Digitalisierung

Robotic Process Automation (RPA) – Alles, was Sie wissen müssen, um 2025 wettbewerbsfähig zu sein

09.06.2025 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

In den meisten Branchen ist der Zeitaufwand für repetitive, manuelle Aufgaben erheblich. Einer Studie von McKinsey zufolge gehen rund 60 % aller Tätigkeiten im Berufsalltag mit eben solchen Prozessen einher.

Dabei erfordern gerade repetitive Aufgaben weder Kreativität noch Kompetenz. Die Folge ist ein monotoner Arbeitsalltag, der zu geringerer Arbeitszufriedenheit und damit sinkender Produktivität der Mitarbeiter führt.

Genau deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf Robotic Process Automation (RPA), um monotone Arbeitsabläufe zu automatisieren und die Betätigungsfelder des Personals bereichernder zu gestalten.

Wie genau RPA funktioniert, in welchen Branchen es bereits eingesetzt wird und wie Sie es erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Inhaltsverzeichnis:

Das Wichtigste in Kürze:

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie zur Automatisierung repetitiver bzw. manueller Aufgaben durch Bots.
RPA funktioniert, indem es auf einem Computer oder Server installiert wird und dort Nutzeraktionen aufzeichnet, um daraus automatisierte Workflows abzuleiten. Der Bot führt diese Arbeitsläufe anschließend eigenständig über die Benutzeroberfläche der jeweiligen Software aus.
Unter anderem steigert der Einsatz von RPA die Effizienz, senkt Kosten, reduziert Fehler und entlastet das Personal.

1. Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) (auf Deutsch: robotergesteuerte Prozessautomatisierung, Softwarerobotertechnik oder digitale Roboter genannt) ist eine Technologie zur Automatisierung repetitiver, manueller und zeitintensiver Tätigkeiten mithilfe von RPA-Bots.

Dazu zählt etwa die Extraktion von Daten, das Ausfüllen von Online-Formularen, das Verschieben von Dateien u. ä.

Was ist mit einem Bot gemeint?

Unter einem Bot versteht man ein Computerprogramm, das automatisiert Routineaufgaben ausführt. Fortschrittliche Bots sind dabei sogar in der Lage, Menschen nachzuahmen sowie mit Ihnen zu kommunizieren.

Welche Arten von Robotic Process Automation gibt es?

Unbeaufsichtigte RPA

Bei der unbeaufsichtigten RPA interagieren Bots eigenständig mit dem Computersystem und übernehmen Aufgaben vollständig ohne menschliches Zutun.

Der Bot wird manuell durch einen Auslöser aktiviert oder schaltet sich automatisch über einen Remote-Service ein, der auf einen bestimmten Zeitplan eingestellt ist.

Beaufsichtigte RPA

Beim beaufsichtigten RPA (auch Robotic Desktop Automation genannt) arbeitet der Bot mit einem Menschen zusammen.

Hierbei fokussiert sich der Mensch auf komplexere, nicht automatisierbare Prozesse, während der RPA-Bot repetitive und zeitaufwendige Tätigkeiten übernimmt. In der Regel wird der Bot hier per Workstation aktiviert.

RPA vs. Künstliche Intelligenz – Worin liegt der Unterschied?

Robotic Process Automation wird umgangssprachlich oft mit Künstlicher Intelligenz (KI) gleichgesetzt. Tatsächlich handelt es sich aber um zwei grundlegend unterschiedliche Technologien.

RPA ist prozessorientiert: Es führt ausschließlich diejenigen Abläufe aus, die vorher von einem Menschen festgelegt wurden. Das heißt, RPA folgt festen Regeln und trifft keine eigenen Entscheidungen.

KI dagegen ist datengesteuert und basiert auf Machine Learning. Sie erkennt Muster in großen Datenmengen, lernt daraus und passt ihr Verhalten eigenständig an.

Ziel von KI ist es, menschliche Intelligenz nachzuahmen, während RPA lediglich wiederholende Arbeitsschritte automatisiert.

Intelligente RPA

Obwohl sich RPA und KI unterscheiden, agieren sie in der Praxis oft Hand in Hand. RPA sorgt für eine zügigere Integration von KI. Und KI befähigt RPA durch maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung (NLP) zur Hyperautomatisierung.

Das heißt, komplexe Aufgaben zu registrieren, zu analysieren und zu automatisieren, für die normalerweise menschliches Fachwissen oder Entscheidungsfähigkeit nötig sind. Diese Kombination wird als intelligente RPA bezeichnet.

