Mitarbeiterbefragungen – Das sind die Best Practices 2025

01.12.2025 | Erstellt von Johann Falkenstein

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es für Unternehmen wichtiger denn je, zu verstehen, was ihre Mitarbeiter antreibt. Mitarbeiterbefragungen liefern genau diese Erkenntnisse und werden dadurch zu einem unverzichtbaren Instrument im Wettbewerb um Fachkräfte.

Laut einer Studie der Ruhr-Universität Bochum nutzen bereits jetzt rund 80 % der 200 führenden Unternehmen der DACH-Region Mitarbeiterbefragungen, um zu erfassen, was ihre Belegschaft denkt, fühlt und motiviert.

Wie genau Sie eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung aufbauen, was eine gute Befragung auszeichnet und welche Fehler Sie dabei vermeiden sollten, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was sind Mitarbeiterbefragungen?

2. Welche Beispiele gibt es für eine Mitarbeiterbefragung?

3. Warum macht man Mitarbeiterbefragungen?

4. Wie mache ich eine Mitarbeiterbefragung?

5. Was zeichnet eine gute Mitarbeiterbefragung aus?

6. Was ist bei einer Mitarbeiterbefragung nicht erlaubt?

7. Wann ist eine Mitarbeiterbefragung repräsentativ?

Das Wichtigste in Kürze:

Mitarbeiterbefragungen erfassen systematisch die Einstellung der Belegschaft und liefern Führungskräften wichtige Erkenntnisse zu Arbeitsklima, Führung und Zufriedenheit.
Mitarbeiterbefragungen machen sichtbar, welche Faktoren die Mitarbeitermotivation beeinflussen. Sie werden dazu genutzt, die Mitarbeiterbindung zu stärken, Prozesse zu optimieren und die Führungsqualität zu verbessern.
Vor Beginn der Mitarbeiterbefragung sollten Sie die Zielsetzung und Ausrichtung Ihres Unternehmens berücksichtigen. Darauf aufbauend können Sie schließlich die Methode, das Format und die Fragen wählen.

1. Was sind Mitarbeiterbefragungen?

Mitarbeiterbefragungen sind Umfragen, mithilfe derer die Meinungen und Einstellungen der Belegschaft systematisch erfasst werden. Sie liefern Führungskräften wertvolle Informationen zum Arbeitsklima, zur Führung, zur Work-Life-Balance und zur Mitarbeiterzufriedenheit.

Was ist das Ziel einer Mitarbeiterbefragung?

Ziel einer Mitarbeiterbefragung ist es, sowohl Stärken als auch Schwächen des Unternehmens zu erkennen und darauf aufbauend gezielte Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Auf diese Weise können Probleme frühzeitig identifiziert, Strategien zur Personalentwicklung ausgearbeitet und die Mitarbeiterbindung gezielt gestärkt werden.

Welche Umfragetypen gibt es?

Mitarbeiterbefragungen werden nach den folgenden Umfragetypen unterschieden:

Nach Anonymität

Anonyme Befragungen: Mitarbeiter geben Feedback ohne Namensangabe.
Offene Befragungen: Mitarbeiter geben Feedback mit Namensangabe.

Nach Datentyp

Quantitative Befragungen: Daten werden mit Skalen strukturiert, liefern messbare sowie vergleichbare Ergebnisse und bilden Trends über die Zeit hinweg ab.
Qualitative Befragungen: Ermöglichen offene Fragen und Freitextantworten, tiefere Einblicke sowie konkretes Feedback.

Nach Häufigkeit

Vollbefragung: Ist auf spezifische Themen oder den aktuellen Status quo fokussiert.
Regelmäßige Befragungen: Werden regelmäßig (z. B. jährlich) durchgeführt, um langfristige Entwicklungen abzubilden.
Pulsumfragen: Kurze, häufige Befragungen (etwa quartalsweise), um schnell Veränderungen in der Stimmung der Mitarbeiter zu erkennen.
Kontinuierliche Befragungen: Laufende Feedbackmöglichkeiten ohne feste Intervalle (in der Regel digital).

Nach Format

Digitale Befragungen: Online-Fragebögen mit direkter Auswertungsmöglichkeit.
Analoge Befragungen: Papierfragebögen oder persönliche Interviews.

