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Bernhard Assekuranzmakler
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Vereinsveranstaltung anmelden – Die ultimative Checkliste


Vereinsveranstaltung anmelden

Veranstaltungen sind das Herzstück eines jeden Vereins. Sie stärken die Mitgliederbindung, locken neue Gesichter an und bieten Sponsoren die ideale Werbefläche. Doch bei all dem Organisationsstress gerät eines oft in Vergessenheit: die Anmeldung der Veranstaltung bei den Behörden.

Die Folgen? Ärgerlich und teuer! Geldstrafen sind nur der Anfang. Im Ernstfall kann es sogar zu Fehleinsätzen der Feuerwehr kommen, für die dann der Verein haftet.

Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir für Sie eine praktische Checkliste zusammengestellt, mit der Sie die Anmeldung Ihrer Vereinsveranstaltung im Handumdrehen meistern.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Die Anmeldung von Veranstaltungen ist wichtig, da Sie als Veranstalter für Schäden haften, die Dritten beim Event widerfahren. Das Ordnungsamt unterstützt Sie in diesem Sinne durch Sicherheitsvorkehrungen.
  • Grundsätzlich müssen nur öffentliche Veranstaltungen angemeldet werden. Zuständig für die Anmeldung ist je nach Bundesland oder Kommune das Bürgermeisteramt, Ordnungsamt oder die Baurechtsbehörde.
  • Die Kosten für die Anmeldung einer Vereinsveranstaltung variieren je nach Bundesland, Art der Veranstaltung und Kommune. Neben der Anmeldegebühr können weitere Kosten für Lizenzen anfallen.

1. Warum müssen öffentliche Veranstaltungen angemeldet werden?

In erster Linie müssen Vereinsveranstaltungen aus Sicherheitsgründen angemeldet werden. So haften Sie als Veranstalter eines öffentlichen Events für jegliche Schäden, die Dritten (z.B. Besuchern, Mitarbeitern, Helfern, Nachbarn etc.) im Zuge der Veranstaltung widerfahren.

Somit sind Sie auch für die Sicherheit vor Ort verantwortlich. In diesem Sinne unterstützt Sie das Ordnungsamt ab einer Teilnehmerzahl von 400 Personen, indem es die Feuerwehr hinzuzieht.

Darüber hinaus schützt eine Genehmigung Ihr Event vor Personen, welche sich durch Feierlichkeiten gestört fühlen und Sie beenden wollen. Ist die Veranstaltung nämlich angemeldet, so ist die Durchführung garantiert und Dritte haben keine Möglichkeit mehr, sie zu sperren.

  • Tipp: Durch die Anmeldung Ihrer Veranstaltung können Sie zudem die üblichen Sperrstunden reduzieren.

2. Wo Veranstaltung anmelden?

Abhängig vom Bundesland oder der Kommune müssen Sie Ihre Vereinsveranstaltung beim jeweils zuständigen Bürgermeisteramt, dem Ordnungsamt oder der Baurechtsbehörde anmelden. 

 

Welche Angaben verlangen die Behörden?

Folgende Angaben verlangen die Behörden, um Ihnen die jeweiligen Genehmigungen für Ihre Veranstaltung zu gewähren:

  • Was für eine Veranstaltung planen Sie?
  • Wie lange ist die voraussichtliche Dauer der Veranstaltung?
  • Ist Getränkeausschank bei der Veranstaltung vorgesehen?
  • Wie groß wird die Veranstaltung voraussichtlich sein?
  • Wird die Veranstaltung den öffentlichen Verkehrsraum beeinflussen? (Werden z.B. Straßen oder Straßenabschnitte genutzt?)
  • Werden fliegende Bauten wie Zelte, Tribünen oder Fahrgeschäfte verwendet?
  • Welche Unterhaltungsangebote sind für die Veranstaltung geplant (z.B. Künstler, Feuerwerk oder Sky-Beamer)?
  • Sind Speisen und Getränke für die Veranstaltung vorgesehen?
  • Ist es wahrscheinlich, dass Jugendliche an der Veranstaltung teilnehmen?
  • Welche Werbemaßnahmen planen Sie für die Veranstaltung?
  • Wie beabsichtigen Sie, die Sicherheit während der Veranstaltung zu gewährleisten? (Gibt es etwa ein Sicherheitskonzept?)
  • Gibt es potenzielle Lärmbelästigungen, die berücksichtigt werden müssen?
  • Wie wollen Sie die Anwohner über die Veranstaltung informieren?

3. Welche Veranstaltungen müssen angemeldet werden?

Grundsätzlich müssen ausschließlich öffentliche Veranstaltungen angemeldet werden. Dabei gilt eine Veranstaltung als öffentlich, wenn:

  • Die Teilabnehmerzahl nicht abgrenzbar ist.
  • Die Teilnehmer keine Verbindung zu anderen Teilnehmern oder dem Veranstalter haben.

 

Wann ist eine Veranstaltung öffentlich bzw. nicht öffentlich?

