Vereinsveranstaltung anmelden – Die ultimative Checkliste

In erster Linie müssen Vereinsveranstaltungen aus Sicherheitsgründen angemeldet werden. So haften Sie als Veranstalter eines öffentlichen Events für jegliche Schäden, die Dritten (z.B. Besuchern, Mitarbeitern, Helfern, Nachbarn etc.) im Zuge der Veranstaltung widerfahren.

Somit sind Sie auch für die Sicherheit vor Ort verantwortlich. In diesem Sinne unterstützt Sie das Ordnungsamt ab einer Teilnehmerzahl von 400 Personen, indem es die Feuerwehr hinzuzieht.

Darüber hinaus schützt eine Genehmigung Ihr Event vor Personen, welche sich durch Feierlichkeiten gestört fühlen und Sie beenden wollen. Ist die Veranstaltung nämlich angemeldet, so ist die Durchführung garantiert und Dritte haben keine Möglichkeit mehr, sie zu sperren.

• Tipp: Durch die Anmeldung Ihrer Veranstaltung können Sie zudem die üblichen Sperrstunden reduzieren.

3. Welche Veranstaltungen müssen angemeldet werden?

Grundsätzlich müssen ausschließlich öffentliche Veranstaltungen angemeldet werden. Dabei gilt eine Veranstaltung als öffentlich, wenn:

• Die Teilabnehmerzahl nicht abgrenzbar ist.
• Die Teilnehmer keine Verbindung zu anderen Teilnehmern oder dem Veranstalter haben.

Wann ist eine Veranstaltung öffentlich bzw. nicht öffentlich?

Nun klingen diese Kriterien zunächst recht vage. Es gibt jedoch einige weitere Hinweise, an denen Sie abschätzen können, ob Ihre Veranstaltung genehmigt werden muss.

Allen voran wäre da die Größe des Events. Nehmen ca. 100 Hundert Personen an der Veranstaltung teil, können Sie davon ausgehen, dass es sich um ein öffentliches Event handelt. Ausnahmen sind nur möglich, sofern diese gut begründet sind (etwa Hochzeiten).

Ein eindeutiges Indiz ist hingegen, sobald eine öffentliche Einladung (z.B. via Flyer, Plakat oder Social Media) vorliegt.

• Tipp: Prinzipiell hat der Ort der Veranstaltung keinen Einfluss darauf, ob sie als öffentlich oder nicht öffentlich eingestuft wird. So ist es irrelevant, ob Sie das Event auf einem privaten Grundstück, auf einer gemieteten Fläche oder auf einem öffentlichen Grundstück abhalten. Veranstaltungen im Freien gelten allerdings nahezu immer als öffentlich.

Öffentliche Veranstaltungen auf dem Privatgelände des Vereins – Was gibt es zu beachten?

Im Grunde verhält es sich bei Vereinsveranstaltungen auf dem Privatgelände des Vereins genauso, wie bei anderen öffentlichen Veranstaltungen. Der Verein steht als Veranstalter in der Verantwortung, das Wohlergehen aller Anwesenden zu gewährleisten.

In diesem Sinne sind die Richtlinien der Versammlungsstättenverordnung zu bedenken. Diese beinhaltet im Regelfall Vorgaben an den Brandschutz und Regelungen zur Gebäudeausrüstung. Je nach Bundesland unterscheiden sich aber die Vorgaben.

Die Straßenverkehrsordnung hat hier keine Bedeutung. Es besteht lediglich eine Anzeigepflicht bei der Verkehrsbehörde, sofern Ihre Veranstaltung den Straßenverkehr tangiert (z.B. wenn viele Parkplätze gebraucht werden oder die Anfahrt der Teilnehmer zu Staus führt).

Wie viel es kostet eine Vereinsveranstaltung anzumelden variiert von Bundesland zu Bundesland sowie nach Art der Veranstaltung. In letzter Instanz entscheiden die Kommunen über die Genehmigungsgebühren. Unter Umständen ist sogar die Anmeldung selbst gebührenpflichtig.

Prinzipiell können Sie des Weiteren davon ausgehen, dass für jegliche Lizenzen Kosten aufkommen. Dazu zählen beispielsweise:  

• Gaststättenrechtliche Erlaubnis für den Verkauf sowie Ausschank von Getränken und Lebensmitteln
• Sperrzeitverkürzung
• Ausnahmegenehmigung für Feuerwerke oder Sky Beamer
• GEMA-Lizenz