Brandsicherheitswache für Vereinsveranstaltungen │ Leitfaden

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Vereine & Verbände

Inhaltsverzeichnis:

1. Eigenmittel

2. Einnahmen bei der Veranstaltung

3. Sponsoring

4. Spenden

5. Fördermittel für Vereine

6. Social Media als Einnahmequelle

7. Individuelle Aktionen

8. Tipps für die Finanzplanung

Das Wichtigste in Kürze:

Prüfen Sie zunächst Ihre Eigenmittel, bevor Sie externe Finanzierungen in Betracht ziehen. Der Einsatz eigener Mittel verkürzt die Planungszeit, erhöht die organisatorische Flexibilität, stärkt das Vertrauen der Mitglieder und minimiert das Verschuldungsrisiko.
Die Veranstaltungskosten können Sie zusätzlich über Einnahmequellen beim Event decken, etwa über den Verkauf von Eintrittskarten, Speisen und Merchandise. Seien Sie hierbei kreativ und nutzen Sie das Alleinstellungsmerkmal Ihres Vereins.
Sichern Sie zusätzliche Ressourcen durch Sponsoring, Spendenkampagnen und öffentliche Fördermittel. Nutzen Sie auch Social Media, um Ihre Reichweite zu erhöhen und die finanzielle Basis des Vereins zu festigen.

1. Eigenmittel

Vereinsveranstaltung finanzieren - Eigenmittel

Bevor Sie sich an externe Finanzierungsmöglichkeiten heranwagen, sollten Sie zunächst überprüfen, welche Eigenmittel Ihnen zur Verfügung stehen. Werfen Sie hierzu zunächst einen Blick auf die Vereinskasse und identifizieren Sie vorhandene Gelder, die Sie für die Vereinsveranstaltung nutzen können.

Überlegen Sie zudem, welche Projekte mit den vorhandenen Mitteln realisierbar sind und welche zusätzlichen Finanzierungsquellen möglicherweise noch erschlossen werden müssen.

Ergänzend bietet Ihnen die Verwendung von Eigenmitteln folgende Vorteile:

Ohne externe Abhängigkeiten verkürzen Sie die Planungszeit und können ohne Umwege mit der Umsetzung starten. Gleichzeitig sind Sie freier in der Organisation.
Der Einsatz eigener Mittel zeigt den Vereinsmitgliedern, dass der Verein finanziell gut aufgestellt ist und stärkt somit das Vertrauen der Mitglieder in die Vereinsführung.
Wenn Vereine ihre Eigenmittel einsetzen, haben sie eine bessere Kontrolle über ihre Aufwendungen, damit umgehen Sie die Notwendigkeit zur Verschuldung und minimieren zeitgleich potentielle Schäden.

2. Einnahmen bei der Veranstaltung

Eine weitere Möglichkeit, um die Kosten des Events zu decken, besteht darin, Einnahmen direkt während der Veranstaltung zu erzielen. Dazu können Sie unter anderem die folgenden Ansätze in Betracht ziehen:

Verkauf von Eintrittskarten
Erhebung von Teilnahmegebühren
Catering (Verkauf von Speisen und Getränken)
Verkauf von Merchandise (z.B. T-Shirts, Kappen oder Tassen mit dem Vereinslogo)
Verlosungen und Gewinnspiele mit attraktiven Preisen (Verkauf von Losen)

3. Sponsoring

Vereinsveranstaltung finanzieren - Sponsoring

Eine besonders wirkungsvolle Methode, zusätzliche Ressourcen für Ihre Veranstaltung zu erzielen, ist das Sponsoring. Viele lokale Unternehmen unterstützen Vereinsveranstaltungen, um ein positives Image zu schaffen und ihre Marke nach außen zu tragen. Überlegen Sie in diesem Zusammenhang, welche Gegenleistungen Sie möglichen Sponsoren bieten könnten.

Beispielsweise sind Werbeflächen und Informationsstände auf Ihrer Veranstaltung sehr geschätzt. So bieten diese Unternehmen die Chance, ihre Marke und Produkte vor Ort zu präsentieren und direkt ihre Zielgruppe zu erreichen.

