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Bernhard Assekuranzmakler
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Umsatzsteuer für den gemein. Verein

Der komplette Guide für 2024


Themenüberblick:

  • Umsatzsteuerpflicht
  • Kleinunternehmerregelung
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Umsatzsteuererklärung
  • Aufbau von Rechnungen

Diese Vereine & Verbände beraten, betreuen und versichern wir bereits

Das Wichtigste in Kürze:

  • Beim gemeinnützigen Verein wird zwischen umsatzsteuerbaren und nicht umsatzsteuerbaren Umsätzen unterschieden
  • Unternehmerische Tätigkeiten sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig
  • Umsatzsteuerbefreit sind Umsätze im Rahmen der Freibetragsgrenzen der Kleinunternehmerregelung (22.000 im Vorjahr und 50.000 im Folgejahr) sowie einige Sonderfälle wie Spenden und echte Mitgliedsbeiträge
  • Der Umsatzsteuersatz variiert je nach Steuerbereich des Vereins zwischen 7 % und 19 % (der ideelle Bereich ist steuerbefreit)
  • Gemeinnützige Vereine sind verpflichtet, je nach Steuerschuld eine vierteljährige oder monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung einzureichen (Umsätze bis zu 1.000 Euro sind von der Voranmeldung freigestellt)

Bei gemeinnützigen Vereinen wird in Hinsicht auf Umsatzsteuer nicht nur nach Steuerbereich, sondern auch nach umsatzsteuerbaren und nicht umsatzsteuerbaren Umsätzen unterschieden. Darüber hinaus gibt es noch die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Umsatzsteuerklärung und Vorsteuern zu beachten.

In folgendem Beitrag gehen wir im Detail auf all diese Themen ein, sodass Sie im Anschluss ganz genau wissen, wann Ihr Verein umsatzsteuerpflichtig und wann Sie die Voranmeldung einreichen müssen. Zudem haben wir noch einige Tipps zum Thema Umsatzsteuerklärung, Rechnungen und Vorsteuern für Sie.

Wann muss ein Verein Umsatzsteuer zahlen?

Die Umsatzsteuer ist grundsätzlich immer dann fällig, wenn ein Unternehmen Dienstleistungen und Lieferungen vollzieht und dafür ein Entgelt erhält. Als Unternehmer gilt dabei jeder, der ein Gewerbe oder eine berufliche Tätigkeit nachhaltig ausführt.

Hierbei spielt es keine Rolle, ob es das Ziel der Dienstleistung ist, einen Gewinn zu erwirtschaften. Ergo sind auch Vereine unternehmerisch tätig und müssen gegebenenfalls Umsatzsteuer zahlen.

So fällt der Verein unter die Kleinunternehmerregelung (siehe § 19 Umsatzsteuergesetz [UstG]). Demzufolge zahlt ein Verein Umsatzsteuer so bald:

  1. Der Bruttojahresumsatz des vergangenen Jahres 22.000 Euro betrug
  2. Der voraussichtliche Umsatz des folgenden Kalenderjahres 50.000 Euro überschreitet

Umsatzsteuerpflicht gemeinnütziger Verein – Welche Umsätze sind umsatzsteuerpflichtig?

Generell gibt es 2 Arten von Umsätzen in einem Verein: die umsatzsteuerbaren und nicht umsatzsteuerbaren Umsätze. Umsatzsteuerpflichtig sind dabei grundsätzlich alle Tätigkeiten eines Vereins, die als unternehmerische Tätigkeit gelten, d.h. Tätigkeiten, die mit einem direkten Leistungsaustausch verbunden sind. Das sind Tauschleistungen, bei denen Geld gegen Leistungen oder Gegenstände gehandelt wird (mehr zum Thema Besteuerung im Verein).