Unter anderem kommt intelligente RPI in folgenden Bereichen zum Einsatz:

Analyse und Verarbeitung von strukturierten, halb- und unstrukturierten Daten
Bedienen von Benutzeroberflächen
Verständnis von Sprache und Führen von Dialogen mit Nutzern und Kunden

2. Wie funktioniert Robotic Process Automation?

Genauso wie andere Programme wird ein RPA-Tool auf dem PC bzw. einem Server installiert. Dieses zeichnet die Interaktion des menschlichen Nutzers mit verschiedenen Anwendungen auf. Basierend auf den Aufzeichnungen stellt das Tool dann eine Aktionsliste zusammen, um daraus einen passenden Workflow abzuleiten.

Abschließend wird dann ein Bot erstellt, der die entsprechenden Aufgaben mittels der GUI (Graphical User Interface / grafische Benutzeroberfläche) der jeweiligen Software vollautomatisch ausführt.

Dabei übernimmt ein RPA-Tool im Wesentlichen drei zentrale Funktionen:

Low-Code-Entwicklung

Die Low-Code-Entwicklung ermöglicht es, über Skripte, die menschliches Verhalten imitieren, Abläufe in voneinander getrennten Systemen zu automatisieren.

Verknüpfung mit Unternehmenssoftware

Ebenso können Bots via APIs (Application Programming Interface, auf Deutsch: Programmierschnittstellen) sowie Benutzeroberflächen mit bereits vorhandenen Unternehmensanwendungen, Webseiten, Benutzerportalen und Apps verbinden. Via Frontend-Integration geht das im Übrigen auch auf älteren oder isolierten Programmen.

Orchestrierungsfunktionen

Zuletzt verfügen RPA-Tools über Verwaltungs- und Steuerungsfunktionen (Orchestrierungsfunktionen), die es ermöglichen, sämtliche Automatisierungen (z.B. Konfiguration, Überwachung, Sicherheit, Fehlerbehandlung) zentral zu organisieren.

Was kann Robotic Process Automation?

Typische Einsatzbereiche der Robotic Process Automation:

Manuelle und sich wiederholende Tätigkeiten: Tätigkeiten, bei denen regelmäßig Daten aus unterschiedlichen Quellen, beispielsweise Excel-Tabellen, Lieferantenportalen oder internen Systemen, verarbeitet werden.
Arbeitsintensive Prozesse: Arbeitsschritte, die häufig in gleicher Weise durchgeführt werden, wie das Übertragen großer Datenmengen oder das Prüfen und Freigeben von Vorgängen.
Arbeit mit mehreren Systemen: Prozesse, die den Zugriff auf mehrere Webportale, ERP-Systeme oder externe Softwarelösungen voraussetzten (z.B. Rechnungsverarbeitung).

3. Warum ist RPA wichtig? – Das sind die Vorteile

Effizienzsteigerung: RPA automatisiert wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben und beschleunigt dadurch Arbeitsabläufe. Dementsprechend können sich die Mitarbeiter auf strategische Tätigkeiten konzentrieren und damit produktiver arbeiten.
Fehlerreduktion: Da RPA-Bots exakt nach festgelegten Vorgaben funktionieren, werden menschliche Fehler minimiert.
Transparenz: Indem sie alle Arbeitsschritte nachvollziehbar dokumentieren, unterstützen Bots bei Monitorings, Protokollen, Compliance-Vorgaben und der Prozessoptimierung.
Kostenersparnis: Automatisierung entlastet Personalressourcen und senkt Personalkosten. Zudem erfordert die Einführung eines RPA-Bots keine umfassende IT-Integration, sodass sie günstiger und schneller implementierbar ist als andere Lösungen.
Bessere Kundenbetreuung: Bots sind rund um die Uhr aktiv und bearbeiten Anfragen demnach selbst bei hohem Aufkommen. Das Resultat: eine bessere Servicequalität und eine höhere Kundenzufriedenheit.
Entlastung des Personals: Routinearbeiten wie Dateneingaben, Kopieren/Einfügen oder Anmeldungen werden von RPA-Bots übernommen. Das steigert die Mitarbeitermotivation, da sich das Personal anspruchsvolleren Aufgaben widmen können.
Einbindung bestehender Systeme: RPA greift über die grafische Benutzeroberfläche (GUI) auf bestehende Anwendungen zu. Entsprechend lassen sich auch Altsysteme problemlos einbinden.
Flexibilität: Robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist ein flexibles Werkzeug, das sich bei Bedarf schnell und einfach erweitern lässt. Innerhalb weniger Wochen sind zeitkritische Prozesse vollautomatisiert.
Entlastung der IT: RPA-Tools bieten eine intuitive Benutzeroberfläche, die es Fachabteilungen ohne Programmierkenntnisse erlaubt, selbstständig Automatisierungen zu erstellen.

