Wie ist ein Veranstaltungskonzept aufgebaut? – Eine Schritt-für-Schritt-Vorlage für Vereine

02.06.2025 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Ein Vereinsevent ist die ideale Gelegenheit, um den Zusammenhalt im Verein zu stärken und gleichzeitig mögliche Unterstützer für die Vereinsarbeit zu gewinnen. Allerdings gelingt ein solches Event nur mit sorgfältiger Vorbereitung.

So erfordert die Organisation einer Vereinsveranstaltung nicht nur finanzielle Mittel, sondern der Verein trägt zudem die Verantwortung für die Sicherheit vor Ort.

Nur mit einem ordentlichen Veranstaltungskonzept lassen sich Budget und Aufgaben übersichtlich planen, sodass Sie Ihr Event kostengünstig und sicher durchführen können.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen: Was ein gutes Veranstaltungskonzept ausmacht, wann Sie spätestens mit der Planung beginnen sollten und wie Sie eine passgenaue Vorlage für Ihren Verein erstellen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was genau ist ein Veranstaltungskonzept?

2. Warum ist ein Veranstaltungskonzept für Vereine wichtig?

3. Wer muss ein Veranstaltungskonzept erstellen?

4. Wann sollte man mit der Planung eines Veranstaltungskonzeptes beginnen?

5. Wie erstellt man ein Veranstaltungskonzept für Vereinsevents? – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das Wichtigste in Kürze:

Ein Veranstaltungskonzept zeigt auf, wie eine Eventidee praktisch umgesetzt werden kann. Es definiert die Ziele der Veranstaltung und dient als Organisationsleitfaden.
Veranstaltungskonzepte sind zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, jedoch unerlässlich, um größere Vereinsveranstaltungen erfolgreich und sicher zu planen.
Üblicherweise setzt der Vorstand oder ein Komitee das Veranstaltungskonzept auf. Wichtig ist dabei eine klare, realistische und messbare Zielsetzung sowie ein transparentes Budget.

1. Was genau ist ein Veranstaltungskonzept?

Ein Veranstaltungskonzept ist ein Plan, der aufzeigt, wie eine Eventidee in die Praxis umgesetzt werden soll. Es beantwortet die wesentlichen organisatorischen Fragen, definiert die Ziele der Veranstaltung und dient als Leitfaden zur Durchführung des Events.

Ein gutes Konzept deckt dabei stets die grundlegenden W-Fragen auf:

Warum findet die Veranstaltung statt?
Wo wird sie abgehalten?
Wer ist beteiligt?
Wann soll sie stattfinden?

2. Warum ist ein Veranstaltungskonzept für Vereine wichtig?

Vision: Das Veranstaltungskonzept dient dazu, ein einzigartiges Eventlayout zu entwickeln und die Veranstaltungsidee greifbar zu machen.
Struktur: Ein Konzept bildet das organisatorische Grundgerüst der Veranstaltung. Es legt Zuständigkeiten, Abläufe und inhaltliche Schwerpunkte fest und sorgt so für eine nachvollziehbare Gesamtübersicht.
Zeit- und Aufgabenplanung: Darüber hinaus enthält das Veranstaltungskonzept einen Zeitplan, der alle wichtigen Fristen und To-dos festhält. So wird ersichtlich, wann welche Aufgaben von wem erledigt werden müssen.
Eventdetails: Das Konzept konkretisiert Details wie die Suche nach Veranstaltungsorten, Besichtigungsterminen oder Buchungen.
Fehlervermeidung: Mithilfe eines Konzeptes vermeiden Sie, typische Fehler im Ablauf und der Organisation.

3. Wer muss ein Veranstaltungskonzept erstellen?

Rechtlich gesehen gibt es keine Pflicht, ein Veranstaltungskonzept zu erstellen. Das heißt jedoch nicht, dass es vernachlässigt werden kann. Immerhin ist die Organisation einer Vereinsveranstaltung eine wichtige Aufgabe, die dem Verein potentiell Reichweite, Mitglieder und Sponsoren einbringt.

Ebenso muss der Verein als Veranstalter dafür Sorge tragen, niemanden während des Events zu gefährden. Tritt der Worst Case dann doch ein, haftet dieser mit dem Vereinsvermögen. Bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Fehlern steht der Vereinsvorstand sogar mit dem Privatvermögen gerade.

Ohne ein systematisches Konzept ist es derweil kaum möglich, den Überblick über das Event zu behalten. Dementsprechend sollte jeder Verein ein Veranstaltungskonzept ausarbeiten, sobald eine größere Veranstaltung geplant ist. Die Erstellung des Konzeptes übernimmt in der Regel der Vereinsvorstand oder ein Komitee aus Vereinsmitgliedern und Helfern.