Nach Ansatz

Top-down: Management-gesteuerte Befragungen, deren Ergebnisse zentral analysiert und auf Basis derer Maßnahmen beschlossen werden.
Bottom-up: Teams arbeiten eigenverantwortlich mit den Ergebnissen.
360-Grad-Feedback: Die Bewertung bezieht unterschiedliche Perspektiven mit ein (Vorgesetzte, Kollegen, Kunden).

2. Welche Beispiele gibt es für eine Mitarbeiterbefragung?

Grundsätzlich können Mitarbeiterbefragungen intern oder extern durchgeführt werden, wobei beide Ansätze ihre Vor- und Nachteile bieten.

Externe Mitarbeiterbefragung

Eine externe Mitarbeiterbefragung ist eine Befragung, die nicht intern vom eigenen Unternehmen, sondern durch einen spezialisierten Anbieter durchgeführt wird. Sie eignet sich insbesondere dann, wenn im Unternehmen Ressourcen oder fachliche Erfahrung fehlen.

Vorteile der externen Mitarbeiterbefragung:

Die Anonymität der Mitarbeiter bleibt gewahrt.
Es ist ein geringerer Personalaufwand erforderlich.
Externe Umfragen sind schnell umgesetzt.
Externe Anbieter bringen fachliche Expertise mit.

Nachteile der externen Mitarbeiterbefragung:

Externe Dienstleister verursachen zusätzliche Ausgaben.
Kurzfristige Anpassungen an unternehmensspezifische Themen sind schwierig.
Management und Führungskräfte sind weniger eingebunden.
Ergebnisse stehen oft erst nach längerer Analysezeit zur Verfügung.

Interne Mitarbeiterbefragung

Eine interne Mitarbeiterbefragung wird direkt vom Unternehmen selbst geplant und durchgeführt. Sie ist sinnvoll, wenn die Personalabteilung über das notwendige Know-how und ausreichend Ressourcen verfügt.

Vorteile der internen Mitarbeiterbefragung_

Es gibt kaum Reibungsverluste
Interne Mitarbeiterbefragungen verursachen kaum Zusatzkosten.
Fragen und Inhalte können kurzfristig angepasst werden.
Die Ergebnisse können sofort für Maßnahmen genutzt werden.

Nachteile der internen Mitarbeiterbefragung:

Interne Mitarbeiterbefragungen sind i.d.R. zeitaufwendiger
Mitarbeiter könnten Voreingenommenheit vermuten, da die Auswertung intern erfolgt.
Der Vergleich mit anderen Unternehmen ist nur eingeschränkt möglich.
Interne Teams haben oft weniger Erfahrung in der Analyse und Interpretation von Befragungsdaten.

3. Warum macht man Mitarbeiterbefragungen?

Nur wer versteht, welche Arbeitsbedingungen Mitarbeiter nachhaltig beeinflussen, kann gezielt Verbesserungen im Unternehmen umsetzen. Emotionale Faktoren wie Wertschätzung, Perspektive und Unternehmenskultur spielen dabei oftmals eine weit größere Rolle als Gehalt oder Ausstattung. Mitarbeiterbefragungen machen diese Einflussfaktoren sichtbar und zeigen klar, wo konkrete Maßnahmen sinnvoll sind.

Eben deshalb sind sie ein zentrales Instrument, um Potenziale zu erkennen, die Mitarbeitermotivation zu steigern und ihre Bindung an das Unternehmen zu stärken.

Zu den wichtigsten Gründen für Mitarbeiterbefragungen zählen:

Internes Benchmarking: Ermöglicht, verschiedene Abteilungen oder Standorte miteinander zu vergleichen, um Stärken und Schwächen im eigenen Unternehmen sichtbar zu machen.
Externes Benchmarking: Zeigt auf, wie das Unternehmen im Vergleich zu anderen Organisationen abschneidet und wo Verbesserungsbedarf gegenüber der Konkurrenz besteht.
Verbesserung der internen Kommunikation: Mitarbeiterbefragungen decken Kommunikationslücken auf und helfen, Informationsflüsse wirksamer zu gestalten.
Unterstützung bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie: Befragungen verdeutlichen, ob Mitarbeiter die strategischen Ziele des Unternehmens verstehen und mittragen und wo Hindernisse im Arbeitsalltag deren Umsetzung bremsen.

