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Bergparaden im Verein organisieren – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung


Bergparaden im Verein organisieren

Ursprünglich als festlicher Umzug der Bergleute entstanden, sind Bergparaden heute tief in der Kultur vieler Regionen Deutschlands verwurzelt. Gleichzeitig bieten die festlichen Umzüge, die ideale Gelegenheit, einem breiten Publikum die Arbeit Ihres Vereins vorzustellen.

Doch hinter dem fröhlichen Brauchtum steckt erheblicher organisatorischer Aufwand. So muss der Verein als Veranstalter nicht nur die Planung des Events stemmen, sondern die Veranstaltung auch bei den Behörden anmelden sowie die Sicherheit vor Ort gewährleisten.

Kein Grund zur Sorge: Mit unserer Anleitung haben Sie sämtliche organisatorischen Schritte im Blick, sodass Sie Ihren Umzug mit minimalem Aufwand und überschaubaren Kosten verwirklichen.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Bevor die eigentliche Planung der Bergparade beginnt, sollten die organisatorischen Grundlagen feststehen. Mitunter braucht es: freiwillige Helfer, eine frühzeitige Kommunikation mit Anwohnern, sorgfältige Umweltschutzmaßnahmen und eine Wettervorsorge mit Alternativplänen.
  • Als Veranstalter haftet der Verein für Schäden, die Dritten während der Bergparade entstehen. Daher sind Sicherheitsmaßnahmen wie Absperrungen, Erste-Hilfe-Stationen, Fluchtwege sowie die Präsenz von Sicherheits- und Rettungskräften unerlässlich. Überdies darf eine Veranstalterhaftpflichtversicherung nicht fehlen.
  • Die Finanzierung einer Bergparade ist für Vereine oftmals eine Herausforderung, da Kosten für Genehmigungen, Sicherheitsvorkehrungen und Logistik anfallen. Um diese zu decken, können Sie auf Eintrittsgelder, Spenden, Fördermittel und Sponsoren zurückgreifen.

1. Grundlagen für die Organisation Ihrer Bergparade

Bevor Sie mit der eigentlichen Planung Ihrer Bergparade starten, sollten zunächst die organisatorischen Voraussetzungen Ihrer Vereinsveranstaltung stehen.

Dazu gehören:

  • Freiwillige Helfer: Ohne Ehrenamtler wäre ein Vereinsevent kaum zu handeln. So verteilen dieses Infomaterial, leiten die Besucher weiter und halten das Event am Laufen. Eine klare Einweisung und gute Kommunikation sind in diesem Zusammenhang ausschlaggebend, damit jeder genau weiß, was zu tun ist.
  • Ankündigung der Bergparade: Die Kommunikation mit Anwohnern und der Öffentlichkeit ist ebenfalls ein entscheidender Punkt. Die Anwohner sollten frühzeitig über die Veranstaltung informiert werden, insbesondere, sofern Straßensperrungen oder Lärm zu erwarten sind.
  • Umweltschutzmaßnahmen: Besonders wenn die Parade durch sensible Gebiete führt, müssen Sie eng mit Umweltschutzbehörden zusammenarbeiten. Darunter fällt der Verzicht auf Feuerwerk, das möglichst schnelle Beseitigen von Abfall sowie Rücksicht auf die dort lebenden Tiere und Pflanzen.
  • Wettervorsorge: Regen, Nebel oder sogar Schnee können plötzlich auftreten und so das gesamte Event gefährden, insbesondere falls die Parade im Gebirge stattfindet. Deshalb gilt es stets, einen Plan B parat zu haben. Überlegen Sie sich eine alternative Route und halten Sie wetterfeste Ausrüstung bereit, sodass das Event selbst bei Wetterumschwüngen sicher stattfinden kann.

2. Die wichtigsten Genehmigungen für Ihre Bergparade

Als Veranstalter stehen Sie darüber hinaus in der Pflicht, rechtzeitig alle Genehmigungen für die Route und das Event selbst einzuholen.

Eine Übersicht mit den wichtigsten Genehmigungen für Ihre Bergparade haben wir in der folgenden Liste für Sie zusammengestellt:

Veranstaltungsgenehmigung

Diese Genehmigung gewährt Ihnen die allgemeine Erlaubnis für die Parade. In der Regel wird sie von der örtlichen Ordnungsbehörde oder dem Rathaus erteilt.

