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Jahreshauptversammlung im Verein –

Organisation, Einladung, Ablauf

Hier erfahren Sie alles, was Sie zur Jahreshauptversammlung wissen müssen:

Infos zur Jahreshauptversammlung
Organisation eine Jahreshauptversammlung
Ablauf der Jahreshauptversammlung
Einladung zur Jahreshauptversammlung
Zusätzliche Informationen zur Jahreshauptversammlung

Jahreshauptversammlung - Checkliste zum Ablauf

Diese Vereine & Verbände beraten, betreuen und versichern wir bereits

Die Jahreshauptversammlung oder auch Mitgliederversammlung genannt, ist mit Abstand das wichtigste aller Vereinsorgane. So wird hier nicht nur das Vertrauen des Vorstandes auf die Probe gestellt, sondern auch die zukünftige Richtung des Vereins vorgegeben.

Damit bei der nächsten Jahreshauptversammlung Ihres Vereins also alles nach Plan läuft, erklären wir Ihnen im folgenden Artikel, was Sie zu Organisation, Ablauf und weiteren Details einer Mitgliederversammlung im Wesentlichen wissen sollten.

Zudem haben wir im Anschluss noch einen Expertentipp für Sie!

Was ist eine Jahreshauptversammlung im Verein?

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Formen der Jahreshauptversammlung im Verein:

Die ordentliche Mitgliederversammlung
Die außerordentliche Mitgliederversammlung

Die ordentliche Mitgliederversammlung findet üblicherweise einmal jährlich statt. Generell dient sie zur Entscheidungsfindung von Vereinsangelegenheiten. Beispielsweise wird der Geschäftsbericht sowie der Kassenbericht präsentiert, potenzielle Satzungsänderungen werden vorgenommen und die Entlastung des Vorstandes sowie andere Beschlüsse werden abgestimmt.

Eine außerordentliche Mitgliederversammlung hingegen findet gemäß § 37 BGB nur dann statt, wenn mehr als 10 % aller Vereinsmitglieder diese schriftlich und mit Angabe eines Zwecks anfordern. Die konkrete Regelung ist jedoch satzungsabhängig und kann geändert werden.

Der Vorstand trägt die Aufgabe, sowohl die ordentliche als auch die außerordentliche Jahreshauptversammlung einzuberufen.

Ist es Pflicht, eine Jahreshauptversammlung abzuhalten?

Die Jahreshauptversammlung abzuhalten, ist Pflicht. In welchen Abständen diese stattfinden muss, ist jedoch nicht vorgegeben. So steht es jedem Verein frei, selbst festzulegen, wann und wie oft die Jahreshauptversammlung abgehalten wird.

Beispielsweise kann diese stets am Ende des Jahres stattfinden oder auch nur einmal in zwei Jahren. Im Normalfall wird die Jahreshauptversammlung jährlich einberufen.

Liegt allerdings ein schwerwiegender Grund vor, der in der Satzung geregelt ist, so kann der Verein unabhängig von der jährlichen Mitgliederversammlung eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen.

Wann findet die Jahreshauptversammlung statt?

Wann die Jahreshauptversammlung stattfindet, ist in der Vereinssatzung geregelt. Oftmals werden hierbei Quartale eines Kalenderjahres als Zeitraum für die Jahreshauptversammlung angegeben. Teilweise werden aber auch konkrete Tage benannt. Zum Beispiel jeweils der zweite Donnerstag im Januar.

Ist der Termin für die Jahreshauptversammlung nicht in der Vereinssatzung geregelt, so ist es Pflicht des Vereinsvorstandes einen entsprechenden Zeitraum für die Jahreshauptversammlung zu finden. Dabei muss der Vorstand allen Mitgliedern ermöglichen, an der Jahreshauptversammlung teilzunehmen.

Das heißt, die Zeit sollte an die regulären Arbeitszeiten geknüpft und der Ort für alle problemlos zugänglich sein. Außerdem kann die Jahreshauptversammlung inzwischen per Videokonferenz abgehalten werden.

Wie oft findet die Jahreshauptversammlung statt?