4. Wann sollte man mit der Planung eines Veranstaltungskonzeptes beginnen?

Wann genau Sie mit der Planung Ihres Veranstaltungskonzeptes beginnen, hängt von der Größe des Events, der Veranstaltungsart und der Konzeptidee ab. Grundsätzlich gilt aber: Je größer oder aufwendiger die Veranstaltung, desto früher sollte die Vorbereitung starten.

Folgende Aspekte helfen Ihnen, den konkreten Umfang Ihres Veranstaltungskonzeptes zu ermitteln:

Zielsetzung:

Überlegen Sie sich, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen. Welche Ziele verfolgen Sie und welchen konkreten Mehrwert soll das Event bieten?

Achten Sie währenddessen darauf, dass Ihre Absichten realistisch, eindeutig und messbar formuliert sind. Sobald die Zielsetzung steht, können Sie ein erstes Grobkonzept zur Orientierung entwickeln.

Budget:

Ein Veranstaltungskonzept orientiert sich stets am verfügbaren Budget. Umso wichtiger ist es daher, dass dieses von Anfang an transparent und nachvollziehbar ist.

Definieren Sie idealerweise gleich zu Beginn den finanziellen Rahmen der Vereinsveranstaltung. Beziehen Sie dabei auch die Vereinsbuchhaltung mit ein.

Tipp: In diesem Beitrag erhalten Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Finanzplanung bei Vereinsveranstaltungen:

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5. Wie erstellt man ein Veranstaltungskonzept für Vereinsevents? – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Briefing

Bevor es daran geht, das Veranstaltungskonzept zu erstellen, gilt es zunächst, sämtliche Eckdaten zum Event zu sammeln. Erst auf Grundlage dieser Daten können Sie Ihr Konzept ausarbeiten.

Schritt 2: Ziele definieren

Das Fundament für ein erfolgreiches Event ist die Zielsetzung. Grundsätzlich wird zwischen quantitativen und qualitativen Zielen unterschieden. Zu den quantitativen Zielen zählt es beispielsweise, neue Mitglieder zu gewinnen oder die öffentliche Wahrnehmung des Vereins zu steigern. Qualitative Ziele bestehen etwa darin, das Gemeinschaftsgefühl im Verein zu stärken oder ein positives Vereinsimage zu fördern.

Nur wenn die Veranstaltungsziele klar definiert und messbar sind, können alle weiteren Planungsschritte gezielt darauf ausgerichtet werden. Entsprechend ist es empfehlenswert, die Veranstaltung von hinten nach vorne aufzuziehen. Auf dieser Weise ist direkt ersichtlich, worauf das Event abzielt. Idealerweise halten Sie die Pläne zudem schriftlich fest.

Schritt 3: Zielgruppen identifizieren

Mindestens genauso wichtig wie die Ziele ist die Zielgruppe der Vereinsveranstaltung. Denn ist das Event nicht auf die Zielgruppe abgestimmt, kommt auch die Botschaft nicht an und der gewünschte Erfolg bleibt aus.

Folgende Orientierungsfragen helfen Ihnen, die Zielgruppe Ihrer Veranstaltung zu bestimmen:

Welche Personen könnten an Ihrem Angebot interessiert sein oder es bereits nutzen?
Wie steht die Zielgruppe in Beziehung zum Verein?
Wie wecke ich das Interesse der Zielgruppe?
Wie mache ich sie auf das Event aufmerksam?

Tipp: In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 7 bewährte Werbestrategien, die Ihrem Event zum Durchbruch verhelfen:

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Schritt 4: USP entwickeln

Steht die Zieldefinition und ist auch die Zielgruppe klar, können Sie sich schließlich darauf konzentrieren, die USP (unique selling proposition), also das Alleineinstellungsmerkmal, Ihres Events zu entwickeln.

Diese Fragen helfen Ihnen, herauszuarbeiten, was Ihren Verein von anderen unterscheidet:

Was macht die Veranstaltung im Vergleich zu anderen Events einzigartig?
Wie lassen sich die Vereinswerte in das Event einbinden?
Ist die Idee realistisch und im Rahmen des Budgets umsetzbar?

Die USP sollte sich derweil durch die gesamte Veranstaltung ziehen, vom Motto, über das Marketing, bis hin zu den Einladungen. Auf diese Weise entsteht ein Spannungsbogen, der neugierig macht und das Event in Erinnerung hält.

Tipp: Versuchen Sie nicht nur, über die Veranstaltung zu berichten, sondern machen Sie diese erlebbar. Ein Event, das mehrere Sinne anspricht, bleibt länger in Erinnerung.

