Der Kassenbericht im Verein

Nicht zu verwechseln ist der Kassenbericht mit dem Kassenprüfbericht. So dient der Kassenprüfbericht, wie der Name bereits verrät, zur Überprüfung des Kassenberichts. Ferner noch fungiert der Kassenprüfbericht als Vertrauenszusage des Kassenprüfers bei der Entlastung des Vorstands.

Beispielsweise werden hier Widersprüche und Fehler benannt und auch Lösungen angeboten. Die Verantwortung für den Kassenprüfbericht trägt dabei nicht der Schatzmeister, sondern der Kassenprüfer.

Dieser kontrolliert die Vereinskasse, überprüft, ob die Einnahmen und Ausgaben mit dem Haushaltsplan übereinstimmen und untersucht, ob Beiträge, Spenden und Erstattungen ordnungsgemäß abgerechnet wurden.

Folgende Aspekte dürfen dabei nicht im Kassenprüfbericht fehlen:

• Wahrung der Interessen im Verein
• Ordnungsgemäße Verbuchungen
• Ganzheit der Belege
• Nachvollziehbarkeit der Buchungen
• Sparsamkeit
• Einhaltung der steuerrechtlichen Regelungen
• Einhaltung der rechtlichen und satzungsgemäßen Vorgaben
• Zahlungsfähigkeit
• Prüfung auf Insolvenz
• Verlustrechnung und Abweichungen vom Haushaltsplan

Wie oft der Kassenbericht vorgelegt werden muss, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Weitestgehend hängt das von der finanziellen Leistungsfähigkeit des Vereins ab. Üblich ist der Kassenbericht einmal pro Finanzjahr. Im selben Turnus erfolgt auch der Kassenprüfbericht des Kassenprüfers.

Gemäß § 27 (BGB) ist ein Verein zur Rechenschaftslegung verpflichtet. Demnach müssen Sie den Kassenbericht auch allen Mitgliedern zugänglich machen. Im Regelfall können Sie diesen entweder bei der Mitgliederversammlung vorlegen oder diesen noch vor der Versammlung postalisch versenden. 

In der Regel werden die Klauseln rund um den Kassenbericht bereits bei der Gründungsversammlung in die Satzung aufgenommen. Ist das nicht geschehen, können die jeweiligen Klauseln auch noch nachträglich bei einer Satzungsänderung, während der Mitgliederversammlung abgestimmt werden.

Selbst ohne einen Kassenbericht verfügt der Verein nach § 666 BGB weiterhin über eine Auskunftspflicht. Somit muss der Verein dem Kassenprüfer bei Nachfrage weiterhin alle für die Kassenprüfung notwendigen Dokumente bereitstellen. Gleiches gilt für die Vereinsmitglieder. Diese dürfen auf Anfrage unangekündigt Auskunft über die finanzielle Lage im Verein anfordern.

Grundsätzlich gilt im Verein das Einsichtsrecht. Das heißt, alle Vereinsmitglieder und sogar das Finanzamt dürfen den Kassenbericht einsehen. Darüber hinaus muss der Verein sichergehen, dass jedes Mitglied auch tatsächlich die Möglichkeit hat, den Kassenbericht einzusehen.

Im besten Fall fügen Sie den Kassenbericht deshalb der Einladung zur Mitgliederversammlung an. Alternativ kann er bei der Mitgliederversammlung vorgelegt werden.

Fällt der Schatzmeister bei der Jahreshauptversammlung aus und kommt entsprechend kein Kassenbericht zustande, so ist auch die Kassenprüfung gefährdet. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen in solch einer Situation zur Verfügung:

• Ist der Schatzmeister erreichbar, so kann dieser den Kassenbericht auch per Videokonferenz oder Telefon durchführen
• Ist er der Schatzmeister nicht erreichbar, kann er stattdessen eine Zusammenfassung der notwendigen Daten weiterleiten 
• Der Vorsitzende der Mitgliederversammlung kann den generellen Trend benennen, so wie die Eckdaten wiedergeben. Wenigstens, ob das Ergebnis des letzten Finanzjahres positiv oder negativ war, sollte der Mitgliederversammlung mitgeteilt werden
• Hat der Kassenprüfer bereits im Voraus die finanzielle Lage des Vereins geprüft, so kann er den Kassenprüfbericht detaillierter ausgestalten
• Findet sich im Fall der Fälle tatsächlich keine bessere Alternative, so kann die Mitgliederversammlung die Entlastung auf eine außerordentliche Mitgliederversammlung verschieben oder den Vorstand auch ohne Kassenbericht und Kassenprüfbericht entlasten

Zuständig für die Kassenprüfung ist der Kassenprüfer (unter Umständen auch 2 Kassenprüfer). Generell kann dabei jedes Vereinsmitglied Kassenprüfer werden, dass die nötigen Qualifikationen mitbringt und vertrauenswürdig ist. Außerdem darf kein Vorstandsmitglied die Aufgabe übernehmen. Da ansonsten die Neutralität der Kassenprüfung gefährdet wäre (siehe auch).

In vielen Satzungen müssen die Kassenprüfer über die Mitgliederversammlung gewählt werden. Die Wahl des Kassenprüfers muss hierbei als separater Tagesordnungspunkt eingeplant werden. Die Abstimmung erfolgt nach Mehrheitsbeschluss.

Der Kassenprüfer übernimmt dabei folgende Aufgaben:

• Überprüfung der Kassenbücher und Bargeldbestände
• Prüfung von Belegen wie auch Rechnungen
• Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben
• Kontrolle der Mitgliedszahlungen
• Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Kontrolle der Forderungen und Verbindlichkeiten

Da die Kassenprüfung rechtlich nicht für den Verein verpflichtend ist, gibt es auch keine rechtlichen Regelungen zur Kassenprüfung. Vielmehr basieren die Vorgaben für die Kassenprüfung auf der Satzung des Vereins.

In diesem Sinne sollten Sie also Regeln für die Kassenprüfung festlegen, die im Interesse des Vereins liegen. Folgende Punkte sollten in der Vereinssatzung nicht fehlen:

1. Unterlagen sollten ordnungsgemäß und ordentlich aufbewahrt und verbucht werden
2. Der Vorstand sollte stets sparsam und dem Vereinszweck entsprechend handeln
3. Die Finanzverwaltung sollte präzise und den Buchungsvorschriften entsprechend durchgeführt werden

• Was konkret überprüft wird
• Wer die Kassenprüfung übernimmt
• Der Auftrag der Kassenprüfung
• Ort und Datum der Kassenprüfung
• Wer an der Kassenprüfung teilnimmt
• Dauer der Kassenprüfung
• Art der Buchführung im Verein
• Welche Dokumente konkret überprüft wurden
• Wie die Dokumente von den Kassenprüfern kontrolliert wurden
• Abläufe oder Dokumente, die außerordentlich detailliert geprüft wurden und eine Begründung weshalb
• Sonstige Erklärungen
• Resultat der Kassenprüfung
• Empfehlung zur Entlastung des Vorstands