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Der perfekte Aufbau für das Protokoll – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Vereine

27.10.2025 | Erstellt von Johann Falkenstein

Ein Protokoll ist in der Vereinsarbeit weit mehr als eine einfache Gesprächsnotiz. Es stellt sicher, dass Beschlüsse klar dokumentiert, Entscheidungen nachvollziehbar und sämtliche Mitglieder jederzeit informiert sind.

Noch wichtiger: Das Protokoll dient als offizieller Nachweis gegenüber dem Registergericht. Ein schlecht geführtes Protokoll kann demzufolge Beschlüsse, Wahlen und Satzungsänderungen gefährden.

Damit Sie auf der sicheren Seite sind, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag Schritt für Schritt, wie Sie das perfekte Protokoll für Ihre Vereinsversammlungen aufbauen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist der Zweck eines Protokolls im Verein?

2. Welche Protokollformen gibt es im Verein?

3. Wie detailliert muss ein Protokoll sein? – Das sind die Mindestanforderungen

4. Checkliste – Wie schreibt man ein Protokoll für einen Verein?

5. Muster: Protokoll zu einer Mitgliederversammlung im Verein

Das Wichtigste in Kürze:

Die Führung von Protokollen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, kann aber durch die Satzung verlangt werden. Sie sollten dennoch nicht auf Protokolle verzichten, da sie wichtige Beschlüsse dokumentieren.
In Vereinen wird zwischen vier Arten von Protokollen unterschieden: dem ausführlichen Protokoll, dem Ereignisprotokoll, dem Ergebnisprotokoll und dem Wortprotokoll.
Wie detailliert ein Protokoll sein muss, hängt von der Komplexität der Themen ab. Nach BGB muss die Satzung jedoch festlegen, dass Beschlüsse stets schriftlich beurkundet werden.

1. Was ist der Zweck eines Protokolls im Verein?

Die Führung von Protokollen ist gesetzlich nicht verpflichtend, kann aber über die Vereinssatzung vorgeschrieben sein. Unabhängig davon sollten Sie jedoch nicht auf die Dokumentation wichtiger Versammlungen verzichten, denn Protokolle erfüllen gleich mehrere praktische Zwecke:

Informationsquelle: Mitglieder und Vereinsorgane erhalten Einblick in die Inhalte und das Zustandekommen von Beschlüssen.
Rechtliche Absicherung: Bei Streitigkeiten zu Beschlüssen oder deren Nichtigkeit kann das Protokoll als Beleg herangezogen werden.
Auskunftspflicht: Der Vorstand ist gemäß § 666 BGB verpflichtet, Mitgliedern Auskunft zu Vereinsangelegenheiten zu erteilen. Protokolle erleichtern die Erfüllung dieser Pflicht.
Amtlicher Nachweis: Protokolle dienen als Nachweis bei amtlichen Prüfungen (z. B. bei Zweck-, Namens- oder Satzungsänderungen sowie bei Rücktritt bzw. Wechsel des Vorstands).

2. Welche Protokollformen gibt es im Verein?

Ausführliches Protokoll

Ein ausführliches Protokoll hält die Redebeiträge der Vereinsmitglieder, die wichtigsten Argumente und Beispiele sinngemäß fest. Der Ablauf der Besprechung und die Schritte zu den Ergebnissen werden eindeutig dargestellt. Am Ende werden die Ergebnisse dann noch einmal hervorgehoben und als Beschlüsse vermerkt.

Ereignisprotokoll

Ein Ereignisprotokoll dokumentiert die Rahmenbedingungen einer Versammlung sowie sämtliche Tagesordnungspunkte und Beschlüsse.

Es sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

Art der Versammlung (ordentlich oder außerordentlich)
Tag, Ort und Zeit
Versammlungsleiter und Protokollführer
Anzahl der erschienenen und stimmberechtigten Mitglieder
Eröffnung der Versammlung
ggf. Wahl des Protokollführers
Feststellung der Beschlussfähigkeit und satzungsgemäßen Einberufung
Bestätigung, dass die Tagesordnung der Einladung beigefügt wurde
Berichte des Vorstands, Schatzmeisters und der Rechnungsprüfer
Entlastung des Vorstands bzw. besonderer Vertreter
Gestellte Anträge im genauen Wortlaut und die Ergebnisse der Abstimmungen
Nachträgliches Erscheinen oder Ausscheiden von Mitgliedern während der Versammlung
Art der Abstimmungen und Abstimmungsergebnis
Satzungsänderungen (vollständiger Wortlaut)
Wahlen (inklusive Name, Geburtsdatum, Wohnort der Kandidaten und Annahmeerklärung der Gewählten)
Schließung der Versammlung
Unterzeichnung durch Versammlungsleiter und Protokollführer

Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll ist die kürzeste Protokollform. Es enthält ausschließlich formale Angaben (Datum, Ort, Versammlungsleiter, Protokollführer), die gefassten Beschlüsse und Entscheidungen. Diskussionsbeiträge werden nicht dokumentiert. Der Weg zur Beschlussfassung ist daher nicht ersichtlich.

Wortprotokoll

Ein Wortprotokoll hält alle Beiträge Wort für Wort fest. Es erfordert einen erfahrenen Protokollanten und ist daher eher die Ausnahme. Ein vollständiges Wortprotokoll der gesamten Versammlung ist demnach in der Regel nicht notwendig. Bei längeren Diskussionen kann es allerdings sinnvoll sein, einzelne Redebeiträge direkt zu zitieren.

