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Vereinsführung

Rechnungswesen und Buchhaltung im Verein

Von der Belegablage bis zur Steuererklärung

Themenüberblick:

Buchführungspflicht im Verein
Verantwortung für die Vereinsbuchführung
Ordnungsgemäße Vereinsbuchführung
Rechnungslegung und Belegablegung im Verein
Haftung bei fehlerhafter Buchführung
Kontenrahmen im Verein

Rechnungswesen und Buchhaltung im Verein

Das Wichtigste in Kürze:

Ein Verein beteiligt sich als juristische Person am wirtschaftlichen Geschehen und ist somit stets zur Buchführung verpflichtet
Der Vereinsvorstand ist für die Buchführung im Verein verantwortlich und ist dementsprechend an eine Rechenschafts-, Auskunfts- und Aufbewahrungspflicht sowie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung gebunden
Dem Verein stehen grundsätzlich zwei Methoden der Rechnungslegung zur Verfügung: Macht dieser einen jährlichen Umsatz von 600.000 Euro und erwirtschaftet einen Gewinn von 60.000, so muss er eine Bilanz aufstellen und die doppelte Buchführung beanspruchen. Bleibt der Verein unter diesen Beträgen, so genügt die einfache Buchführung in Form der Einnahme-Überschuss-Rechnung
Die Einnahmen und Ausgaben eines Vereins sind in einem Kontenrahmen bestehend aus vier Bereichen zuzuordnen: dem ideellen Bereich, dem Zweckbetrieb, der Vermögensverwaltung und dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb
Unterlaufen dem Verein Fehler in der Buchhaltung, muss er mit einigen Konsequenzen rechnen: Bei verpassten Fristen muss er Säumniszuschläge aufbringen, passiert ein Fehler in der Rechnungslegung, so sind Hinzurechnungen die Folge und bei Steuerhinterziehung folgen Geld- oder sogar Freiheitsstrafen

Ohne die Buchführung läuft im Verein gar nichts. So ist die Buchhaltung dafür zuständig, die finanzielle Situation sowie die steuerrechtlichen Pflichten des Vereins zu verwalten.

Dabei ist die Vereinsbuchführung so essenziell, dass der Verein sogar zur Buchführung verpflichtet ist. Entsprechend muss er auf Aufforderung der Mitgliederversammlung oder des Finanzamtes, seine Vereinsfinanzen offenlegen. Darüber hinaus muss er sich an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung halten.

Fehler, die im Rechnungswesen auftreten, sind deshalb mit hohen Unkosten verbunden. Damit Ihre Buchhaltung ohne Vorfälle abläuft, haben wir im folgenden Artikel von der Belegablage bis zur Steuererklärung alle Informationen zum Rechnungswesen und der Buchhaltung im Verein für Sie zusammengetragen.

Unter anderem erfahren Sie: Wer im Verein für die Buchhaltung verantwortlich ist, welche Rechnungslegung er verwenden muss und welcher Kontenrahmen für Vereine vorgeschrieben ist.

Buchhaltung für gemeinnützige Vereine – Was ist das?

Die Buchhaltung im gemeinnützigen Verein bezeichnet die Verwaltung von Steuern, Einnahmen und Ausgaben des Vereins. In erster Linie dient sie der Erfüllung der Rechenschaftspflicht gemäß Bundes Gesetzbuch (BGB).

Rechnungswesen und Buchhaltung, wo liegt der Unterschied?

Rechnungswesen und Buchhaltung sind eng miteinander verwoben, dennoch handelt es sich hier um zwei unterschiedliche Funktionen innerhalb des Vereins. Das Rechnungswesen befasst sich mit allen Verfahren zur Erfassung, Verarbeitung, Analyse und Kommunikation von Informationen rund um die wirtschaftlichen Aktivitäten eines Vereins.

Die Buchhaltung hingegen ist ein Bestandteil des Rechnungswesens. Diese ist für die chronologische Erfassung und Aufzeichnung aller Vorgänge einer Organisation zuständig. Hierzu zählen die Erfassung von Geschäftsvorfällen in der Finanzbuchhaltung und die Erstellung von Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen.