4. Implementierungsstrategie für RPA

Schritt 1 – Wahl einer passenden RPA-Plattform

In einem ersten Schritt gilt es, die passende RPA-Plattform für Ihr Unternehmen zu wählen. Die Ansprüche variieren derweil je nach Branche. Prinzipiell sollte sie aber folgende Leistungen enthalten:

Durchgängige Analyse und Begleitung von Arbeitsabläufen
Erkennen von Automatisierungspotenzialen
Automatische Generierung passender Bots
Möglichkeit eine große Anzahl automatisierter Abläufe zu verwalten

Schritt 2 – Analyse des Workflows

Danach folgt eine umfassende Bewertung der aktuellen Workflows im Unternehmen. Ziel ist es, Abläufe zu verstehen und Optimierungspotenziale festzustellen.

Schritt 3 – Identifikation geeigneter Prozesse

Mit Hilfe von Business-Process-Intelligence-Tools werden diejenigen Prozesse identifiziert, die sich besonders gut für eine Automatisierung eignen, also solche mit hohem Volumen, klaren Regeln und wiederkehrenden Tätigkeitsfeldern.

Schritt 4 – Einsatz von Bots

Nun werden die bereits vorkonfigurierten Bots eingesetzt, um die Aufgaben im Workflow zu übernehmen. Dabei lassen sie sich per cloudbasierter RPA-Plattform verwalten und bei Bedarf flexibel an das Unternehmensgeschehen anpassen.

Herausforderungen der Robotic Process Automation

Obwohl Robotic Process Automation generell positiv zum Unternehmen beiträgt, gibt es dennoch einige Herausforderungen, die mit RPA-Tools einhergehen.

Unternehmenskultur

Robotic Process Automation (RPA) reduziert repetitive Aufgaben und schafft somit Freiräume für anspruchsvollere und kreativere Tätigkeiten.

Gleichzeitig ergeben sich daraus neue Anforderungen an die Belegschaft: Etwa muss sie bereit sein, kontinuierlich zu lernen und sich flexibel an veränderte Aufgabenbereiche anzupassen.

Die Aufgabe des Unternehmens besteht daher darin, eine Lernkultur zu etablieren und mittels gezielter Fort- und Weiterbildungen aktiv zum Wissensaufbau im Team beizutragen.

Skalierung

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung kann zwar parallel mehrere Prozesse automatisieren, trotzdem gestaltet sich die Skalierung oft schwierig.

Das liegt vor allem an regulatorischen Vorgaben und internen Umstrukturierungen.

Um all die Anforderungen abzudecken, müssten demnach je nach Branche an die 100 RPA-Bots in den Betrieb eingebunden werden. Die allermeisten RPA-Anbieter bieten allerdings höchstens 10 Bots an.

5. Wer benutzt RPA? – Beispiele für die Anwendung von Robotic Process Automation

Robotic Process Automation findet mittlerweile in nahezu allen Branchen und Unternehmensbereichen Anwendung.

Im Folgenden einige Beispiele aus der Praxis:

Finanzwesen: RPA betreut viele manuelle Aufgaben und sorgt so für mehr Effizienz. Darunter fallen z. B. die Kundenrecherche, Kontoeröffnungen, Auftragsabwicklungen, die Bearbeitung von Anfragen sowie Maßnahmen zur Geldwäschebekämpfung.
Personalwesen: Im HR beschleunigt RPA unter anderem die Erstellung von Stellenangeboten. Neue Mitarbeiter werden dadurch schneller eingestellt und die HR-Abteilung gewinnt Zeit für strategische Tätigkeitsfelder.
Operativer Betrieb: Routineaufgaben in Bereichen wie Buchhaltung, Einkauf oder Kundenservice werden durch RPA automatisiert und zudem mit digitalen Assistenten unterstützt.
Kundenservice: Robotergesteuerte Prozessautomatisierung ermöglicht es durchgängig Kundenanfragen und -aufträge zu bearbeiten, selbst außerhalb der Geschäftszeiten.
Versicherungswesen: Wiederkehrende Prozesse wie die Schadensbearbeitung, das Policenmanagement, Underwriting oder die Einhaltung von Vorschriften werden ebenfalls per RPA automatisiert. Das senkt die Fehlerquote und verkürzt Bearbeitungszeiten.
Einzelhandel: Im Handel verbessert RPA sowohl interne Abläufe als auch die Kundenerfahrung. Typische Einsatzgebiete sind die Lagerverwaltung, Auftragsbearbeitung und die Auswertung von Kundenfeedback.
Gesundheitswesen: RPA unterstützt das Gesundheitswesen beim Informationsmanagement, bei der Bearbeitung von Verschreibungen, Versicherungsfällen und Zahlungsprozessen sowie im Bereich Compliance.

Montag bis Donnerstag:	8:00 - 16:00 Uhr
Freitag:	8:00 - 15:00 Uhr

Robotic Process Automation (RPA) – Alles, was Sie wissen müssen, um 2025 wettbewerbsfähig zu sein