Personalplanung│Das sind die Best Practices

Inhaltsverzeichnis:

Das Wichtigste in Kürze:

Personalplanung dient dazu, den kurz-, mittel- und langfristigen Personalbedarf eines Unternehmens zu decken.
Ziel der Personalplanung ist es, einen optimalen Personalbestand sicherzustellen, der sowohl die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens als auch die Mitarbeiterzufriedenheit garantiert.
Zu Beginn der Personalplanung wird der aktuelle Personalbestand (Ist-Zustand) ermittelt. Darauf aufbauend werden schließlich Maßnahmen abgeleitet, die darauf abzielen, einen bestimmten Soll-Zustand zu erreichen.

1. Was ist Personalplanung? – Einfach erklärt

Personalplanung ist ein Aufgabenbereich des Human Resources Management. In erster Linie dient sie dazu, den kurz-, mittel- und langfristigen Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern im Unternehmen zu decken.

Auf diese Weise stellt die Personalplanung sicher, dass ein Betrieb wirtschaftlich arbeitet, also keine Verpflichtungen unerledigt bleiben und die Beschäftigten optimal ausgelastet sind.

Dabei spielt sich Personalplanung auf drei Ebenen ab:

Strategische Planung: Konzentriert sich auf langfristige Ziele, die über fünf Jahre hinausgehen.
Taktische Planung: Hier stehen mittelfristige Ziele, in einem Zeitraum von ein bis fünf Jahren, im Vordergrund.
Operative Planung: Beschäftigt sich mit kurzfristigen Zielen, die innerhalb eines Jahres erreicht werden sollen.

Was umfasst die Personalplanung? – Qualitative und quantitative Aspekte

Gute Personalplanung umfasst sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte.

Quantitative Personalplanung

Die quantitative Personalplanung befasst sich mit folgenden Fragen:

Ist der Personalbedarf durchgehend und angemessen gedeckt?
Ermöglicht es das Budget, den Personalbedarf zu decken?
Sind Abgänge durch Verrentungen, die durchschnittliche Fluktuation sowie Ausfälle aufgrund von Krankheit, Urlaub und Elternzeit eingeplant?

Qualitative Personalplanung:

Die qualitative Personalplanung konzentriert sich auf folgende Fragen:

Verfügen Mitarbeiter über die nötigen Kompetenzen, um zukünftige Aufgaben zu bewältigen?
Welche Fähigkeiten müssen aufgebaut werden? Welche werden bald nicht mehr benötigt?
Sind alle wichtigen Kenntnisse mehrfach vorhanden, um Ausfälle auszugleichen?
Kann fehlendes Know-how intern aufgebaut werden?
Ist es sinnvoll neue Mitarbeiter einzustellen oder sollten Zuständigkeiten ausgelagert werden?

Was ist strategische Personalplanung?

Strategische Personalplanung ist ein Prozess, mit dem Unternehmen vorausschauend ihren Personalbedarf sichern. Auf diese Weise können sie trotz Marktveränderungen agil bleiben und langfristig qualifizierte Mitarbeiter einstellen, ohne auf äußere Einflüsse reagieren zu müssen.

Was bedeutet individuelle Personalplanung?

Im Gegensatz zur allgemeinen Personalplanung stehen bei der individuellen Personalplanung die persönlichen Stärken, Ziele und Entwicklungsbedarfe eines einzelnen Angestellten im Mittelpunkt.

Die drei wichtigsten Bausteine der individuellen Personalplanung sind:

Onboarding

Die individuelle Personalplanung beginnt beim Onboarding. In dieser Phase lernen Neuzugänge nicht nur ihre Tätigkeit, sondern auch die Unternehmenskultur kennen. Ein durchdachtes Onboarding verkürzt die Eingewöhnungszeit und hilft Mitarbeitern, sich rasch in ihren Themenbereichen zurechtzufinden.

Tipp: Mit unserer Onboarding-Checkliste haben Sie stets die wesentlichen Schritte zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Blick.

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Karriereplanung

Nur wenige Menschen verharren ein Berufsleben lang in derselben Position. Einsatzbereiche verändern sich, Beförderungen sind in Aussicht und Mitarbeiter erwerben neue Kompetenzen.

Um sie auf diesem Weg zu begleiten, sind regelmäßige Entwicklungsgespräche entscheidend. In diesen Gesprächen sollte es darum gehen, individuelle Ambitionen zu besprechen und gemeinsam Wege zur Umsetzung zu finden.

