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Wie funktioniert Homeoffice gewinnbringend? – Der ultimative Guide für Unternehmen

01.01.2024 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Während das Homeoffice vor der Covid-Pandemie noch als Privileg galt, ist die Option auf Telearbeit mittlerweile der Anspruch vieler Mitarbeiter. Ganze 77 % der Beschäftigten berichten, laut einer Umfrage der Hans-Böckler-Stiftung positiv von Ihrer Erfahrung bei der Teleheimarbeit.

Dennoch sind sich Arbeitgeber oft unschlüssig, Remote Work dauerhaft in ihrem Unternehmen zu implementieren. Immerhin erfordert die Umstellung einen hohen organisatorischen Aufwand und auch der Teamgeist könnte leiden.

Im folgenden Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie das Homeoffice so in Ihrem Betrieb einsetzen, dass es garantiert gewinnbringend funktioniert!

Unter anderem erfahren Sie: wie Ihr Unternehmen vom Homeoffice profitiert, welche Voraussetzungen es gibt, um Telearbeit erfolgreich in Ihr Unternehmen zu integrieren und welche Regeln und Pflichten für das Personal bei der Heimarbeit gelten.

Inhaltsverzeichnis:

1. Definition - Was genau ist Homeoffice?

2. Ist Homeoffice effektiv? – Warum Unternehmen von Telearbeit profitieren

3. Welche Voraussetzungen gibt es für das Homeoffice? - So integrieren Sie Homeoffice erfolgreich in Ihr Unternehmen

4. Welche Pflichten hat der Arbeitgeber im Homeoffice?

5. Wann darf ein Angestellter Homeoffice machen?

6. Was ist im Homeoffice erlaubt?

7. Wie wird Homeoffice bezahlt?

8. Wie sieht das Homeoffice der Zukunft aus?

Das Wichtigste in Kürze:

Homeoffice ist ein flexibles Arbeitsmodell, bei dem Arbeitnehmer von ihrem privaten Umfeld aus via Computer arbeiten.
Arbeitnehmer im Homeoffice, sind produktiver, zufriedener und loyaler. Gleichzeitig sind sie seltener krank und bleiben länger an das Unternehmen gebunden.
Vor Einführung der Telearbeit ist eine sorgfältige Abwägung der Vor- und Nachteile, abhängig vom Tätigkeitsumfeld und der Unternehmenskultur, wesentlich. Zudem sollten Sie über ein klares Homeoffice-Konzept verfügen, das die Richtlinien für die Heimarbeit vorgibt.
Der Arbeitgeber muss im Homeoffice die erforderliche Ausstattung bereitstellen sowie die Vorgaben für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz einhalten. Üblicherweise übernimmt der Betrieb obendrein die Kosten für Arbeitsmittel.
Grundsätzlich entscheidet der Arbeitgeber, wann der Arbeitnehmer aus dem Homeoffice arbeiten darf. Ein Recht oder eine Pflicht auf Telearbeit existiert allerdings nicht.

1. Definition - Was genau ist Homeoffice?

Das Homeoffice (auch Telearbeit genannt) ist ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem der Arbeitnehmer seine Arbeit gelegentlich oder kontinuierlich aus seinem privaten Umfeld erbringt. In diesem Sinne hält er über Computer oder Telefon Verbindung zum Unternehmen.

Ebenso wird Homeoffice häufig als Synonym für jegliche Art von Remote Work (z.B. hybrides oder mobiles Arbeiten) gebraucht. Umgangssprachlich wird der Begriff außerdem verwendet, um das steuerlich absetzbare Arbeitszimmer am Wohnsitz des Arbeitnehmers zu beschreiben.

Wann ist Homeoffice tatsächlich Homeoffice? - Die 3 Arten der Telearbeit

Grundsätzlich wird überdies zwischen drei Arten des Homeoffice bzw. der Telearbeit unterschieden:

Teleheimarbeit: Der Mitarbeiter leistet seine volle Arbeitszeit von zu Hause aus ab. Er verfügt demzufolge über keinen physischen Arbeitsplatz im Unternehmen.
Alternierende Telearbeit: Angestellte verfügen sowohl über einen festen Arbeitsplatz im Unternehmen als auch die Möglichkeit, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Der Mitarbeiter kann so je nach Bedarf eingesetzt werden. In der Regel wird der Büroarbeitsplatz dann abwechselnd von mehreren Mitarbeitern genutzt. Die alternierende Telearbeit ist im Übrigen die beliebteste Form der Telearbeit.
Mobile Telearbeit: Der Mitarbeiter ist unterwegs tätig, z.B. bei einer Geschäftsreise oder Dienstreise. Entsprechend kommt die mobile Telearbeit weitestgehend in Branchen mit einem besonders hohen Reisepensum zum Einsatz, wie beispielsweise im Vertrieb.

2. Ist Homeoffice effektiv? – Warum Unternehmen von Telearbeit profitieren

Wie eine Studie der Universität Stanford zeigt, profitieren Unternehmen maßgeblich von Telearbeit. So belegt die Studie, dass Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, 13 % produktiver sind. Parallel sinkt die Anzahl der Krankheitstage und die Fluktuation der Mitarbeiter, während die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung steigen. Homeoffice ist also durchaus effektiv!