Nun klingen diese Kriterien zunächst recht vage. Es gibt jedoch einige weitere Hinweise, an denen Sie abschätzen können, ob Ihre Veranstaltung genehmigt werden muss.

Allen voran wäre da die Größe des Events. Nehmen ca. 100 Hundert Personen an der Veranstaltung teil, können Sie davon ausgehen, dass es sich um ein öffentliches Event handelt. Ausnahmen sind nur möglich, sofern diese gut begründet sind (etwa Hochzeiten).

Ein eindeutiges Indiz ist hingegen, sobald eine öffentliche Einladung (z.B. via Flyer, Plakat oder Social Media) vorliegt.

  • Tipp: Prinzipiell hat der Ort der Veranstaltung keinen Einfluss darauf, ob sie als öffentlich oder nicht öffentlich eingestuft wird. So ist es irrelevant, ob Sie das Event auf einem privaten Grundstück, auf einer gemieteten Fläche oder auf einem öffentlichen Grundstück abhalten. Veranstaltungen im Freien gelten allerdings nahezu immer als öffentlich.

 

Öffentliche Veranstaltungen auf dem Privatgelände des Vereins – Was gibt es zu beachten?

Im Grunde verhält es sich bei Vereinsveranstaltungen auf dem Privatgelände des Vereins genauso, wie bei anderen öffentlichen Veranstaltungen. Der Verein steht als Veranstalter in der Verantwortung, das Wohlergehen aller Anwesenden zu gewährleisten.

In diesem Sinne sind die Richtlinien der Versammlungsstättenverordnung zu bedenken. Diese beinhaltet im Regelfall Vorgaben an den Brandschutz und Regelungen zur Gebäudeausrüstung. Je nach Bundesland unterscheiden sich aber die Vorgaben.

Die Straßenverkehrsordnung hat hier keine Bedeutung. Es besteht lediglich eine Anzeigepflicht bei der Verkehrsbehörde, sofern Ihre Veranstaltung den Straßenverkehr tangiert (z.B. wenn viele Parkplätze gebraucht werden oder die Anfahrt der Teilnehmer zu Staus führt).

4. Checkliste – Welche Genehmigungen braucht man für eine Veranstaltung?

Abhängig von der Veranstaltungsart benötigen Sie ganz unterschiedliche Genehmigungen diverser Ämter. Im Folgenden haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Anforderungen für Sie zusammengefasst:

  • Zustimmung der Kommune: Bevor Sie mit Ihrer Veranstaltung loslegen, benötigen Sie die Genehmigung Ihrer Kommune, insbesondere vom Ordnungsamt.
  • Schankerlaubnis: Falls alkoholische Getränke ausgeschenkt werden sollen, ist eine Schankerlaubnis erforderlich, die ebenfalls von der Kommune ausgestellt wird.
  • Sperrstundenverkürzung: Soll der Ausschank außerhalb der regulären Sperrzeiten stattfinden, muss eine gesonderte Erlaubnis von der Kommune eingeholt werden.
  • Spezielle Genehmigungen für Dekoration: Für bestimmte Dekorationsartikel können Genehmigungen notwendig sein.
  • Verwendung von Himmelsbeleuchtungsgeräten: Die Verwendung von Skybeamern oder ähnlichen Geräten sollte gegebenenfalls wegen möglicher Störungen des Flugverkehrs gemeldet werden.
  • Genehmigung für Feuerwerk oder Feuershow: Planen Sie ein Feuerwerk oder eine Feuershow, benötigen Sie eine spezielle Genehmigung der Behörden und müssen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen treffen.
  • Baugenehmigung und Nutzungsänderung: Bei größeren Veränderungen am Veranstaltungsort ist eine entsprechende Genehmigung erforderlich.
  • Sondernutzungsgenehmigung für Werbung: Werbung auf öffentlichen Straßen erfordert eine separate Sondernutzungsgenehmigung.
  • Anmeldung bei der Verkehrsbehörde: Um einen reibungslosen Verkehrsfluss sicherzustellen, sollten Sie die Veranstaltung bei der örtlichen Verkehrsbehörde anmelden.
  • GEMA und Musiklizenzierung: Die Nutzung urheberrechtlich geschützter Musik erfordert die Einschaltung der GEMA zur Lizenzierung.
  • Einbeziehung der Naturschutzbehörde: Je nach Standort (z.B. in Nordrhein-Westfalen) muss möglicherweise die Landschaftsbehörde für den Naturschutz und die Landschaftspflege einbezogen werden.

    Was enthält die Genehmigung?

    Die Genehmigung für eine Veranstaltung enthält stets folgende Informationen:

    • Die Lage der Veranstaltung
    • Die Art der Veranstaltung
    • Die bei der Veranstaltung genutzten Räumlichkeiten
    • Die Betriebszeit der Veranstaltung
    • Ob es einen Getränkeausschank gibt

      Genehmigungsverfahren für das Feuerwerk

      Planen Sie, Feuerwerk bei Ihrer Vereinsveranstaltung einzusetzen, ist eine Ausnahmegenehmigung Ihrer Kommune verpflichtend. Hierzu müssen Sie mindestens vier Wochen vor der Veranstaltung ein Antragsformular einreichen.