Unter anderem können Sie sich im Rahmen dieser Gespräche an diesen Leitfragen entlanghangeln:

Welche beruflichen Ziele verfolgen Sie?
Welche Fähigkeiten benötigen Sie, um diese zu erreichen?
Welche Tätigkeiten machen Ihnen besonders Spaß? Welche weniger?
Wo sehen Sie sich mittelfristig im Unternehmen?
Gibt es Bereiche, in die Sie sich gerne stärker einbringen würden?
Wie können wir zu Ihrer beruflichen Entwicklung beitragen?
Welche bisherigen Erfahrungen möchten Sie künftig häufiger nutzen?

Nachfolgeplanung

Oftmals machen sich Unternehmen erst Gedanken, was mit einer Stelle passiert, wenn ein Mitarbeiter bereits ausgeschieden ist. Kündigungsfristen geben zwar etwas Vorlauf, dennoch ist Planung für eine saubere Übergabe wesentlich.

Im Fokus der Nachfolgeplanung steht der Erhalt des Fachwissens des ausscheidenden Mitarbeiters. Am besten gelingt das durch eine strukturierte, schriftliche Dokumentation.

Idealerweise haben Sie zudem einen Nachfolger bestimmt, der vor dem Ausscheiden des Angestellten eingearbeitet wird. So stellen Sie sicher, dass das Wissen nahtlos zum Neuzugang übergeht.

2. Welche Ziele hat die Personalplanung?

Das übergeordnete Ziel der Personalplanung ist es, einen optimalen Personalbestand sicherzustellen. Dabei sollen sowohl die Unternehmensziele gesichert als auch die Mitarbeiterzufriedenheit gewährleistet werden. Weil sich der Soll-Zustand jedoch ständig ändert, müssen Maßnahmen laufend korrigiert werden.

Welche konkreten Ziele die Personalplanung hierbei ins Auge fasst, hängt von der Ausrichtung des Unternehmens und dem Bedarf der Fachabteilungen ab. Sie werden dementsprechend von den Abteilungsleitungen sowie der Geschäftsführung festgelegt.

Um Ihren Personalbedarf zu ermitteln, können Sie sich an den folgenden Fragen orientieren:

Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
Über welche Qualifikationen sollten sie verfügen?
Wie soll die Unternehmenskultur gestaltet werden?
Wie sollte sich die demografische Struktur der Belegschaft entwickeln?
Welche Positionen müssen künftig besetzt werden?
Setzten Sie auf langfristige Bindung oder eine höhere Fluktuation?

Welche externen und internen Faktoren beeinflussen die Personalplanung?

Die Personalplanung wird von externen und internen Faktoren beeinflusst.

Externe Faktoren

Externe Faktoren sind Rahmenbedingungen, die vom Unternehmen nicht direkt gesteuert werden können.

Dazu zählen:

Die wirtschaftliche Situation
Politische und gesellschaftliche Veränderungen
Rechtliche Rahmenbedingungen
Demografischer Wandel
Das technologische Umfeld

Interne Faktoren

Die internen Faktoren können hingegen via Stellschrauben im Unternehmen angepasst werden.

Dazu gehören etwa:

Geplante Absatzmengen
Erforderlicher Personalbedarf
Mitarbeiterfluktuation
Fehlzeiten und Abwesenheiten
Pensionierungen

3. Weshalb ist Personalplanung wichtig?

Effizienz: Abläufe werden kontinuierlich optimiert, wodurch das Unternehmen seine Ressourcen besser nutzt und damit produktiver arbeitet.
Früherkennung: Personalengpässe werden schnell erkannt und rechtzeitig behoben.
Weiterbildung: Kompetenzlücken werden frühzeitig entdeckt, sodass passende Fortbildungsmaßnahmen geplant werden können.
Kostenkontrolle: Personalkosten lassen sich über eine bedarfsgerechte Planung optimieren.
Recruiting: Die Personalabteilung kann durch eine vorausschauende Personalplanung zügig Fachkräfte mit passenden Profilen rekrutieren.
Agilität: Die Organisation bleibt flexibel und kann somit direkt auf Marktveränderungen reagieren.

Was sind die Folgen fehlender strategischer Personalplanung?