Was nützt eine Mitarbeiterbefragung – Das sind die Vorteile?

Warnsignale: Mitarbeiterbefragungen helfen, frühzeitig Probleme und kritische Entwicklungen zu erkennen.
Zufriedenheit: Sie messen die Zufriedenheit der Belegschaft und zeigen auf, wo Handlungsbedarf besteht.
Stärken & Schwächen: Befragungen liefern eine detaillierte Analyse der Stärken und Schwächen des Unternehmens.
Evaluation: Mitarbeiterbefragungen stellen die Wirksamkeit bestehender Programme auf die Probe und bilden somit die Basis für die Prozessoptimierung.
Führung: Die Rückmeldungen des Personals dienen als wertvolles Feedback für das Verhalten von Führungskräften.
Entscheidungsgrundlage: Die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen geben die Richtung für strategische Entscheidungen vor.

4. Wie mache ich eine Mitarbeiterbefragung?

Bevor Sie Ihre Mitarbeiterbefragung starten, sollten Sie zunächst die generelle Ausrichtung der Befragung festlegen.

Diese Fragen helfen Ihnen bei der Orientierung:

Welche Erkenntnisse zielen Sie an?
Wird die Befragung im gesamten Unternehmen durchgeführt?
Über welchen Zeitraum soll sie laufen?
Welche Kanäle stehen Ihnen für die Befragung zur Verfügung?
Welche Datenschutzbestimmungen gilt es zu beachten?
Sind IT-Infrastruktur und IT-Sicherheit ausreichend?
Kann die Befragung intern durchgeführt werden oder wird externe Unterstützung benötigt?
Welche Ressourcen sind für die Befragung erforderlich?

Sobald der Rahmen steht, gilt es zu entscheiden, welche Methode und welches Format am besten zu Ihrem Unternehmen passen und wer die Befragung durchführt. Entscheidend ist, ob ein allgemeines Stimmungsbild ausreicht oder detaillierte inhaltliche Antworten benötigt werden.

Ebenso gilt es zu klären, ob die Befragung kurz und prägnant oder ausführlich gestaltet werden soll. Zielsetzung und Stakeholder bestimmen dabei die Umsetzung. Bei Bedarf können aber auch alternative Methoden wie Ideensammlungen eingesetzt werden.

Hinweis: Mitarbeiterbefragungen finden mittlerweile überwiegend online statt. Ergänzend können Sie jedoch auch klassische Face-to-Face-Interviews nutzen, etwa wenn bestimmte Themen im Detail abgefragt werden sollen.

Die 4 Phasen der Mitarbeiterbefragung

Im Grunde lässt sich eine Mitarbeiterbefragung in vier eng miteinander verknüpfte Phasen gliedern:

Phase 1: Planung

In dieser Phase wird das Projekt organisatorisch und inhaltlich vorbereitet. Ein Projektteam wird zusammengestellt und die Arbeitnehmervertretungen sowie der Datenschutzbeauftragte werden einbezogen.

Anschließend entstehen das Kommunikationskonzept, der Zeit- sowie Budgetplan und schließlich der Fragebogen. Die IT richtet derweil die technische Infrastruktur ein, führt erste Testläufe durch und stellt durch Qualitätskontrollen sicher, dass die Befragung reibungslos startet.

Phase 2: Durchführung

Nun kann die eigentliche Befragung beginnen. Währenddessen wird sie fortlaufend überwacht. Die Teilnahmequoten werden geprüft, bei Bedarf kommunikative Maßnahmen zur Steigerung der Beteiligung umgesetzt und die Geschäftsführung regelmäßig über den aktuellen Stand informiert.

Phase 3: Auswertung

Nach Abschluss der Befragung werden die Daten aufbereitet, digital erfasst und analysiert. Daraufhin folgt die Darstellung der Ergebnisse, das heißt, es werden relevante Vergleiche gezogen und Benchmarks erstellt. Abschließend erhalten die zuständigen Führungskräfte, die für ihre Bereiche aufbereiteten Ergebnisse.

Phase 4: Evaluation

Zum Schluss werden die Resultate transparent an alle Mitarbeiter kommuniziert. Auf Basis der Erkenntnisse können dann konkrete Verbesserungsmaßnahmen entwickelt und umgesetzt werden. Deren Fortschritt wird regelmäßig überprüft und bei künftigen Befragungen berücksichtigt.