3. Wie detailliert muss ein Protokoll sein? – Das sind die Mindestanforderungen

Grundsätzlich ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, wie detailliert ein Protokoll zu sein hat. Gemäß § 32 und § 34 BGB muss die Vereinssatzung jedoch regeln, dass Beschlüsse beurkundet werden.

Dazu sind folgende Mindestangaben erforderlich:

Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
Bezeichnung von Versammlungsleiter und Protokollführer
Zahl der erschienenen Mitglieder
Tagesordnung
Wortlaut der gefassten Beschlüsse
Abstimmungsergebnisse
Hinweis auf Vereinsmitglieder, die in eigener Sache nicht mit abstimmen

Allgemeine Formulierungen sind derweil unzureichend, z. B.:

„Max Mustermann wurde zum zweiten Vorsitzenden gewählt“

Beschlüsse müssen stattdessen rechtssicher und präzise sein, etwa:

„Gewählt zum zweiten Vorsitzenden: Max Mustermann, Hausmeister in Musterstadt, Musterstraße 15.“

Fehlt in der Satzung eine Vorgabe zur Protokollform, entscheidet der Versammlungsleiter oder Protokollführer frei über die Ausgestaltung. Die Art des Protokolls richtet sich demnach nach der Komplexität des jeweiligen Themas.

Je umfangreicher die Diskussion, umso detaillierter sollten Beiträge festgehalten werden. Als Faustregel gilt: Lieber etwas mehr dokumentieren, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.

Was ist bei der Protokollierung von persönlichen Daten zu beachten?

Bei der Protokollierung von persönlichen Daten sind diese Grundsätze zu beachten:

Datensparsamkeit: Es werden nur notwendige, personenbezogene Daten erfasst.
Zweckbindung: Daten werden nur für den vorgesehenen Zweck erhoben.
Anonymisierung: IP-Adressen und große Datensätze werden anonymisiert.
Löschfristen: Protokolldaten werden regelmäßig gelöscht.
Manipulationssicherheit: Protokolle dürfen nicht unbefugt verändert werden.

4. Checkliste – Wie schreibt man ein Protokoll für einen Verein?

Protokollpflicht: Für alle offiziellen Versammlungen wird ein Protokoll erstellt.
Protokollführer: Das Protokoll führt die in der Satzung benannte Person oder eine von der Mitgliederversammlung gewählte Person.
Erfassung von Anträgen: Anträge werden protokolliert, sobald sie in der Versammlung diskutiert oder beschlossen wurden.
Feststellung der Beschlussfähigkeit: Vor Beschlüssen stellt der Versammlungsleiter die Beschlussfähigkeit fest. Dies wird im Protokoll vermerkt.
Dokumentation der Abstimmungsergebnisse: Abstimmungsergebnisse werden klar und deutlich dokumentiert.
Anlagen: Anlagen werden benannt und durchnummeriert.
Unterzeichnung: Das Protokoll wird von den in der Vereinssatzung genannten Verantwortlichen unterzeichnet. Ohne eine entsprechende Satzungsregelung unterzeichnen Protokollführer und Versammlungsleiter (üblicherweise der Vorstandsvorsitzende) das Protokoll.
Wechsel des Protokollführers: Wechsel des Protokollführers während der Versammlung wird im Protokoll vermerkt; jeder Protokollant ist für seinen Abschnitt verantwortlich.
Genehmigung: Sofern in der Satzung verankert, wird das Protokoll abschließend von der Mitgliederversammlung genehmigt.

5. Muster: Protokoll zu einer Mitgliederversammlung im Verein

Protokoll Vorlage für die Mitgliederversammlung

Protokoll zur ordentlichen Mitgliederversammlung des Vereins

[Verein einfügen]

Mitgliederversammlung vom [Datum] um [Uhrzeit]

Ort: [Adresse der Mitgliederversammlung]

Teilnehmer: [Anzahl] Mitglieder

Versammlungsleiter: [Name]

Protokollführer: [Name]

Die Versammlungsleitung stellte fest, dass die Versammlung satzungsgemäß einberufen und beschlussfähig ist.

Tagesordnung:
• …
• …
• …
• …
• …

Beschlussfassung:

a) Die Tagesordnungspunkte wurden per Handzeichen einstimmig angenommen.

b) Zusätzliche Punkte konnten von Mitgliedern eingebracht werden; es wurde darauf verzichtet [oder folgende Punkte ergänzt: …].

Besprochene Inhalte:

Vorstandsbericht: Tätigkeiten und Erfolge des vergangenen Jahres sowie finanzieller und inhaltlicher Ausblick. Rückfragen wurden beantwortet.
Kassenprüfung: Einwandfreie Beleg- und Kassenführung festgestellt.
Schatzmeisterbericht: Einwandfreie Kassenführung bestätigt.
Wortmeldung durch Mitglied: …
Vorstandswahl: Kandidaten: [Person 1, Geburtsdatum], Stellvertretung: [Person 2, Geburtsdatum]. Wahl per Handzeichen, vorläufiges Ergebnis: [Stimmenanzahl] für [Person 1] bzw. [Person 2]; Enthaltungen/Ablehnungen: [Liste].
Mitgliedsbeitrag: Diskussion zur Erhöhung, Ergebnis: …
Punkt XY: keine Wortmeldungen.
Einigung aller Mitglieder: …

Beendigung der Versammlung: [Uhrzeit]

Ort, Datum

Protokollführer (Unterschrift) Versammlungsleiter (Unterschrift)

[Name] [Name]

Anhänge: Anwesenheitsliste, weitere Dokumente

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