Checkliste Kassenprüfung

Rein rechtlich betrachtet ist eine Überprüfung des Vereinsvermögens oder der Geschäftsführung nicht vorgeschrieben. Dennoch ist es lohnend, sie durchzuführen.

Denn die Kassenprüfung schafft nicht nur Vertrauen zwischen Vorstand und Vereinsmitgliedern, sondern ist auch ein wichtiges Kontrollwerkzeug im Verein. Entsprechend sollten Sie die Kassenprüfung in der Vereinssatzung verankern. 

Zusätzlich sollten Sie folgende Regeln zur Kassenprüfung festhalten:

• Die Dokumentation muss ordnungsgemäß geführt werden
• Die Unterlagen müssen ordentlich gelagert und verbucht werden
• Der Vorstand muss sich am Prinzip der Sparsamkeit orientieren
• Der Vorstand muss stets dem Vereinszweck entsprechend verfahren
• Das Vermögen des Vereins muss den Buchungsvorschriften gemäß verwaltet werden

Eine Kassenprüfung findet meist zur Jahreshauptversammlung statt, um darüber zu bestimmen, ob der Vereinsvorstand entlastet werden soll. So dient sie als Vorbereitung für die Beschlussfassung der Mitgliederversammlung.

In diesem Sinne erfolgt bei der Kassenprüfung eine Empfehlung, die mit darüber entscheidet, ob der Verein dem Vorstand sein Vertrauen gibt und ihn so von Schadenansprüchen freispricht (siehe auch). Gleichzeitig stärkt die Kassenprüfung auch im Vereinsalltag das Vertrauen in den Vorstand.

Darüber hinaus deckt die Kassenprüfung Fehler in der Buch- und Geschäftsführung auf und verbessert diese soweit möglich. Schließlich motiviert sie so den Schatzmeister, seine Tätigkeit ordentlich auszuführen.

Da es keinerlei gesetzliche Vorschriften zur Kassenprüfung gibt, kann der Verein den Ablauf der Kassenprüfung eigenständig in der Vereinssatzung bestimmen. Je gründlicher die Kassenprüfung jedoch ausgeführt wird, desto weniger Beanstandungen gibt es auch von der Mitgliederversammlung.

So ist es ratsam, die folgenden Punkte bei der Kassenprüfung zu berücksichtigen:

• Welche Bereiche geprüft wurden 
• Inhalte der Prüfung (z.B. Jahresabschluss und Vereinsvermögen des Vereins)
• Für welches Finanzjahr die Prüfung durchgeführt wurde
• Wer für die Kassenprüfung verantwortlich war
• In welcher Form und zu welchem Zeitpunkt die Kassenprüfung abgehalten wurde
• Weitere Personen, die an der Prüfung teilgenommen haben
• Welche Unterlagen zur Verfügung standen und in welcher Form
• Fehler oder Widersprüche
• Sonstige Punkte, die interessant sein könnten
• Ergebnis der Kassenprüfung
• Empfehlung der Kassenprüfer

In der Regel beteiligen sich 2 Kassenprüfer an der Kassenprüfung. Des Weiteren sollte auch ein Vorstandsmitglied anwesend sein, um gegebenenfalls Fragen zu beantworten. Im besten Fall stehen hier der Schatzmeister und der Obmann zur Verfügung (mehr zum Thema Vereinsorgane).

Generell entscheidet die Mitgliederversammlung darüber, wann die Kassenprüfung durchgeführt wird. Oftmals gibt auch die Satzung einen Zeitraum vor. Normalerweise findet die Kassenprüfung aber einmal im Finanzjahr zur Jahreshauptversammlung statt.

Wie oft die Kassenprüfung stattfindet, hängt mit der Größe und der finanziellen Stärke eines Vereins zusammen. Üblicherweise wird die Kassenprüfung aber einmal jährlich parallel zum Kassenbericht durchgeführt.

In Sonderfällen, z.B. bei besonders großen Vereinen, werden mehrmals im Jahr Kassenprüfungen durchgeführt. Gesetzliche Vorschriften, gibt es in diesem Sinne allerdings nicht.

