Das sind die 5 besten Projektmanagement-Tools für Ihr Unternehmen 2024

Was sind Tools im Projektmanagement?

Projektmanagement-Tools sind digitale Werkzeuge, die Unternehmen dabei unterstützen, Projekte möglichst kosten- und zeitsparend zu organisieren, zu koordinieren und zu überwachen.

Gestaltet sind diese als kooperative und interaktive Arbeitsbereiche, in denen sich Teams austauschen können und sich gegenseitig Aufgaben zuspielen. Es handelt sich hier z.B. um eine einfache Checkliste oder eine multifunktionale Projektmanagement-Plattform. Bestenfalls ermöglicht es Ihnen, das Projektmanagement-Tool einen Workflow zu schaffen, der unterschiedliche Geschäftsprozesse miteinander verknüpft.

Warum nutzen Unternehmen Projektmanagement-Tools?

Kleinere Projekte sind im Regelfall ohne dezidierte Projektmanagement-Tools zu handeln. Verantwortlichkeiten und Ziele können einfach über analoge Lösungen (z.B. Pinnwände, Flipcharts oder Klebezettel) festgehalten werden.

Mit zunehmender Komplexität des Projekts geht die Übersicht jedoch schnell verloren. Gerade wenn Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten, auf andere flexible Arbeitszeitmodelle zugreifen oder gar der Kunde nur online zu erreichen ist, sind digitale Projektmanagement-Tools ausschlaggebend. 

Vorteile von Projektmanagement-Tools

• Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation durch Tools
• Kooperation trotz unterschiedlicher Standorte der Teammitglieder
• Echtzeit-Monitoring der wichtigsten Projekt-KPIs
• Zugriff auf Projektinhalte von jedem Desktop- und Mobilgerät 
• Durch standardisierte Prozesse bei wiederkehrenden Aufgaben werden Projektziele schneller erreicht
• Höhere Arbeitseffizienz (z.B. durch Deadline-Ampel zur Identifikation dringender Aufgaben)
• Fehlerreduktion durchfrühzeitiges Eingreifen bei Problemen
• Digitale Lösungen ermöglichen flexible Arbeit.
• Zuordnung von Informationen und Dokumenten zu Aufgaben
• Überblick für Führungskräfte und Projektleiter
• Übersicht und Evaluation der Organisation und Arbeitsabläufe
• Bessere Übersichtlichkeit durch Visualisierungen (z.B. Projektstrukturplan, Kanban Board, Tabelle, Gantt-Diagramm)
• Vereinfachte Ressourcenplanung
• Verknüpfung verschiedener digitaler Tools über eine Plattform.
• Cloudbasierter Speicher
• Funktionen zur Daten- und Cybersicherheit

1. Notion

Notion ist bekannt als “All-In-One Workspace“ mit Schwerpunkt auf Notizen, Wikis und Datenbanken. Doch Notion ist mehr als nur ein Notizprogramm. Vielmehr dient es als praktisches Projektmanagement-Tool für die unterschiedlichsten organisatorischen Aufgaben. So kombiniert Notion Funktionen von Microsoft Word, Excel und OneNote in einem Tool.

Bevorzugt wird es im HR, Design, Sales und Marketing eingesetzt. Dabei greifen von Einzelunternehmen über Start-ups bis hin zu Großunternehmen die verschiedensten Betriebe auf Notion zurück.

Funktionen

• Erstellen, Zuweisen und Priorisieren von Aufgaben (z.B. in Form von To-do-Listen)
• Cloudbasierte Software (einsetzbar im Browser, auf dem Desktop sowie als App).
• Textverarbeitung
• Drag-and-Drop-Funktion von Spalten und Zeilen
• Kanban-Boards
• Kalenderfunktion
• Erstellen von Datenbanken
• Datenschutz (Datenübertragung läuft vollständig verschlüsselt ab)

Kosten

• Notion Free: Notion Free ist kostenlos. Insgesamt können bis zu 5 Personen die kostenlose Version von Notion nutzen.
• Notion Plus: Notion Plus ist für 8 Dollar (jährliche Abrechnung) erhältlich. Diese Version bietet unbegrenzte Datei-Uploads. Zudem kannst Du bis zu 100 Gäste einladen.
• Notion Business: Für Notion Business bezahlen Sie 15 Dollar im Monat. Enthalten sind unter anderem SAML SSO, private Teamspaces, bis zu 90 Tage Versionsverlauf und bis zu 250 Gäste.
• Notion Enterprise: Die Enterprise-Version von Notion basiert auf benutzerdefinierten Verträgen. Enthalten sind eine Benutzerbereitstellung (SCIM), Workspace-Analysen, ein unbegrenzter Seitenverlauf sowie erweiterte Sicherheitsprotokolle. 