Im Regelfall findet die Jahreshauptversammlung einmal im Jahr statt. Je nach Vereinssatzung kann es jedoch auch sein, dass die ordentliche Mitgliederversammlung auch nur alle zwei Jahre stattfindet.

Zudem kann es auch passieren, dass in Ausnahmefällen die Jahreshauptversammlung zweimal im Jahr stattfindet. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine außerordentliche Jahreshauptversammlung einberufen wird.

Was geschieht bei einer Jahreshauptversammlung?

Bei einer Jahreshauptversammlung entscheidet die Mitgliederversammlung über die wesentlichen Sachverhalte des Vereins. Neben Beschlüssen aller Art kann der Verein hier auch die Satzung und den Vereinszweck ändern.

Zudem wird auf der Jahreshauptversammlung der Vorstand gewählt, die Satzung sowie auch Änderungen an der Satzung werden beschlossen und der Vorstand gibt Auskunft gegenüber den Vereinsmitgliedern.

Ablauf einer Jahreshauptversammlung

Die Leitung Jahreshauptversammlung wird festgelegt
Bekanntgabe, Genehmigung und Aufruf der Tagesordnung in angemessener Zeit und Aufnahme von Meldungen
Eröffnung der Mitgliederversammlung
Ehrung von Vereinsmitgliedern
Präsentation des Geschäftsberichts des Vorstandes, Kassenberichts des Schatzmeisters sowie des Berichts des Kassenprüfers
Diskussionen der jeweiligen Berichte
Entlastung des Vorstandes für das letzte Geschäftsjahr
Genehmigung des neuen Haushaltsplans
Präsentation der Vereinsziele für das folgende Jahr
Diskussionen der Vereinsziele
Neuwahlen der Vereinsorgane
Sonstiges: Anträge, Tagesordnungspunkte der Mitglieder etc.

Was ist bei der Jahreshauptversammlung zu beachten?

Die Mitgliederrechte müssen berücksichtigt werden. Meldungen müssen aufgenommen und thematisiert werden.
Im Voraus sollte bereits in der Geschäftsordnung oder der Mitgliederversammlung eine Redezeitbegrenzung festgelegt werden.
Der Ausschluss von der Versammlung ist nur dann möglich, wenn eine Störung vorliegt. Zudem sollte der Ausschluss vorher angekündigt werden.
Greift die Versammlungsleitung unzulässig in eine Wortmeldung ein, droht der Beschluss unzulässig zu werden. Die Prinzipen-Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit sind durchgehend zu wahren.
Überprüfen Sie akribisch, ob Sie auch wirklich alle Vereinsmitglieder eingeladen haben. Wird nämlich ein Vereinsmitglied vergessen, können die Beschlüsse der Jahreshauptversammlung rechtlich ungültig werden.
Formulieren Sie Ihre Anträge genau und stimmen Sie diese auf ein Ja-Nein-Prozedere ab. Kontrollieren Sie darüber hinaus, ob der Antrag dem Tagesordnungspunkt entspricht und ob er mit den Formalia der Vereinssatzung und Rechtsvorschriften vereinbar ist. Erst, wenn all diese Kriterien erfüllt sind, ist der Antrag gültig.

Abstimmungen und Wahlen bei der Jahreshauptversammlung – Wann ist ein Antrag beschlussfähig?

Bei einer Abstimmung während der Jahreshauptversammlung hat jedes Mitglied des Vereins eine Stimme zur Verfügung. Diese Stimme kann es selbst abgeben oder auch auf einen Dritten übertragen.

Abgestimmt wird meist geheim bzw. schriftlich, in einigen Fällen auch mit Handzeichen. In Einzelfällen ist auch ein Mehrstimmrecht möglich. Allerdings nur, wenn eine Satzungsbestimmung dies vorgibt.

Grundsätzlich ist ein Beschluss dann gültig, sobald eine relative Mehrheit vorliegt (siehe § 32 Abs. 1 S.3 BGB). Das Abstimmungsverfahren kann sich jedoch von Satzung zu Satzung variieren und ist dementsprechend bei jedem Verein unterschiedlich.