Sondernutzungserlaubnis für öffentliche Straßen und Plätze

Sobald die Parade auf öffentlichen Straßen oder Plätzen stattfindet, ist eine Sondernutzungserlaubnis erforderlich. Diese regelt, wie die Route genutzt werden darf und ggf. zu sperren ist, um Teilnehmer und Zuschauer zu schützen.

Genehmigung für Straßensperrungen und Verkehrsmanagement

Für Straßensperrungen, Umleitungen und das Management des Verkehrs während der Veranstaltung benötigen Sie eine Genehmigung der Verkehrsbehörde oder Polizei. Oft müssen außerdem Verkehrszeichen, Absperrungen und Umleitungsmaßnahmen eingerichtet werden.

Genehmigung der Umweltschutzbehörden

Wenn die Parade durch naturschutzrechtlich empfindliche Gebiete führt, ist womöglich eine Genehmigung der Umweltschutzbehörden einzuholen. Diese regelt Auflagen zum Schutz der Tier- und Pflanzenwelt.

Genehmigung für Lautsprecheranlagen und Musik

Verwenden Sie bei der Parade Lautsprecher oder Musikanlagen, ist oft eine Genehmigung zur Lärmerzeugung erforderlich. Diese stellt sicher, dass die Lautstärke angemessen bleibt. Überdies ist eine GEMA-Anmeldung notwendig, falls Sie urheberrechtlich geschützte Musik abspielen.

Feuerwerk- oder Pyrotechnikgenehmigung

Sind Feuerwerk oder andere pyrotechnische Effekte geplant, so benötigen Sie eine spezielle Genehmigung von der Feuerwehr oder den örtlichen Sicherheitsbehörden, um mögliche Brand- und Sicherheitsrisiken zu kontrollieren.

Versicherungsnachweis

Überdies verlangen die Behörden den Nachweis einer Veranstalterhaftpflichtversicherung. Denn als Veranstalter einer Bergparade haften Sie für sämtliche Personen- und Sachschäden, die Dritten beim Event zustoßen. Eine Veranstalterhaftpflicht schützt Sie in diesem Zusammenhang vor berechtigten und unberechtigten Schadensersatzforderungen.

  • Tipp: Alles, was Sie ansonsten noch rund um die Anmeldung Ihrer Vereinsveranstaltung sowie die dazugehörigen Genehmigungen wissen müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag:

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3. Sicherheitsmaßnahmen für Bergparaden

Um die Sicherheit der Besucher wirklich zu gewährleisten, braucht es ein gutes Paket an Maßnahmen. Zu berücksichtigen sind hier grundlegende Sicherheitsvorkehrungen einerseits und die enge Zusammenarbeit mit lokalen Rettungskräften andererseits.

Absperrungen, Erste-Hilfe-Stationen und Fluchtwege sollten dabei so platziert sein, dass sie im Notfall schnell erreichbar sind und den Besuchern ein Gefühl der Sicherheit geben.

Damit Helfer und Rettungskräfte jederzeit den Überblick behalten, ist es derweil ratsam, Funkgeräte und mobile Koordinationszentren einzusetzen. Auf diese Weise sind alle Beteiligten im Bilde, sollte etwas passieren. Außerdem braucht es dringend Schulungen. Auf diese Weise wissen Hilfskräfte – egal ob sie schon Erfahrung haben oder nicht – wie sie in Notfällen richtig reagieren.

Letztlich kann es gerade bei großen Events leicht zu medizinischen Notfällen kommen. Die Zusammenarbeit mit Gesundheitsdiensten ist demnach unerlässlich. So kümmern sich diese nicht nur um die medizinische Erstversorgung, sondern stellen auch Rettungswagen und geschultes Fachpersonal bereit, das sofort einsatzfähig ist.

