Vereinsheim rechtssicher betreiben – Alles zu Verwaltung, Bewirtschaftung & Haftung im Überblick

30.06.2025 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Ob interne Vereinsevents, Workshops oder private Feiern: Das Vereinsheim ist das Herzstück des Vereinslebens. Viele Vereine nutzen es darüber hinaus, um durch Vermietung oder den Betrieb einer Vereinsgaststätte zusätzliche Einnahmen zu erzielen.

Doch Vorsicht! Wer dabei nicht genau hinschaut, riskiert die Gemeinnützigkeit zu verlieren. Denn, sobald Gewinnerzielungsabsicht besteht, gelten andere rechtliche Rahmenbedingungen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, um Ihr Vereinsheim rechtssicher zu betreiben – von der Verwaltung über die Bewirtschaftung bis hin zu Fragen der Haftung.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist ein Vereinsheim?

2. Wem gehört ein Vereinsheim?

3. Verwaltung des Vereinsheims

4. Bewirtschaftung des Vereinsheims – Rechtliche und praktische Aspekte

5. Besteuerung des Vereinsheims

6. Haftung für das Vereinsheim

Q&A zum Vereinsheim

Das Wichtigste in Kürze:

Das Vereinsheim ist der Mittelpunkt des Vereinslebens. Es fungiert als Verwaltungssitz, Treffpunkt für Mitglieder und Veranstaltungsort.
Die Verwaltung des Vereinsheims übernimmt ein Hauswart. Je größer und umfangreicher das Vereinsheim, desto mehr Verantwortung bringt diese Aufgabe mit sich.
Als Eigentümer oder Pächter haftet der Verein für Schäden, die Dritten durch das Vereinsheim entstehen. Passende Vereinsversicherungen, wie die Vereinshaftpflicht, schützen Sie vor rechtlichen Risiken.

1. Was ist ein Vereinsheim?

Das Vereinsheim ist ein multifunktionales Gebäude, in dem sich das Vereinsleben abspielt. Es dient einerseits als Hauptsitz der Verwaltung und andererseits als sozialer Treffpunkt für Mitglieder und andere lokale Veranstaltungen.

Je nachdem welche Ansprüche der Verein hat, beherbergt das Vereinsheim:

Büros
Aufenthaltsräume
Umkleiden
Duschen
Toiletten
Lagerräume für Technik oder Sportgeräte
Sportplätze
Gastronomische Räumlichkeiten

2. Wem gehört ein Vereinsheim?

Hat der Verein das Vereinsheim erworben oder es sogar selbst errichtet und befindet sich dieses zudem auf seinem Grundstück, dann gilt er auch (als juristische Person) als sein Eigentümer.

Alternativ kann es gemietet oder gepachtet werden. Hier bleibt der Vermieter bzw. Grundstückseigentümer der Besitzer des Vereinsheims. Der Verein erhält lediglich ein Nutzungsrecht.

Vereinsheim pachten – Was beachten?

Pachtvertrag: Ein schriftlicher Pachtvertrag ist unerlässlich. Die Nutzung des Vereinsheims durch Dritte sollte ausdrücklich im Vertrag geregelt sein.
Zustandsprüfung: Vor Vertragsabschluss sollten Sie die Verfassung des Vereinsheims gründlich prüfen.
Genehmigungen: Je nach Verwendung sind behördliche Genehmigungen notwendig (z.B. Schanklizenz oder GEMA-Anmeldung).
Gewerbliche Nutzung: Bei gewerblicher Nutzung gelten zusätzliche Vorschriften, etwa die Einhaltung des Gaststättenrechts sowie Buchhaltungspflichten.
Verkehrssicherungspflicht: Die Verkehrssicherungspflicht liegt beim Pächter.
Steuerfragen: Pachteinnahmen zählen in der Regel zur Vermögensverwaltung des Vereins und sind damit körperschaft- und gewerbesteuerfrei. Es fällt allerdings weiterhin eine Umsatzsteuer an.
Pachtzahlung: Die Pacht können Sie als Festbetrag, umsatzabhängig oder als Kombination beider Varianten zahlen.
Haftung: Für Schäden, die aufgrund unsachgemäßer Nutzung entstehen, haftet der Pächter. Der Verein bleibt für den baulichen Zustand der Immobilie verantwortlich.
Meldepflichten: Beschäftigen Sie Personal, ist eine gesetzliche Unfallversicherung verpflichtend. Außerdem müssen Sie die Angestellten bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden.