Satzungsänderungen sind wiederum an das Gesetz gebunden. So muss gemäß § 33 BGB eine Mehrheit von 75 % erreicht werden, um eine Satzungsänderung zu erzielen. Um den Vereinszweck zu ändern, müssen sogar ausnahmslos alle Mitglieder zustimmen.

Wann muss zur Jahreshauptversammlung eingeladen werden?

Meist ist der Zeitrahmen, für die Jahreshauptversammlung in der Satzung festgelegt. Steht der Termin also bereits, sollten Sie die Mitglieder des Vereins frühzeitig darüber informieren. Im Optimalfall versenden Sie die Einladung zur Jahreshauptversammlung 4 Wochen im Voraus.

Kann die Jahreshauptversammlung verschoben werden?

Prinzipiell muss die Jahreshauptversammlung zu den in der Satzung festgelegten Zeiten stattfinden. Liegt jedoch ein schlüssiger Grund vor, kann die Jahreshauptversammlung verschoben werden. Hierzu zählen unter anderem:

Erkrankung des Vorstandes oder für die Tagesordnung essenzielle Mitglieder
Ausfall zu vieler Mitglieder
Belegung des Versammlungsraums

Wird der Termin schließlich verschoben, müssen die Vereinsmitglieder schleunigst auf dem Schriftweg mit Angabe der Gründe vom Vorstand informiert werden. Des Weiteren müssen Sie einen alternativen Termin für die Jahreshauptversammlung bestimmen. Es dürfen allerdings nicht mehr als 4 Wochen zwischen dem neuen und dem alten Termin auseinanderliegen.

Können Jahreshauptversammlungen verhindert werden?

Da der Vereinsvorstand gemäß § 27 Abs. 3 BGB verpflichtet ist, Rechenschaft gegenüber den Vereinsmitgliedern abzulegen, kann die Jahreshauptversammlung nicht verhindert werden. Dementsprechend kann im Übrigen auch nicht die Satzung geändert werden.

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Haftung der Vereinsvorstände

Für Vereinsvorstände gibt es einige Haftungsaspekte, die bei einer Jahreshauptversammlung zu beachten sind. Was viele nicht wissen, Vereinsvorstände können bei fehlerhaften Handlungen zur Verantwortung gezogen werden und im schlimmsten Fall müssen sie sogar mit ihrem Privatvermögen haften. Damit ihnen das nicht passiert bieten wir als erfahrener Versicherungsmakler mit unserer exklusiven Vermögensschaden-Haftpflicht und D&O-Versicherung maßgeschneiderte Lösungen. Hierbei wird nicht nur ihr Privatvermögen vor fehlerhaften Handlungen abgesichert, auch das Vereinsvermögen ist vor Haftungsansprüchen gesichert.

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Beispiele zur Haftung

1. Missachtung der Satzung und Gesetze:

Vereinsvorstände haben die Pflicht, die Satzung des Vereins sowie die geltenden Gesetze einzuhalten. Wenn sie während der Jahreshauptversammlung Maßnahmen ergreifen, die im Widerspruch zur Satzung oder zu den rechtlichen Bestimmungen stehen, können sie persönlich haftbar gemacht werden.

2. Finanzielle Unregelmäßigkeiten:

Die korrekte Verwaltung der Finanzen eines Vereins ist von großer Bedeutung. Wenn ein Vorstand während der Jahreshauptversammlung Gelder missbräuchlich verwendet, unzulässige Ausgaben tätigt oder nicht ordnungsgemäß Buch führt, kann er für finanzielle Schäden oder Verluste haften.

3. Verletzung der Organisationspflichten:

Vereinsvorstände haben die Verantwortung, die Jahreshauptversammlung ordnungsgemäß zu organisieren und durchzuführen. Wenn ein Vorstand seine Pflichten in Bezug auf die Vorbereitung, Einladung oder Protokollierung der Versammlung vernachlässigt und dadurch den Verein oder seine Mitglieder schädigt, kann er zur Verantwortung gezogen werden.

