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Der Kassenbericht im Verein


Alle Infos auf einen Blick:

  • Wie der Kassenbericht eines Vereins gestaltet sein sollte
  • Welche Rolle der Kassenbericht bei der Entlastung des Vereinsvorstandes spielt
  • Was für Inhalte im Kassenbericht nicht fehlen dürfen
  • Welche gesetzlichen Vorlagen für den Kassenbericht im Verein gelten  
  • Wer den Kassenbericht im Verein einsehen darf

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Zusammenfassung

  • Der Kassenbericht eines Vereins wird vom Schatzmeister erstellt und bietet einen Überblick über die finanzielle Lage des Vereins bei der Jahreshauptversammlung. Unter anderem werden hier alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins aufgelistet.
  • Zudem dient der Kassenbericht als Grundlage für die Kassenprüfung. Das Ergebnis des Kassenberichts entscheidet also letztendlich darüber, ob der Vorstand bei der Mitgliederversammlung entlastet wird oder nicht. Er muss darüber hinaus jedem Vereinsmitglied schriftlich zugänglich gemacht werden.
  • Ein Verein ist rechtlich nicht dazu verpflichtet, einen Kassenbericht anzufertigen. Dementsprechend hängen die konkreten Inhalte, des Berichtes von der Größe des Vereins wie auch seiner finanziellen Stärke ab.
  • Grundsätzlich sollten Sie aber alle Einnahmen, Ausgaben, Ausgangsposten und auch empfindliche Daten wie Löhne, Gehälter oder Aufwandsentschädigungen in den Kassenbericht aufnehmen. Zudem sollten auch nötige Belege wie Kontoauszüge, Verträge, Spendenquittungen und Zuwendungen nicht fehlen.
  • Jedes Vereinsmitglied sowie auch das Finanzamt verfügen über ein Einsichtsrecht in den Kassenbericht und dürfen die Einsicht in diesen unangekündigt jederzeit anfordern.

Der Kassenbericht ist eines der wichtigsten Werkzeuge der Jahreshauptversammlung. Mit ihm beweist der Vorstand sein Können, er schafft einen Überblick über die Vereinsfinanzen und schließlich dient er als Grundlage für die Entlastung.

Es hängt also eine ganze Menge vom Kassenbericht ab, nicht zuletzt da der Vereinsvorstand bei Fehlern im Kassenbericht potenziell mit seinem Privatvermögen haftet. Umso wichtiger ist es also, dass Sie mit allen Details des Kassenberichts genau vertraut sind.

In unserem Beitrag klären wir Sie umfänglich darüber auf, wie ein Kassenbericht im Verein aussehen muss.

Unter anderem erfahren Sie, wie der Kassenbericht gestaltet werden sollte. Welche Rolle er bei der Entlastung des Vorstandes spielt. Welche Inhalte keinesfalls im Kassenbericht fehlen dürfen. Und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen es zu beachten gibt.

Wie soll der Kassenbericht eines Vereins aussehen?

Der Kassenbericht beinhaltet eine Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben, eines Vereins. Diese werden dabei in unterschiedliche Steuerbereiche unterteilt:

  • Ideeller Bereich (Alltägliche Tätigkeiten, die sich nach dem Vereinszweck richten)
  • Vermögensverwaltung (Einnahmen und Ausgaben aus dem Vermögen des Vereins)
  • Zweckbetrieb (Einnahmen und Ausgaben, die ausschließlich durch eine wirtschaftliche Ausrichtung des Geschäftsbetriebs erzielt werden können)
  • Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (Sonstige wirtschaftliche Aktivitäten)

Je nach Umfang des Berichts kommen außerdem Abrechnungsposten, Belege und Rechnungen für das vergangene Finanzjahr hinzu. Hierzu zählen auch empfindliche Daten wie Löhne oder Aufwandsentschädigungen.

Hervorheben sollten Sie insbesondere Überschreitungen von Voranschlägen aus der letzten Mitgliederversammlung und bedeutende Abweichungen von vergangenen Jahresbeschlüssen. Darüber hinaus können auch Verhandlungen oder Beziehungen zu anderen Vereinen in den Bericht aufgenommen werden. 

Erstellt wird der Kassenbericht durch den Schatzmeister. So dient der Kassenbericht unter anderem auch als Grundlage für den Kassenprüfbericht und damit für die Entlastung des Vereinsvorstandes. Er kann aber auch außerhalb des Kassenprüfberichts oder der Mitgliederversammlung präsentiert werden.

Rechtlich vorgeschrieben ist er im Übrigen nicht. Im Sinne des Vereins sollten Sie die Notwendigkeit für einen Kassenbericht jedoch in der Vereinssatzung festhalten.

Wie sieht ein Bericht des Kassenprüfers aus?