3. Verwaltung des Vereinsheims

Die Verwaltung des Vereinsheims übernimmt in der Regel nicht der Vereinsvorstand. Immerhin hat diese genügend eigene Verantwortlichkeiten. Stattdessen wird ein Hauswart bestimmt bzw. gewählt, der ausreichend Zeit mitbringt, sich um das Gebäude zu kümmern. Dabei gilt: Je umfänglicher das Vereinsheim, desto mehr Verantwortung trägt die Verwaltung.

Hinweis: Der Hauswart darf grundsätzlich zum erweiterten Vorstand gehören.

Verkehrssicherungspflicht beim Betrieb eines Vereinsheims

Ein Vereinsheim bietet viele Vorteile, geht aber stets auch mit zusätzlichen Zuständigkeiten einher. So unterliegt der Verein beim Betrieb eines Vereinsheims unter anderem der Verkehrssicherungspflicht.

Das heißt, der Verein muss als Eigentümer des Grundstücks bzw. Gebäudes dafür sorgen, dass Dritte mit Zugang zum Vereinsheim nicht durch vorhersehbare Gefahren geschädigt werden.

Diese Sorgfaltspflicht umfasst neben anderem folgende Sicherheitsmaßnahmen:

Reinigen von Räumen
Streuen von Wegen
Beleuchtung von Fluren, Treppen und Gehwegen
Verhindern von Stolperfallen
Stabile Befestigung Stühle, Tische und Tribünen
Beseitigung von Mängeln an Geräten
Absicherung von Baustellen
Sichere Verwahrung von gefährlichen Gegenständen, Maschinen und Flüssigkeiten.
Kontrolle von Bäumen, Sträuchern und Ästen

Darüber hinaus muss sich der Verein an die sogenannten öffentlich-rechtlichen Verkehrssicherungspflichten halten. Das sind zusätzliche Aufgaben, die von der Gemeinde weitergegeben werden (z.B. Säuberung des Bürgersteigs oder Schneeräumung).

Hinweis: Wird das Vereinsheim vermietet, übernimmt der Mieter anstelle des Vereins die Sorgfaltspflichten. Der Verein ist aber weiterhin für den ordnungsgemäßen Zustand des Vereinsheims verantwortlich.

Welche Anforderungen muss der Hauswart eines Vereinsheims erfüllen?

Verantwortungsbewusstsein: Der Hauswart muss den Überblick über sämtliche Abläufe im und am Vereinsheim behalten. Er sollte daher pflichtbewusst und verantwortungsvoll sein.
Handwerkliche Fähigkeiten: Handwerkliches Geschick gehört zu den grundlegenden Anforderungen. Der Hauswart muss in der Lage sein, Bau- und Sicherheitsmängel zu erkennen, kleinere Schäden selbstständig zu beheben und einfache Reparaturen auszuführen. Bei schwerwiegenden Schadensfällen ist es seine Aufgabe, externe Fachfirmen zu beauftragen.
Soziale Kompetenzen: Ebenso ist eine gute Kommunikationsfähigkeit wesentlich, da er regelmäßig mit Vereinsmitgliedern in Kontakt steht. Ein freundliches Auftreten ist gefragt. Doch genauso muss er Grenzen setzen können.
Reinigungstätigkeiten: Ob er Reinigungsarbeiten übernimmt, hängt von der individuellen Absprache ab.

Wie wird der Hauswart vergütet?

Ehrenamtliche Tätigkeit

Sofern der Hauswart ehrenamtlich tätig ist und seine Arbeit lediglich dem gemeinnützigen Zweck des Vereins dient, wird er mit einer steuerfreien Ehrenamtspauschale (derzeit 840 Euro jährlich) vergütet.

Wichtig ist, dass über die Pauschale keine Tätigkeiten im wirtschaftlichen Bereich (z.B. Einsätze in der Vereinsgaststätte) gedeckt werden.

Besonders ist Vorsicht geboten, wenn der Hauswart Räume reinigt, die Sie sowohl für den Vereinszweck als auch gewerbliche Zwecke verwenden.

Eine präzise Tätigkeitsbeschreibung ist hier entscheidend, um nicht die Gemeinnützigkeit des Vereins zu gefährden.