Ist ein Verein buchführungspflichtig?

Wird ein Verein nach der Vereinsgründung im Vereinsregister eingetragen, so beteiligt er sich als juristische Person am wirtschaftlichen Geschehen. Deshalb ist er auch für seine Einnahmen (z.B. Mitgliedsbeiträge) buchführungspflichtig.

Auch Vereine, die nicht auf das Erzielen von Gewinnen ausgerichtet sind, egal ob gemeinnützig oder nicht gemeinnützig, unterliegen der Buchhaltungspflicht. Es gibt keinerlei Ausnahmen, die einen Verein von der Buchhaltungspflicht befreien (mehr zum Thema Buchführungspflicht im Verein).

Entsprechend muss der Verein alle Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß festhalten, um zu belegen, dass die Geschäftsführung (Mitgliederversammlung bzw. Vereinsvorstand), tatsächlich dem satzungsgemäßen Vereinszweck nachgeht (siehe § 63 Abs. 3 Abgabenordnung (AO)).

In der Regel genügt hierbei im Übrigen eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Folgendes sollten Sie dabei beim Jahresabschluss beachten:

Alle Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig und geordnet gelistet werden
Alle Einnahmen und Ausgaben sind mit den dazugehörigen Unterlagen zu belegen
Das Vereinsvermögen muss in einem eigenen Verzeichnis der Vereinsbuchhaltung festgehalten werden

Wer im Verein ist für die Buchhaltung verantwortlich?

Verantwortlich für die Buchhaltung im Verein ist der Vorstand des Vereins. Dieser muss gemäß Sorgfaltspflicht darauf Acht geben, dass die Buchführung korrekt abläuft. Ebenso trägt er alle relevanten Zahlen des Vereins zusammen. Unterstützung bekommt der Vorstand vom Schatzmeister. Nichtsdestotrotz ist in letzter Instanz der Vereinsvorstand verantwortlich.

Auskunftspflicht im Verein

Darüber hinaus gilt für den Vorstand die Auskunftspflicht gegenüber der Mitgliederversammlung und dem Finanzamt. Gemäß Auskunftspflicht muss der Vereinsvorstand den Vereinsmitgliedern bzw. dem Fiskus Auskunft über die finanzielle Lage des Vereins verschaffen.

In diesem Sinne muss er eine Kostenaufstellung anfertigen oder sogar ein Bestandsverzeichnis inklusive Belegen vorlegen. Dabei ist zu beachten, dass die Belege stets Auskunft darüber geben, wie hoch der aufgewendete Betrag war, wofür die Zahlung geleistet wurde und welche Personen für die Zahlung verantwortlich sind. Entsprechende Regelungen sind in §§ 666, 27. Abs. 3 BGB sowie auch meist in der Vereinssatzung verankert.

Rechenschaftspflicht - Was muss ein Verein beim Finanzamt einreichen?

Neben der Auskunftspflicht gegenüber der Mitgliederversammlung hat der Verein auch eine Rechenschaftspflicht gegenüber dem Finanzamt. Dies gilt kategorisch für alle Vereine, denn diese nehmen stets als juristische Personen am wirtschaftlichen Verkehr teil, unabhängig davon, ob diese eine Gewinnerzielungsabsicht verfolgen.

In der Regel genügt zur Erfüllung der Auskunftspflicht beim Finanzamt die Aufstellung einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Eine Bilanzierung hingegen ist nur dann notwendig, insofern der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb des Vereins mehr als 60.000 Euro Gewinn im Jahr erwirtschaftet bzw. der Jahresumsatz die 600.000 Euro überschreitet.

Wie häufig muss der Vorstand seine Pflichten erfüllen?

Wie oft der Vereinsvorstand seiner Auskunftspflicht und Rechenschaftspflicht nachkommen muss, ist von der Vereinssatzung abhängig. Im Regelfall erfüllt der Vereinsvorstand einmal jährlich seine Pflichten, während der Jahreshauptversammlung. Hier präsentiert der Vorstand die Zahlen des Vorjahres. Der Kassenprüfer übernimmt in diesem Sinne die Berichterstattung und spricht eine Empfehlung zur Entlastung des Vorstandes aus.

