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Vereine & Verbände

Finanzplanung für Vereinsveranstaltungen – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

15.07.2024 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Veranstaltungen sind die Seele eines jeden Vereinslebens. Sie fördern den Zusammenhalt unter den Mitgliedern, ziehen neue Interessenten an und bieten Sponsoren ideale Werbemöglichkeiten. Doch ohne eine solide Finanzplanung geraten selbst die besten Absichten eines Vereins ins Wanken.

Bei den vielen Ausgaben, die im Rahmen eines Vereinsevents auf Sie zukommen, werden kleine Beträge oft übersehen. Die Folge: Viele kleine Kostenpunkte summieren sich schnell zu erheblichen Beträgen, die das Vereinsvermögen belasten.

Bevor Sie mit der Vorbereitung Ihres Events beginnen, sollten Sie sich daher ausreichend Zeit für eine gründliche Finanzplanung nehmen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt einen Finanzplan für Ihr nächstes Event erstellen. Unter anderem erfahren Sie: Welche Finanzpläne es gibt, was ihr Plan beinhalten sollte und was für Grundsätze es zu beachten gilt.

Inhaltsverzeichnis:

1. Warum ist eine Brandsicherheitswache wichtig bei Vereinsveranstaltungen?

2. Welche Aufgaben übernimmt die Brandsicherheitswache bei einer Vereinsveranstaltung?

3. Wann muss eine Brandsicherheitswache gestellt werden?

4. Was kostet der Einsatz einer Brandsicherheitswache?

5. Unser Expertentipp für eine sorgenfreie Vereinsveranstaltung

Das Wichtigste in Kürze:

Brandgefahr ist eine der größten Risiken bei Vereinsveranstaltungen. Daher wird eine Brandsicherheitswache eingesetzt, um den Brandschutz vor Ort zu gewährleisten.
Die wesentlichen Aufgaben der Brandsicherheitswache umfassen den Brandschutz, die Prävention von Brandrisiken und im Notfall die Unterstützung der Feuerwehr.
Eine Brandwache ist generell empfehlenswert und in einigen Fällen sogar gesetzlich vorgeschrieben. Dies gilt für Events, die Brandrisiko aufweisen, Großbühnen über 200 m² verwenden oder mehr als 5.000 Besucher beherbergen.

warum ist eine brandsicherheitswache wichtig bei wereinsveranstaltungen

1. Warum ist eine Brandsicherheitswache wichtig bei Vereinsveranstaltungen?

Brandgefahr stellt eine der größten Risiken bei Vereinsveranstaltungen dar. Mit der Anzahl der Besucher nimmt die Bedrohung außerdem zu. Um Events umfassend abzusichern, wird daher eine Brandsicherheitswache, auch Brandwache genannt, eingesetzt, die dafür zuständig ist, den Brandschutz vor Ort zu gewährleisten.

Ferner noch darf ein Großteil der Veranstaltungen laut Gesetzgeber ohne eine Brandsicherheitswache nicht stattfinden. Gerade wenn Pyrotechnik genutzt oder mit Großbühnen gearbeitet wird, ist eine Brandwache unabdingbar.

Hinweis: Selbst wenn die Feuerwehr anwesend ist, sind dennoch zusätzliche Brandsicherheitskräfte erforderlich, weil das Personal der Feuerwehr in der Regel nur den Eingang und die zentralen Plätze des Veranstaltungsortes bewacht.

2. Welche Aufgaben übernimmt die Brandsicherheitswache bei einer Vereinsveranstaltung?

Allgemein gesprochen bestehen die wesentlichen Aufgaben der Brandsicherheitswache darin, den Brandschutz, die Prävention von Brandrisiken sowie im Notfall, gemeinsam mit der Feuerwehr, die Brandsicherung zu garantieren. Das Aufgabenfeld einer Brandwache ist also breit gefächert.

Wie diese Aufgaben konkret aussehen, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Zu Beginn einer Veranstaltung steht das grundlegende Konzept im Fokus. Der Einsatz wird geplant, umgesetzt und kontinuierlich dokumentiert.
Ob Großbühne, Veranstaltungssaal oder Open-Air-Fläche – jeder Veranstaltungsort stellt individuelle Herausforderungen für die Brandwache dar, die bei einer Begehung der Location überprüft werden.
Rettungswege und Notausgänge werden kontrolliert und es wird sichergestellt, dass ausreichend Feuerlöscher bereitstehen. Zudem wird der Weg für Feuerwehrfahrzeuge freigemacht, damit diese im Notfall Zugang zum Brandherd haben.
Die Brandwache identifiziert Bereiche mit erhöhtem Brandrisiko, die während des Events besonders intensiv geschützt werden müssen, wie beispielsweise Flächen, an denen Pyrotechnik gelagert ist.
Auf der Veranstaltung ist die Brandwache verantwortlich, den Überblick zu behalten. Sie sorgt für einen glatten Ablauf des Events und weiß, wie im Brandfall zu verfahren ist.

Wie geht die Brandsicherheitswache im Ernstfall vor?

