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Schatzmeister im Verein – So ist Ihre Vereinskasse in sicheren Händen!

Das erfahren Sie in folgendem Artikel:

Was ein Schatzmeister ist und was er macht
Welche Aufgaben der Schatzmeister im Verein übernimmt
Wer am besten zum Schatzmeister taugt
Wie der Schatzmeister entlastet wird und wann er haftet
Was passiert, wenn der Schatzmeister zurücktritt

Diese Vereine & Verbände beraten, betreuen und versichern wir bereits

Zusammenfassung

Der Schatzmeister ist für die Finanzverwaltung im Verein zuständig. Das heißt zu seinen Aufgaben zählen Kontrolle des Zahlungsverkehrs, Buchhaltung und Rechnungswesen, aber auch die Einordnung der Vereinseinnahmen zu Kategorien. Darüber hinaus erfasst sein Tätigkeitsfeld je nach Verein auch die Haushaltsplanung und die Vereinssicherheit
Im Normalfall wird der Schatzmeister von der Mitgliederversammlung in sein Amt bestellt. Die Wahl sollte dabei stets auf einen Kandidaten fallen, der sowohl Fachkenntnisse als auch Vertrauenswürdigkeit mitbringt.
Die Basis zur Entlastung des Schatzmeisters ist der Prüfungsbericht des Kassenprüfers. Dabei bewertet der Kassenprüfer, ob der Schatzmeister seine Aufgaben angemessen erfüllt hat. Dieser wird dann der Mitgliederversammlung vorgelegt, wonach diese entscheidet, ob der Schatzmeister entlastet wird.
Unterläuft dem Schatzmeister ein Fehler in der Buchhaltung, so haftet er als angestellter Schatzmeister unabhängig davon, ob er vorsätzlich oder fahrlässig handelte. Der ehrenamtliche Schatzmeister haftet hingegen nur, wenn ihm grobe Fahrlässigkeit nachgewiesen werden kann oder wenn er Unregelmäßigkeiten des Vorstandes verschleiert.
Seine Position büßt der Schatzmeister allerdings in jedem Fall ein. Ist der Schatzmeister gezwungen zurückzutreten, so kann der Vorstand einen kommissarischen Schatzmeister bis zur nächsten Wahl einsetzten.
In der folgenden Mitgliederversammlung wird schließlich entschieden, ob der kommissarischen Schatzmeister die Position weiterführt oder ob ein neuer Schatzmeister gewählt werden soll.

Die Vereinskasse ist die Lebensader Ihres Vereins. Denn das richtige Handhaben von Mitgliedsbeiträgen, Spenden und Ausgaben entscheidet letztlich über Erfolg oder Misserfolg Ihres Vereins.

Der Schatzmeister ist dabei der Herr über die Vereinsfinanzen. Damit trägt er nicht nur gewaltige Verantwortung, sondern auch noch eines der wichtigsten Ämter im Verein. Entsprechend sollten Sie sichergehen, dass Ihre Vereinskasse auch tatsächlich in sicheren Händen ist.

In folgendem Artikel erfahren Sie: Wer eigentlich zum Schatzmeister taugt. Welche konkreten Aufgaben der Schatzmeister übernimmt. Wie er entlastet wird und wann er haftet. Und schließlich, was passiert, wenn der Schatzmeister zurücktritt.

Was ist ein Schatzmeister?

Der Schatzmeister (auch Kassenwart oder Vereinskassierer genannt) ist für die Verwaltung der Finanzen im Verein verantwortlich. So kümmert sich dieser um das Inkasso von Beiträgen, überwacht den Zahlungsverkehr und ist schließlich für Buchhaltung und Rechnungswesen zuständig

Was macht ein Schatzmeister in einem Verein?

Die zentrale Aufgabe des Schatzmeisters ist die Vermögensverwaltung des Vereins. Dazu gehört auch, dass der Schatzmeister den Kassenbericht zur Entlastung des Vereinsvorstandes bei der Mitgliederversammlung vorlegt. Zusätzlich muss er diesen auch schriftlich an die Vereinsmitglieder weiterleiten.

Ferner noch ist es die Aufgabe des Schatzmeisters den Jahresabschluss sowie auch die Einnahmen-Überschussrechnung persönlich zu prüfen. Meistens erfolgt das auf Basis von Stichproben. Stellt der Schatzmeister Fehler bei der Stichprobe fest, folgt eine komplette Überprüfung der Einnahmen-Überschussrechnung.

Gilt der Verein außerdem als gemeinnützig, so ist es Aufgabe des Schatzmeisters einzuordnen, in welche Kategorien die Einnahmen des Vereins fallen: den ideellen Bereich, die Vermögensverwaltung, den Zweckbetrieb oder zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.

