wie „Jetzt anmelden!“, ein attraktives
Layout und Design, ansprechende Bilder, Links und dynamische Inhalte erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass der Newsletter nicht nur geöffnet, sondern obendrein gelesen wird.

Automatisierte Follow-up-E-Mails kurz vor der Veranstaltung tragen außerdem dazu bei, Unentschlossene doch noch zur Teilnahme zu motivieren. Technisches Know-how sowie zeitlicher Aufwand sind jedoch unerlässlich für einen professionellen Newsletter – dessen sollten Sie sich bewusst sein.

Tipp: Weitere Hinweise zum Vereinsnewsletter gibt es hier:

► Tipps zum Vereinsnewsletter

6. Kooperationen: Synergien nutzen

Vereinsveranstaltung bewerben: Vereinswebsite: Kooperationen

Die Kooperation mit anderen gemeinnützigen Organisationen bietet Ihrem Verein die Chance, gemeinsame Veranstaltungen zu organisieren und somit von der Aufmerksamkeit der jeweiligen Zielgruppen zu profitieren.

Dabei wird durch die gegenseitige Unterstützung nicht nur die Reichweite erhöht. Auch die Beziehung zwischen den Beteiligten wird gestärkt. Allerdings erfordert die Organisation einer kooperativen Veranstaltung eine sorgfältige Abstimmung, damit es nicht zu Missverständnissen oder gar Konflikten kommt.

Klare Vereinbarungen zu Aufgaben und Verantwortungen sorgen dafür, dass die Synergien optimal genutzt werden und das Event reibungslos verläuft. Des Weiteren sollten regelmäßige Treffen stattfinden, um offene Fragen zu klären und sämtliche Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Tipp: Je mehr Parteien in die Planung eines Vereinsevents eingebunden sind, desto mehr kann schiefgehen. Daher ist es umso wichtiger zu wissen, wann Ihr Verein haftet und wie Sie ihn absichern. In unserem Vereinsblog erfahren Sie alles, was es bezüglich der Haftung im Verein zu beachten gilt:

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7. Botschafter für Ihre Veranstaltung: Vereinsmitglieder einbinden

Schließlich besteht die Möglichkeit, Ihre Vereinsmitglieder einzubinden, um die Vereinsveranstaltung zu bewerben. Diese können die Veranstaltung in Ihrem persönlichen Umfeld weiterempfehlen und so als Multiplikatoren dienen.

Der große Vorteil von Mund-zu-Mund-Propaganda ist dabei, neben der Reichweite, die Authentizität einer solchen Empfehlung. Persönliche Botschaften haben deshalb eine größere Wirkung als klassische Werbung.

Sie können Ihre Mitglieder dahin gehend motivieren, indem Sie das Ganze mit einem Gewinnspiel kombinieren, bei dem besonders engagierten Teilnehmern Vergünstigungen angeboten werden. Übrigens ist dies eine gute Gelegenheit, das Gemeinschaftsgefühl der Mitglieder zu stärken.

Tipp: In diesem Beitrag verraten wir Ihnen die Top 5 Maßnahmen für das Teambuilding im Verein:

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