Musterfragen für die Mitarbeiterbefragung

Welche Fragen Sie für Ihre Mitarbeiterbefragung wählen, ist eine individuelle Entscheidung, die von den Zielen und Gegebenheiten im Unternehmen abhängt. Eine allgemeingültige Vorlage gibt es daher nicht.

Dennoch haben wir im Folgenden Musterfragen zu einigen unternehmensübergreifenden Themen für Sie zusammengestellt, an denen Sie sich orientieren können:

Führung: Erhalten Sie von Ihrer Führungskraft klare und hilfreiche Anweisungen für Ihre Arbeit?
Team: Haben Sie bei Ihrer letzten herausfordernden Aufgabe die Unterstützung Ihres Teams in Anspruch genommen?
Work-Life-Balance: Gelingt es Ihnen, Beruf und Privatleben in einem guten Gleichgewicht zu halten?
Identifikation mit dem Unternehmen: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen?
Kommunikation: Fühlen Sie sich über wichtige Veränderungen informiert?

Wie oft sollte man Mitarbeiterbefragungen durchführen?

Die meisten Unternehmen führen Mitarbeiterbefragungen in einem Intervall von ein bis zwei Jahren durch. Aktuell tendiert der Trend jedoch zu kürzeren Umfrageintervallen.

Wie kommuniziert man die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung?

Damit kontinuierliche Befragungen tatsächlich wirksam sind, ist eine gezielte Kommunikation entscheidend. Nur wenn Prozesse und Ergebnisse transparent vermittelt werden, kann die Belegschaft Veränderungen auch nachvollziehen.

Die Ergebnisse der Befragung sollten demnach auf Abteilungsebene aufbereitet und an die jeweiligen Teamleitungen weitergegeben werden. Gleichzeitig hilft die Einordnung der Daten in den Unternehmenskontext, Problemfelder zu erkennen. Positive Entwicklungen sollten derweil hervorgehoben und gewürdigt werden.

Hinweis: Unmittelbar nach der Befragung muss noch keine vollständige Auswertung vorliegen. Zunächst genügt eine Übersicht mit Basisinformationen, etwa zur Teilnahmequote.

5. Was zeichnet eine gute Mitarbeiterbefragung aus?

Anonymität: Stellen Sie sicher, dass die Befragung absolut anonym bleibt, nur so gewinnen Sie das Vertrauen des Personals.
Handeln: Ergebnisse müssen in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden, sonst verpuffen Motivation und Effekt der Befragung.
Einbindung: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Beginn an ein und verlassen Sie sich nicht nur auf die Geschäftsführung.
Regelmäßigkeit: Mitarbeiterbefragungen sollten regelmäßig durchgeführt werden.
Ausreichende Ressourcen: Planen Sie ausreichend Ressourcen ein, um Ihre Mitarbeiterbefragungen angemessen durchführen zu können und sie kontinuierlich zu optimieren.
Betriebsrat ist eingebunden: Die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats schafft Vertrauen, fördert die erfolgreiche Umsetzung von Maßnahmen und sorgt dafür, dass Fragen zum Ablauf kompetent beantwortet werden können.

Was ist der gegenwärtige Stand bei Mitarbeiterbefragungen?

Der Trend bei Mitarbeiterbefragungen entwickelt sich zunehmend weg von einem einmaligen Verfahren hin zu einem Dialog zwischen Personal und Management. Während früher vor allem jährliche Befragungen üblich waren, eröffnen digitale Lösungen heute kontinuierliche Rückmeldungen über Pulsbefragungen.

Durch die Kürze und die Nähe zum Arbeitsalltag können die Ergebnisse zudem unmittelbar genutzt werden, etwa um operative Herausforderungen oder Change-Management in Echtzeit anzugehen.

Zudem werden Mitarbeiterbefragungen immer individueller. Je nach Unternehmen und Branche kommen heutzutage andere Formate, Methoden und Schwerpunkte zum Einsatz.