4. Verletzung der Treuepflicht:

Vorstände haben eine Treuepflicht gegenüber dem Verein und seinen Mitgliedern. Wenn ein Vorstand während der Jahreshauptversammlung persönliche Interessen verfolgt, die im Widerspruch zu den Interessen des Vereins stehen, und dadurch dem Verein Schaden zufügt, kann er haftbar gemacht werden.

5. Verletzung der Informationspflicht:

Vorstände haben die Pflicht, den Mitgliedern alle relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Wenn ein Vorstand wichtige Informationen während der Jahreshauptversammlung zurückhält oder nicht rechtzeitig kommuniziert, kann er haftbar gemacht werden.

Was muss die Einladung zur Jahreshauptversammlung enthalten?

Die Einladung zur Jahreshauptversammlung muss die Angaben zum Verein, den Treffpunkt sowie die Uhrzeit enthalten.

Darüber hinaus wird die Jahreshauptversammlung um die Tagesordnungspunkte der Mitgliederversammlung ergänzt. Wesentliche Fragen wie, Satzungsänderungen, Wahlen, Vertragsstrafen oder Vereinsausschlüsse, müssen hervorgehoben werden.

Gleichzeitig legt die Tagesordnung fest, welche Themen abschließend thematisiert werden. In Folge können keine neuen Themen mehr aufgenommen werden, nachdem die Einladung verschickt wurde.

Wie kann die Einladung zur Jahreshauptversammlung versendet werden?

Der Verein ist verpflichtet, jedem Vereinsmitglied eine Einladung zukommen zu lassen. Der Versand kann in diesem Sinne entweder per Post oder via Vereinswebseite erfolgen.

Unterstützend können Sie auch E-Mail, Messaging-Dienste oder Aushänge nutzen. Wichtig ist außerdem, dass die Einladung für Minderjährige an die Erziehungsberechtigten adressiert werden muss (Informationen zum Thema Einladungsfehler).

Wer wird zur Jahreshauptversammlung eingeladen?

Wer zur Jahreshauptversammlung eingeladen wird, gibt mal wieder die Vereinssatzung vor. Sind hier keine spezifischen Vereinsorgane eingegrenzt, haben aktive Mitglieder, Gäste sowie auch Fördermitglieder und Ehrenmitglieder ein Anrecht darauf, an der Jahreshauptversammlung teilzunehmen. Verpflichtend ist die Teilnahme allerdings nicht.

Darüber hinaus sind auch fremd organisch geführte Vereinsorgane dazu berechtigt, an der Jahreshauptversammlung teilzunehmen. Sind juristische Personen wie andere Vereine Mitglied im Verein, so können auch diese an der Mitgliederversammlung teilnehmen. Allerdings nur, wenn die Satzung diesen Fall explizit vorsieht.

Trifft das zu, wird die juristische Person bei der Jahreshauptversammlung durch gesetzliche Vertreter (z.B. Vorstand) repräsentiert (mehr zum Thema besondere Mitgliedschaft finden Sie hier).

Können Minderjährige an der Jahreshauptversammlung teilnehmen?

Auch Minderjährige können an der Jahreshauptversammlung teilnehmen. Diese werden jedoch über Ihre Erziehungsberechtigten eingeladen. Alternativ können die Erziehungsberechtigten Ihren Kindern erlauben, die Mitgliedschaftsrechte selbständig auszuüben.

Was das Stimmrecht angeht, so ist dieses satzungsabhängig. Einige Vereine haben eine Jugendordnung, die es minderjährigen gestattet zu wählen oder sogar einen Repräsentanten im Vorstand aufzustellen. Die allermeisten Satzungen binden das Stimmrecht jedoch an die Volljährigkeit.

Ist es möglich, einen Anwalt zur Jahreshauptversammlung mitzubringen?

Ist ein Vereinsstrafverfahren im Laufe, so ist es einem Anwalt erlaubt für den entsprechenden Tagesordnungspunkt an der Jahreshauptversammlung teilzunehmen.

Der Verein hat jedoch das Recht, Gäste, also auch einen Anwalt, der nicht Vereinsmitglied ist, von der Anwesenheit bei den Diskussionen weiterer Tagesordnungspunkte durch Beschluss auszuschließen.

Was gehört in den Rechenschaftsbericht der Jahreshauptversammlung?