Hinweis: Ist der Hauswart Mitglied des erweiterten Vorstandes, darf eine Ehrenamtspauschale nur ausgezahlt werden, wenn dies ausdrücklich in der Vereinssatzung vorgesehen ist.

Hauptamtliche Tätigkeit

Erhält der Hauswart einen Betrag, der die Ehrenamtspauschale übersteigt, handelt es sich rechtlich betrachtet um ein Beschäftigungsverhältnis.

Der Verein ist somit in der Pflicht, Lohnnebenkosten abzuführen.

Diese Vorgaben können Sie nicht durch Honorarzahlungen oder die Einstufung des Hauswarts als selbstständigen Dienstleister umgehen.

Als selbstständig gilt nämlich, wer mit einem eigenen Hausmeisterservice am Markt auftritt und unabhängig arbeitet.

In der Praxis ist der Hauswart jedoch meist fest in die Abläufe des Vereins eingebunden.

Sobald die ehrenamtliche Aufwandsentschädigung überschritten wird, ist es demnach der sicherste Weg, einen regulären Arbeitsvertrag aufzusetzen.

4. Bewirtschaftung des Vereinsheims – Rechtliche und praktische Aspekte

Ist ein Vereinsheim ein Gewerbe?

Ob ein Vereinsheim als Gewerbe zählt, basiert in erster Linie auf der Gewinnerzielungsabsicht.

Vereinsheim ohne Gewinnerzielungsabsicht

Insofern das Vereinsheim nur für vereinsinterne Zwecke genutzt wird (als Treffpunkt, Geschäftsstelle oder Veranstaltungsort) gehört es zum ideellen Bereich des Vereins.

Im rechtlichen Sinne handelt es sich also nicht um ein Gewerbe.

Selbst wenn gelegentlich Getränke oder Speisen an Mitglieder verkauft werden, ist das im Regelfall unproblematisch.

Wichtig ist hierbei, dass der Verkauf zum Selbstkostenpreis geschieht, d.h. keine Gewinnerzielung beabsichtigt ist.

Vereinsheim mit Gewinnerzielungsabsicht

Sobald Gewinnerzielungsabsicht besteht (z.B. Verkauf über dem Selbstkostenpreis oder Vermietung), zählt die Verwendung des Vereinsheims als gewerbliche Tätigkeit.

In diesem Fall müssen Sie das Vereinsheim als Gewerbe anmelden. Folglich unterliegt es den entsprechenden gesetzlichen Vorschriften.

Hinweis: Bei der Einstufung zum Gewerbe ist unwesentlich, ob mithilfe des Vereinsheims tatsächlich Gewinn erzielt wird. Bereits die Absicht zur Gewinnerzielung genügt, um die Betätigung als gewerblich zu kennzeichnen.

Gastronomie im Vereinsheim

Betreibt ein Verein im Vereinsheim ein eigenes gastronomisches Angebot, greift das Gaststättengesetz (GastG). Die meisten Vorschriften dieses Gesetzes, insbesondere zum Ausschank von alkoholischen Getränken, gelten auch für Vereine, selbst wenn sie kein Gewerbe betreiben.

Es gibt allerdings Ausnahmen. Werden alkoholische Getränke ausschließlich an Vereinsmitglieder und in vereinseigenen Räumen ausgeschenkt, die kein Teil des Gaststättenbetriebs sind, greifen diese Vorgaben nicht.

Wird die Vereinsgaststätte hingegen an einen externen Betreiber verpachtet, muss dieser alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

Darf ein Vereinsheim vermietet werden?

Ein Vereinsheim darf prinzipiell an Mitglieder und auch an Nichtmitglieder vermietet werden.

Es sind jedoch einige rechtliche und organisatorische Punkte zu beachten:

Die Vermietung muss immer über einen schriftlichen Mietvertrag nach § 535 BGB erfolgen.
Der Verein muss dafür sorgen, dass das Vereinsheim bei der Übergabe in guter Verfassung ist und während der Mietzeit instandgehalten bleibt.
Ist das Vereinsheim gepachtet, muss zuvor geprüft werden, ob der Pachtvertrag eine Weitervermietung erlaubt oder ob die Erlaubnis des Verpächters nötig ist.

Wie das Vereinsheim verpachten?

Häufig wenden sich Interessenten mit der Anfrage an den Verein, das Vereinsheim für Feiern, Veranstaltungen oder Schulungen zu mieten oder zu pachten.