Im Folgenden einige Beispiele:

  • Kostenpflichtiger Eintritt für Vereinsveranstaltungen
  • Einnahmen aus der Vereinsgaststätte
  • Kurzfristige Vermietung von Gegenständen und Vereinsstätten (z.B. Sportequipment)
  • Spezielles Entgelt für Kurse außerhalb des eigentlichen Vereinsbetriebs
  • Warenverkauf (z.B. Vereins-Merchandise) 
  • Verkauf von Speisen und Getränken (z.B. Kantine oder Vereinsfest)
  • Angebot von Dienstleistungen gegen Entlohnung (z.B. Erstellen der Steuererklärung durch einen Lohnsteuerhilfevereine)
  • Sponsoring

Wann ist der gemeinnützige Verein von der Umsatzsteuer befreit?

Zunächst gilt: für den Verein bestehen in Hinsicht auf die Umsatzsteuer dieselben Regelungen, wie für Unternehmen. So ist der Verein erst dann umsatzsteuerpflichtig, wenn er im vorherigen Jahr weniger als  22.000 Euro Umsatz gemacht hat und im folgenden Jahr weniger als 50.000 Euro Umsatz einnehmen wird.

Es greift hier die Kleinunternehmerregelung, der Verein wird als Kleinunternehmer behandelt. Erst wenn eine der beiden Freibetragsgrenzen überschritten ist, sind die Einnahmen des Vereins umsatzsteuerpflichtig.

Darüber hinaus gibt es auch einige Umsatzsteuerbefreiungen. Dazu zählen: 

  • Gewöhnliche Mitgliedsbeiträge, die von allen Mitgliedern gezahlt werden müssen
  • Spenden
  • Sportunterricht, der durch die Mitgliedsbeiträge entschädigt wird
  • Verkauf eines Grundstückes des Vereins
  • Langfristige Vermietung von Vereinsstätten
  • Durchführung von Vereinsveranstaltungen im Sinne eines gemeinnützigen Zwecks oder eines Zwecks eines Berufsverbands
  • Umsatz aufgrund von Teilnahmegebühren (z.B. Startgelder für ein Turnier)

Darüber hinaus gibt es im UstG einen Katalog an Umsätzen, die von der Umsatzsteuer ausgenommen sind. In diesem Sinne lohnt sich auch der Blick in die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDVO) und den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE).

Wie viel Umsatz darf ein gemeinnütziger Verein erzielen?

Ein Verein wird gemäß Kleinunternehmerregelung als unternehmerisch tätig angesehen. Dementsprechend darf ein Verein nur 22.000 Umsatz im Vorjahr, so wie 50.000 Euro Umsatz im Folgejahr erzielen. Alles, was darüber hinaus, mündet in der Umsatzsteuerpflicht.

Hierbei werden allerdings nur Einnahmen verrechnet, die auf einem Leistungsaustausch beruhen. Also immer dann, wenn von dem Verein eine Gegenleistung für ein Entgelt erbracht wird oder bestimmte Waren geliefert werden.

Fällt die Umsatzsteuer für Mitgliedsbeiträge im Verein an?

Um zu entscheiden, ob Mitgliedsbeiträge umsatzsteuerpflichtig sind, unterscheidet der Fiskus zwischen echten und unechten Mitgliedsbeiträgen. Echte Mitgliedsbeiträge sind von der Umsatzsteuer befreit, unechte Beiträge hingegen steuerpflichtig. Die entsprechenden Regelungen sind in den Umsatzsteuerrichtlinien (UStR, R 4) verankert.

So liegt ein echter Beitrag dann vor, wenn die Zahlungen der Mitglieder unabhängig vom Leistungsumfang des Vereins erfolgen. Zudem muss die Höhe eines echten Mitgliedsbeitrags für alle Mitglieder gleich oder an feste Satzungsregeln zur Beitragshöhe gebunden sein (siehe auch).

Damit können Beiträge auch je nach Mitglied unterschiedlich sein. Entscheidend ist jedoch, dass die Beitragshöhe vom Leistungsumfang unabhängig ist. Beispielsweise ist eine Staffelung nach Alter, Beruf, Einkommen oder Mitgliedsstatus (aktives Mitglied oder Fördermitglied) möglich.

Erhalten Vereinsmitglieder nun für einen höheren Mitgliedsbeitrag Einzelleistungen, so handelt es sich um ein Leistungsentgelt gemäß § 1 UStG und damit um einen unechten Mitgliedsbeitrag.