Ein Rechenschaftsbericht dient dazu, die Mitgliederversammlung über aktuelle Situation im Verein aufzuklären. Entsprechend muss im Bericht alles zusammengefasst werden, was im vergangenen Kalenderjahr vorgefallen ist.

Folgende Daten müssen demnach im Rechenschaftsbericht benannt werden:

Einnahmen und Ausgaben des letzten Kalenderjahres (mit Belegen)
Einschätzung zu Ausgaben und Einnahmen im nächsten Kalenderjahr
aktuelle Vermögenslage des Vereins
Übersicht des Mitgliederbestands
Bericht über die Aufnahme neuer Mitglieder
Bericht über Kündigungen von Mitgliedschaften (mit Gründen)

Der Vorstand hat im Übrigen kein Auskunftsverweigerungsrecht. Dementsprechend steht es jedem Mitglied zu, den Vorstand zu rechtlicher Lage des Vereins, Berichten und Auskünften zu befragen.

Wie ist das Recht zur Antragstellung geregelt?

Mitglieder können während der Jahreshauptversammlung nur Anträge stellen, die mit dem aktuellen Tagesordnungspunkt zusammenhängen. Gibt es keine Verbindung zum Tagesordnungspunkt, so kann der Antrag abgelehnt werden.

Ausgenommen von dieser Regelung sind Sachanträge, die eine Änderung der Verfahrensordnung zum Ziel haben. In diesem Fall wird der Antrag zugelassen und unmittelbar abgestimmt.

Was gehört in das Protokoll der Jahreshauptversammlung?

Damit die Beschlüsse der Jahreshauptversammlung gültig sind, muss eine Beurkundung in Form von Protokollen erfolgen. Die Satzung des Vereins gibt dabei vor, wie das Protokoll inhaltlich wie formal auszusehen hat und ob eine notarielle Beurkundung notwendig ist.

Folgende Elemente sollten im Protokoll enthalten sein:

Der Name des Vereins
Datum und Uhrzeit
Versammlungsbezeichnung
Auskunft zu Versammlungsleiter und Protokollführer
Feststellungen zu Einladungen, Beschlussfähigkeit, Tagesordnung und Eröffnung der Versammlung
Auflistung von Anträgen, Art der Abstimmung, Ergebnis
Erklärung zur Annahme der Wahl
Ende der Versammlung
Unterzeichnung des Protokolls durch Versammlungsleiter und Protokollführer

Tipp: Hier finden Sie ein Protokollmuster für die nächste Jahreshauptversammlung.

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Fazit

Während einer Jahreshauptversammlung im Verein stimmt die Mitgliedsversammlung über die wichtigsten Vereinsangelegenheiten ab. Eine ordentliche Jahreshauptversammlung findet für gewöhnlich jährlich statt. Eine außerordentliche Jahreshauptversammlung kann spontan einberufen werden, sofern 10 % der Vereinsmitgliedschaft dafür plädieren.

Unter anderem werden bei Jahreshauptversammlung neue Beschlüsse gefällt und Wahlen abgehalten. Außerdem kann der Verein hier auch die Satzung und den Vereinszweck ändern.

Wenn die Vereinssatzung nichts anderes vorgibt, hat jedes Mitglied bei der Jahreshauptversammlung eine Stimme. Damit ein Beschluss gültig ist, muss eine relative Mehrheit zusammenkommen. Bei Satzungsänderungen müssen sogar 75 % der Vereinsmitglieder für die Änderung stimmen. Steht ein Termin für die Jahreshauptversammlung fest, müssen die Mitglieder frühzeitig darüber in Kenntnis gesetzt und per Post eingeladen werden.

Zwar kann die Versammlung im Notfall verschoben werden, ein alternativer Termin muss jedoch in mindestens 4 Wochen feststehen. Endgültig abgesagt werden kann eine Jahreshauptversammlung nicht.

Eingeladen sind alle aktiven Mitglieder, Gäste sowie auch Fördermitglieder und Ehrenmitglieder und teilweise auch Vertreter juristische Personen, sofern diese Teil des Vereins sind.