Schritt 5: Evaluierung

Abschließend sollten Sie überlegen, wie Sie die Veranstaltung auswerten, also ob sie bei der Zielgruppe gut angekommen ist und die gesteckten Ziele erreicht wurden. Das hilft Ihnen, Schwachstellen zu erkennen und wertvolle Erkenntnisse für künftige Events zu gewinnen.

Um qualitative Ziele zu messen, bieten sich Umfragen im Anschluss an das Event oder Reaktionen in den sozialen Medien an. Quantitative Ziele überprüfen Sie durch Kennzahlen, etwa Einnahmen aus Eintrittsgeldern.

Hier zeigt sich, wie wichtig die klare Zieldefinition aus Schritt 2 ist. Nur wenn die Vorsätze dort präzise festgelegt wurden, ist eine aussagekräftige Bewertung möglich.

Wie bringt man Struktur ins Veranstaltungskonzept?

Ein Veranstaltungskonzept hat das Ziel, Struktur in die Planung eines Vereinsevents zu bringen. Damit das gelingt, sollte auch das Konzept selbst übersichtlich und gut nachvollziehbar sein.

Je umfangreicher die Vorbereitung jedoch wird, desto schwieriger ist es, den Überblick zu behalten. Um unnötigem Chaos vorzubeugen, orientiert sich ein gutes Veranstaltungskonzept daher an den Grundprinzipien des Projektmanagements.

Dazu gehören unter anderem:

Frühzeitige Zeitplanung: Starten Sie frühzeitig mit der Aufstellung eines Zeitplans.
Teamabsprachen: Klare Teamabsprachen sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
Aufgabenübersicht: Aktivitätenraster schaffen Transparenz und zeigen, wer für welche Aufgaben zuständig ist.
Entscheidungsmanagement: Damit es nicht zu Widersprüchen kommt, ist es sinnvoll, einen Verantwortlichen zu wählen, der die Entscheidungen koordiniert.
Meilensteinplanung: Ein Zeitplan mit Meilensteinen hält Teilziele fest und hilft, Fristen einzuhalten.
Budgetplanung: Ein detaillierter Budgetplan sichert die finanzielle Grundlage des Events.
Team-Meetings: Status-Meetings halten das Team auf dem Laufenden und ermöglichen Anpassungen.
Checklisten: Mit Checklisten haben Sie alle Details jederzeit im Griff.

Checkliste Veranstaltungskonzept – Beispiel für den Aufbau

Grundsätzlich gibt es keine allgemeingültige Regelung, wie ein Veranstaltungskonzept aufgebaut sein muss. Dennoch folgen Konzepte immer einem Schema.

Dieses variiert in der Praxis abhängig vom Umfang und der Veranstaltungsart, beinhaltet im Grunde aber stets nachfolgende Punkte:

Eckdaten des Events: Ausgangslage, Zielsetzung, Anlass der Veranstaltung, Termine und Zeitrahmen.
Deckblatt: Angaben zu Veranstalter, Eventtitel, Datum der Konzeptausarbeitung, verantwortliche Personen.
Eventziele: Definition der angestrebten Wirkung.
Zielgruppen: Beschreibung der relevanten Zielgruppen.
Zentrale Botschaft: Aussage, die bei der Veranstaltung vermittelt werden soll.
Erste Überlegungen: Sammlung und Bewertung von Ansätzen, Ideen und möglichen Themen.
Leitmotiv: Ausarbeitung eines roten Fadens, der sich durch das Event zieht (z. B. Motto, Inszenierung oder thematische Klammer).
Veranstaltungsablauf: Zeitlicher Ablaufplan des Events (inkl. Programmstruktur).
Detailplanung: Einladungsmanagement, Festlegen von Kommunikationswegen, Programmpunkte und Inszenierungselemente.
Externe Leistungen: Übersicht zu zusätzlichen Leistungen wie Location, Technik, Catering, Künstler, Transport, Dekoration und Logistik.
Kommunikationsmaßnahmen: Auswahl begleitender Kommunikation vor, während und nach dem Event (z. B. Social Media, Vereinswebsite und Vereinsnewsletter).
Budget und Kostenübersicht: Grob- und Feinplanung der Ausgaben.
Zeitplan: Planungsschritte und zentrale Deadlines von der Konzeptfreigabe bis zum Tag der Veranstaltung.
Nachbereitung: Evaluation, Dokumentation, Auswertung von Feedback und Danksagung.

Montag bis Donnerstag:	8:00 - 16:00 Uhr
Freitag:	8:00 - 15:00 Uhr

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