      Findet das Feuerwerk außerdem auf einem privaten Grundstück statt, dann wird zusätzlich eine schriftliche Zustimmung des Grundstücksbesitzers benötigt. Erwerben können Sie das Feuerwerk im Übrigen erst nach Erhalt der Genehmigung. Zusammen mit der Genehmigung bekommen Sie einen Zeitplan sowie ergänzende Auflagen, beispielsweise Brandschutzregelungen.

      • Hinweis: Abhängig von der jeweiligen Kommune kostet Sie die Ausnahmegenehmigung 20 bis 80 Euro.

        Vorschriften für den Einsatz von Sky-Beamern

        Auch für den Einsatz eines Sky-Beamers brauchen Sie eventuell eine Sondergenehmigung. Unter anderem hängt das von folgenden Faktoren ab:

        • Name des Gerätes
        • Leistung
        • Lampentyp
        • Einsatzort
        • Einsatzdauer
        • Abstrahlwinkel

        Obendrein kann eine Verwendungsgebühr anfallen, beispielsweise, wenn der Beamer für Werbezwecke genutzt wird.

        • Tipp: Abgesehen von der Kommune, sollten Sie Betroffene über den Beamer informieren. Dazu gehören potentiell die Deutsche Flugsicherung, astronomische Anlagen und Sternwarten.

          Was macht die GEMA?

          GEMA steht für Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte und wie der Name bereits verrät, überwacht sie die Nutzung urheberrechtlich geschützter Musik. 

          Bei Ihrer Vereinsveranstaltung kommt die GEMA ins Spiel, sobald Sie urheberrechtlich geschützte Musik via Tonträger sowie bei einer Live-Performance abspielen.

          • Tipp: Weitere Infos zu GEMA-Gebühren im Verein erhalten Sie hier:

          ► zum Artikel

          5. Wie viel kostet es eine Vereinsveranstaltung anzumelden?

          Wie viel es kostet eine Vereinsveranstaltung anzumelden variiert von Bundesland zu Bundesland sowie nach Art der Veranstaltung. In letzter Instanz entscheiden die Kommunen über die Genehmigungsgebühren. Unter Umständen ist sogar die Anmeldung selbst gebührenpflichtig.

          Prinzipiell können Sie des Weiteren davon ausgehen, dass für jegliche Lizenzen Kosten aufkommen. Dazu zählen beispielsweise:  

          • Gaststättenrechtliche Erlaubnis für den Verkauf sowie Ausschank von Getränken und Lebensmitteln
          • Sperrzeitverkürzung
          • Ausnahmegenehmigung für Feuerwerke oder Sky Beamer
          • GEMA-Lizenz

          6. Welche Sicherheitsmaßnahmen sind während der Vereinsveranstaltung erforderlich?

          • Jugendschutz: Jugendliche unter 16 Jahren sollten nicht ohne Begleitung auf einer Tanzveranstaltung zugelassen werden. Kommunizieren Sie diese Information deutlich in der Einladung, auf Eintrittskarten und auf der Website der Veranstaltung.
          • Küche und Verkaufsstände: Werden bei Ihrer Veranstaltung Lebensmittel serviert, unterliegt sie dem Gaststättengesetz. Das heißt, Lebensmittel müssen unabhängig von Anbietern und Veranstaltungsküche in gutem Zustand sein. Überdies sind Küchen/Verkaufsstände täglich gemäß Hygieneregeln zu reinigen.
          • Glasfreier Ausschank: Um Verletzungen zu vermeiden, ist es wichtig beim Ausschenken von Getränken keine Glasbehälter zu verwenden.
          • Zugangskontrolle: Bei Großveranstaltungen mit einem erwartet hohen Besucherandrang ist eine Zugangskontrolle unerlässlich. Zusätzlich sollten Krankenwagen, Rettungsfahrzeuge, Feuerwehr und eventuell Polizei in der Nähe des Veranstaltungsortes bereitstehen und ungehindert parken können. Gegebenenfalls ist die Bereitstellung von Parkwächtern sinnvoll, um Komplikationen zu vermeiden.
          • Technik und Normung: Alle technischen Aspekte müssen den VDW-Vorschriften entsprechen.

           

          Unser Expertentipp für eine sichere Vereinsveranstaltung

          Mit einer Veranstalterhaftpflichtversicherung schützen Sie Ihren Verein umfassend vor den Folgen von Personen-, Sach- und Vermögensschäden, die während der Veranstaltung entstehen.

          Die Versicherung deckt indes nicht nur berechtigte Schadensersatzforderungen Dritter, sondern auch unberechtigte Ansprüche. Sie haben die Möglichkeit, die Veranstalterhaftpflichtversicherung bis zu 24 Stunden vor Beginn Ihrer Veranstaltung abzuschließen.

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