Ebenso liegen unechte Beiträge vor, wenn Mitglieder des Vereins dauerhaft Zugang zu bestimmten Sonderleistungen (z.B. Nutzung von Vereinsanlagen) erhalten. Das ist auch dann noch der Fall, wenn es hierbei um Pauschalbeiträge für alle Mitglieder handelt oder Mitglieder die Leistung gar nicht erst beanspruchen.

Muss ein Sportverein Umsatzsteuer zahlen?

Sportvereine sind genauso wie jeder andere Verein § 19 UStG unterworfen und werden damit steuerrechtlich als Kleinunternehmen behandelt.

Entsprechend gilt auch hier: überschreitet der Sportverein entweder die Bruttojahresumsatzgrenze des Vorjahres 22.000 Euro oder die 50.000 Euro Grenze des Vorjahres, so zahlt er Umsatzsteuer (weitere Details zur Umsatzsteuer in Sportvereinen).

Umsatzsteuer für unternehmerische Tätigkeiten im Verein – Wie hoch ist der Umsatzsteuersatz für Vereine 2022/2023?

Im Gegensatz zu anderen Steuern im Verein, werden die Einnahmen bei der Umsatzsteuer nicht innerhalb eines Geschäftsjahres versteuert. Stattdessen erfolgt die Besteuerung für jeden Umsatz individuell (sofern dieser nicht ohnehin steuerfrei ist).

Dementsprechend ist auch die Höhe der Umsatzsteuer je nach Steuerbereich im Verein unterschiedlich. So sind grundsätzlich alle unternehmerischen Tätigkeiten eines Vereins umsatzsteuerpflichtig. Dazu gehören der Zweckbetrieb, die Vermögensverwaltung und auch der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb.

Folgender Umsatzsteuersatz gilt somit für jeden der 4 Steuerbereiche 2024:

  • Der ideelle Geschäftsbetrieb ist umsatzsteuerfrei (z.B. gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Tätigkeiten)
  • Einnahmen aus dem Zweckbetrieb werden mit einem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 %  besteuert
  • Einnahmen aus der Vermögensverwaltung sind entweder steuerfrei (z.B. Vermietung) oder werden mit einem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % besteuert (z.B. Kapitalerträge)
  • Einnahmen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb werden mit dem Regelsteuersatz von 7 % oder 19 % (z.B. Leistungen von Lohnsteuerhilfevereinen) versteuert

Wie funktioniert die Kleinunternehmerregelung? – So wird der Verein zum Kleinunternehmer

Laut Kleinunternehmerregelung wird der Verein im Steuerrecht als Kleinunternehmer gehandhabt. Konkret heißt, dass er ist, solange steuerfrei, als der Gesamtumsatz aus dem unternehmerischen Geschäftsbetrieb des Vorjahres, nicht die 22.000 Euro Grenze übersteigt und der Gesamtumsatz des Folgejahres nicht die Freibetragsgrenze 50.000 Euro überschreitet.

Entsprechend fällt innerhalb der Freibetragsgrenzen auch die Vorsteuer weg. Einnahmen aus dem ideellen Geschäftsbetrieb, so wie Mitgliedsbeiträge und Spenden, werden hier nicht mit einberechnet. Zusätzlich ist der Verein verpflichtet, jährlich zu überprüfen, ob er aktuell umsatzsteuerpflichtig ist.
 

Bei unserem Partner Ehrenamt24 kann ihnen bei steuerrechtlichen Fragen geholfen werden:

► zur Beratung

Warum ist es für Vereine sinnvoll, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und sich freiwillig als umsatzsteuerpflichtig zu melden?

Ein Verein kann sich bis zur Umsatzsteuerfestsetzung (einmal jährlich) freiwillig von Kleinunternehmerreglung beim Finanzamt befreien lassen.  Damit bindet sich der Verein 5 Jahre lang daran, unabhängig von Freibetragsgrenzen Umsatzsteuer zu zahlen.

Doch warum sollte ein Verein das tun? Nun, meist ist das sinnvoll, wenn Sie bereits im Voraus größere Investitionen planen, so z.B. den Ausbau des Vereinsheimes oder mit einem hohen Gewinn im Folgejahr rechnen.