Je nach Größe und konkreter Ausgestaltung der Vereinsorgane ist der Schatzmeister zudem für folgende Tätigkeiten verantwortlich:

Führen der Kasse
Abwicklung des Zahlungsverkehrs
Auskunft über die finanzielle Verfassung des Vereins
Bestandskontrolle des Bargelds und der Bankguthaben
Abgabe der Steuererklärung
Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben
Buchführung

Welche Funktion hat ein Kassenwart?

Die wesentliche Funktion des Schatzmeisters liegt in seiner Rechenschaftspflicht gegenüber Vorstand, Mitgliedern und Finanzamt. Hierzu bedient sich der Schatzmeister des Kassenberichts und der Einnahmen-Überschussrechnung, welche er bei der Mitgliederversammlung präsentiert oder dem Fiskus vorlegt.

Damit der Schatzmeister seiner Rechenschaftspflicht nachkommen kann, verfügt er zudem über ein Prüfungsrecht. Dieses erlaubt es ihm auf alle essenziellen Unterlagen, die für die Erstellung des Jahresabschlusses erforderlich sind zuzugreifen.

Unter anderem zählen dazu Zahlungsbelege, diverse Dokumente und Lohnunterlagen. Auch hat der Schatzmeister Zugriff auf das Vermögen des Vereins, wie z.B. Bargeld und Bankguthaben. Ebenso darf er sich einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben verschaffen.

Prüfungsrecht – Was muss der Schatzmeister alles prüfen?

Welchen konkreten Prüfpflichten der Schatzmeister unterliegt, ist entweder in der Vereinssatzung oder der Kassenordnung festgelegt. Im Folgenden haben wir Ihnen einige gängige Pflichten zusammengetragen:

Überprüfung der Abschlusszahlen aus dem Vorjahr und den Eröffnungszahlen Folgejahres
Kontrolle der Abteilungskassen und der Gesamtjahresrechnung für den Jahresabschluss
Einsicht in das Anlagevermögen des Vereins
Überprüfung der Buchhaltung auf Ordnungsmäßigkeit (z.B. Belegprüfung)
Prüfung der Einnahmen und Ausgaben auf die richtigen Bereiche
Informieren über Gesetzeslage (z.B. Lohnsteuerabführung)
Kontrolle der Inventarliste
Überprüfungen des Jahresabschlusses auf Vollständigkeit
Untersuchung der Zuflüsse und Abflüsse auf Nachvollziehbarkeit
Prüfung der Liquidität des Vereins
Kontrolle der satzungsgemäßen Mittelverwendung
Untersuchung über Nebenbuchhaltung (Nebenbuchhaltung ist in einem gemeinnützigen Verein nicht gestattet)
Informieren über Rücklagen
Überprüfung, ob das Saldierungsverbot beachtet, wurde
Überprüfung auf Vollständigkeit der Unterlagen
Abstimmung von Zuwendungen sowie Satzungsbeschlüssen
Kontrolle einer sachgerechten Periodenabgrenzung
Prüfung von Zuwendungsbestätigungen, Aufstellung und Archivierung

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Welche Aufgaben hat der Schatzmeister im Verein?

Je nach Größe und Ausgestaltung der Vereinsstruktur fallen folgende Tätigkeiten in den Aufgabenbereich des Schatzmeisters:

Beitragswesen

Erhebung der Beiträge
Prüfung von ausstehenden Beiträgen und Ausstellen von Mahnungen
Bearbeitung von Anträgen bezüglich der Beitragsermäßigung, Beitragsstündung und Beitragserlass

Finanzen

Abwicklung des Zahlungsverkehrs
Kontrolle der Bargeldgeschäfte, Belege und Konten
Buchführung
Übersicht über Forderungen und Verbindlichkeiten
Sichergehen, dass die Ausgaben stets nach den Satzungsvorschriften und Vereinsgrundsätzen erfolgen
Aufstellung von Kassenbericht, Jahresabschlusses und Einnahmen-Überschussrechnung
Prüfung der steuerlichen Vorschriften
Kommunikation mit dem Vorstand zur finanziellen Lage des Vereins
Verwaltung und Aufbewahrung der Finanzunterlagen und Liegenschaften

Haushalt

Erstellen des Haushaltsplans
Beschaffung von Betriebsmitteln
Abrechnungen aller Art
Kontrolle des Vereinsvermögens
Prognose zur zukünftigen Zahlungsfähigkeit des Vereins
Ersatz von Auslagen

