Mitarbeitergespräch – Der ultimative Guide für Unternehmen 2025

Um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, beginnt das Gespräch mit einer freundlichen Begrüßung. Währenddessen erklärt die Führungskraft den Zweck des Gesprächs und skizziert den geplanten Ablauf. Dort werden auch die Gesprächsregeln definiert.

Es folgt ein Rückblick auf vergangene Leistungen, Projekte und Zielsetzungen. Erfolge werden gewürdigt, Herausforderungen besprochen und Verbesserungspotenziale analysiert. Die Mitarbeiter werden in die Reflexion eingebunden, sodass ihre Perspektive berücksichtigt wird.

Auf Grundlage des Rückblicks werden eindeutige, realistische und motivierende Vereinbarungen für die Zukunft beschlossen, die mit den Unternehmenszielen abgestimmt sind. Gleichzeitig werden individuelle Entwicklungsbereiche und Weiterbildungsmöglichkeiten ausgetauscht. Zudem werden hierbei Prioritäten und messbare Kennzahlen definiert, sodass Fortschritte überprüfbar bleiben.

Es wird gegenseitiges Feedback zur Arbeitsweise, Zusammenarbeit und zu Erwartungen ausgetauscht. Berufliche Perspektiven, Karrierewege und Weiterbildungsbedarfe werden ebenfalls thematisiert. Konkrete Beispiele für Stärken und Entwicklungsbereiche machen das Feedback derweil anschaulich.

Das Gespräch endet mit der Festlegung eines Maßnahmenplans inklusive Zeitrahmen. Die Ergebnisse werden positiv zusammengefasst, offene Aspekte für einen Folgetermin festgehalten und die Umsetzung der Ziele proaktiv unterstützt.

Betrachten Sie das Mitarbeitergespräch nicht als Pflichtaufgabe, sondern als wichtigen Bestandteil Ihrer Führungsrolle. Kommunizieren Sie den Termin dementsprechend rechtzeitig an die Mitarbeiter und integrieren Sie ihn fest in Ihre Planung.

Planen Sie außerdem genügend Zeit für jedes Gespräch ein, damit kein Termindruck entsteht und der Austausch entspannt verläuft. Bei Bedarf können die Gespräche über mehrere Wochen verteilt werden.

Gerade wenn das Mitarbeitergespräch jährlich stattfindet, dient es dazu, eine längere Arbeitsphase zu behandeln. Entsprechend sollen Erfolge und weitere offene Anliegen besprochen werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie genau wissen, was Ihr Mitarbeiter im vergangenen Jahr getrieben hat. 

Eine gründliche Vorbereitung erfordert dabei eine kontinuierliche Aufzeichnung. Notieren Sie sich wichtige Ereignisse und behalten Sie relevante Informationen zu Fortbildungen, Gehaltsperspektiven sowie organisatorischen Themen im Blick. 

Ohne Vorarbeit wirkt das Gespräch hingegen unprofessionell und kann schlimmstenfalls geringschätzig wahrgenommen werden. Falls Sie das Mitarbeitergespräch also aus zeitlichen Gründen nicht vorbereiten können, ist es besser, den Termin zu verlegen.

Immer wieder kommt es vor, dass die Leistung eines Mitarbeiters nicht den Ansprüchen der Führungskraft gerecht wird. In solchen Fällen besteht die erste Reaktion häufig in generellen Vorwürfen. Da solche Vorwürfe jedoch unspezifisch sind und der Mitarbeiter deshalb nicht erkennt, worin das Problem liegt, bleibt die Kritik wirkungslos. Im Worst Case resultiert die Kritik sogar in persönlichen Kränkungen.

Stattdessen sollten Sie deshalb ein präzises und sachbezogenes Feedback geben, am besten mit Beispielen. Auf diese Weise kann der Mitarbeiter am Ende des Gesprächs gezielt Maßnahmen ableiten, um seine Arbeit zu verbessern.

Werden Ziele ausschließlich von oben herab vorgegeben, ohne die Mitarbeiter einzubeziehen, fehlt häufig das tiefere Verständnis der Vorgaben. Das Scheitern ist praktisch vorprogrammiert.

In einem gut geführten Mitarbeitergespräch ist es daher entscheidend, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte auf Augenhöhe in den Dialog treten. Nur so können beide Parteien ihre Argumente einbringen und eventuelles Scheitern aufarbeiten.

Probleme oder Leistungsdefizite lassen sich nicht durch Druck oder starre Wenn-dann-Regeln lösen. Wer Gehaltserhöhungen, Beförderungen oder Karrierechancen als Druckmittel einsetzt, riskiert, Motivation und Vertrauen der Belegschaft zu untergraben. 

Anstelle davon, auf Drohungen oder finanzielle Anreize zu setzen, sollte die Führungskraft ihre Verantwortung wahrnehmen und mit dem Mitarbeiter erarbeiten, wie Ziele erreicht und Hindernisse überwunden werden können.

Dokumentieren Sie die Resultate des Mitarbeitergesprächs schriftlich, um klare Vereinbarungen zu ermöglichen und eine Grundlage für zukünftige Gespräche zu sichern. Nutzen Sie dafür idealerweise ein einheitliches Formular, in dem zentrale Absprachen und die Sichtweisen beider Parteien kurz festgehalten werden. 

Im Anschluss sollten beide Seiten die Ergebnisse zusammen durchgehen und offene Fragen klären. Nach Abschluss wird das Protokoll vom Mitarbeiter unterschrieben. Der Zugang bleibt ausschließlich den Gesprächspartnern vorbehalten. Lediglich die vereinbarten Ziele und Maßnahmen können bei Bedarf an die Personalabteilung weitergegeben werden.