Nicht zu verwechseln ist der Kassenbericht mit dem Kassenprüfbericht. So dient der Kassenprüfbericht, wie der Name bereits verrät, zur Überprüfung des Kassenberichts. Ferner noch fungiert der Kassenprüfbericht als Vertrauenszusage des Kassenprüfers bei der Entlastung des Vorstands.

Beispielsweise werden hier Widersprüche und Fehler benannt und auch Lösungen angeboten. Die Verantwortung für den Kassenprüfbericht trägt dabei nicht der Schatzmeister, sondern der Kassenprüfer.

Dieser kontrolliert die Vereinskasse, überprüft, ob die Einnahmen und Ausgaben mit dem Haushaltsplan übereinstimmen und untersucht, ob Beiträge, Spenden und Erstattungen ordnungsgemäß abgerechnet wurden.

Folgende Aspekte dürfen dabei nicht im Kassenprüfbericht fehlen:

  • Wahrung der Interessen im Verein
  • Ordnungsgemäße Verbuchungen
  • Ganzheit der Belege
  • Nachvollziehbarkeit der Buchungen
  • Sparsamkeit
  • Einhaltung der steuerrechtlichen Regelungen
  • Einhaltung der rechtlichen und satzungsgemäßen Vorgaben
  • Zahlungsfähigkeit
  • Prüfung auf Insolvenz
  • Verlustrechnung und Abweichungen vom Haushaltsplan

Wie oft erfolgt ein Kassenbericht im Verein?

Wie oft der Kassenbericht vorgelegt werden muss, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Weitestgehend hängt das von der finanziellen Leistungsfähigkeit des Vereins ab. Üblich ist der Kassenbericht einmal pro Finanzjahr. Im selben Turnus erfolgt auch der Kassenprüfbericht des Kassenprüfers.

Wann wird der Kassenbericht im Verein vorgelegt

Gemäß § 27 (BGB) ist ein Verein zur Rechenschaftslegung verpflichtet. Demnach müssen Sie den Kassenbericht auch allen Mitgliedern zugänglich machen. Im Regelfall können Sie diesen entweder bei der Mitgliederversammlung vorlegen oder diesen noch vor der Versammlung postalisch versenden. 

Expertentipp – D&O-Versicherung

Unterläuft dem Vorstand im laufenden Finanzjahr ein Fehler, stellt er eine falsche Spendenbescheinigung aus oder kommt sogar für vorsätzliche Drittschäden in Bedrängnis, so haftet der Vorstand mit seinem Privatvermögen.

Mit der D&O-Versicherung bleibt Ihr Privatvermögen auch im Schadensfall unangetastet. So schützt Sie diese vor Schäden aufgrund fehlerhafter Aktivitäten des Vereinsvorstands, Geschäftsführer und leitender Angestellter.

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Welche Rolle spielt der Kassenbericht im Verein bei der Entlastung des Vereinsvorstandes?

Während einer Entlastung spricht die Mitgliederversammlung Ihr Vertrauen gegenüber dem Vorstand aus. In Folge wird der Vereinsvorstand von allen Schadensersatzforderungen freigesprochen und ist damit nicht mehr länger haftbar (mehr zum Thema Haftung im Verein).

Im Sinne der Entlastung hat der Vereinsvorstand nach § 666 (BGB) eine Auskunfts- und Rechenschaftspflicht gegenüber den Vereinsmitgliedern. Der Kassenbericht ist dabei das wesentliche Dokument zur Entlastung des Vorstandes.  Gemeinsam mit dem Kassenprüfbericht dient er als Beweis dafür, dass der Vorstand seine Pflichten ordentlich erledigt und somit sauber gewirtschaftet hat.

Der Kassenbericht gibt einen Überblick über die finanzielle Lage des Vereins, und wenn dieser Bericht unvollständig oder ungenau ist, kann dies möglicherweise zu Haftungsansprüchen führen. 

Die Verantwortlichen des Vereins, wie beispielsweise der Vorstand oder der Kassenwart, können auch persönlich haftbar gemacht werden, wenn sie gegen ihre Pflichten und Verantwortlichkeiten verstoßen haben. Eine D&O-Versicherung sichert die Vorstandsmitglieder und Führungskräfte des Vereins gegen Haftungsansprüche ab, die aus Fehlern oder Unterlassungen bei der Führung des Vereins resultieren.

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Wie den Kassenbericht vortragen? – Schriftlich oder mündlich?

Der Kassenbericht wird in der Regel einmal jährlich bei der Jahreshauptversammlung vorgetragen. Das kann schriftlich z.B. via Post oder E-Mail erfolgen sowie auch mündlich bei einer Präsentation geschehen.

Zudem gilt es, das Einsichtsrecht zu berücksichtigen. So muss in jedem Fall der Kassenbericht schriftlich festgehalten und den Mitgliedern zugänglich gemacht werden. Wurde der Bericht also, im Voraus versendet oder ausgelegt, ist das Einsichtsrecht erfüllt.