Vereine sind nämlich vorsteuerabzugsberechtigt und bezahlen somit nur den Nettobetrag der jeweiligen Investition. Mit einem freiwilligen Antrag auf Befreiung von der Kleinunternehmerreglung vermeiden Sie also hohe Nachzahlungen (mehr zum Thema).

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Umsatzsteuer-Voranmeldung für Vereine – Wann sind die Abgabefristen?

Umsatzsteuerpflichtige Vereine, die keine Kleinunternehmer sind, werden verpflichtet eine Umsatzsteuer-Voranmeldung bei der Finanzverwaltung einzureichen. Das geht über authentifizierte Datenfernübertragung eines amtlichen Datensatzes oder über das Elster-Onlineportal.

Abhängig von der Höhe der Steuerschuld des letzten Jahres gibt es 4 Arten der Abgabepflicht bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung:

Steuerschuld bis zu 7.500 Euro

Liegt die Steuerschuld des vergangenen Jahres bei maximal 7.500 Euro, so erfolgt die Umsatzsteuer-Voranmeldung vierteljährig. Folglich reicht der Verein zum zehnten TageinesQuartals (10.04., 10.07., 10.10., 10.01.) eine Umsatzsteuer-Voranmeldung via Datenfernübertragung eines Datensatzes oder per Elster-Onlineportal an das Finanzamt ein. Gleichzeitig muss die Umsatzsteuer eigenständig berechnet und an den Fiskus überwiesen werden.

Steuerschuld bei mehr als 7.500 Euro

Ist Steuerschuld des vorangegangenen Jahres höher als 7.500 Euro, dann zählt der Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum. Dementsprechend muss der Verein seine Umsätze monatlich innerhalb von 10 Tagen berechnen, diese beim Finanzamt anmelden und die Umsatzsteuer an dieses auszahlen.

Steuerschuld bis zu 1.000 Euro

Beträgt die Steuerschuld des letzten Kalenderjahres noch unter 1.000 Euro, kann sich der Verein per Antrag von der Voranmeldungspflicht befreien lassen.

Monatliche Abgabe bei erstmaliger Aufnahme der unternehmerischen Tätigkeit

Der Voranmeldungszeitraum ist bei neu gegründeten Vereinen der Kalendermonat. Allerdings findet die erste Voranmeldung erst im nächsten Kalenderjahr statt.

Ist eine jährliche Prüfung der Umsatzsteuerpflicht nötig?

Da der Verein im Fall der Umsatzsteuerpflicht Voranmeldungen abgeben muss, ist jedes Jahr zu überprüfen, ob er die Umsatzsteuer zahlen muss. Sollte das der Fall sein, so muss er im Übrigen auch in Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Der Schatzmeister hat dafür aber auch die Möglichkeit, die Vorsteuer von Eingangsrechnungen abzuziehen.

Muss ein gemeinnütziger Verein eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Ist der Bruttojahresumsatz eines Vereins höher als es die Freibetragsgrenze der Kleinunternehmerregelung gestattet, so ist der Verein umsatzsteuerpflichtig, unabhängig davon, ob er gemeinnützig ist oder nicht. Folglich muss er also auch eine Umsatzsteuererklärung abgegeben (mehr zum Thema Steuerklärung im Verein).

Steuerliche Meldepflicht - Wann ist der Verein meldepflichtig?

Bereits bei der Vereinsgründung ist der Verein beim Finanzamt meldepflichtig. Diese sendet dem Verein nach der Anmeldung eine eigenen Steuernummer, die in Zukunft für die diverse Dokumente benötigt wird.

Ist der Verein nicht von der Kleinunternehmerregelung betroffen, da er die Freibetragsgrenzen überschreitet, erhält er zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.).

Wo kann man als gemeinnütziger Verein die Umsatzsteuer-ID beantragen?

Sie können die USt-IDNr. bereits bei der Vereinsgründung beim Finanzamt beantragen. Hierzu füllen Sie einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus und kreuzen das zugehörige Feld an.

Diesen versenden Sie in einem zweiten Schritt an das zuständige Finanzamt. Das Finanzamt kümmert sich nun darum, den Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) weiterzuleiten (weitere Details zur USt-IdNr.).