► zur Stanford Studie

Wann ist Homeoffice sinnvoll?

Homeoffice ist allgemein hin überall dort sinnvoll, wo Arbeit ohne physische Anwesenheit ausgeführt wird. Hier bietet die Telearbeit einen tatsächlichen Mehrwert, da die Möglichkeit auf ortsunabhängige Arbeit entlastend wirkt und so die Produktivität und Motivation steigert. Vor allem, wenn die Mitarbeiter eine Familie oder eine lange Anfahrt haben.

Wo ist Homeoffice möglich?

Bürotätigkeiten (z. B. Sachbearbeitung, Datenerfassung, Kundenberatung etc.)
Tätigkeiten, die über Telefon- und Videokonferenzen abgewickelt werden
Programmierung und Softwareentwicklung
Text- und Redaktionsarbeiten
Design- und Grafikarbeiten

Welche Homeoffice-Jobs gibt es?

IT: Softwareentwickler, IT-Administratoren, Webdesigner, IT-Support
Kundenservice: Kundendienstmitarbeiter, Supportmitarbeiter, Callcenter-Agent
Text und Übersetzung: Übersetzer, Redakteure, Texter
Marketing und Vertrieb: Marketingmanager, Vertriebsmanager, Produktmanager
Freiberufliche Jobs: Designer, Fotografen, Musiker
Jobs für Kreativschaffende: Künstler und Kulturschaffende

Für wen ist Homeoffice geeignet?

Neben dem Beruf selbst ist darüber hinaus die Persönlichkeit des Arbeitnehmers entscheidend dafür, ob er für Homeoffice Tätigkeiten geeignet ist. Einerseits spielen die Vorlieben des Mitarbeiters eine Rolle. Reist er gern, legt er viel Wert auf Familienzeit oder ist er introvertiert veranlagt, wird sich die Arbeit von zu Hause positiv auf seine Produktivität auswirken.

Andererseits sind Fähigkeiten wie Konzentration, Eigenständigkeit und Disziplin entscheidend. Ist der Mitarbeiter leicht ablenkbar oder muss er extrinsisch motiviert werden, um produktiv zu arbeiten, dann ist ihm von einer Homeoffice-Tätigkeit abzuraten.

Welche Vorteile und Nachteile hat das Homeoffice?

Warum Homeoffice gut ist:

Reduzierte Kosten (z.B. für den Arbeitsplatz)
Höhere Produktivität und Konzentration der Mitarbeiter
Positive Auswirkungen auf das Employer Branding
Verbesserte Work-Life-Balance
Bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Familienleben
Implementierung einer Vertrauenskultur im Unternehmen
Mehr Vertrauen vonseiten des Mitarbeiters ins Unternehmen
Mehr Freizeit (z.B. aufgrund wegfallender Arbeitswege)
Zusätzliche Freiheiten bei der Ausgestaltung des Arbeitsalltags
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeitermotivation

Warum Homeoffice schlecht ist:

Erschwerte Koordination und Kommunikation
Höherer Organisationsaufwand
Sinkendes Gemeinschaftsgefühl (z.B. durch Abwesenheitszeiten)
Verlust persönlicher Beziehungen am Arbeitsplatz
Hohe Ansprüche an Datensicherheit und Cybersicherheit
Arbeitszeiten sind schwer zu kontrollieren und nachzuweisen
Zusätzlicher Aufwand bei der Gestaltung des Arbeitsvertrags
Gefahr von Work-Life-Blending
Aufgewendeter Arbeitsaufwand ist nur schwer ersichtlich
Erfordert Eigeninitiative und Selbstständigkeit
Mitarbeiter sind Ablenkungen durch den Alltag ausgesetzt

3. Welche Voraussetzungen gibt es für das Homeoffice? - So integrieren Sie Homeoffice erfolgreich in Ihr Unternehmen

Bevor Sie darüber nachdenken, Homeoffice in Ihrem Unternehmen einzuführen, sollten Sie die Vor- und Nachteile der Telearbeit gründlich abwägen. So hängt der Nutzen maßgeblich vom Tätigkeitsumfeld und der Unternehmenskultur Ihres Geschäfts ab.

In der Produktion ist eine Homeoffice-Regelung in etwa wenig zielführend. Genauso wenig ergibt sie Sinn, wenn sich das Personal keine flexiblen Arbeitsmodelle wünscht.

Entschließen Sie sich dann doch dazu, das Homeoffice in Ihr Unternehmen zu integrieren, gilt es, ein Homeoffice-Konzept zu erstellen, in dem die wesentlichen Richtlinien für die Telearbeit geregelt sind. Diese müssen möglichst unmissverständlich formuliert sein.