Ordnungsgemäße Vereinsbuchführung

Um eine detaillierte Übersicht über die Vereinsbuchführung zu schaffen, sollten alle Verbuchungen und Einnahmequellen des Vereins im Hauptbuch festgehalten werden. Zudem sollten Sie eine jährliche Bestandsaufnahme (Inventur) durchführen, bei der alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins registriert werden.

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung

Wie auch Unternehmen sind Vereine an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) gebunden. Die Finanzverwaltung hat zu eben diesen Grundsätzen einen Erlass veröffentlicht (weitere Details zum GoBD Erlass). Das sind die wesentlichen Anforderungen:

Nachvollziehbarkeit

Die Buchhaltung muss deutlich, übersichtlich und für Dritte verständlich sein. Bestenfalls nutzten Sie einen klassischen Kontenrahmen. Ein eigens ausgearbeitetes System des Vereins entspricht nicht den Anforderungen der GoBD.

Richtigkeit

Die Buchhaltung muss korrekt sein und die tatsächliche Situation des Vereins widerspiegeln.

Nachprüfbarkeit

Um zu belegen, dass alle Angaben der Wahrheit entsprechen, müssen dazugehörige Belege beigefügt werden (z.B. Quittungen, Rechnungen oder Kontoauszüge).

Vollständigkeit

Es muss die Gesamtheit aller Einnahmen, Ausgaben, Geschäftsvorfälle, Anlässe, Abläufe und das Datum vollständig festgehalten werden.

Zeitnahe Erfassung

Die Erfassung all der oben genannten Vorgänge muss darüber hinaus zeitnah erfolgen.

Unveränderbarkeit

Jede Änderung innerhalb der Dokumente muss in der Buchhaltung vermerkt werden. Da Word-Dateien, Excel-Sheets oder PDF-Dokumente immer wieder verändert werden können, sind diese nicht GoBD-konform. Stattdessen sollten sie auf eine Buchhaltungssoftware zurückgreifen. Diese hält über eine Journal-Funktion alle Änderungen fest, die am Dokument vorgenommen werden.

Belegablegung im Verein nach Abgabenordnung

Die wesentlichen Grundsätze für die Belegablegung im Verein sind in § 146 Abs. 3 AO verankert. Dazu zählen:

Alle Buchungen und die dazugehörigen Aufzeichnungen sind auf gut verständlichem Deutsch zu vermerken
Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben, Symbole u.ä. müssen klar ersichtlich sein
Die Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht umgewandelt werden, wenn dadurch der ursprüngliche Inhalt verloren geht
Insofern Aufzeichnung der ordnungsgemäßen Buchführung folgen, dürfen sie auf Datenträgern gespeichert werden

Auf den Belegen müssen folgende Angaben vermerkt werden:

Datum der Ausstellung
Beschreibung des Vorgangs
Wertangaben in Euro
Konto
Aktuelle Belegnummer
Unterschrift des Ausstellers
Prüfungsbestätigung (inklusive Namen und Datum)
Datum der Buchung
Bestätigung der Buchung

Aufbewahrungspflicht im Verein

Darüber hinaus ist der Verein gemäß § 147 AO der Aufbewahrungspflicht unterworfen. Demnach hat er die wichtigsten Vereinsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dazu gehören:

Bücher, Aufzeichnungen und Inventare (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
Organisationsunterlagen (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
Handelsbriefe und Geschäftsbriefe (6 Jahre Aufbewahrungspflicht)
Kopien oder Durchschläge versandter Handelsbriefe und Geschäftsbriefe (6 Jahre Aufbewahrungspflicht)
Weitere steuerlich relevante Unterlagen wie z.B. Buchungsbelege (6 Jahre Aufbewahrungspflicht)

Die Aufbewahrungsfrist beginnt offiziell am Ende des Kalenderjahres. Folgende Schritte sind zudem vorher zu erledigen:

Letzte Eintragung ins Buch
Aufstellung der Eröffnungsbilanz, des Jahresabschlusses und des Lageberichts
Empfang und Versand von Handelsbriefen und Geschäftsbriefen
Entstehung von Buchungsbelegen
Vornahme der Aufzeichnung
Entstehung von sonstigen Unterlagen

Pflichten des Vorstandes bei Insolvenz

Mit einer fehlerhaften Vereinsbuchführung geht häufig auch Überschuldung bzw. Zahlungsunfähigkeit einher. In einem solchen Fall muss der Verein Insolvenz anmelden. Registriert der Vorstand die Insolvenz, so ist der Insolvenzantrag laut § 42 Abs. 1 BGB unmittelbar zu stellen, ansonsten macht sich dieser haftbar.

Welche Buchführung müssen Vereine machen?

Je nach Größe, der Anzahl der Belege und der Höhe der finanziellen Mittel im Verein, ist im Rahmen der Buchführung eine Kostenaufstellung notwendig (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz). In jedem Fall sollten alle Belege aufbewahrt werden, um diese der Mitgliederversammlung oder dem Finanzamt vorzulegen.

Wichtig: Alle Details rund um Rechenschafts- und Buchführungspflicht, finden Sie in § 259 und § 666 des BGB.

Einfache Buchführung für Vereine - Einnahme-Überschuss-Rechnung und Jahresabschluss

Kleinere Vereine, die jährlich nur einen geringen Umsatz erzielen (weniger als 600.000 Euro) und keine bzw. nur wenig Gewinn erwirtschaften (60.000 Euro), müssen laut § 141 der AO nur eine einfache Buchführung anwenden.

In der Regel stellen diese eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG zur Gewinnermittlung beim Finanzamt auf.

Dabei werden, wie der Name bereits verrät, die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen. Das Ergebnis ist der Gewinn des Vereins. Einnahmen und Ausgaben werden hier nur dann verbucht, wenn die finanziellen Mittel dem Verein zu- oder abfließen (Zufluss-Abfluss-Prinzip). Eine Ausgabe wird dementsprechend erst dann verbucht, wenn die Rechnung bezahlt ist.

Beim Jahresabschluss wird dann die einfache Differenz der laufenden Buchhaltung gebildet und so der Gewinn bzw. Verlust für alle vier Steuerbereiche herausgearbeitet (mehr zum Thema Steuern im Verein).

Doppelte Buchhaltung für Vereine – Bilanz

Erbringt ein Verein mehr als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, so genügt die einfache Buchführung nicht mehr. Stattdessen muss er auf die doppelte Buchführung zurückgreifen und eine Bilanz für das Finanzamt aufstellen. Folgende Schritte sind dabei zu beachten:

Erfassen aller Vermögensgegenstände (z.B. Vereinsvermögen, Sachanlagen, Forderungen oder Bankguthaben) und Schulden des Vereins (z.B. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Darlehen oder Rückstellungen) zum Bilanzstichtag
Zuordnung der Vermögensgegenstände und Schulden zu den jeweiligen Bilanzpositionen (Aktiva und Passiva)
Ermittlung des Vereinseigenkapitals (Abzug der Passiva von den Aktiva)

Besonders wichtig ist es, dass Sie sich bei der Bilanz an alle Vorgaben der Handelsgesetzbücher und der steuerrechtlichen Vorschriften halten. Bei einer solchen Größe des Vereines ist es jedoch durchaus ratsam, einen professionellen Steuerberater hinzuzuziehen.

Checkliste - Jahresabschluss im Verein

Erstellen Sie zum Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz, in der Sie alle Vermögenswerte und Schulden des Vereins festhalten
Stellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung auf, in der Sie alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins im vergangenen Geschäftsjahr gegenüberstellen
Bereiten Sie einen Anhang vor, in dem Sie zusätzliche Informationen zur Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung ergänzen
Gehen Sie sicher, dass alle Belege ordnungsgemäß sortiert und aufbewahrt sind und alle Buchungen korrekt und nachvollziehbar aufgeführt
Überprüfen Sie die Einträge im Kassenbuch auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit
Überprüfen Sie, ob alle Spendenbescheinigungen korrekt ausgestellt wurden und den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden
Kontrollieren Sie, ob alle Mitgliederdaten aktuell und vollständig sind
Vergewissern Sie sich, dass alle steuerlichen Verpflichtungen eingehalten wurden
Bereiten Sie alle notwendigen Unterlagen für die Abschlussprüfung vor (falls notwendig)
Archivieren Sie Ihre gesamten Unterlagen und Dokumente