Besonders beliebt sind deshalb Kombinationen. Beispielsweise kann vor der mündlichen Präsentation der Kassenbericht zusätzlich ausgelegt oder via PDF versendet werden.

Welchen Inhalt umfasst ein Kassenbericht im Verein?

Welche konkreten Inhalte der Kassenbericht enthalten muss, ist rechtlich nicht vorgeschrieben. Auch der Umfang ist dementsprechend nicht vorgegeben.

Welche Inhalte Sie in den Kassenbericht aufnehmen, ist damit, maßgeblich von der Größe und der jeweiligen Lage des Vereins abhängig. Die passenden Inhalte sollten Sie darüber hinaus in der Satzung Ihres Vereins verankern.

Die folgenden Punkte sollten Sie jedoch in jedem Fall im Kassenbericht berücksichtigen:

  • Einnahmen zwecks Mitgliedsbeiträge
  • Einnahmen auf Grundlage von Spenden sowie Veranstaltungen
  • Einnahmen in Form öffentlicher Zuschüsse
  • Ausgaben zwecks Versicherungen sowie Abgaben
  • Ausgaben für Mietkosten
  • Ausgaben für Reisekosten
  • Ausgaben für Arbeitsmaterialien und Geräte, die dem Vereinszweck dienen
  • Aufwendungen für Löhne bzw. Gehälter

 

Welche Belege sollten Sie ergänzend zum Kassenbericht mitbringen?

  • Kontoauszüge des vergangenen Finanzjahres
  • den neusten Kontoauszug
  • Rechnungen
  • Miet- oder Leasingverträge
  • Nachweise für Zuwendungen
  • Spendenquittungen
  • Dokumente zu Daueraufträgen

Muster für den Kassenbericht für die Jahreshauptversammlung im Verein (PDF-Vorlage)

Mit dem smarten Dokumenten-Generator von Ehrenamt24 erstellen Sie in 3 einfachen Schritten alle Dokumente, die Sie im Vereinsalltag benötigen. So auch ein Muster für den Kassenbericht der Jahreshauptversammlung im Verein.

Hierzu einfach das gewünschte Dokument wählen und dann die Fragen der elektronischen Assistenz beantworten. Im Anschluss können Sie schließlich das gewünschte Dokument als PDF-Vorlage herunterladen.

Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es zum Kassenbericht im Verein?

Ein Verein ist zwar auskunftspflichtig (siehe § 27 BGB) und auch rechenschaftspflichtig (siehe § 666 BGB), gesetzlich verpflichtet einen Kassenbericht zu erstellen ist er jedoch nicht (weitere Details zum Thema Recht im Verein).

Das heißt aber nicht, dass Sie deshalb auf den Kassenbericht verzichten sollten, denn dieser leistet einen gewaltigen Beitrag zur Transparenz der Vermögenslage im Verein. Demnach lohnt es sich, den Kassenbericht in der Vereinssatzung zu verankern.

So halten Sie den Kassenbericht in der Vereinssatzung fest

In der Regel werden die Klauseln rund um den Kassenbericht bereits bei der Gründungsversammlung in die Satzung aufgenommen. Ist das nicht geschehen, können die jeweiligen Klauseln auch noch nachträglich bei einer Satzungsänderung, während der Mitgliederversammlung abgestimmt werden.

Auskunftspflicht gilt auch ohne Kassenbericht

Selbst ohne einen Kassenbericht verfügt der Verein nach § 666 BGB weiterhin über eine Auskunftspflicht. Somit muss der Verein dem Kassenprüfer bei Nachfrage weiterhin alle für die Kassenprüfung notwendigen Dokumente bereitstellen. Gleiches gilt für die Vereinsmitglieder. Diese dürfen auf Anfrage unangekündigt Auskunft über die finanzielle Lage im Verein anfordern.

Wer darf den Kassenbericht im Verein einsehen?

Grundsätzlich gilt im Verein das Einsichtsrecht. Das heißt, alle Vereinsmitglieder und sogar das Finanzamt dürfen den Kassenbericht einsehen. Darüber hinaus muss der Verein sichergehen, dass jedes Mitglied auch tatsächlich die Möglichkeit hat, den Kassenbericht einzusehen.

Im besten Fall fügen Sie den Kassenbericht deshalb der Einladung zur Mitgliederversammlung an. Alternativ kann er bei der Mitgliederversammlung vorgelegt werden.

Was tun, wenn der Kassenbericht auf der Jahreshauptversammlung fehlt?