3. Trello

Trello ist ein australisches Projektmanagement-Tool, das in seinen Funktionen stark Asana ähnelt. So werden auch in Trello verwendet, die in Karten gegliedert sind und nach Bedarf verschoben werden können. In diesem Sinne greift das Tool auf die Kanban-Methodik zurück.

Die Bedienung von Trello ist intuitiv und es eignet sich insbesondere für einfache Aufgaben. Gleichzeitig ist Trello eines der kostengünstigeren Tools auf dem Markt. Für komplexe Projekte ist es aber nur eingeschränkt geeignet.

Funktionen

• Vorlagen für Workflows (z.B. für Meetings, Projekte oder Veranstaltungen)
• Intuitive Nutzeroberfläche
• Unterschiedliche Ansichten (z. B. Trello-Boards, Zeitleisten, Gantt-Charts, Kalender, Tabellen und Dashboards)
• Drag-and-Drop von Spalten und Zeilen
• ⁣Trello-Karten, die verwaltet, verfolgt und geteilt werden können
• Mobile-, Tablet- und Desktop-App
• Automatisierung von Aufgaben mithilfe von „Butler“-Robotern
• Kundensupport von 9 bis 17 Uhr
• Eigener Blog
• Trello-Webinare
• Integration von zusätzlichen Tools
• Cloudbasierte SaaS-Software

Kosten

• Trello Free: Trello Free ist, wie der Name bereits verrät, kostenlos. Insgesamt erlaubt es Dir, diese Version unbegrenzte Karten zu nutzen und bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich zu verwenden.
• Trello Standard: Trello Standard erhältst Du für 5 Dollar monatlich (jährliche Abrechnung). Die Trello Standard-Variante bietet Dir unbegrenzte Boards und benutzerdefinierte Felder.
• Trello Premium: Trello Premium kostet monatlich 10 Dollar und punktet mit zahlreichen zusätzlichen Ansichten, ergänzenden Admin und Sicherheitsfunktionen und einem einfachen Datenexport. 
• Trello Enterprise: Wie viel Du schließlich für Trello Enterprise bezahlst, hängt von der Anzahl Ihrer Mitarbeiter ab. Bei einem Unternehmen mit 50 Benutzern kostet Sie die Enterprise Version in etwa 17,50 Dollar im Monat. Bei steigender Benutzerzahl sinkt der Preis stetig. Die Vorzüge für Trello Enterprise sind in erster Linie ein kostenloses SSO sowie die Möglichkeit zur Verwaltung öffentlicher Boards.

5. Microsoft Project

Gerade Unternehmen, die noch wenig Erfahrung mit dezidierten Projektmanagement-Tools haben, greifen oft zu weit verbreiteten Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel oder Teams. Kein Wunder, denn diese werden ständig im Büroalltag verwendet, die Handhabe ist folglich intuitiv.

Diese Tools sind jedoch nicht auf das Projektmanagement spezialisiert und stoßen deshalb schnell an ihre Grenzen. Tatsächlich hat Microsoft, mit seiner Microsoft Project Lösung, nun ein eigenes Tool, das auf das Management von Projekten gemünzt ist. Wer also nicht auf die gewohnte Microsoft-Struktur verzichten will, wird von Microsoft Project angetan sein.

Funktionen

• Zentrale Ansicht
• Festlegen von Prioritätsprojekten
• Rasteransicht
• Aufgabenlisten
• Möglichkeit Projekte zu planen und zu verwalten
• Individuelle Taskboards für Workflows
• Zeitachsenansicht (Gantt)
• Verknüpfung zu Microsoft Teams
• Gemeinsame Dokumenterstellung
• Zeitplanung
• Berichterstattungsfunktion
• Roadmaps
• Schreibgeschützter Zugriff
• Arbeitszeittabellen

Kosten

• Project Plan 1: Der Project Plan 1 kostet 9,40 Euro im Monat und umfasst im Grunde alle oben genannten Funktionen.
• Project Plan 3:Für Project Plan 3 zahlen Sie monatlich 28,10 Euro. Sie erhalten zusätzlich eine Ressourcenmanagement-Funktion und einen Desktopclient für bis zu fünf PCs.
• Project Plan 5: Project Plan 5 ist der teuerste, jedoch auch umfangreichste Tarif von Microsoft Project. 51,50 Euro kostet dieses Paket im Monat. Im Gegenzug können Sie in dieser Version Portfolio-Szenarien modellieren und Projektbedarfsmanagement betreiben.

Tipp: Sie haben die Möglichkeit, alle drei Pakete von Microsoft Project einen Monat lang kostenlos zu nutzen.