Stellen Sie in diesem Sinne sicher, dass Ihr Angebot für Sponsoren attraktiv ist und deren Bedürfnisse berücksichtigt. Ziel sollte es sein, langfristige Beziehungen zu den Sponsoren zu entwickeln, anstatt jedes Jahr von vorne zu beginnen. So könnten zufriedene Sponsoren ihr Engagement weiterempfehlen und per Mundpropaganda zusätzliche Geldgeber anziehen.

Tipp: In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen im Detail, wie Sie ein Sponsoring für Ihren Verein gewinnen:

► zum Artikel

4. Spenden

Ebenfalls beliebt ist, gerade in gemeinnützigen Vereinen, der Spendenaufruf. Durch die Kombination verschiedener Herangehensweisen können Sie dabei ein solides finanzielles Polster aufbauen, um Ihre Veranstaltung zu finanzieren. Jede kleine Spende leistet derweil einen wertvollen Beitrag zur Deckung der Veranstaltungskosten.

Einige Ansätze stellen wir Ihnen im Folgenden vor:

Lokale Bekanntmachungen

Der klassische Weg ist die Ankündigung in lokalen Zeitungen oder auf Ihrer Vereinswebsite. Zudem können Sie bei kleineren Veranstaltungen gezielte Spendenaktionen durchführen.

Crowdfunding

Für größere Projekte eignen sich Crowdfunding-Plattformen wie Kickstarter, GoFundMe oder Startnext. Diese Plattformen ermöglichen es Ihnen, die breite Öffentlichkeit zu erreichen und so höhere Beträge zu sammeln. Gleichzeitig dient Crowdfunding als Vorab-Marketing: Sie bewerben Ihre Veranstaltung also schon während der Finanzierungsphase.

Fundraising

Darüber hinaus können Sie auf klassische Fundraising-Strategien zurückgreifen, um Förderer für Ihr Projekt zu gewinnen. Fundraising umfasst indessen nicht nur die Beschaffung von Geldspenden, sondern auch von Sachspenden, Aufwandsspenden und Vergütungsspenden. In der Regel werden Fundraising-Kampagnen via Online-Portalen durchgeführt, auf denen Vereine ihr Projekt vorstellen.

Crowdlending

Beim Crowdlending werden finanzielle Mittel, ähnlich wie beim Crowdfunding, mithilfe der Öffentlichkeit beschafft. Die Geldgeber vergeben ihre Beiträge jedoch als Darlehen, nicht als Spenden. Da die Rückzahlung der Darlehen oft eine Herausforderung darstellt, ist Crowdlending für gemeinnützige Vorhaben in der Regel weniger geeignet.

Tipp: Alles, was Sie zu Spenden und Spendenbescheinigungen im Verein wissen müssen, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag:

► zum Artikel

5. Fördermittel für Vereine

Sind die privaten Finanzierungsmöglichkeiten ausgeschöpft, besteht obendrein die Option, auf öffentliche Fördermittel zurückzugreifen. In diesem Sinne steht Ihnen eine breite Auswahl an Geldgebern zur Verfügung:

Öffentliche Mittel: Sowohl der Bund als auch die Länder und Kommunen stellen zahlreiche Förderprogramme für Vereine bereit. Die verfügbaren Mittel sind aber oft begrenzt und die Bewilligungsprozesse langwierig.
EU-Fördermittel: Die EU stellt jährlich Milliarden Euro für transnationale Projekte bereit, die häufig hohe Summen umfassen. Vereine können in Bereichen wie Jugend, Bildung oder Soziales europäische Fördergelder beantragen. Machen Sie sich allerdings auf längere Wartezeiten gefasst.
Förderung durch Verbände: Ebenfalls können Sie Ihren Dachverband kontaktieren, um aktuelle Fördermöglichkeiten zu erfragen. Besonders für Sportvereine ist dies eine einfache Möglichkeit, finanzielle Unterstützung zu erhalten.
Landeslotterien und Medienfonds: Letztlich fördern Landeslotterien und Medienfonds gelegentlich Vereinsprojekte. Die Konkurrenz ist allerdings hoch. Außerdem bezuschussen diese überwiegend Inklusionsprojekte.

