Welche Aufgaben hat der Schriftführer im Verein?

Es gibt keinerlei gesetzliche Vorgaben dazu, wer Schriftführer im Verein werden darf. So wird das Protokoll meist von einer Person angefertigt, die in der Vereinssatzung genannt wird. Alternativ kann je nach Satzung auch ein Schriftführer von der Mitgliederversammlung gewählt werden.

In Ausnahmefällen kann sogar ein externer Schriftführer von der Mitgliederversammlung aufgestellt werden. Das ist z.B. dann der Fall, wenn sich Fraktionen innerhalb des Vereins bilden und sich deshalb kein neutraler Schriftführer finden lässt.

Darüber hinaus sollte der Schriftführer bereits über Fachkenntnisse in der Arbeit mit Texten verfügen. Denn die Aufgaben des Schriftführers reichen oftmals über das Protokollieren hinaus.

Gemäß §26 Absatz 1 BGB muss der Vereinsvorstand aus mehreren Personen bestehen, von denen jede Ihr eigenes Amt einnimmt.  Neben dem Amt des Vorsitzenden und des Schatzmeisters ist auch der Schriftführer Mitglied des Vorstandes. Der Schriftführer ist innerhalb des Vorstandes für die Führung des Protokolls zuständig.

Kündigt der Schriftführer seinen Rücktritt an, ist mal wieder die Vereinssatzung gefragt. Hier finden Sie üblicherweise Beschlüsse für den Rücktrittfall eines Vorstandsmitgliedes.

So kann es sein, dass der Schriftführer neu gewählt wird. Ebenfalls möglich ist, dass der Vorstand einen Ersatz bestimmt, der schließlich von der Mitgliederversammlung bestätigt wird.

Gibt die Satzung nichts zum Thema Rücktritt vor, sind die restlichen Vorstandsmitglieder dazu verpflichtet, die Aufgaben des Schriftführers zu übernehmen. 

Erste Aufgabe des Schriftführers bei einer Wahl im Verein, ist es, die Einladungen für die Mitgliederversammlung auszuformulieren und zu versenden. Dies darf schriftlich, also als Brief oder in Text, das heißt via Fax oder E-Mail erfolgen.

Gemeinsam mit der Einladung wird zudem ein Protokoll der vorherigen Mitgliederversammlung versendet. Ebenfalls kann der Schriftführer das Protokoll vor Beginn der Sitzung auslegen. Dies muss allerdings in der Einladung angemerkt werden.

Zudem kann der Schriftführer das Protokoll der vergangenen Sitzung zu Beginn der Mitgliederversammlung vortragen.  

Wichtigste Aufgabe des Schriftführers ist allerdings die Protokollführungwährend der Wahl. So verschriftlicht dieser den Ablauf, das Ergebnis und Fragen oder Diskussionspunkte, die während der Wahl aufkommen. Je nach Satzung muss der Protokollführer vorher von der Mitgliederversammlung oder dem Vorstand bestellt werden.

Abschließend beteiligt sich der Schriftführer bei der Präsentation des Haushaltsplanes für das nächste Geschäftsjahr.

Gesetzliche Angaben zum Aufbau des Protokolls im Verein gibt es nicht. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) gibt ausschließlich vor, dass die Satzung des Vereins eine Bestimmung zur Beurkundung von Beschlüssen enthalten muss. Gibt es außerdem keine Vorgaben in der Satzung, entscheidetder Schriftführer, in welchem Format er dasProtokoll gestaltet.

Das Wichtigste an einem Protokoll im Verein ist, dass alle Vorgänge der Mitgliederversammlung genauso dokumentiert werden, wie sie auch tatsächlich abgelaufen sind.

Dabei muss im Übrigen nicht der komplette Verlauf der Mitgliederversammlung detailliert wiedergegeben werden. Entscheidend ist vielmehr, dass die Beschlüsse korrekt dokumentiert sind (Weitere Details zur Protokollführung im Verein).

Folgende Aspekte sollten Sie beim Schreiben eines Protokolls ebenfalls beachten:

• Ein Protokoll wird bei allen offiziellen Veranstaltungen des Vereins geführt
• Anträge, die bei einer Veranstaltung gestellt werden, müssen dem Protokoll beigefügt werden
• Vor jedem neuen Beschluss wird die Beschlussfähigkeit von dem Versammlungsleiter überprüft und dann protokolliert
• Anlagen müssen benannt und nummeriert werden
• Das Protokoll muss von allen Parteien unterzeichnet werden, die in der Vereinssatzung gelistet werden
• Wechselt die Protokollführung in der Versammlung, so wird dies im Protokoll angemerkt. Die Protokollführer sind dann beide jeweils für ihren eigenen Teil des Protokolls verantwortlich.
• Der Versammlungsleiter geht sicher, dass Stimmverhältnisse bei Wahlen und der Wortlaut von Beschlüssen im Protokoll korrekt wiedergegeben sind
• Damit ein ordentliches Protokoll garantiert ist, ist es zudem ratsam, dass der Versammlungsleiter nicht gleichzeitig die Rolle des Schriftführers übernimmt
• Nach einigen Satzungen muss das Protokoll von der Mitgliederversammlung bestätigt werden

Das BGB gibt keine konkrete Protokollform vor, gemäß §32 und §34 BGB müssen jedoch folgende Angaben zur bei der Beurkundung von Beschlüssen genannt werden:

• Versammlungsort
• Datum und Uhrzeit
• Bezeichnung des Versammlungsleiters und des Protokollführers
• Anzahl der teilnehmenden Mitglieder
• Tagesordnung
• Wortlaut der Beschlüsse
• Ergebnisse der Abstimmungen
• Hinweis auf Mitglieder, welche aufgrund Entscheidung in eigener Sache nicht abstimmten

Eine Vorlage des Protokolls für Schriftführer finden Sie hier.