Die Kassenprüfung findet im Regelfall an dem Ort statt, an dem sich die wesentlichen Unterlagen des Vereins aufhalten. Im besten Fall steht hierzu ein eigener Arbeitsraum zur Verfügung.

Verrichtet der Schatzmeister seine Arbeit regelmäßig in seiner Behausung, so muss dem Kassenprüfer auch hier der Zugriff auf die Vereinsunterlagen möglich sein. Alternativ wird ein neutraler Ort für die Kassenprüfung gewählt.

Grundsätzlich überträgt die Mitgliederversammlung ihren Prüfungsanspruch an den Kassenprüfer. Entsprechend führt dieser die Kassenprüfung als Auftrag der Vereinsmitglieder aus. Oftmals ist es auch der Schatzmeister, der aktiv zur Kassenprüfung einlädt.

Allgemein muss der Vorstand nicht im Voraus über die Kassenprüfung informiert werden. Im Sinne einer konfliktfreien Zusammenarbeit sollten Sie den Vorstand jedoch rechtzeitig über die Kassenprüfung aufklären. Darüber hinaus sind auch spontane Kassenprüfungen des Finanzamtes möglich.

Der Kassenprüfer verfügt über ein Einsichtsrecht in alle für die Buchführung wesentlichen Dokumente. Dazu zählen:

• Bücher, Journale, Kassenbücher und Kontenblätter
• EDV-Buchhaltung
• Belege (Stichproben)
• Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung
• Beitragsnachweise an die Krankenkassen, Lohnsteueranmeldung und Anmeldungen zur Sozialversicherung.
• Anlagenverzeichnis

Der Kassenprüfer hat die Aufgabe zu überprüfen, ob der Vorstand das Vereinsvermögen ordnungsgemäß verwaltet. In diesem Sinne prüft er die Aktivitäten der Geschäftsführung, des Vorstandes und des Schatzmeisters. Die Ergebnisse seiner Prüfung hält der Schatzmeister im Kassenprüfbericht fest, den er schließlich der Mitgliederversammlung bereitstellt.

Üblicherweise ist der Kassenprüfer Teil der Mitglieder- oder Vertreterversammlung. In einigen Fällen fungiert er jedoch als separates Organ mit individuellen Entscheidungsfreiheiten.

Je nach Satzung wird der Kassenprüfer bei der Mitgliederversammlung via Mehrheitsbeschluss gewählt oder durch ein Gremium bestellt. Ist die Wahl des Kassenprüfers nicht in der Satzung geregelt, so muss die Einberufung nach § 32 Absatz 1 Satz 2 u. 3 BGB als separater Tagesordnungspunkt gesetzt werden.

Die Tätigkeit des Kassenprüfers beschränkt sich dabei im Normalfall auf das vorangegangene Finanzjahr. Nach jeder abgeschlossenen Prüfung kann der Kassenprüfer durch einen neuen Kassenprüfer ersetzt werden. Auf diese Weise soll ein Näheverhältnis zum Vorstand verhindert werden.

Im Prinzip kann jedes Mitglied, dass nicht Teil eines Leitungsorgans ist, Kassenprüfer werden. Damit entfallen der Vorstand, der Obmann, der Schatzmeister und der Schriftführer. Zusätzlich sollte ein Kassenprüfer über fachgerechtes Know-how verfügen sowie auch vertrauenswürdig sein. 

Als Letztes muss dieser üblicherweise per Mehrheitsbeschluss ins Amt berufen werden, somit einen Großteil des Vereins von seiner Kompetenz überzeugen. Genauso kann ein externer Kassenprüfer eingesetzt werden. Dies kann sogar durchaus sinnvoll sein. Beispielsweise, wenn sich innerhalb des Vereins keine neutrale Person für die Tätigkeit findet oder die eigenen Mitglieder mit der Aufgabe überfordert sind.