Folgen fehlerhafter Vereinsbuchführung

Verpasste Fristen

Bei einem Versäumnis von Steuerfristen können Säumniszuschläge und Verzugszinsen auf den Verein zukommen. Auf rückständige Steuerlasten fallen dabei bis zu 2 % des offenen Steuerbetrages an, zudem noch Verzugszinsen. Ist die Frist überschritten, sollten Sie sich direkt an das Finanzamt wenden (siehe auch).

Steuerhinterziehung

Bei Steuerhinterziehung droht dem Verein eine hohe Geldstrafe oder im schlimmsten Fall sogar Freiheitsstrafe der Vorstandsmitglieder bis zu zehn Jahren.

Hinzuschätzungen des Finanzamts

Schleichen sich Fehler in die Buchhaltung ein und registriert das Finanzamt diese während der Steuerprüfung, so geht dieses von einer fehlerhaften Berechnung der Einnahmen und Ausgaben aus.

Dieses hat in einem solchen Fall das Recht, die Besteuerungsgrundlage eigenständig zu schätzen. Dabei orientiert sich der Fiskus nach der Wahrscheinlichkeit der Einnahmen und Ausgaben und nimmt schlimmstenfalls hohe Hinzuschätzungen vor (weitere Details zur Haftung im Verein).

Welche Vereinsversicherung braucht mein Verein?

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Kontrollfunktion des Kassenprüfers

Der Vereinsvorstand ist im Regelfall einmal jährlich dazu verpflichtet, Rechenschaft und Auskunft über die Vereinsverwaltung zu leisten. Der Kassenprüfer ist in der Vereinsbuchhaltung für die Überprüfung der Vereinsfinanzen (Kassenprüfung) und folglich für die Entlastung des Vereinsvorstandes zuständig (mehr zum Thema).

Kontenrahmen im Verein

Gemeinnützige Vereine sind verpflichtet, alle Gewinne und Verluste aufzuzeichnen. Dementsprechend ist auch ein detaillierter Kontenrahmen Pflicht. Dieser Kontenrahmen ist in vier Steuerbereiche zu unterteilen:

den ideellen Bereich
die Vermögensverwaltung
den Zweckbetrieb
den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb

Was ist der ideelle Bereich eines Vereins?

Der ideelle Bereich umfasst alle Vorgänge eines Vereins, die mit dem ideellen Zweck, das heißt dem steuerbegünstigten Vereinszweck verstrickt sind. Dazu gehören beispielsweise Mitgliedsbeiträge, Spenden, Erbschaften, Schenkungen und einige Zuschüsse. Einnahmen im ideellen Bereich sind grundsätzlich steuerfrei.

Zu den Ausgaben aus dem ideellen Bereich gehören die Kosten für die Verwaltung der Mitglieder, die Miete für Vereinsräume und Aufwandsentschädigungen wie die z.B. die Übungsleiterpauschale.

Was ist die Vermögensverwaltung im Verein?

Zur Vermögensverwaltung gehören Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung von Vereinsimmobilien, die Vermietung von Werbeflächen und Zinseinnahmen aus Konten des Vereins. Einnahmen aus der Vermögensverwaltung können ermäßigt umsatzsteuerpflichtig sein (Steuersatz von 7 % Prozent), sind jedoch in der Regel steuerfrei. Ausgaben aus der Vermögensverwaltung sind Gebäudeversicherungskosten, Instandhaltungskosten und Depotkonto-Gebühren.

Was ist der Zweckbetrieb im Verein?

Der Zweckbetrieb deckt alle unternehmerischen Einnahmen, die satzungsgemäß erforderlich sind, um den Vereinszweck zu fördern. Zu den Einnahmen im Zweckbetriebzählen: Einnahmen und Ausgaben aus Kartenverkauf, Eintrittsgeldern und Leihgebühren. Auch der Zweckbetrieb ist üblicherweise steuerfrei, kann jedoch mit einer ermäßigten Umsatzsteuer besteuert werden.