Fällt der Schatzmeister bei der Jahreshauptversammlung aus und kommt entsprechend kein Kassenbericht zustande, so ist auch die Kassenprüfung gefährdet. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen in solch einer Situation zur Verfügung:

  • Ist der Schatzmeister erreichbar, so kann dieser den Kassenbericht auch per Videokonferenz oder Telefon durchführen
  • Ist er der Schatzmeister nicht erreichbar, kann er stattdessen eine Zusammenfassung der notwendigen Daten weiterleiten 
  • Der Vorsitzende der Mitgliederversammlung kann den generellen Trend benennen, so wie die Eckdaten wiedergeben. Wenigstens, ob das Ergebnis des letzten Finanzjahres positiv oder negativ war, sollte der Mitgliederversammlung mitgeteilt werden
  • Hat der Kassenprüfer bereits im Voraus die finanzielle Lage des Vereins geprüft, so kann er den Kassenprüfbericht detaillierter ausgestalten
  • Findet sich im Fall der Fälle tatsächlich keine bessere Alternative, so kann die Mitgliederversammlung die Entlastung auf eine außerordentliche Mitgliederversammlung verschieben oder den Vorstand auch ohne Kassenbericht und Kassenprüfbericht entlasten

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Was ist eine Kassenprüfung im Verein?

Bei einer Kassenprüfung überprüft der Kassenprüfer einmal im Finanzjahr, ob die Ausgaben und Einnahmen des Vereins dem Haushaltsplan gleichen. 

Zusätzlich dient die Kassenprüfung als Grundlage für eine Empfehlung zur Entlastung des Vereinsvorstandes. So entscheidet die Mitgliederversammlung erst nach Einsicht in den Kassenprüfbericht, ob sie dem Vorstand das Vertrauen ausspricht und ihn damit von der Haftung befreit.

Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Kassenprüfung nicht. Es handelt sich hierbei vielmehr um einen formalen Ablauf. Die Kassenprüfung in der Satzung zu verankern, ist aber durchaus sinnvoll. Denn eine Kassenprüfung zeigt Fehler und Abweichungen auf und sorgt so für eine ordentlichere Buchführung und mehr Vertrauen in den Schatzmeister.

Kassenprüfer – Wer ist das und welche Aufgaben hat er?

Zuständig für die Kassenprüfung ist der Kassenprüfer (unter Umständen auch 2 Kassenprüfer). Generell kann dabei jedes Vereinsmitglied Kassenprüfer werden, dass die nötigen Qualifikationen mitbringt und vertrauenswürdig ist. Außerdem darf kein Vorstandsmitglied die Aufgabe übernehmen. Da ansonsten die Neutralität der Kassenprüfung gefährdet wäre (siehe auch).

In vielen Satzungen müssen die Kassenprüfer über die Mitgliederversammlung gewählt werden. Die Wahl des Kassenprüfers muss hierbei als separater Tagesordnungspunkt eingeplant werden. Die Abstimmung erfolgt nach Mehrheitsbeschluss.

Der Kassenprüfer übernimmt dabei folgende Aufgaben:

  • Überprüfung der Kassenbücher und Bargeldbestände
  • Prüfung von Belegen wie auch Rechnungen
  • Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben
  • Kontrolle der Mitgliedszahlungen
  • Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
  • Kontrolle der Forderungen und Verbindlichkeiten

Welche rechtlichen Regelungen müssen bei der Kassenprüfung berücksichtigt werden?

Da die Kassenprüfung rechtlich nicht für den Verein verpflichtend ist, gibt es auch keine rechtlichen Regelungen zur Kassenprüfung. Vielmehr basieren die Vorgaben für die Kassenprüfung auf der Satzung des Vereins.

In diesem Sinne sollten Sie also Regeln für die Kassenprüfung festlegen, die im Interesse des Vereins liegen. Folgende Punkte sollten in der Vereinssatzung nicht fehlen:

  1. Unterlagen sollten ordnungsgemäß und ordentlich aufbewahrt und verbucht werden
  2. Der Vorstand sollte stets sparsam und dem Vereinszweck entsprechend handeln
  3. Die Finanzverwaltung sollte präzise und den Buchungsvorschriften entsprechend durchgeführt werden

Was gehört in den Kassenprüfbericht im Verein?

  • Was konkret überprüft wird
  • Wer die Kassenprüfung übernimmt
  • Der Auftrag der Kassenprüfung
  • Ort und Datum der Kassenprüfung
  • Wer an der Kassenprüfung teilnimmt
  • Dauer der Kassenprüfung
  • Art der Buchführung im Verein
  • Welche Dokumente konkret überprüft wurden
  • Wie die Dokumente von den Kassenprüfern kontrolliert wurden
  • Abläufe oder Dokumente, die außerordentlich detailliert geprüft wurden und eine Begründung weshalb
  • Sonstige Erklärungen
  • Resultat der Kassenprüfung
  • Empfehlung zur Entlastung des Vorstands

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