Verwaltung der Mitglieder

Neuaufnahme und Abmeldung von Mitgliedern sowie Änderungen
Überwachung der Mitgliederverwaltung
Eventuell auch Überwachung der Mitgliedererfassung in den Abteilungen

Spenden

Aufnahme von Spenden
Erstellen von Spendenbescheinigungen

Steuern

Management der steuerlichen Bindungen im Verein
Bearbeitung der Steuererklärung
Abführen von Steuern

Organisation

Abrechnung der Betriebskosten
Kontrolle der Ausgaben
Überprüfung von Abrechnungen bei Behörden

Tätigkeit im Vorstand

Vertragsverhandlungen
Umsetzung der Vertragsvereinbarungen

Tätigkeit als Arbeitgeber

Zahlung von Gehältern und Aufwandsentschädigungen
Meldung und Zahlung von Beiträgen an Berufsgenossenschaften
Steuerliche Abführung des Arbeitgeberanteils

Beschaffung von Zuschüssen

Stellen von Zuschussanträgen
Suchen von Fördermöglichkeiten
Aufbereitung der Verbandsstatistik

Sicherheit im Verein

Handlungspflicht bei Unterschlagung von Vereinsgeldern
Einrichten von Sicherheitsmaßnahmen vor Eingriffen Dritter
Beispiel: Cyber-Versicherung

Weitere Infos zur Cyber-Versicherung

Wen sollte man zum Schatzmeister wählen?

Rechtlich gesehen gibt es keine Notwendigkeit einen Schatzmeister im Verein aufzustellen. Entsprechend gibt es auch keine gesetzlichen Anforderungen an die Position. Auf einen Kassenwart verzichten sollten Sie deshalb aber nicht. Denn der Schatzmeister trägt mit die wichtigste Aufgabe im Verein.

Insbesondere empfiehlt es sich, eine Person mit fachlichem Hintergrund oder zumindest mit Grundkenntnissen einzusetzen. Wesentlich ist außerdem, dass der Schatzmeister vertrauenswürdig ist.

Üblicherweise wird der Schatzmeister bei der Mitgliederversammlung gewählt. Er kann im Übrigen gleichzeitig Teil des Vereinsvorstandes sein und ist es in den meisten Fällen auch.

Kassenwart vs. Kassenprüfer

Nicht zu verwechseln ist der Schatzmeister (auch Kassenwart genannt) mit dem Kassenprüfer. So ist der Kassenprüfer dafür zuständig, die Arbeit des Schatzmeisters zu begutachten.

Eine solche Instanz ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, jedoch greifen die meisten Vereine dennoch auf den Kassenprüfer zurück, um die Arbeit des Schatzmeisters doppelt abzusichern.

Unter anderem legt der Schatzmeister dem Kassenprüfer auf Wunsch notwendige Nachweise vor. Ebenfalls darf er auf alle finanziellen Dokumente des Vereins zugreifen. Bei Fragen ist der Schatzmeister dazu angehalten, dem Kassenprüfer auszuhelfen.

Ähnlich wie der Schatzmeister sollte der Kassenprüfer über nötiges Fachwissen verfügen wie auch vertrauenswürdig sein. Entscheidend ist allerdings, dass der Kassenprüfer seine Tätigkeit unabhängig ausführt. Damit ist es ratsam, dass der Kassenprüfer nicht zeitgleich im Vorstand agiert, um Interessenskonflikte zu vermeiden.

Den Zeitpunkt der Kassenprüfung bestimmt die Mitgliederversammlung. Diese kann dabei nur einmalig bestellt werden oder auch in regelmäßigen Abständen ablaufen.

Wie entlastet man den Schatzmeister?

Als Voraussetzung für die Entlastung des Schatzmeisters dient der Prüfungsbericht des Kassenprüfers. Hier werden alle Aufgabenbereiche des Schatzmeisters aufgelistet, sowie untersucht, ob er seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt hat.

Der Prüfungsbericht wird der Mitgliederversammlung vorgelegt, danach entscheidet diese, ob der Schatzmeister entlastet wird.

Folgende Punkte thematisiert der Prüfungsbericht:

Kasse
Ob Ausgaben und Einnahmen mit dem Haushaltsplan und der Bilanz im Jahresabschluss übereinstimmen
Zahlung der Mitgliedsbeiträge, Spenden und Rückerstattungen
Prüfung der Buchhaltung auf unsichtbare Nebenkassen
Ordnungsgemäße Aufführung der Vermögenswertgegenstände in den Büchern
Belege und Buchungen
Satzungsgemäße Verwendung von Vereinsmitteln
Rücklagenkonto in Hinsicht auf Gemeinnützigkeit
Umsetzung der finanziellen Beschlüsse der Mitgliederversammlung

Mit der Entlastung der Mitgliederversammlung wird der Schatzmeister von allen Forderungen losgesprochen. Dies gilt allerdings nur, sofern der Schatzmeister alle Dokumente ordnungsgemäß eingereicht hat. Werden falsche Dokumente vorgelegt oder essenzielle Dokumente unterschlagen, bleibt der Schatzmeister haftbar.