Haben Sie entsprechende Flächen zum Verpachten frei, dann sollten Sie zuvor klare Regeln zum Gebrauch der Vereinsräumlichkeiten vereinbaren. Es bedarf also eines schriftlichen Vertrags.

Folgende Inhalte dürfen keinesfalls im Überlassungsvertrag fehlen:

Kontaktdaten des Nutzers: Vollständiger Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
Veranstaltungsdatum: Angaben zu Datum und Uhrzeit der Nutzung
Teilnehmerzahl: Erwartete Anzahl der Anwesenden
Räume und Ausstattung: Auflistung, welche Räumlichkeiten und Einrichtungsgegenstände genutzt werden dürfen.
Nutzungsgebühr: Festlegung der Summe und Zahlungsweise
Kaution: Höhe der Kaution und Rückzahlungsbedingungen
Verantwortung für Genehmigungen: Verpflichtung des Nutzers, die notwendigen Genehmigungen eigenständig einzuholen (z. B. beim Ordnungsamt, der Polizei oder der GEMA).
Objektübergabe: Übergabezeitpunkt und Zustand bei Übergabe des Vereinsheims.
Verhaltensregeln: Bestimmungen zum Verhalten beim Gebrauch (z. B. Lärmschutz, Rauchverbot, Verbot von Pyrotechnik usw.)
Haftung: Regelungen zur Haftung bei Personen- oder Sachschäden
Stornierung: Bedingungen für die Absage des Vereinsheims.
Rückgabezustand: Anforderungen an die Rückgabe (z. B. Reinigung der Räume, Abwasch von Geschirr, Müllentsorgung)

5. Besteuerung des Vereinsheims

Da das Vereinsheim für gewöhnlich sowohl für gemeinnützige als auch für gewerbliche Zwecke verwendet wird (Mischnutzung), ist zunächst zu klären, welche Einnahmen und Kosten in welchem steuerlichen Bereich zu verbuchen sind.

Ideeller Bereich

Kosten für Räumlichkeiten und Flächen, die ausschließlich dem gemeinnützigen Zweck dienen, dürfen aus dem ideellen Bereich finanziert werden.

Zweckbetrieb

Vermietet der Verein Räume stundenweise an Mitglieder, so sind die Einkünfte dem steuerlichen Zweckbetrieb zugeteilt. Die Unkosten (z.B. für Strom) werden ebenfalls anteilig diesem Bereich zugeordnet.

Vermögensverwaltung

Wird das Vereinsheim langfristig verpachtet, gehören die Pachteinnahmen zur Vermögensverwaltung. Nutzt der Pächter das Gebäude allein, trägt er die Betriebskosten eigenständig. Bei gemeinsamer Verwendung müssen die Ausgaben fair zwischen Pächter und Verein aufgeteilt werden.

Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Einnahmen und Ausgaben aus der Vermietung an Nichtmitglieder werden dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb des Vereins zugeordnet.

Um Einnahmen und Ausgaben korrekt zuzuordnen, ist es entscheidend, einen Überblick über die Nutzungszeiten der Vereinsräume zu haben. Bleiben die Nutzungsanteile mehrere Jahre lang weitgehend gleich, akzeptieren viele Finanzämter eine vereinfachte, pauschale Zuordnung (z.B. 60 % Nutzung durch Mitglieder und 40 % durch Nichtmitglieder).

Wichtig: Bei der Kostenaufteilung ist Vorsicht geboten. Sollte das Finanzamt den Verdacht haben, dass der Verein mit seinen steuerbegünstigten Mitteln indirekt einen gewerblichen Betrieb unterstützt, führt das zum Verlust der Gemeinnützigkeit.

► Weitere Infos zu Steuern im Verein

6. Haftung für das Vereinsheim

Der Verein haftet als Besitzer oder Pächter für sämtliche Schäden, die Dritten aufgrund des Vereinsheims entstehen (z.B. Kosten für medizinische Behandlungen oder Schmerzensgeld).

Im Gegensatz zur Verkehrssicherungspflicht haftet der Verein auch bei unvorhersehbaren Ereignissen (z.B. ein herabfallender, zuvor unauffälliger Dachziegel). Daher ist es wesentlich, das Vereinsheim stets in betriebssicherer Verfassung zu halten.

Vereinshaftpflichtversicherung

Die Vereinshaftpflichtversicherung schützt den Verein vor den Folgen von Personen-, Sach- und daraus resultierenden Vermögensschäden.