Was ist der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb im Verein?

Zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gehört jeder unternehmerische Betrieb, der nicht durch die Vereinssatzung gedeckt ist (siehe auch). Dabei muss keine Gewinnerzielungsabsicht bestehen. Hierzu zählt unter anderem die Entwicklung eigener Produkte zum Verkauf, der Verkauf von Getränken und Nahrungsmitteln sowie das übermäßige Abhalten von Veranstaltungen. Einnahmen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb werden regulär besteuert, sobald sie die Freibetragsgrenze von 45.000 Euro überschreiten. Ebenfalls fällt die volle Umsatzsteuer an.

Welcher Kontenrahmen ist der richtige für Ihren Verein?

Üblicherweise arbeiten Vereine mit einer erweiterten Kontierung. Die Ausgaben und Einnahmen eines Vereins werden hierbei in verschiedene Kontenklassen und Kontengruppen erfasst, die je einem der vier Steuerbereiche des Vereins zugeordnet sind. Diese werden dann zu einem Kontenplan zusammengefügt. Auch kann der Verein einen persönlichen Kontenrahmen verwenden. Dieser muss jedoch in jedem Fall die vier Bereiche des Vereins abdecken und unterscheiden.

Kann ein eingetragener Verein Rechnungen schreiben?

Zahlt ein eingetragener Verein Umsatzsteuer auf die Einnahmen aus seinem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (z.B. Bewirtung), so kann er Rechnungen mit dem gängigen Umsatzsteuersatz (19 %) ausstellen. Einnahmen aus dem Zweckbetrieb (z.B. Eintrittskarten) werden mit 7 % Umsatzsteuer besteuert. Entsprechend werden hier die 7 % Umsatzsteuer vermerkt.

Ebenso kann der Verein für Einnahmen aus dem ideellen Bereich (z.B. Rechnungen zur Einforderung von Mitgliedsbeiträgen oder Rechnungen für Spenden und andere Zuwendungen) eine umsatzsteuerbefreite Rechnung ausstellen.

Vereinsbuchhaltung – Wie organisieren?

Generell gibt es zwei Optionen, die Vereinsbuchhaltung zu organisieren:

Sie können einen externen Dienstleister oder Steuerberater beauftragen, der sich um die Vereinsbuchhaltung kümmert. Je nach Umsatz und den konkreten Abläufen im Verein, kostet Sie ein externer Buchhalter jedoch Beträge im dreistelligen Bereich. Der Steuerberater kann noch kostspieliger sein. Achten Sie dabei darauf, einen Dienstleister zu wählen, der sich in der Vereinswelt auskennt.
Ein Vereinsmitglied kümmert sich um die Vereinsbuchhaltung. Die verantwortliche Person sollte selbstverständlich über das nötige Fachwissen verfügen. Es muss jedoch nicht zwingend eine Ausbildung im Bereich Rechnungswesen vorhanden sein. Zur Unterstützung ziehen immer mehr Verein zudem eine Software zur Vereinsbuchhaltung heran. Der Preis ist hier je nach Software und Mitgliederzahl unterschiedlich hoch. Orientieren Sie sich hierzu an Empfehlungen anderen gemeinnütziger Organisationen. Detaillierte Informationen zu allen Fragen rund um den Verein gibt es z.B. auf ehrenamt24.

Wann ist es besser, sich selbst um die Buchhaltung zu kümmern und wann einen externen Dienstleister zu beauftragen?

Erwirtschaftet Ihr Verein nur kleine Umsätze, hat er kein großes Vermögen und ist die Mitgliederzahl nicht allzu hoch, so lohnt es sich eher, die Vereinsbuchhaltung selbst in die Hand zu nehmen.

Können Sie eine Einkommensteuererklärung ausfüllen, so stellt auch die Vereinsbuchhaltung kleiner Vereine kein Problem dar. Üblicherweise hält eine gute Buchhaltungssoftware außerdem Erklärungen für Sie bereit.