Tritt der Ernstfall ein und es kommt tatsächlich zum Brand, geht die Brandsicherheitswachenach dem folgenden Schema vor, um diesen zu beseitigen:

Schritt 1: Allem voran wird eine Meldung an alle Beteiligten weitergeleitet. In erster Linie benachrichtigt der Brandposten die Feuerwehr.
Schritt 2: Danach werden sämtliche Personen aus der betroffenen Zone evakuiert.
Schritt 3: Sobald die Anwesenden in Sicherheit sind, setzt die Brandwache Feuerlöscher bzw. Wasserlöschanlagen ein, um den Brand mit allen verfügbaren Mitteln zu bekämpfen.

3. Wann muss eine Brandsicherheitswache gestellt werden?

Empfehlenswert ist eine Brandwache generell bei jeder Vereinsveranstaltung. In einigen Fällen ist die Brandsicherheitswache sogar gesetzlich verpflichtend. In diesem Sinne gelten gemäß § 41 Versammlungsstättenverordnung (VStättVO) diese Vorschriften:

Bei Veranstaltungen mit erhöhter Brandgefahr ist eine Brandsicherheitswache verpflichtend.
Bei Veranstaltungen auf Großbühnen oder Szenenflächen über 200 m² Grundfläche muss eine Brandwache der Feuerwehr bereitstehen. Diese ist weisungsbefugt. Bestätigt die zuständige Brandschutzdienststelle allerdings, dass dem Veranstalter eine eigene ausreichend ausgebildete Brandsicherheitswache zur Verfügung steht, darf diese das Personal der Feuerwehr ablösen.
Bei Veranstaltungen mit mehr als 5.000 Besuchern müssen nicht nur Brandwachen bereitgestellt, sondern auch die Behörden für Sanitäts- und Rettungsdienst bezüglich des Events informiert werden.

Beispiele für Veranstaltungen, bei denen Brandsicherheitswachen positioniert werden:

Volksfeste und Vereinsfeiern (z. B. Sommerfest, Tanz in den Mai oder Walpurgisnacht)
Sportveranstaltungen
Karnevalsumzüge
Brauchtumsfeuer (z. B. Osterfeuer, Johannisfeuer und Pfingstfeuer)
Veranstaltungen mit Pyrotechnik
Aufführungen

Wer ordnet eine Brandsicherheitswache an?

Die Genehmigungsbehörde ist in der Pflicht, einzuschätzen, ob ein Brandrisiko von der jeweiligen Veranstaltung ausgeht. Dementsprechend ordnet sie, falls erforderlich, eine Brandsicherheitswache an. Stellen muss die Brandwache jedoch der Betreiber der Versammlungsstätte.

Hinweis: Der Mietvertrag gibt Auskunft darüber, wer die Kosten für die Brandschutzwache trägt. In der Regel übernimmt diese der Veranstalter des Events.

Wer darf eine Brandwache machen?

Prinzipiell dürfen ausschließlich zertifizierte Brandschutzhelfer und Brandschutzbeauftragte als Brandwache auftreten. Diese Qualifikationen werden über Workshops, Kurse oder per Weiterbildung bei der Feuerwehr erworben.

4. Was kostet der Einsatz einer Brandsicherheitswache?

Was der Einsatz einer Brandsicherheitswache kostet, variiert abhängig von folgenden Faktoren:

Anfahrtsweg zum Einsatzort
Dauer des Einsatzes
Umfang der Aufgaben
Veranstaltungsgröße
Zeitpunkt des Einsatzes

Allgemein zahlen Sie für eine professionelle Brandwache jedoch mindestens 24 Euro pro Stunde. Gerade bei größeren Veranstaltungen kann es dann noch teurer werden, da häufig jede eingesetzte Person mit einem festen Betrag von 21,18 Euro pro Stunde abgerechnet wird und das bei einer Aktivität von mindestens vier Stunden.

Ferner noch haben Gemeinden laut § 34 Abs. 2 des Feuerwehrgesetzes die Möglichkeit, Kostenersatz für die eingesetzte Brandsicherheitswache einzufordern. Ebenso können sie Ausgaben für die Bereitstellung von Gerätschaften, Fahrzeugen und Ausrüstung geltend machen. Diese trägt dann der Betreiber der Veranstaltungsstätte oder der Veranstalter des Events.

Tipp: Wenn Sie die Brandwache zu den gängigen Arbeitszeiten einsetzen, sparen Sie einiges an Kosten ein, da Zuschläge für Nacht- oder Wochenendarbeit wegfallen.

Unsere Empfehlung - die Veranstalterhaftpflicht

Unser Expertentipp für eine sorgenfreie Vereinsveranstaltung

Trotz umfassender Präventionsmaßnahmen, wie einer aufmerksamen Brandwache, lassen sich Schäden manchmal dennoch nicht verhindern.

So kann ein Brand bei Ihrer Veranstaltung neben erheblichen Sachschäden durch Flammen und Löschwasser auch große Gefahren für Mitarbeiter und Besucher mit sich bringen. Als Veranstalter haften Sie dabei gemäß § 31 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) für alle Personen- und Sachschäden, die Dritten während des Events widerfahren.

Unser Expertentipp: Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung bietet Ihnen im Worst Case zusätzlichen Schutz. Sie bewahrt Ihren Verein vor berechtigten und unberechtigten Ansprüchen im Schadensfall, sodass Sie Ihre Veranstaltung sorgenfrei genießen können.

Ein weiterer Vorteil: Sie können die Veranstalterhaftpflicht bis zu 24 Stunden vor dem Event abschließen.

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