Ohne strategische Personalplanung treten nachfolgende Probleme auf, die Ihrer Wettbewerbsfähigkeit mittel- bis langfristig schaden:

Zu wenig Personal: Offene Stellen bleiben häufig lange unbesetzt. Die Folge: Wichtige Geschäftsbereiche fallen weg und das Unternehmenswachstum wird gehemmt.
Zu viel Personal: Ebenso ist es möglich, dass aufgrund fehlender Personalplanung zu viele Mitarbeiter eingestellt sind. Kommt es nun zu Marktschwankungen, müssen diese neuen Aufgaben zugewiesen oder gekündigt werden. Beides verursacht hohe Ausgaben und schädigt im Worst Case den Ruf des Unternehmens.
Hohe Kosten: Positionen zu besetzen, kostet viel Zeit und Geld. Verzögert sich die Neubesetzung, dann wird der Nachfolger nicht mehr vom Vorgänger eingearbeitet. Wenn außerdem Zeitdruck hinzukommt, steigen die Kosten und die Gefahr von Fehlbesetzung merklich.
Kompetenzlücken: Gehen qualifizierte Fachkräfte, dann fallen wichtige Kompetenzen weg. Einerseits erschwert das die Arbeit, denn jetzt fehlt das notwendige Know-how für bestimmte Prozesse. Anderseits ist das teuer. Immerhin muss das fehlende Wissen durch externe Dienstleister ausgeglichen werden.
Schlechte Arbeitsbedingungen: Neuzugänge landen in überfüllten Büros und erhalten daher kein strukturiertes Onboarding. Das mindert die Motivation und beeinträchtigt die Teamzusammenarbeit.

4. Wie funktioniert Personalplanung?

Personalplanung beginnt zunächst mit einer Analyse des aktuellen Personalbestands (Ist-Zustand). Ist dieser erfasst, leitet sie daraus schließlich Maßnahmen ab, um einen gewünschten Zielzustand (Soll-Zustand) zu verwirklichen. Überdies besteht Personalplanung aus mehreren Teilbereichen, von denen jeder eine eigene Aufgabe erfüllt.

Welche Aufgaben hat die Personalplanung?

Alles in allem deckt die Personalplanung folgende Aufgabenbereiche ab:

Personalbestandsplanung

Die Personalbestandsplanung ist das Fundament der Personalplanung. Sie ermittelt den gegenwärtigen Personalstand (Ist-Zustand) im Unternehmen, der als Ausgangspunkt für alle anderen Teilbereiche herangezogen wird.

In diesem Zusammenhang arbeitet die Personalbestandsplanung folgende Probleme ab:

Wie viele Mitarbeiter insgesamt im Unternehmen angestellt sind.
In welchen Abteilungen sie beschäftigt sind.
Wie der Altersdurchschnitt im Betrieb aussieht.
Welche Beschäftigungsarten bestehen (z. B. Festanstellung, Praktikum, Werkstudenten).

Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung untersucht den Soll-Zustand im Betrieb.

Das Augenmerk liegt auf:

Quantität: Wie viele Mitarbeiter das Unternehmen braucht.
Qualität: Welche Qualifikationen dem Betrieb fehlen
Zeit und Ort: Zu welchem Zeitpunkt und an welchem Ort das Personal benötigt wird.

Hinweis: Da exakte Prognosen nur begrenzt möglich sind (gerade, was Abgänge angeht), fußt die Personalbedarfsplanung größtenteils auf Schätzungen, Erfahrungswerten und vorab bestimmten Raten.

Personalbeschaffungsplanung

Die Personalbeschaffungsplanung legt fest, wie und wann offene Stellen im Unternehmen besetzt werden. Ziel ist es, den Personalbedarf passgenau, effizient und im Einklang mit den Unternehmenszielen zu realisieren.

Dabei geht es unter anderem um folgende Punkte:

Ob intern (z.B. Versetzungen, Beförderungen) oder extern (z.B. Ausschreibungen, gezielte Anwerbung) gesucht wird.
Welche Kanäle und Vorkehrungen angemessen sind (z. B. Online-Portale, Personalvermittler, interne Ausschreibungen).
Welche Kosten, rechtlichen Vorgaben und zeitlichen Fristen zu berücksichtigen sind.

