Das erwartet Sie im folgenden Beitrag:
Diese Vereine & Verbände beraten, betreuen und versichern wir bereits
Der Schriftführer ist vor allem für seine Rolle als Protokollführer während der Mitgliederversammlung bekannt. Damit trägt er eine entscheidende Rolle im Verein, denn seine Arbeit schafft das Fundament, auf dem der Verein steht. Doch nicht nur das, der Schriftführer hat noch eine Handvoll anderer Aufgaben. Welche genau das sind, erfahren Sie in folgendem Beitrag.
Zudem erklären wir Ihnen, wie der Schriftführer gewählt wird und wie Sie als Schriftführer das perfekte Protokoll schreiben. Im Anschluss haben wir zusätzlich noch einige praktische Tipps für angehende Schriftführer!
Der Schriftführer ist Teil des Vereinsvorstandes und hierbei grundsätzlich für die Verschriftlichung von Vereinsinhalten verantwortlich. In erster Linie dient er als Protokollführer während der Mitgliederversammlung.
Aber auch andere Tätigkeiten fallen in den Aufgabenbereich des Schriftführers. So die ordnungsgemäße Führung von Satzung, Ordnungen und Richtlinien, die Öffentlichkeitsarbeit sowie auch das Verfassen von Einladungen. Der Schriftführer wird je nach Vereinssatzung für eine Sitzung gewählt oder auf einen längeren Zeitraum gewählt.
Die Arbeit des Schriftführers besteht, wie der Name bereits verrät, im Schreiben. Seine wichtigste Aufgabe ist es bei Mitgliederversammlungen Protokoll zu führen. Dieses hält die Aufgabenverteilung im Verein, Entscheidungen, Pläne und Debatten fest. Dabei muss er selbst in den hitzigsten Diskussionen den Überblick behalten und alle angesprochenen Punkte erfassen.
Zusätzlich muss der Schriftführer im Anschluss an die Mitgliederversammlung das Protokoll ausformulieren. Es kommen jedoch auch noch Aufgaben außerhalb der Mitgliederversammlung auf den Schriftführer zu. Beispielsweise das Verfassen von Pressemitteilungen oder das Entwerfen von Werbemitteln. Zunehmend kümmert sich der Schriftführer, aufgrund seines fachlichen Hintergrundes, auch um die Social Media und Internet-Präsenz des Vereines.
Gesetzliche Vorgaben zur Wahl eines Schriftführers gibt es nicht. Generell ist es also von der Vereinssatzung abhängig, ob der Schriftführer für einen spezifischen Zeitraum gewählt oder für jede Mitgliederversammlung neu bestimmt wird. Die Abstimmung erfolgt in der Regel offen via Handzeichen.
Ist keine Regelung über die Wahl des Schriftführers in der Vereinssatzung festgehalten, so kann der Vorstand oder auch die Mitgliederversammlung einen Schriftführer aufstellen. Voraussetzung ist jedoch stets, dass er neutral ist (siehe auch).
Er darf somit im Falle einer vereinsinternen Debatte keine Partei ergreifen. Findet sich keine neutrale Person innerhalb des Vereins, besteht die Möglichkeit, dass die Mitgliederversammlung einen Außenstehenden zum Schriftführer bestimmt.
Wer darf Schriftführer werden? - Das ist die Rechtslage
Es gibt keinerlei gesetzliche Vorgaben dazu, wer Schriftführer im Verein werden darf. So wird das Protokoll meist von einer Person angefertigt, die in der Vereinssatzung genannt wird. Alternativ kann je nach Satzung auch ein Schriftführer von der Mitgliederversammlung gewählt werden.
In Ausnahmefällen kann sogar ein externer Schriftführer von der Mitgliederversammlung aufgestellt werden. Das ist z.B. dann der Fall, wenn sich Fraktionen innerhalb des Vereins bilden und sich deshalb kein neutraler Schriftführer finden lässt.
Darüber hinaus sollte der Schriftführer bereits über Fachkenntnisse in der Arbeit mit Texten verfügen. Denn die Aufgaben des Schriftführers reichen oftmals über das Protokollieren hinaus.
Ist ein Schriftführer im Vorstand?
Gemäß § 26 Absatz 1 BGB muss der Vereinsvorstand aus mehreren Personen bestehen, von denen jede Ihr eigenes Amt einnimmt. Neben dem Amt des Vorsitzenden und des Schatzmeisters ist auch der Schriftführer Mitglied des Vorstandes. Der Schriftführer ist innerhalb des Vorstandes für die Führung des Protokolls zuständig.
Rücktritt des Schriftführers – Was nun?
Kündigt der Schriftführer seinen Rücktritt an, ist mal wieder die Vereinssatzung gefragt. Hier finden Sie üblicherweise Beschlüsse für den Rücktrittfall eines Vorstandsmitgliedes.
So kann es sein, dass der Schriftführer neu gewählt wird. Ebenfalls möglich ist, dass der Vorstand einen Ersatz bestimmt, der schließlich von der Mitgliederversammlung bestätigt wird. Gibt die Satzung nichts zum Thema Rücktritt vor, sind die restlichen Vorstandsmitglieder dazu verpflichtet, die Aufgaben des Schriftführers zu übernehmen.