Im Falle von Fehlern oder Unregelmäßigkeiten in der Buchführung oder bei der Verwaltung der Vereinsfinanzen haftet der Schatzmeister persönlich für entstandene Schäden. Um sich als Schatzmeister vor solchen Risiken zu schützen, empfiehlt es sich, eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherungabzuschließen.

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Haftung beim Schatzmeister im Verein

Wie der Schatzmeister haftet, hängt davon ab, ob es sich bei diesem um einen externen Angestellten (z.B. Steuerberater) oder einen ehrenamtlichen Schatzmeister handelt. Der externe Schatzmeister haftet sowohl bei fahrlässigen Fehlern als auch bei Vorsatz (siehe auch).

Anders ist das hingegen bei dem ehrenamtlichen Schatzmeister. Dieser haftet ausschließlich, wenn ihm grobe Fahrlässigkeit oder vorsätzliches Handeln nachgewiesen werden kann. Das ist der Fall, wenn:

Der Schatzmeister seine Prüfpflicht vernachlässigt und grünes Licht gibt, obwohl es Probleme im Verein gibt
Der Schatzmeister, mit dem Vorstand kooperiert, um Unregelmäßigkeiten zu verschleiern

Hat der ehrenamtliche Schatzmeister allerdings nur fahrlässig einen Fehler begangen, so kann ihn die Mitgliederversammlung dennoch entlasten. Er ist also nicht mit dem vollen Risiko haftbar.

Auskunftsplicht und Buchführungspflicht des Schatzmeisters gegenüber dem Finanzamt

Begeht der Schatzmeister hingegen einen Fehler bei der Finanzverwaltung oder vernachlässigt seine Auskunftspflicht bzw. Buchführungspflicht, so muss er sich gemäß § 27 Absatz 3 BGB gegenüber dem Finanzamt verantworten.

Darunter fallen folgende Tätigkeitsfelder des Schatzmeisters:

Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben
Bereitstellen von Belegen, Dokumenten und des Verzeichnisses zum Vereinsbestand
Informieren von Vorstand und Mitgliederversammlung zum gegenwärtigen finanziellen Stand des Vereins
Fristgerechtes Einreichen der Steuerklärung
Tägliches Festhalten der Einnahmen und Ausgaben

Handlungspflicht des Schatzmeisters

Neben der Auskunftspflicht und Buchführungspflicht ist der Schatzmeister außerdem mit einer Handlungspflicht ausgestattet. So ist der Schatzmeister gemäß Handlungspflicht dazu veranlasst, potenzielle Schäden beim Verein zu verhindern und bereits vorhandenen Schäden zu beheben.

In diesem Sinne überprüft der Schatzmeister, ob Unterschlagungen oder fehlerhafte Geschäftsführung im gegenwärtigen oder ehemaligen Vorstand vorliegen. Bestätigt sich der Vorwurf, so reagiert der Schatzmeister in den 3 folgenden Schritten:

1. Schritt

Prüfung auf Regressansprüche gegenüber dem alten und neuen Verein.

2. Schritt

Prüfung, ob die Regressansprüche verjährt sind. Beim aktuellen Vorstand ist das sehr wahrscheinlich nicht der Fall. Beim alten Vorstand liegt die Verjährungsfrist für Schadenersatzansprüche bei 3 Jahren (siehe § 195 BGB) und die Verjährung für Schadenersatzansprüche aus unerlaubten Handlungen bei 10 Jahren (§ 199 Abs. 3 Nr. 1 BGB).

3. Schritt

Prüfung, ob der Schaden fahrlässig oder vorsätzlich begangen wurde.

Wann haftet der Vorstand als Ganzes und wann individuelle Vorstandsmitglieder?

Grundsätzlich haftet bei wirtschaftlichen Schäden oder Fehlern in der Geschäftsführung der Vorstand eines Vereins gemeinsam. Die Satzung des Vereins kann jedoch eine sogenannte Ressortaufteilung enthalten.