  • Tipp: Alles, was Sie verstehen müssen, um Risiken abzuwenden und Ihren Verein im Falle der Haftung zu schützen, verraten wir Ihnen in diesem Artikel:

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4. Finanzplanung: So bleibt Ihre Bergparade im Budget

Die Finanzierung einer Bergparade ist für Vereine oft eine ziemliche Herausforderung. Es gibt einige große Kostenpunkte, die man einfach nicht umgehen kann. Abhängig davon, wo die Parade stattfindet, können allein die Genehmigungen teuer ausfallen. Sofern Sie viele Menschen erwarten, ist etwa ein durchdachtes Sicherheitskonzept unumgänglich. Mitunter bezieht ein solches Sicherheitskräfte, Erste-Hilfe-Stationen und Notausgänge mit ein und das geht nun mal ins Geld.

Ebenso sind einige Aufwendungen hinsichtlich der Logistik zu erwarten, wie z.B.: der Transport von Material, der Bühnenbau, die Lautsprechersysteme und die Verpflegung der Besucher und Hilfskräfte. All das summiert sich.

  • Tipp: In diesem Beitrag haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Finanzplanung im Verein für Sie zusammengestellt:

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Um diese finanziellen Belastungen zu stemmen, setzen viele Vereine auf Einnahmen und Spenden. Das erfordert jedoch Fingerspitzengefühl: Der Preis muss für die Besucher attraktiv sein, aber gleichzeitig einen Teil der Kosten decken. Kultur- und Gemeinschaftsveranstaltungen können darüber hinaus auf Fördergelder auf Landes-, Bundes- und Europaebene zählen.

Eine weitere beliebte Option ist das Sponsoring. Unternehmen, die ihre Marke in der Region bekannter machen möchten, unterstützen Vereinsveranstaltungen gern, etwa in Form von Geldspenden, Sachleistungen oder vergünstigten Dienstleistungen. Im Gegenzug erhalten sie üblicherweise die Möglichkeit, ihr Unternehmen auf den Vereinsflächen zu bewerben.

  • Tipp: In diesem Beitrag präsentieren wir Ihnen 7 bewährte Möglichkeiten, Ihr Vereinsevent zu finanzieren:

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5. Die besten Kommunikationskanäle für eine erfolgreiche Bergparade

Öffentlichkeitsarbeit ist unverzichtbar, um die Veranstaltung bekannt zu machen und Sponsoren sowie Spender für die Parade zu gewinnen. Je bekannter das Event, desto mehr erkennen die Menschen ihren Wert für die Gemeinschaft. Zudem spielt Transparenz für Geldgeber eine zentrale Rolle, immerhin wollen diese genau nachvollziehen, wie ihr Beitrag genutzt wird.

Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Kommunikationskanäle für Ihren Verein:

Tipp: Zusätzliche Tipps zum Vereinsmarketing erhalten Sie bei unserem Kooperationspartner ehrenamt24:

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FAQ zu Bergparaden im Verein

Was sind Bergparaden?

Bergparaden sind feierliche Umzüge, die vor allem in Bergbauregionen, wie dem Erzgebirge, stattfinden. Sie dienen in erster Linie dazu, die Traditionen des Bergbaus zu würdigen. Die Teilnehmer tragen dabei historische Uniformen und Ausrüstungen, wie sie einst von Bergarbeitern und Mitgliedern von Bergbauvereinen getragen wurden. Begleitet wird die Parade von Musikkapellen und Fanfarenzügen.

Wann werden Bergparaden gefeiert?

Bergparaden finden meist zu besonderen Anlässen statt, wie zum Beispiel dem Barbaratag (4. Dezember), dem Tag der Schutzpatronin der Bergleute oder bei Weihnachts- und Jubiläumsfeiern. Heutzutage hat sich der Martinsumzug, mittlerweile auch als Laternenfest bezeichnet, jedoch zum einfachen Herbstfest gewandelt. Die religiösen Bezüge spielen kaum noch eine Rolle.

  • Hinweis: In Thüringen, Österreich und Altbayern wird der Martinstag Martini genannt.

Wo ist die schönste Bergparade?

Eine der schönsten und zugleich bedeutendsten Bergparaden findet in Annaberg-Buchholz statt. Diese gilt nicht nur als die größte Parade Deutschlands, sondern beeindruckt außerdem mit ihren traditionellen Trachten sowie festlich geschmückten Straßen.

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