Spenden und Spendenbescheinigung

Geldspenden sind Überweisungen oder Bargeld übergaben, die der Spender freiwillig und unentgeltlich leistet. Zu beachten ist dabei, dass der gespendete Betrag ordnungsgemäß auf der Spendenbescheinigung vermerkt wird.

Ebenso müssen Name, Vorname und die Adresse des Spenders korrekt angegeben werden. Ist der Spender eine Körperschaft, so wird der Name des Unternehmens in der Spendenbescheinigung vermerkt.

Aufwandsspenden sind Spenden, die in Form von Aufwendungen für den Verein entrichtet werden. Hierzu zählen z.B. Fahrten mit dem privaten Wagen für den Vereinszweck. Aufwandsspenden werden dabei stets der Geldspende zugeordnet.

Voraussetzung ist der Verzicht auf eine Aufwandsentschädigung. Ebenso erhält der Spender eine Spendenbescheinigung, sofern er folgende Bedingungen erfüllt:

• der gemeinnützige Verein hat dem Spender einen Anspruch vergewissert
• der Anspruchsberechtigte hat den Anspruch in schriftlicher Form erhalten
• der Verzicht muss freiwillig und in einer Zeitspanne von drei Monaten schriftlich erfolgen
• der Verein muss finanziell in der Lage sein den Anspruch auszuzahlen

Hinweis: Eine Erstattung der Aufwendungen muss in der Vereinssatzung oder einem separaten Vertrag verankert sein. Auf der Spendenbescheinigung muss zudem eindeutig vermerkt werden, dass es sich bei der Spende um eine Erstattung der Ansprüche handelt.

Bei einer Sachspende werden Gebrauchsgegenstände gespendet. In der Spendenquittung muss dabei der Wert der Spende und auch die Wertermittlung festgehalten werden.

Geht es um einen neuwertigen Gegenstand, so kann eine entsprechende Rechnung eingereicht werden. Ist der Gegenstand hingegen gebraucht, so ist der Verein verpflichtet, den aktuellen Verkaufswert unter Rücksicht auf Alter, Kaufpreis und Abnutzung abzuschätzen. Hilfreich sind dabei die amtlichen Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen).

Vergütungsspenden sind Spenden, die durch Arbeitszeit für den Verein geleistet werden. Dabei erbringt der Spender eine Arbeitsleistung, ohne dafür eine Entlohnung zu verlangen. Auch die Vergütungsspende kann der Spender als Sonderausgabe in der Steuerklärung angeben. Voraussetzung ist, dass der Spender seine Tätigkeit schriftlich mit dem Verein vereinbart und danach auf die Entlohnung verzichtet.

Spenden gelten als Sonderausgaben und werden entsprechend in der Steuererklärung in der Anlage der Sonderausgaben ab Zeile 5 eingetragen. Darüber hinaus wird zwischen Spendenempfängern unterschieden:

• Spenden und Mitgliedsbeiträge für gemeinnützige Zwecke (Zeile 5 und 6)
• Spenden an politische Parteien und Wählervereinigungen (Zeile 7 und 8)
• Spenden an Stiftungen (Zeile 9 bis 12)

Zahlt ein Mitglied einen zu hohen Mitgliedsbeitrag, so kann der Verein den Überschuss als Spende abrechnen. Entsprechend ist diese Differenz von der Steuer abzugsfähig.

Ebenso können Mitgliedsbeiträge ähnlich wie Spenden als Sonderausgaben abgesetzt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass die Organisation, welche die Beiträge bezieht, einem altruistischen Zweck nachgeht. Mitgliedsbeiträge an freizeitnahe Vereine können nicht abgesetzt werden.

Spenden sind dem Zufluss-Prinzip unterworfen. Für die Spendenbescheinigung ist es deshalb essenziell zu vermerken, wann die Spende dem Verein zugeflossen ist. In den Aufzeichnungen des Vereins sind Spenden separat aufzuführen.

Eine Möglichkeit ist es, die Spenden in einem Spendenbuch festzuhalten. Hier werden Datum, Art der Spende, Höhe der Spende und der Name des Spenders eingetragen.

Eine Bargeldspende wird in der Vereinskasse verbucht. Überweisungen auf das Bankkonto des Vereines sind auf das Spendenkonto bzw. Ertragskonto zu verbuchen. Inzwischen gibt es auch Vereinssoftware, in der Sie ein entsprechendes Konto für Spenden anlegen können.