Diese ordnet jedem Vorstandsmitglied einen Aufgabenbereich zu, für den es dann auch verantwortlich ist. Der restliche Vorstand ist somit ausschließlich als mit einer Aufsichtspflicht versehen. In Folge ist das Haftungsrisiko für den Vorstand als Ganzes deutlich geringer.

Doch Vorsicht: der Vorstand kann sich damit nicht komplett aus der Verantwortung ziehen. Vernachlässigen die Vorstandsmitglieder Ihre Aufsichtspflicht, müssen Sie dennoch für die Fehler des jeweiligen Ressorts haften.

Um potenziellen Fehlern oder Korruption vorzubeugen, ist es ratsam alle paar Monate den Tagesordnungspunkt Kassenlage in die Vorstandssitzung aufzunehmen. Hierbei können regelmäßig Einnahmen und Ausgaben, die wesentlichen Posten und Spenden sowie der Kontostand überprüft werden.

Unser Expertentipp – Vermögensschadenhaftpflichtversicherung

Unser Expertentipp – Vermögensschadenhaftpflicht und D&O-Versicherung

In Vereinen können trotz aller Sorgfalt Fehler im Alltagsgeschäft auftreten, die ungewollt das Vereinsvermögen belasten. Es ist wichtig zu verstehen, dass Vorstandsmitglieder persönlich mit ihrem Privatvermögen haften, falls sie durch absichtliches Handeln oder durch große Unvorsichtigkeit Schäden verursachen.

Mit einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung sichern Sie Ihren Verein auf Dauer gegen diese regelmäßig auftretenden Schadensfälle ab. Die D&O-Versicherung schütz das Privatvermögen des Vorstands und der Organe.

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Was passiert beim Rücktritt vom Kassenwart?

Ein Rücktritt des Schatzmeisters erfolgt entweder aufgrund des Ablaufs seiner Amtszeit oder auch weil diesem, wegen grober Fahrlässigkeit das Amt entzogen wird. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn es aufgrund von Fehlern in der Buchführung zu Fehlbeständen kommt. Im Übrigen ist nicht weiter wichtig, ob der Fehler pflichtwidrig oder schuldhaft begangen wurde.

Grundsätzlich wird der Schatzmeister bei der Mitgliederversammlung gewählt. Erfolgt der Rücktritt des Schatzmeisters jedoch überraschend, so kann der Vereinsvorstand übergangsweise als Ersatz einen kommissarischen Schatzmeister bestellen, der die Tätigkeit bis zur nächsten Mitgliederversammlung weiterführt.

Bei der nächsten Mitgliederversammlung kann schließlich der kommissarische Schatzmeister dauerhaft ins Amt bestellt werden oder es wird ein alternativer Schatzmeister gewählt.

Erhält der Schatzmeister im Verein ein Gehalt?

In der Regel erhält der Schatzmeister, sofern er ehrenamtlich tätig ist, kein Gehalt. Allerdings besteht für ihn die Möglichkeit eine Aufwandsentschädigung oder Ehrenamtspauschale (840 Euro jährlich) gemäß § 3 Nr. 26a EstG zu erhalten. Jedoch nur, wenn die Vereinssatzung diese Option vorsieht (siehe § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO).

Arbeitet der Schatzmeister laut Vereinssatzung ehrenamtlich, so darf ihm auch keine Aufwandsentschädigung gezahlt werden.

Führt der Schatzmeister wiederum eine zusätzliche Tätigkeit außerhalb des Vorstandes aus, so darf er einen Anstellungsvertrag erhalten und entsprechend ausgezahlt werden. Gleiches gilt auch umgekehrt, wenn ein Angestellter des Vereins als Schatzmeister in den Vorstand gewählt wird.

Bericht – Muster für Schatzmeister im Verein

Rechtliche Vorgaben zu den Inhalten eines Kassenberichtes gibt es nicht. Umso wichtiger ist es, dass Sie alle wesentlichen Angaben in der Satzung verankern. Folgende Angaben sollten in Ihrem Kassenbericht nicht fehlen.

Einnahmen durch Beiträge
Einnahmen durch Spenden
Einnahmen durch Veranstaltungen
Einnahmen durch öffentliche Zuschüsse und Zuwendungen
Ausgaben für Versicherungen und Abgaben
Ausgaben für Miete
Ausgaben für Arbeitsmaterialien
Aufwendungen für Gehälter
Ausgaben für Gerätschaften

In der Regel wird der Kassenbericht jährlich abgegeben. Das hängt jedoch von der Größe und den Finanzen des Vereins ab. So können bei größeren Vereinen auch mehrmals im Jahr Kassenberichte erfolgen.

Ein Muster für den Kassenbericht des Schatzmeisters im Verein erhalten Sie hier:

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