Personalfreisetzungsplanung / Personalanpassungsplanung

Bei Umstrukturierungen, Standortschließungen oder Auftragsrückgang unterstützt die Personalfreisetzungsplanung bzw. Personalanpassungsplanung dabei, Personalüberhänge sozialverträglich und effizient abzubauen. Das geht einerseits via Kündigung und andererseits über „weiche“ Maßnahmen wie:

Versetzung
Arbeitszeitverkürzung
Abbau von Überstunden
Kurzarbeit
Frühverrentung

Personaleinsatzplanung

Aufgabe der Personaleinsatzplanung ist es, Mitarbeiter, entsprechend ihrer Eignung, ihren Kapazitäten und den Unternehmensvorgaben einzusetzen. Die Zielsetzung: Alle Abteilungen mit ausreichend sowie dem passenden Personal zu versorgen.

Weil der optimale Personaleinsatz allerdings variiert, berücksichtigt die Personaleinsatzplanung außerdem nachfolgende Aspekte:

Schwankungen im Arbeitsaufkommen (z. B. saisonale Spitzen)
Berufserfahrung
Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle
Beliebte Urlaubszeiten
Gesetzliche Vorschriften
Tarifliche bzw. Betriebliche Vereinbarungen
Altersbedingte Einschränkungen
Persönliche Wünsche der Angestellten

Personalentwicklungsplanung

Mithilfe der Personalentwicklungsplanung legen Unternehmen fest, wie sie ihre Belegschaft fördern, um aktuelle sowie zukünftige Marktanforderungen zu bewältigen.

Darunter fallen:

Die vorhandenen Fähigkeiten der Mitarbeiter zu erhalten.
Das Fachwissen für kommende Aufgaben weiterzuentwickeln.
Wissenslücken zu schließen.
Die Mitarbeitermotivation über klare Entwicklungsperspektiven zu stärken.

Personalkostenplanung

Die Personalkostenplanung trägt schließlich die Verantwortung, die Kosten für geplante Personalmaßnahmen zu berechnen. Kostenpunkte werden dabei in direkte und indirekte Personalkosten unterteilt.

Direkte Personalkosten

Direkte Personalkosten umfassen sämtliche Ausgaben, die unmittelbar mit dem Personal verbunden sind.

Dazu zählen:

das monatliche Bruttogehalt
Sozialversicherungsbeiträge (für Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung)
Sonderzahlungen wie Gewinnbeteiligungen, Urlaubs- oder Weihnachtsgeld und das 13. Gehalt
Beiträge an die Berufsgenossenschaft
Aufwendungen für Fort- und Weiterbildungen
Reise- und Bewirtungskosten
Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Indirekte Personalkosten

Indirekte Personalkosten entstehen im Zusammenhang mit dem Einsatz von Mitarbeitern, lassen sich aber nicht unmittelbar einer bestimmten Person oder deren konkreter Arbeitsleistung zuordnen. Man bezeichnet sie deshalb als Personalnebenkosten.

Beispielhaft für Personalnebenkosten sind:

der Ausstattung mit Arbeitsmitteln (z.B. PC, Schreibtisch oder Diensthandy)
Miet- und Nebenkosten für Büroräume
der Bereitstellung eines Firmenwagens
Aufwand für das Recruiting

5. Welche Methoden der Personalplanung gibt es?

Zu den klassischen Methoden der Personalplanung gehören:

Prognosen: Sagen den zukünftigen Personalbedarf auf Basis von Daten und Trends voraus.
Risikomatrix: Bewertet potenzielle Herausforderungen im Personalbereich hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen.
Ressourcenplanung: Stellt sicher, dass Talente sinnvoll eingesetzt und Entwicklungspotenziale erkannt werden.
Value Proposition Canvas: Analysiert die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter, um darauf abgestimmte Personalstrategien zu entwickeln.

Abgesehen von diesen traditionellen Methoden, existiert noch eine Reihe von komplementären Strategien, die die Personalplanung unterstützen:

Employer Branding

Employer Branding ist eine Marketingstrategie, mit der sich Unternehmen ein positives Arbeitgeberimage aufbauen, dieses nach innen wie außen vermitteln und aktiv gestalten.
Das Unternehmen wird als attraktiver Arbeitgeber positioniert und soll sich so von der Konkurrenz abheben.

Tipp: In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie in nur 6 Schritten eine einzigartige Arbeitgebermarke aufbauen.

