Vereinsveranstaltung bei der GEMA anmelden – Die ultimative Checkliste

17.06.2024 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Die GEMA ist die größte Verwertungsgesellschaft für musikalische Urheberrechte in Deutschland. Hauptsächlich kommt die GEMA in der Filmindustrie oder auf Festivals zum Einsatz.

Doch was viele Vereine nicht wissen: Auch ehrenamtliche Organisationen sind gebührenpflichtig, wenn sie urheberrechtlich geschützte Musik auf einer öffentlichen Veranstaltung abspielen. Wer dies vernachlässigt, dem drohen hohe Strafzahlungen.

Damit Ihr Verein keine unangenehmen Überraschungen erlebt, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie Ihre Vereinsveranstaltung bei der GEMA anmelden, wann Sie Ermäßigungen erhalten und welche Vereine sogar komplett von der GEMA befreit sind.

Inhaltsverzeichnis:

1. Wer ist die GEMA?

2. Sind gemeinnützige Vereine von der GEMA befreit?

3. Wann muss ein Verein GEMA bezahlen?

4. Wie meldet man die Vereinsveranstaltung bei der GEMA an?

5. GEMA-Anmeldung – Wie hoch sind die Kosten für Vereinsveranstaltungen?

Das Wichtigste in Kürze:

Auch Vereine müssen GEMA-Gebühren zahlen, wenn sie öffentlich Musik aufführen, abspielen oder vervielfältigen. Dies gilt für alle öffentlichen Vereinsveranstaltungen wie Vereinsfeste, Brauchtumsfeuer und Sportveranstaltungen.
Die Art der Musiknutzung spielt keine Rolle – ob durch eine Vereinskapelle, einen DJ oder eine Musikanlage, sie ist immer gebührenpflichtig. Bei Nichtzahlung oder absichtlicher Verweigerung der GEMA-Gebühr droht ein Kontrollkostenzuschlag von 100 Prozent des Regeltarifs.
Die Kosten für die GEMA-Anmeldung variieren je nach Art und Größe der Veranstaltung, der Auswahl der Musik sowie dem Vorhandensein und der Höhe eines Eintrittsgeldes. Bei Veranstaltungen im Freien wird die gesamte Beschallungsfläche berechnet.

1. Wer ist die GEMA?

Die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) ist dafür zuständig, das Urheberrecht von Musikern, Komponisten, Songwritern und Verlegern zu verteidigen. Das erreicht sie, indem sie Gebühren für öffentliche Musiknutzung eintreibt und die Betroffenen in Form von Tantiemen entschädigt. Im Gegenzug erhält die GEMA eine Verwaltungsaufwendung.

Tipp: Alles, was Sie zur GEMA im Verein wissen sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag:

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2. Sind gemeinnützige Vereine von der GEMA befreit?

Jeder, der bei einer öffentlichen Veranstaltung Musik abspielt, muss GEMA-Gebühren bezahlen; das betrifft selbst gemeinnützige Vereine. Auch diese sind also nicht von der GEMA befreit, wenn Sie Musik auf der Vereinsveranstaltung nutzen.

Hinweis: Ausgenommen von dieser Regelung sind bayrische Vereine, hier übernimmt der Freistaat die GEMA-Gebühren für bis zu zwei Vereinsveranstaltungen im Jahr.

Nachlass für Vereinsveranstaltungen

Vereinsveranstaltungen sind grundsätzlich GEMA-pflichtig. Wenn jedoch nachgewiesen wird, dass die Veranstaltung einem gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zweck dient, erhält der veranstaltende Verein einen 15-prozentigen Nachlass.

Folgende Veranstaltungsarten profitieren von den Vergünstigungen:

Veranstaltungen zur Brauchtumspflege organisiert von Karnevals-, Trachten-, Schützen-, Sport- und Musikvereinen
Kinder- und Seniorenevents
Jugendtanzveranstaltungen, die im Rahmen der Jugendbetreuung für Personen unter 21 Jahren stattfinden (sofern nur alkoholfreie Getränke ausgeschenkt werden und der Eintritt nicht mehr als 5,00 EUR beträgt)
Events der freien Wohlfahrtspflege
Sportveranstaltungen, die keine wirtschaftlichen Ziele verfolgen

Tipp: Veranstaltet Ihr Verein regelmäßige Events, können Sie einen Pauschalvertrag mit der GEMA abschließen und so weitere zehn Prozent der GEMA-Gebühren sparen.

GEMA-Gesamtverträge

Darüber hinaus hat die GEMA mit einigen Dachverbänden aus dem Musikbereich, Kulturvereinen sowie Sozialverbänden gesonderte Gesamtverträge abgeschlossen. Die jeweiligen Vertragspartner profitieren bei Musiknutzung von einem 20-prozentigen Preisnachlass. Erkundigen Sie sich dementsprechend, ob eine solche Vereinbarung mit Ihrem Dachverband besteht.