Tipp: Die Förderdatenbank des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz listet sämtliche aktuellen Förderprojekte von Bund, Ländern und der EU auf.

► Förderdatenbank des BMWK

6. Social Media als Einnahmequelle

Vereinsveranstaltung finanzieren - Social Media als Einnahmequelle

Im Zeitalter der Digitalisierung sollten Sie überdies nicht die sozialen Medien vernachlässigen. Diese geben Ihnen nämlich zahlreiche praktische Werkzeuge an die Hand, die Vereinskasse aufzubessern oder gezielt andere Finanzierungsinstrumente zu unterstützen.

Unten einige Beispiele:

Schalten Sie Werbung auf Ihrer Vereinswebsite. Sobald Ihre Seite viele Besucher anzieht, kann dies eine stetige Einnahmequelle für Ihren Verein bedeuten.
Nutzen Sie Ihre sozialen Netzwerke, um auf Spendenaktionen und Ihren Online-Shop hinzuweisen. Durch regelmäßige Beiträge und Interaktionen motivieren Sie Ihren Follower derweil zur aktiven Beteiligung.
Setzen Sie Affiliate-Links in Ihren Social-Media-Kanälen ein. Auf diese Weise erhält Ihr Verein jedes Mal eine Provision, wenn über diese Links ein Kauf getätigt wird.
Versenden Sie einen Vereins-Newsletter an Ihre Unterstützer. Dieser bietet ausreichend Raum, die Mitglieder zu den Fortschritten Ihres Events zu informieren. Obendrein lässt sich im Newsletter ein Call to Action platzieren, der zum Mitwirken anregt.

7. Individuelle Aktionen

Schließlich gibt es zahlreiche andere Möglichkeiten, eine Vereinsveranstaltung zu finanzieren, die nicht unbedingt in eines der oben bereits genannten Konzepte passen. Lassen Sie Ihrer Kreativität einfach freien Lauf! Abhängig vom Alleineinstellungsmerkmal Ihres Vereins stehen Ihnen sicherlich ganz eigene Wege offen.

Im Folgenden finden Sie erste Anregungen:

Benefizveranstaltungen
Kochwettbewerbe, Kuchennachmittage oder Picknicks im Park
Sportliche Events (z.B. Spendenläufe oder Marathons)
Praxisorientierte Kurse und Workshops (z.B. Smartphone-Kurse für Senioren oder Bastelworkshops für Kinder und Jugendliche)
Geführte Touren und Exkursionen.
Flohmärkte
Verkaufsaktionen (z.B. Bücherbasare oder Kleidertauschpartys)

8. Tipps für die Finanzplanung

Abschließend haben wir noch ein paar Tipps zum Thema Finanzplanung für Sie:

Detaillierter Finanzplan: Erstellen Sie einen umfassenden Finanzplan, der alle erwarteten Einnahmen und Ausgaben detailliert erfasst.
Konservative Kalkulation: Planen Sie Ihre Einnahmen konservativ und Ihre Ausgaben großzügig.
Sicherheitsreserve: Legen Sie eine Sicherheitsreserve von etwa 15 % der Gesamtausgaben fest.
Finanzierung sicherstellen: Vergewissern Sie sich, ob die Finanzierung vollständig gesichert ist, bevor Sie mit der Vorbereitung beginnen.
Seriosität der Finanzierung: Verzichten Sie auf die Veranstaltung, sofern keine seriöse Finanzierung gewährleistet ist.
Veranstalterhaftpflicht: Schließen Sie rechtzeitig eine Veranstalterhaftpflichtversicherung für Ihr Event ab. Zwar generieren Sie dadurch keine Einnahmen, vermeiden im Gegenzug aber hohe Schadensersatzforderungen.