Die Aufwandsentschädigung bzw.
Ehrenamtspauschale im Verein

• Eine Aufwandsentschädigung ermöglicht es Vereinen steuerfrei eine Vergütung an Ehrenamtler und Übungsleiter auszuzahlen. Doch Vorsicht! Es gibt hier einiges zu beachten.
• Überschreiten Sie beispielsweise die Freibetragsgrenze oder halten Sie die Aufwandsentschädigung nicht in der Satzung fest, so riskiert Ihr Verein seine Gemeinnützigkeit zu verlieren.
• Damit Sie sich weiterhin Ihrer Gemeinnützigkeit sicher sein können, haben wir alles, was Sie im Jahr 2026 als Verein zum Thema Aufwandsentschädigung wissen müssen, in diesem Artikel kompakt, für Sie zusammengefasst.
• Unter anderem erfahren Sie: wie hoch die Aufwandsentschädigung ausfällt und ab wann sie steuerpflichtig ist, sowie wer eine Aufwandsentschädigung erhält. Weiterhin erörtern wir, was Sie in einem Vordruck für die Aufwandsentschädigung berücksichtigen sollten.

Was fällt unter die Aufwandsentschädigung?

Unter die Aufwandsentschädigung fallen Vergütungen aus einer gemeinnützigen, ehrenamtlichen oder nebenberuflichen Tätigkeit.

Was ist ein Aufwandsersatz?

Ein Aufwandsersatz ist eine Rückerstattung für Aufwendungen, die ein Ehrenamtler zum Vereinszweck aufbringt.

Einige Beispiele:

• Kosten für Büromaterialien
• Telefonkosten und Internetkosten
• Portokosten
• Nutzung eines privaten Autos (0,30 € pro Kilometer)
• Reisekosten
• Übernachtung und Verpflegung (Ab 8 Stunden Fahrt)
• Überlassung privater Räume oder Plätze

Was ist bei einer Aufwandsspende zu beachten?

Entscheidet sich der Ehrenamtler, seine Aufwandsentschädigung an den Verein zu spenden, so ist die Rede von einer Aufwandsspende. Hierzu muss der Empfänger der Aufwandsentschädigung schriftlich erklären, den Betrag zu spenden. Im Gegenzug stellt der Verein eine Spendenbescheinigung an den Ehrenamtler aus.

Geld fließt hierbei keins. Allerdings muss der Verein trotzdem potenziell fähig sein, die Aufwandsentschädigung auszuzahlen. Zudem muss der Erstattungsanspruch vorher durch Satzung, Vertrag oder Vorstandsbeschluss eingeräumt worden sein und darf nicht unter der Bedingung stehen, dass auf ihn verzichtet wird.

Ansonsten droht eine Unterstellung über fehlende Ernsthaftigkeit vonseiten der Finanzverwaltung. Die Aufwandsspende wird in Folge nicht mehr vom Finanzamt als Spende anerkannt.

Entsprechend sollten Sie also stets eine saubere Budgetplanung und Dokumentation nachweisen können. Ebenso sollten Sie Erstattungszusagen in einem unrealistischen Umfang vermeiden.

Satzungsgestaltung und Dokumentationspflicht

In den meisten Vereinssatzungen wird festgehalten, dass die Vorstandsarbeit ehrenamtlich ausgeübt wird. Die Auszahlung einer Aufwandsentschädigung kann dementsprechend im Verlust der Gemeinnützigkeit enden, sofern sie nicht explizit in der Satzung vorgesehen ist.

Damit Sie als Verein eine Aufwandsentschädigung auszahlen können, müssen Sie zunächst entsprechende Beschlüsse in der Vereinssatzung festhalten. Zum Beispiel muss die Zahlung der Aufwandsentschädigung erlaubt sein. Zusätzlich sollten Sie Art und Umfang der ehrenamtlichen Tätigkeit in die Satzung aufnehmen.

► Beispiel: Satzungsgestaltung

Letztendlich ist die richtige Dokumentation entscheidend. So müssen Sie belegen können, dass Sie die Anforderungen für die Auszahlung einer Aufwandsentschädigung erfüllen.

Unter anderem muss der Verein nachweisen, über genügend finanzielle Mittel zu verfügen, um die Aufwandsentschädigung auszahlen zu können. Auch sollten Sie sich eine Bestätigung einholen, ob der Ehrenamtler die Steuerbefreiung bereits in einem anderen Verein nutzt.

Grundsätzlich können Aufwandsentschädigungen sowohl als steuerpflichtig als auch steuerfrei eingestuft werden. Im Rahmen der Freibeträge (960 Euro bei Ehrenamtlern und 3300 Euro bei Übungsleitern) ist die Aufwandsentschädigung steuerfrei. Wird der Freibetrag überschritten, so ist die Aufwandsentschädigung steuerpflichtig.

Im Übrigen dürfen bei der steuerfreien Aufwandsentschädigung keine Werbungskosten oder Betriebsausgaben beansprucht werden. Üben Sie die ehrenamtliche Tätigkeit selbständig aus, fallen im Rahmen der Freibeträge weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge an. Umsatzsteuer spielt für die meisten Ehrenamtlichen keine Rolle, weil sie keine Unternehmer sind oder unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Außerdem ist ehrenamtliche Tätigkeit nach § 4 Nr. 26 UStG umsatzsteuerfrei, wenn sie

• für eine juristische Person des öffentlichen Rechts ausgeübt wird oder
• das Entgelt nur aus Auslagenersatz und einer angemessenen Entschädigung für Zeitversäumnis besteht.

Eine Aufwandsentschädigung kann ein Verein grundsätzlich für jede ehrenamtliche Tätigkeit zahlen. Der Empfänger der Aufwandsentschädigung muss nicht mal Vereinsmitglied sein.

Zum Beispiel können externe Ehrenamtler, freiberufliche Trainer oder Dozenten sowie Rentner, je nach Tätigkeit eine Aufwandsentschädigung in Form einer Ehrenamtspauschale oder Übungsleiterpauschale erhalten. Eine Besonderheit gilt für den Vorstand: Er ist nach § 27 Abs. 3 Satz 2 BGB unentgeltlich tätig, sofern die Satzung nichts anderes bestimmt.

Soll dem Vorstand dennoch eine Aufwandsentschädigung ausgezahlt werden, muss dies in einer zusätzlichen Klausel in der Satzung festgehalten werden. Gibt es eine solche Klausel nicht und es wird trotzdem eine Entschädigung an den Vorstand gezahlt, kann dem Verein die Gemeinnützigkeit aberkannt werden. Ehrenamtliche Vorstände und Vereinsmitglieder haften dem Verein nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, wenn sie unentgeltlich tätig sind oder höchstens 3.300 Euro im Jahr erhalten (§§ 31a, 31b BGB, Grenze seit 2026; vorher 840 Euro). Wer mehr erhält, verliert dieses Haftungsprivileg.