Gibt es eine GEMA-Befreiung für Vereine?

In wenigen Ausnahmefällen können gemeinnützige Vereine eine GEMA-Befreiung erhalten. Konkret müssen sie dafür folgende Voraussetzungen erfüllen:

Die Veranstaltung muss einen sozialen bzw. erzieherischen Zweck verfolgen.
Sämtliche Teilnehmer müssen die Veranstaltung kostenlos besuchen können.
Es muss sich um eine Schulveranstaltung, eine Veranstaltung der Jugendhilfe, der Sozialhilfe, der Alten- und Wohlfahrtspflege oder der Gefangenenbetreuung handeln.
Der Zugang darf nur einem bestimmten Personenkreis ermöglicht werden.
Den ausübenden Künstlern darf keine Vergütung zukommen.
Vereinsevents dürfen keinesfalls dem Erwerbszweck des Veranstalters oder eines Dritten dienen.

3. Wann muss ein Verein die GEMA bezahlen?

Ein Verein muss immer dann GEMA-Gebühren bezahlen, sobald er öffentlich Musik aufführt, abspielt oder vervielfältigt. Als öffentlich gilt eine Vereinsveranstaltung, sobald Menschen sie besuchen, die weder eine persönliche Beziehung zum Veranstalter noch untereinander pflegen.

In diesem Sinne sind Vereinsfeste (z.B. Sommerfest), Brauchtumsfeuer (z.B. Pfingstfeuer oder Johannisfeuer) und Sportveranstaltungen im Verein öffentlich, da die Teilnehmer nicht zwingend in einer persönlichen Beziehung zueinanderstehen.

Indessen spielt es keine Rolle, ob die Vereinskapelle spielt, die Musik von einem DJ aufgelegt wird oder Sie eine Anlage verwenden; in jedem Fall ist die Verwendung der Musik gebührenpflichtig.

Wer es vernachlässigt, die GEMA-Gebühr zu entrichten oder gar mutwillig die Zahlung verweigert, dem droht ein Kontrollkostenzuschlag. Dieser beträgt für gewöhnlich 100 Prozent des Regeltarifs. Was bedeutet, dass die Gebühr gleich doppelt so teuer ausfällt als gewöhnlich.

Tipp: Welche Anmeldungen Sie bei der Organisation einer Veranstaltung ansonsten noch erledigen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel:

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Muss man auch bei Veranstaltungen ohne Eintritt GEMA-Gebühren zahlen?

Selbst bei Veranstaltungen ohne Eintritt besteht die Pflicht, GEMA-Gebühren zu zahlen. Die GEMA stellt allerdings Vergünstigungen für kostenlose Events bereit.

4. Wie meldet man die Vereinsveranstaltung bei der GEMA an?

Die Anmeldung Ihrer Vereinsveranstaltung können Sie über das Onlineportal der GEMA ausführen. Dabei gilt: Erst wenn die Anmeldung abgeschlossen ist und Sie die Einwilligung der GEMA erhalten haben, dürfen Sie Musik auf dem Vereinsevent abspielen.

Frist für die GEMA-Anmeldung einer Veranstaltung

Beachten Sie zudem die Anmeldefristen. Bestenfalls sollten Sie das Event vier Wochen im Voraus bei der GEMA anmelden. Spätestens jedoch 10 Tage vorher.

Kann man die Vereinsveranstaltung bei der GEMA nachmelden?

Grundsätzlich können Sie die Vereinsveranstaltung bei der GEMA nachmelden, müssen in diesem Fall aber eine Strafgebühr für die versäumte Anmeldung entrichten.

5. GEMA-Anmeldung – Wie hoch sind die Kosten für Vereinsveranstaltungen?

Wie hoch die Kosten für die GEMA-Anmeldung ausfallen, hängt von zahlreichen Aspekten ab, die von Verein zu Verein variieren. Darunter:

Art der Veranstaltung (z.B. Umzug, Sportveranstaltung, Fitnesskurse, Vereinsfeier, Livekonzert)
Größe der Veranstaltung (Veranstaltungsfläche und Teilnehmerzahl)
Auswahl der Musik
Vorhandensein von Eintrittsgeld und Höhe des Eintrittsgeldes
Musik im Freien (gesamte Beschallungsfläche wird berechnet)

So fallen für eine Amateursportveranstaltung, bei der lediglich Musik in den Halbzeiten bzw. Pausen gespielt wird, gerade einmal 12,35 Euro pro 150 Zuschauer an. Für ein Faschingsevent in einer Mehrzweckhalle mit Livemusik kommen hingegen Kosten im vierstelligen Bereich zusammen.

Tipp: Je nach Veranstaltungsart und der jeweiligen Organisation bietet die GEMA unterschiedliche Tarife an, die mitunter Vergünstigungen enthalten. Details finden Sie in der Tarifübersicht der GEMA:

►Tarifübersicht