Darf ein gemeinnütziger Verein Vorsteuern abziehen?

Vereine dürfen die Vorsteuer immer dann von den Eingangsrechnungen abziehen, wenn diese mit umsatzsteuerpflichtigen Ausgangsleistungen verbunden sind. So kann die Vorsteuer beim Verkauf von Getränken in der Kantine oder der Gaststätte des Vereins abgezogen werden, während das Einkaufen von Geräten für Sportkurse nicht abgezogen werden kann.

Vorsteuerabzug – So geht es einfacher 

Viele Vereine beantragen, die Vorsteuer im Verhältnis zu den Umsätzen abzuziehen, um den Vorsteuerabzug zu vereinfachen. Darüber hinaus haben kleinere Vereine die Option, die Vorsteuer pauschal mit einem Satz von 7 % abzuziehen.

Dazu müssen jedoch einige Vorgaben erfüllt sein. Erstens darf der Verein nicht buchführungspflichtig sein. Zweitens darf der umsatzsteuerpflichtige Umsatz des vergangenen Jahres, nicht höher als 35.000 Euro betragen. Außerdem bindet sich der Verein mit der Pauschalisierung für 5 Jahre an diesen Durchschnittssteuersatz (siehe auch).
 

Bei unserem Partner Ehrenamt24 kann ihnen bei rechtlichen Fragen geholfen werden:

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Muss ein gemeinnütziger Verein eine Rechnung für die Umsatzsteuer ausstellen?

Der Verein muss genauso wie Unternehmen und Kleinunternehmen eine Rechnung für die Umsatzsteuer ausstellen. Dabei ist er an die gesetzlichen Pflichtangaben gemäß § 14 und § 14a UStG gebunden. Einzige Ausnahme sind Kleinbetragsrechnungen bis zu 200 Euro.

Folgende Pflichtangaben sind bei Rechnungen für die Umsatzsteuer zu beachten:

  • Steuernummer des Vereins oder die Ust-IDNr. (erteilt vom Bundeszentralamt für Steuern)
  • USt-IdNr. des Kunden (Bei Lieferungen, Beförderungsleistungen, Bearbeitungsleistungen u.ä.)
  • Name und Anschrift des Vereins
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Beschreibung der Leistung
  • Rechnungsdatum
  • Zeitpunkt der Leistung
  • Rechnungsnummer
  • Bemessungsgrundlage (nach Steuersatz gelistet)
  • Steuerbetrag und maßgeblicher Steuersatz (Ausnahme: Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft)
  • Keine Ust-IDNr. bei Fahrzeuglieferungen
  • Schlussrechnung (vereinnahmte Teilentgelte und auf den Verein entfallende Steuerbeträge werden abgesetzt)
  • Hinweis auf Differenzbesteuerung (z.B. bei Reiseleistung)
  • Anmerkung auf Aufbewahrungspflichten von Privatpersonen (2 Jahre)

Muss ein Verein eine Rechnung ausstellen, wenn er Umsatzsteuer befreit ist?

Im Regelfall muss ein Verein keine Rechnung ausstellen, wenn er Umsatzsteuer befreit ist. Ausgenommen ist allerdings der Umsatz durch grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr (siehe § 4 Nr. 1 bis 7 UstG).

Hier ist der Verein nichtsdestotrotz verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Nach § 14 Absatz 4 Satz 1 Nr. 8 UstG ist in der Rechnung auf die Steuerbefreiungverweisen.

Unser Expertentipp - Rechtsschutzversicherung für Vereine

Im Vereinsalltag gibt es so einige Aufgaben zu bewerkstelligen und so kann es durchaus passieren, dass die Umsatzsteuerfestsetzung in den Hintergrund rückt. Verpassen Sie schließlich den Termin, so kommt es im Nachhinein zu ärgerlichen Nachzahlungen, die das Vereinsvermögen belasten.

Sichern Sie sich also am besten bereits im Vorhinein mit einer Rechtsschutzversicherung für Vereine ab. Diese bietet im Fall der Fälle einen umfassenden Steuer-Rechtsschutz.

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