Ist die wirtschaftliche Aktivität Ihres Vereins jedoch breiter gefächert, so lohnt es sich eher den Profi beiseite zu holen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ihr Verein Immobilen besitzt, Angestellte anstellt, hohe Gewinne im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erzielt oder in Umsätze in der Vermögensverwaltung generiert.

Buchhaltung für Vereine – Software Tipps

Eine gute Software für die Buchhaltung im Verein sollte folgende Kriterien erfüllen:

Die Software sollte selbst für Laien einfach und intuitiv zu handhaben sein
Sie sollte eine Bandbreite an Funktionen beinhalten, die auf die Anforderungen von Vereinen zugeschnitten sind (z.B. die Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen, Spenden und Veranstaltungen)
Die Software muss flexibel anzupassen sein, damit sie auch den individuellen Ansprüchen eines jeden Vereins gerecht wird
Sie muss in der Lage seine Buchungen, Lastschriften, das Erstellen von Spendenbescheinigungen und sonstige alltägliche Prozesse im Verein automatisiert durchzuführen
Sichere Datenübertragung, Datenspeicherung und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sind ein Muss
Ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis sollte gegeben sein. Alle Bedürfnisse des Vereins sollten gedeckt sein, ohne dabei zu hohe Kosten zu verursachen
Für Fragen sollte die Software einen entsprechenden Support bieten
Die Software sollte nahtlos in andere Systeme des Vereins zu integrieren sein
Sie muss alle gesetzlichen Anforderungen an die Vereinsbuchhaltungen erfüllen
Die Software sollte eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen können
Sie muss den aktuellen gesetzlichen Regelungen und Marktstandards gerecht werden

Bei unserem Kooperationspartner Campai finden Sie eine Vereinssoftware, die alle oben genannten Anforderungen erfüllt und noch einige weitere Extras bietet.

Steuervorteile und Pflichten für gemeinnützige Vereine?

Neben Verpflichtungen, profitiert ein Verein von Steuervergünstigungen. So ist er von der Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer freigestellt. Dies geht allerdings auch mit einer strengeren Auszeichnungspflicht einher. Der Verein muss demnach für alle Ausgaben und Einnahmen passende Belege parat haben.

Unter anderem muss der Verein belegen, dass er seine finanziellen Mittel für den satzungsgemäßen Vereinszweck verwendet hat. Darüber hinaus unterliegt der gemeinnützige Verein einer Nachweispflicht über die zeitnahe Verwendung seiner Mittel (innerhalb von 2 Jahren).

Des Weiteren wird die Einnahmen-Überschuss-Rechnung entlang diverser Steuerbereiche aufgeteilt. Das geht nicht nur mit mehr Aufwand in der Buchhaltung einher, sondern reduziert auch die Entscheidungsfreiheit des Vorstandes, da die Einnahmen des Vereins innerhalb von 2 Jahren im Rahmen des Vereinszwecks aufgebraucht werden müssen.

Welche Steuererklärung benötigt ein Verein?

Übersteigt der jährliche Gewinn aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb dabei die 45.000 Euro Grenze, so muss der Verein eine Körperschaftsteuererklärung inklusive Vorlage „Gem.“ und Vorlage „EÜR“ einreichen. Im Normalfall reicht allerdings der Vordruck „KSt1“ und die Anlage „Gem“ (inklusive Angaben zu Betrieben, Rücklagen und Zuflüssen) aus (mehr zum Thema Steuerklärung).

Unser Expertentipp – Rechtsschutzversicherung für Vereine

Fehler im Vereinsalltag sind ganz normal, doch insbesondere Fehler in der Buchhaltung haben schwere Folgen. Je nachdem, wie groß der Fehler ist, kann es dann durchaus teuer werden. Vornehmlich verpasste Fristen sind mit hohen Säumnisgebühren und Verzugszinsen verbunden.

Mit einer Rechtsschutzversicherung können Sie sich gegen unerwartete Unkosten dieser Art schützen. So deckt diese unter anderem auch den Steuer- und Daten-Rechtsschutz ab.

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