6. Was ist bei einer Mitarbeiterbefragung nicht erlaubt?

Diskriminierung: Mitarbeiter dürfen nicht aufgrund von Geschlecht, Alter, Ethnie, Religion oder anderen persönlichen Merkmalen benachteiligt werden.
Datenschutz: Personenbezogene Daten dürfen nur mit Zustimmung erhoben, gespeichert, verarbeitet oder weitergegeben werden.
Freiwilligkeit: Die Teilnahme muss freiwillig sein. Mitarbeiter dürfen nicht eingeschüchtert, belästigt oder benachteiligt werden, wenn sie nicht teilnehmen oder bestimmte Meinungen äußern.
Ergebnisnutzung: Befragungsergebnisse dürfen nicht missbraucht werden, um einzelne Angestellte zu benachteiligen.
Anonymität: Bei anonymen Befragungen sollte keine Nachverfolgung möglich sein.
Transparenz: Zweck, Ziele und Ablauf der Befragung müssen deutlich kommuniziert werden.

Ist es möglich, eine Mitarbeiterbefragung zu verweigern?

Die Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung ist rechtlich gesehen freiwillig. Ein Mitarbeiter ist also berechtigt, die Teilnahme ohne Angabe von Gründen zu verweigern.

Ist eine Mitarbeiterbefragung mit Datenschutz vereinbar?

Datenschutz ist ein zentraler Aspekt bei Mitarbeiterbefragungen und sollte dementsprechend keinesfalls vernachlässigt werden. Besonders bei digitalen Befragungen, die personenbezogene Daten erfassen, muss die Sicherheit der Mitarbeiterdaten jederzeit gewährleistet sein – egal ob in der Planungsphase, bei der Auswahl des Befragungstools oder während des Befragungsprozesses.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt in diesem Zusammenhang klare Regeln für den Umgang mit Daten fest. Folgende Punkte sollten Sie davon ausgehend klären, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiterbefragung mit Datenschutz vereinbar ist:

Werden Mitarbeiterdaten gespeichert?
Erfolgt die Speicherung temporär oder dauerhaft?
An welchem Ort werden die Daten abgelegt?
Wie werden die Daten verarbeitet und gesichert?
Wer hat Zugriff auf die Ergebnisse?

Tipp: Eine ISO 27001-Zertifizierung zeigt, dass ein Anbieter Erfahrung im sicheren Umgang mit sensiblen Daten hat und die Sicherheitsstandards zuverlässig einhält.

Sind Mitarbeiterbefragungen wirklich anonym?

Ob eine Befragung anonym ist, hängt von der Art der Mitarbeiterbefragung ab. Bei kritischen Meinungsabfragen oder offenem Textfeedback ist es entscheidend, dass Mitarbeiter keine negativen Konsequenzen befürchten müssen. Die Option einer anonymen Befragung kann hier dabei helfen, Hemmungen abzubauen.

Bei Stimmungsabfragen oder themenspezifischen Fragen, etwa zu Prozessen oder Produkten, sind offene Antworten hingegen hilfreicher. Auch beim Brainstorming ist es in der Regel sinnvoller, auf Anonymität zu verzichten. Viele Umfrageanbieter bieten daher Lösungen an, die die Namen und persönlichen Daten nicht direkt anzeigen, bei Bedarf jedoch nachverfolgt werden können.

7. Wann ist eine Mitarbeiterbefragung repräsentativ?

Eine Mitarbeiterbefragung gilt, als repräsentativ, wenn die Stichprobe der Befragten groß genug ist, um die Mehrheit der Belegschaft abzubilden. Dies umfasst unterschiedliche Abteilungen, Hierarchieebenen, Altersgruppen, Geschlechter usw.

Als Faustregel gilt also: Je höher die Beteiligung, desto verlässlicher spiegelt die Befragung die gesamte Mitarbeiterschaft wider. In der Praxis ist das jedoch kaum möglich. Eine Rücklaufquote von 30 bis 50 % ist daher ausreichend, um von einer repräsentativen Umfrage zu sprechen. Ab 60 Prozent spricht man sogar von einem besonders repräsentativen Ergebnis.

Ebenso wichtig ist eine möglichst unverzerrte Auswahl der Teilnehmer. Gewichtungsverfahren helfen dabei, Verzerrungen auszugleichen, sofern die Auswahl nicht vollständig zufällig erfolgt.

Montag bis Donnerstag:	8:00 - 16:00 Uhr
Freitag:	8:00 - 15:00 Uhr

Mitarbeiterbefragungen – Das sind die Best Practices 2025

1. Was sind Mitarbeiterbefragungen?