Ein Vorstandsmitglied kann nicht gleichzeitig Kassenprüfer sein. Grund dafür ist das Neutralitätsgebot. So kann es bei der Prüfung der eigenen Buchführung schnell zu Konflikten zwischen den beiden Rollen kommen. Insbesondere, da finanzielle Interessen involviert sind.

Zusätzlich stärkt es das Vertrauen im Verein, wenn eine neutrale Person die Aufgabe des Kassenprüfers übernimmt. Außerdem muss der Kassenprüfer gemäß § 26 BGB bzw. § 32 BGB zur Mitgliederversammlung oder Vertreterversammlung gehören.

Was genau der Kassenprüfer macht, hängt mal wieder von der Satzung ab. Das betrifft sowohl das Ausmaß als auch den Fokus seiner Tätigkeit. Gibt die Vereinssatzung hierzu nichts vor, beschließt die Mitgliederversammlung den Umfang seiner Aufgaben. Dabei kann es sich um eine schlichte Prüfung der Einnahmen und Ausgaben handeln oder auch um eine tiefgehende Kontrolle der doppelten Buchführung.

So verfügt der Kassenprüfer über ein Informationsrecht, welches es ihm erlaubt, alle für die Kassenprüfung notwendigen Nachweise (Bücher, Bestände und Abschlüsse) beim Schatzmeister anzufordern und einzusehen.

Das Ausmaß sowie die konkreten Aufgaben des Kassenprüfers legt jeder Verein eigenständig in seiner Satzung fest. Einige typische Aufgaben des Kassenprüfers sehen Sie hier:

• Prüfung der Bücher, Bargeldbestände, Belege und Rechnungen
• Kontrolle der ordnungsgemäßen Verwaltung des Vereinsvermögens
• Nachverfolgung der Einnahmen und Ausgaben
• Kontrolle über ordentliche Mitgliedszahlungen
• Prüfung der Buchführung, anhand rechtlicher Vorschriften
• Nichtverfolgung von Forderungen und Verbindlichkeiten
• Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten des Vereins
• Kontrollfunktion gegenüber den Vereinsorganen

Bei der Mitgliederversammlung stellt der Kassenprüfer seinen Kassenprüfbericht vor. Basierend auf dem Kassenprüfbericht spricht er schließlich eine Empfehlung für oder gegen die Entlastung des Vorstandes aus. Darüber hinaus kann dieser erläutern, nach welchen Prinzipien die Kassenprüfung durchgeführt wurde und was genau zur Entscheidung beigetragen hat. 

Bei der Jahreshauptversammlung stellt der Kassenprüfer den Kassenprüfbericht vor und kommentiert diesen. Dabei berichtet er, ob es Einwände gibt, hebt Fehler hervor und benennt Abweichungen der Rechnungslegung und des Zahlungsverkehrs des Vereins (mehr zum Thema Zahlungen im Verein).

Anschließend spricht sich der Kassenprüfer für oder gegen eine Entlastung des Schatzmeisters und des Vorstandes aus. Da die offizielle Entlastung erst in Schriftform erfolgt, muss nicht zwingend das Wort Entlastung fallen. Ausreichend ist bereits, wenn aus dem Kontext hervorgeht, dass der Vorstand unverschuldet gehandelt hat. 

Darüber hinaus ist der Kassenprüfer auskunftspflichtig, es gehört also ebenfalls zu seinen Aufgaben auf Fragen der Mitgliederversammlung einzugehen.

Folgendes sollten Sie außerdem bei der Präsentation des Kassenprüfberichts bei Jahreshauptversammlung beachten:

• Die Präsentation der Kassenprüfung bei der Mitgliederversammlung dient als Zusammenfassung des Prüfberichts. Entsprechend sollten Sie nur die wesentlichen Punkte vorstellen
• Da ein Großteil der Mitgliederversammlung nur wenig fachliche Kenntnisse mitbringt, müssen Sie die Inhalte des Kassenprüfberichts so wiedergeben, dass sie für Laien leicht zu verstehen sind
• Berichten Sie ausgewogen. Fehler sollten zwar benannt werden, die Präsentation sollte sich jedoch nicht ausschließlich darauf beschränken. Das gilt insbesondere dann, wenn das Ergebnis grundsätzlich positiv ausfällt
• Auch wenn Sie als Kassenprüfer auskunftspflichtig sind, meiden Sie es, empfindliche Informationen der Vereinsmitglieder preiszugeben. Insbesondere sollten Sie dabei die Persönlichkeits- und Datenschutzrechte im Blick behalten (z.B. Gehaltshöhe)