Grundsätzlich ist der Schriftführer für die Verschriftlichung jeglicher Vereinsinhalte zuständig. Konkret muss er dabei folgende Aufgaben erfüllen:
Was macht ein Schriftführer bei der Wahl im Verein?
Erste Aufgabe des Schriftführers bei einer Wahl im Verein, ist es, die Einladungen für die Mitgliederversammlung auszuformulieren und zu versenden. Dies darf schriftlich, also als Brief oder in Text, das heißt via Fax oder E-Mail erfolgen.
Gemeinsam mit der Einladung wird zudem ein Protokoll der vorherigen Mitgliederversammlung versendet. Ebenfalls kann der Schriftführer das Protokoll vor Beginn der Sitzung auslegen. Dies muss allerdings in der Einladung angemerkt werden. Zudem kann der Schriftführer das Protokoll der vergangenen Sitzung zu Beginn der Mitgliederversammlung vortragen.
Wichtigste Aufgabe des Schriftführers ist allerdings die Protokollführung während der Wahl. So verschriftlicht dieser den Ablauf, das Ergebnis und Fragen oder Diskussionspunkte, die während der Wahl aufkommen. Je nach Satzung muss der Protokollführer vorher von der Mitgliederversammlung oder dem Vorstand bestellt werden. Abschließend beteiligt sich der Schriftführer bei der Präsentation des Haushaltsplanes für das nächste Geschäftsjahr.
Wie schreibt man ein Protokoll im Verein?
Gesetzliche Angaben zum Aufbau des Protokolls im Verein gibt es nicht. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) gibt ausschließlich vor, dass die Satzung des Vereins eine Bestimmung zur Beurkundung von Beschlüssen enthalten muss. Gibt es außerdem keine Vorgaben in der Satzung, entscheidet der Schriftführer, in welchem Format er das Protokoll gestaltet.
Das Wichtigste an einem Protokoll im Verein ist, dass alle Vorgänge der Mitgliederversammlung genauso dokumentiert werden, wie sie auch tatsächlich abgelaufen sind.
Dabei muss im Übrigen nicht der komplette Verlauf der Mitgliederversammlung detailliert wiedergegeben werden. Entscheidend ist vielmehr, dass die Beschlüsse korrekt dokumentiert sind (weitere Details zur Protokollführung im Verein).
Folgende Aspekte sollten Sie beim Schreiben eines Protokolls ebenfalls beachten:
Protokoll - Vorlage für Schriftführer
Das BGB gibt keine konkrete Protokollform vor, gemäß § 32 und § 34 BGB müssen jedoch folgende Angaben zur bei der Beurkundung von Beschlüssen genannt werden:
Eine Vorlage des Protokolls für Schriftführer finden Sie hier:
ab 325 € pro Jahr
In erster Linie wird der Schriftführer über die anderen Vorstandsmitglieder unterstützt. So hat zwar jedes Vereinsorgan seine eigene Aufgabe, dennoch sollten sich die Vorstandsmitglieder die Arbeit gelegentlich aufteilen. Das verbessert übrigens auch den Ablauf der Mitgliederversammlung.
Des Weiteren fällt dem Schriftführer seine Arbeit um einiges leichter, wenn er über ein eigenes Team verfügt. Dieses nimmt ihm die kleineren operativen Aufgaben ab, sodass es sich vollkommen auf seine diversen Aufgaben konzentrieren kann.
Darüber hinaus macht die richtige Software einen großen Unterschied. Beispielsweise können hier vorgefertigte Muster hinterlegt werden, Aufgaben können digital leichter zugeordnet werden und es werden wichtige Kontakte und Dokumente gespeichert (mehr zum Thema).
Nach § 26 Absatz 1 BGB muss ein Verein zwar über einen Vorstand verfügen, es ist allerdings nicht festgelegt, welche Ämter der Verein konkret besetzten muss. So kann der Vorstand aus nur einer Person bestehen oder gleich aus mehreren Personen zusammengesetzt werden.
Die tatsächliche Ausgestaltung der Ämter, ist wie so oft, der Vereinssatzung überlassen (siehe auch). Neben dem Schriftführer, sind je nach Verein die folgenden Ämter zu besetzen:
Ohne klare Zuweisung von Aufgaben haben die Vereinsbezeichnungen jedoch wenig Bedeutung. In der Praxis verwaschen die Grenzen zwischen den Ämtern deshalb oftmals.
Exklusiver Top-Schutz
Bei uns gibt es maßgeschneiderte Versicherungs-Tarife, basierend auf unserer 70-jährigen Erfahrung im Versichern von Vereinen. Nur bei der Bernhard Assekuranz, der Experte für Vereinsversicherungen.
Unterstützung für Vereine
Mit ehrenamt24 haben Sie einen starken Partner, der mit Ihnen zusammen innovative Ideen entwickelt, um Ihr Vereins- und Verbandsleben effizienter, zukunftsfähiger, aber auch sozialer zu gestalten.