Bei Spenden bis maximal 300 Euro ist keine Spendenbescheinigung für die Absetzung der Steuer beim Finanzamt erforderlich. Es ist bereits ausreichend, wenn der Spender gemeinsam mit der Steuerklärung eine Buchungsbestätigung seiner Bank ans Finanzamt weiterleitet.

Allgemein hin spricht man in diesem Fall von einem vereinfachten Spenden-Nachweis. Zu beachten ist dabei, dass folgende Daten im Spenden-Nachweis vermerkt, sind:

• Name und Kontonummer des Empfängers und des Spenders
• Betrag
• Buchungstag
• Steuerbegünstigter Vereinszweck
• Vermerk, ob eine Spende oder ein Mitgliedsbeitrag vorliegt

Ist die Spende höher als 300 Euro, so muss der Spender als Nachweis für die Spende eine Spendenbescheinigung einreichen, die vom Verein ausgestellt wurde. Dabei sind stets die Mustervorlagen der amtlichen Finanzverwaltung zu verwenden.

• Hinweis: Bei Spenden in Katastrophenfällen, die kurzfristig erfolgen, ist keine Spendenbescheinigung erforderlich. Hier genügt eine Buchungsbestätigung durch einen Kontoauszug.

Auch eine gemeinnützige Gesellschaft mit beschränkter Haftung (gGmbH) und die gemeinnützige Unternehmensgesellschaft (gUG) dürfen Spendenquittungen ausstellen, insofern sie, Spenden für einen gemeinnützigen Zweck ohne Gegenleistung erhalten. Dabei gelten dieselben Voraussetzungen wie beim gemeinnützigen Verein.

Schulen können grundsätzlich ebenfalls Spenden erhalten, müssen jedoch vorsichtig sein, dass die Spenden nicht als Bestechungsversuch gewertet werden. Eine Alternative bietet an dieser Stelle der Förderverein. Hierbei handelt es sich um Vereine, die gegründet werden, um Schulen, Kindergartenstätten und Bildungseinrichtungen finanziell zu unterstützen (siehe auch).

Die Spende kann somit direkt an den Förderverein getätigt werden, sofern dieser den Status der Gemeinnützigkeit erlangt. Folglich kann der Förderverein auch Spendenbescheinigungen und Spendenquittungen ausstellen.

Ein nicht gemeinnütziger Verein kann keine Spendenquittungen ausstellen, da dies ausschließlich gemeinnützigen Organisationen vorbehalten ist.

Folgende Angaben sollte die Spendenbescheinigung enthalten:

• Name und Vorname des Spenders
• Adresse des Spenders
• das Datum der Spende
• der Betrag (Geldspende) bzw. der Wert (Sachspende)
• Datum und Aktenzeichen des Freistellungsbescheids
• Hinweis auf die Gemeinnützigkeit der Organisation

Das Datum auf der Spendenbescheinigung muss mit dem tatsächlichen Datum des Spendeneingangs übereinstimmen. Das ist eben deshalb wesentlich, da das Datum für die steuerliche Absetzbarkeit benötigt wird.

Zusätzlich sollte auf der Spendenbescheinigung die Art der Zuwendung festgehalten werden, dazu zählen:

• Geldspenden
• Sachspenden
• Vergütungs-, Zeit- oder Dienstleistungsspenden
• Aufwendungsspenden
• Zustiftungen

Verliert der Spender die Zuwendungsbescheinigung, so kann grundsätzlich ein Duplikat der Spendenbescheinigung ausgestellt werden. Wesentlich ist jedoch, dass das Duplikat auch als solches gekennzeichnet ist, z.B. in dem das Wort Duplikat in Großbuchstaben auf der Kopie platziert wird.

Der § 50 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung erlaubt es, Geldspenden durch eine elektronische Spendenbescheinigung nachzuweisen. Auf diese Weise wird dem Schatzmeister, dem Spender und den Finanzämtern der Spendenabzug erleichtert. Die elektronische Spendenbescheinigung funktioniert wie folgt:

• Der Verein gibt beim Finanzamt an, dass er elektronische Verfahren zur Ausstellung der Spendenbescheinigung entsprechend § 10b.1 Abs. 4 EStR verwendet
• Der Spender tätigt unter Angabe der Steueridentifikationsnummer eine Überweisung an den Verein
• Der Schatzmeister leitet einen Hinweis über den Erhalt der Spende elektronisch an das Finanzamt weiter (inkl. Steueridentifikationsnummer des Spenders)
• Der Spender vermerkt die Spende wie üblich in seiner Steuererklärung. Das Finanzamt des Spenders fragt elektronisch das Finanzamt des Vereines an und prüft, ob die Spende getätigt wurde. Ist das der Fall, so wird der Abzug gewährt. Liegt kein Vermerk vor, so wird beim Verein nachgefragt, ob die Spende eingetroffen ist
• Der Spender bekommt die Spendenbescheinigung in PDF-Format als schreibgeschütztes Dokument
• Die elektronische Spendenbescheinigung umfasst dieselben Angaben wie die klassische Spendenbescheinigung. Die Unterschrift des Vorstandes wird zudem als Faksimile eingefügt. Ebenso enthält sie eine Bestätigung, dass der Verein die Verwendung des elektronischen Verfahrens beim Finanzamt angegeben hat
• Die elektronische Spendenbescheinigung ist nur 7 anstelle von 10 Jahren vom Verein aufzubewahren

Stellt der Verein vorsätzlich oder grob fahrlässig eine fehlerhafte Spendenbescheinigung aus und bestätigt der Vorstand diese durch seine Unterschrift, so ist die Konsequenz die Ausstellerhaftung. So haftet der Verein gemäß § 10 b Abs. 4 2. Satz EstG mit 30 % der Spendenbeiträge.

Darüber hinaus kann eine zusätzliche Gewerbesteuer von 15 % anfallen, sofern es sich um eine gewerbesteuerpflichtige Körperschaft handelt. Diese betrifft ausschließlich den Verein und nicht etwa natürliche Personen im Verein.

Bei der Veranlasserhaftung haftet der Verein, wenn er seine Spenden falsch verwendet. Das ist dann der Fall, wenn der Verein entgegen den Vorgaben des Spenders handelt oder die Spenden außerhalb des steuerbegünstigten Vereinszwecks einsetzt.

Dabei kann sowohl der Verein als auch die verantwortliche natürliche Person mit dem Privatvermögen haften. Genau wie bei der Ausstellerhaftung haftet der Verein bzw. die natürliche Person mit 30 % der aufgewendeten Spendenmittel.

Die Vorstandsmitglieder bzw. der Unterschriften-Geber haften bei einer fehlerhaften Verwendung der Spendenmittel mit dem Privatvermögen. Mögliche Folgen sind:

• Steuernachzahlungen an die Bundesfinanzverwaltung
• Entzug der Gemeinnützigkeit 
• Weitere rechtliche Folgen

Vereine sind dazu verpflichtet, alle ausgestellten Zuwendungsbestätigungen aufzubewahren. Auf diese Weise will der Gesetzgeber sichergehen, dass Spendenbescheinigungen ordnungsgemäß verwendet werden.

Jede Spende, die ein Verein erhält, muss dieser festhalten. Kopien der Spendenbescheinigungen müssen entsprechend mindestens 10 Jahre lang als Nachweis aufbewahrt werden. Im Falle elektronischer Spendenbescheinigungen sind es 7 Jahre.

Für Geldspenden,Mitgliedsbeiträge und Aufwandsspenden benötigen Sie Musterform 1 für die Steuerklärung. Darüber hinaus muss der Verein in Abschnitt A der Anlage 1 bestätigen, dass er die Spendenmittel nur für den steuerbegünstigten Satzungszweck aufwendet.

Für Sachspenden benötigen Sie die Musterform 2. In der Musterform 2 sind dann alle genauen Informationen zur Sachspende anzugeben. Dazu zählen: das Alter, der Zustand, der Kaufpreis und der aktuelle Wert. Darüber hinaus wird vermerkt, wie der Wert des Gegenstandes erfasst wurde und ob es sich um eine Spende aus Privatvermögen oder Betriebsvermögen handelt.

Erhält ein Verein gleich mehrere Spenden im Jahr, so kann er diese in einer Sammelbestätigung belegen. Grundsätzlich gelten dabei dieselben Bestimmungen, wie bei einer gewöhnlichen Spendenbescheinigung. Ausschließlich das Wort Sammelbestätigung wird ergänzt.

Auf der Rückseite der Sammelbestätigung werden die separaten Spenden im Detail festgehalten. Zu vermerken sind dabei Datum, Betrag und die Art der Spende. Im Falle von Aufwandsspenden muss zudem noch der Verzicht auf die Aufwandsentschädigung vermerkt werden. Bei Sachspenden die Beschreibung ergänzt.

Anschließend werden die Spenden addiert. Der finale Betrag wird auf der Vorderseite der Spendenbescheinigung notiert. Ergänzend erfolgt noch der Hinweis, dass keine zusätzlichen Spendenbestätigungen für die jeweiligen Spenden erstellt werden.