Das BGB gibt keinerlei Auskunft darüber, in welcher Form die Kassenprüfung zu erfolgen hat. Rechtlich gesehen ist nämlich kein Kassenprüfer notwendig. Demnach ist eine Kassenprüfung also auch noch dann valide, wenn es nur einen Kassenprüfer im Verein gibt.

Die meisten Vereine entscheiden sich aus Sorgfalt gleich 2 Kassenprüfer, um die Arbeit des Kassenwarts gründlich bewerten zu können.

Ein Kassenprüfer hat die Aufgabe, die Aktivitäten des Vorstandes zu bewerten. Er darf jedoch nicht daran mitwirken, die Buchführung auszubauen, Einzelbuchungen durchführen oder eigenständig Abschlüsse anfertigen. Ebenso gehört es nicht zu den Aufgaben des Kassenprüfers, die Zweckmäßigkeit von Ausgaben zu bewerten.

Da der Kassenprüfer kein Vereinsorgan ist, sondern zur Mitgliederversammlung gehört, haftet er auch nicht für potenzielle Fehler des Vorstandes. So kann er zwar nach bestem Gewissen vorgehen, jedoch nicht absolute Garantie auf Fehlerlosigkeit in allen Prozessen geben. Insbesondere bei komplexen Vorgängen im Verein.

Anders sieht es allerdings aus, sofern der Kassenprüfer vorsätzlich vorgeht. Unterschlägt der Kassenprüfer z. B. fehlerhafte Buchführung im Sinne des Vorstandes, so macht es sich gemäß § 826 BGB durch sittenwidrige vorsätzliche Schädigung haftbar.

Der Kassenbericht hat zwar einen ähnlichen Namen wie der Kassenprüfbericht, tatsächlich handelt es sich hier aber um zwei komplett unterschiedliche Dokumente. So ist der Kassenbericht ein Bericht des Schatzmeisters, in dem dieser alle Einnahmen und Ausgaben sowie weitere Daten zur finanziellen Lage des Vereins zusammenfasst. 

Der Kassenprüfbericht wird erst in einem zweiten Schritt erstellt. Ziel ist es dann, auf Grundlage des Kassenberichts die Arbeit des Vorstandes zu überprüfen und unter Umständen eine Empfehlung für die Entlastung herauszugeben.

Da der Kassenbericht die Grundlage der Kassenprüfung bietet, kann ohne ihn auch keine Kassenprüfung durchgeführt werden. Folglich kann aufgrund mangelnder Unterlagen auch keine Empfehlung zur Entlastung des Vereinsvorstandes ausgesprochen werden.

Die Mitgliederversammlung hat nun je nach Satzung die Wahl den Vorstand ohne Empfehlung des Kassenprüfers zu entlasten. Alternativ kann die Entlastung des Vorstandes jedoch auch auf eine außerordentliche Mitgliederversammlung verschoben werden.

Der Ablauf und das Ergebnis der Kassenprüfung werden in einem eigenen Protokoll festgehalten. Das Protokoll einer Kassenprüfung beinhaltet dabei folgende Eckpunkte:  

• Wer zum Kassenprüfer bestellt wurde
• Welche Unterlagen für die Kassenprüfung vorlagen
• In welchem Zeitraum die Unterlagen eingesehen wurden
• Wie die Kassenprüfer zum Ergebnis gekommen sind
• Zu welchem Ergebnis die Kassenprüfung gelangt
• Vorschlag zur Form der Entlastung oder nicht Entlastung
• Zusätzliche Hinweise und Änderungsvorschläge

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