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Wissensmanagement

Um Ihre Geschäftsziele zu erreichen, reicht es nicht aus, einfach nur genügend Personal einzustellen. Vielmehr kommt es auf die passenden fachlichen Qualifikationen an. Umfassendes Wissensmanagement ist daher unverzichtbar.

Eine Übersicht zu den Kompetenzen aller Mitarbeiter zeigt Ihnen, welche Kenntnisse im Unternehmen vorhanden sind und welche Qualifikationen noch entwickelt werden müssen.

Binden Sie auch die Fachabteilungen in die Erstellung der Übersicht ein. Häufig sind ihnen nämlich Fähigkeiten von Mitarbeitern bekannt, die bislang unentdeckt blieben (z.B. Umgang mit bestimmter Software).

Nutzen Sie diese Erkenntnisse anschließend, um Fortbildungen sowie Umschulungen für ausgewähltes Personal zu organisieren.

Tipp: Weitere Tipps zum Thema Fort- und Weiterbildung, bekommen Sie in diesem Artikel.

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Mitarbeiterbindung

Mitarbeiterbindung ist eine Aufgabe des Personalwesens und zielt darauf ab, Beschäftigte möglichst lange im Unternehmen zu halten. Besonders wichtig ist hierbei die Bindung von Leistungsträgern, Experten und qualifizierten Fachkräften.

Zu den klassischen Mitarbeiterbindungsmaßnahmen gehören:

Finanzielle Anreize
Vergünstigungen
Weiterbildungen
Aufstiegsmöglichkeiten
Interne Kommunikation
Arbeitsplatzgestaltung

Tipp: In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung, sich in der Praxis bewährt haben.

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Mitarbeitergewinnung

Mitarbeitergewinnung bedeutet, zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort ausreichend Fachkräfte mit der benötigten Eignung zu finden. Sie beinhaltet: das Erstellen des Anforderungsprofils, die Suche und Auswahl passender Kandidaten sowie die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Freie Positionen können intern oder extern belegt werden. Interne Lösungen sind oft schneller und kostengünstiger, jedoch begrenzt. Deshalb wird häufig außerhalb des Unternehmens gesucht, unter Umständen sogar international. Kurzfristige Engpässe werden in der Regel mithilfe von Leiharbeit überbrückt.

Tipp: Welche Maßnahmen der Mitarbeitergewinnung sich als Best Practises herauskristallisiert haben, erfahren Sie hier:

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Personalentwicklung

Veränderungen am Markt zwingen Unternehmen, sich ständig weiterzuentwickeln. Entsprechend muss das Personal mitziehen. Wer in Qualifikation und Fortbildung des Personals investiert, stärkt demnach dauerhaft die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Personalentwicklung erfolgt entweder intern via Learning-Meetings, in denen sich Mitarbeiter über Fachthemen austauschen oder extern durch Schulungen, Fachbücher, E-Learning-Plattformen und digitale Tools.

Tipp: Weitere Details rund ums Thema Personalentwicklung gibt es hier:

► zum Artikel

6. Wie plant man Personal? – Die 5 Schritte des Personalplanungsprozesses

Voraussetzung für eine erfolgreiche Personalplanung ist ein strukturierter Prozess, der auf die Zielsetzungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist.

In der Praxis hat sich ein Personalplanungsprozess mit 5 Schritten bewährt:

Schritt 1 – Analyse des aktuellen Personalbestands: Die Eignung, Erfahrungen und Kapazitäten des derzeitigen Personals werden ermittelt.
Schritt 2 – Planung des künftigen Personalbedarfs: Ausgehend von den Unternehmenszielen wird festgelegt, wie viele Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten in Zukunft gebraucht werden.
Schritt 3 – Lücken erkennen: Der aktuelle Stand wird mit dem zukünftigen Bedarf verglichen, um Engpässe oder Überkapazitäten zu identifizieren.
Schritt 4 – Passende Maßnahmen entwickeln: Passende Maßnahmen werden entwickelt, um diese Lücken zu schließen.
Schritt 5 – Durchführung und Kontrolle: Nun gilt es, die in Schritt 4 entwickelten Maßnahmen nur noch in die Tat umzusetzen. Regelmäßige Kontrollen prüfen derweil die Erfolgsquote. Gegebenenfalls werden Sie darüber hinaus an Planänderungen angepasst.

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Freitag:	8:00 - 15:00 Uhr

Personalplanung – Das sind die Best Practices 2025

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