Dazu zählen unter anderem:

Körperliche Schäden
Beschädigung fremden Eigentums
Verstöße gegen die Aufsichtspflicht
Mietsachschäden

Da die private Haftpflichtversicherung normalerweise nicht für Schäden während der Vereinstätigkeit aufkommt, sind via Vereinshaftpflicht außerdem alle Mitarbeiter, Ehrenamtler sowie die Vereinsorgane (z. B. der Vorstand) mitversichert.

► Mehr Informationen zur Vereinshaftpflichtversicherung

Vereinsrechtsschutzversicherung

Ein Verein ist eine juristische Person. Das bedeutet: Er kann klagen und verklagt werden. Ebenso können Vorstandsmitglieder und andere Organmitglieder im Rahmen ihrer Verantwortlichkeiten rechtlich belangt werden.

Eine Vereinsrechtsschutzversicherung hilft in solchen Fällen, Schadensersatzforderungen durchzusetzen oder sich gegen überhöhte Forderungen zu verteidigen.

Typischerweise umfasst die Rechtsschutzversicherung rechtlichen Beistand in folgenden Bereichen:

Schadensersatzrecht
Vertragsrecht
Arbeitsrecht
Strafrecht
Miet- und Grundstücksrecht

► Mehr Informationen zur Vereinsrechtsschutzversicherung

Inhaltsversicherung für Vereine

Die Inhaltsversicherung funktioniert ähnlich wie eine private Hausrat- oder Gebäudeversicherung. Sie sichert das Vereinsheim vor finanziellen Einbußen infolge von Risiken wie Brand, Leitungswasser, Einbruch oder Vandalismus ab. Nach der Haftpflichtversicherung zählt sie deshalb zu den wichtigsten Versicherungen für Vereine.

Die Inhaltsversicherung deckt:

Schäden an den Vereinsräumen
Beschädigung oder Verlust von Inventar (z. B. Möbel, Geräte, Anlagen, Materialien oder gemietete Gegenstände)
Reparaturkosten für beschädigtes Inventar

Für gewöhnlich ersetzt der Versicherer den Neuwert.

► Mehr Informationen zur Inhaltsversicherung für Vereine

Was ist eine Vereinsgaststätte?

Eine Vereinsgaststätte ist eine gastronomische Einrichtung, die entweder einem Verein gehört oder von ihm verwendet wird. Sie ist meist direkt an das Vereinsheim angeschlossen und bietet Lebensmittel an. Dabei können Vereinsmitglieder genauso wie externe Gäste auf das Angebot der Vereinsgaststätte zugreifen.

Was kostet ein Vereinsheim?

Die Kosten für ein Vereinsheim variieren je nachdem, ob Sie es mieten, pachten oder kaufen. Zudem entscheiden Größe, Lage und Ausstattung über den Preis. In Großstädten beginnen Monatsmieten ab ca. 2.000 Euro. In kleineren Städten liegen sie bei 600 bis 1.200 Euro. Hinzu kommen Verbrauchskosten und eine Kaution.

Für den Kauf oder Neubau eines Vereinsheims bewegen sich die Preise abhängig von Standort und Einrichtung hingegen zwischen zehntausend und mehreren hunderttausend Euro.

Zusätzlich fallen laufende Nebenkosten an, etwa für Strom, Wasser, Heizung, Internet und Reinigung. Extras wie eine Zapfanlage oder mobile Heizgeräte werden üblicherweise ebenfalls zusätzlich in Rechnung gestellt.

Montag bis Donnerstag:	8:00 - 16:00 Uhr
Freitag:	8:00 - 15:00 Uhr

Vereinsheim rechtssicher betreiben – Alles zu Verwaltung, Bewirtschaftung & Haftung im Überblick

Ist ein Vereinsheim ein Gewerbe?

Vereinsheim ohne Gewinnerzielungsabsicht

Vereinsheim mit Gewinnerzielungsabsicht

Wie das Vereinsheim verpachten?

Gemeinsam stark – seit 70 Jahren an der Seite von Vereinen mit speziell entwickelten Rahmenverträgen

Wie eine Einladung für Vereinsveranstaltungen gestalten? – Eine Schritt-für-Schritt-Vorlage für Vereine

Wie ist ein Veranstaltungskonzept aufgebaut? – Eine Schritt-für-Schritt-Vorlage für Vereine

Warum Vereine eine spezielle Haftpflichtversicherung brauchen