Ist auch das geschafft, können Sie damit beginnen, die Telearbeit in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Befolgen Sie dazu die folgenden sechs Schritte:

Befragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie sich die ideale Ausgestaltung von Homeoffice in Ihrem Betrieb vorstellen.
Legen Sie eindeutige Vorgaben in Bezug auf die Homeoffice-Zeiten, die Anzahl der Arbeitstage und die Erreichbarkeit der Mitarbeiter fest. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Angestellte Überstunden machen oder zu wenig arbeiten.
Der Arbeitgeber ist in der Pflicht, seine Mitarbeiter im Homeoffice mit der erforderlichen Ausstattung zu versorgen. Stellen Sie Ihrem Personal dementsprechend dieselbe technische Ausrüstung bereit, die Ihnen auch im Büro zur Verfügung steht.
Weiterhin gelten bei der Telearbeit die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Das Homeoffice-Personal steht in diesem Sinne in der Mitwirkungspflicht. Sie müssen dieses über die Mitwirkungspflicht informieren und können des Weiteren von ihren Mitarbeitern fordern, ihren Arbeitsplatz ArbSchG konform einzurichten.
Klären Sie Ihre Mitarbeiter darüber auf, welche Kosten das Unternehmen übernimmt. Fixieren Sie die abgesprochenen Konditionen im Arbeitsvertrag.
Letztlich sollten Sie eine angemessene digitale Infrastruktur schaffen, um im Homeoffice ein hohes Maß an Cybersicherheit zu gewährleisten.

Homeoffice-Regelung - Wie Homeoffice im Arbeitsvertrag vereinbaren?

Die arbeitsrechtlichen Richtlinien im Homeoffice ähneln stark denen eines regulären Arbeitsplatzes. Dennoch liegen einige Eigenheiten bei der Telearbeit vor, die es zu beachten gilt. Darunter: die Arbeitszeiterfassung, die Ruhezeiten und der Arbeitsschutz. Eben deshalb ist es ratsam, Homeoffice-Regelungen separat in individuellen Arbeitsverträgen oder kollektiven Betriebsvereinbarungen zu verankern.

Rechtlich gesehen ist die Verschriftlichung der Homeoffice-Regelung zwar nicht verpflichtend, vernachlässigen sollten sie den Arbeitsvertrag aber trotzdem nicht. Immerhin erspart Ihnen eine sorgfältig ausformulierte Homeoffice-Regelung zukünftig Zeit, Kosten und Energie.

Zusatzvereinbarung und Telearbeitsvertrag

Die individuellen Rahmenbedingungen für die Telearbeit werden für gewöhnlich in einer Zusatzvereinbarung ergänzend zum Arbeitsvertrag festgehalten. Alternativ können Sie einen separaten Telearbeitsvertrag aufsetzen. Empfehlenswert sind solche Verträge, sobald es darum geht, feste Telearbeitszeiten zu bestimmen.

Neben anderem muss die Zusatzvereinbarung bzw. der Telearbeitsvertrag folgende Punkte enthalten:

Regelungen zur Ausstattung am Telearbeitsplatz
Details zur Erstattung von Kosten und Aufwandsentschädigung
Bestimmungen zur Arbeitszeiterfassung und Dokumentationspflichten
Vorgaben zur Arbeitszeit
Zuordnung von Aufgabenbereichen und Bearbeitungsfristen
Informationen zu Datenschutz und Datensicherheit

Vorsicht!: Personal im Homeoffice wird umgangssprachlich auch als Heimarbeiter bezeichnet. Häufig wird deshalb der Telearbeitsvertrag mit dem Heimarbeitsvertrag verwechselt. Trotz Begriffsnähe sind das jedoch verschiedene Typen von Verträgen. So geht es laut Heimarbeitergesetz (HAG) bei Heimarbeitern für gewöhnlich nicht um Arbeitnehmer im Homeoffice.

Betriebsvereinbarung

In Form einer Betriebsvereinbarung werden die kollektiven Richtlinien für die Arbeit im Homeoffice abgesteckt. Zunächst demonstriert das Unternehmen seiner Belegschaft auf diese Weise, dass es aufgeschlossen für flexible Arbeitsmodelle ist.

Noch wichtiger ist aber, dass die essentiellen Informationen zur Telearbeit verankert sind. Dazu zählt insbesondere die Übereinkunft zu Ansprechpartnern in Fragen der Arbeitssicherheit und des Datenschutzes.

Wichtig: Eine Betriebsvereinbarung alleine genügt im Regelfall nicht, um die Telearbeit erfolgreich im Unternehmen zu integrieren. Sie sollte stets um individuelle Homeoffice-Regelungen erweitert werden.

4. Welche Pflichten hat der Arbeitgeber im Homeoffice?

Was muss der Arbeitgeber im Homeoffice bereitstellen? - Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz bei der Telearbeit

Laut Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) muss der Arbeitgeber bei der Telearbeit stets dafür sorgen, dass das Personal tatsächlich seiner Arbeit nachgehen kann. In diesem Zusammenhang ist folgende Ausstattung bereitzustellen, sofern im Homeoffice eine wöchentliche Arbeitszeit mit dem Arbeitnehmer vereinbart wurde:

Computer bzw. Laptop
Bildschirm
Maus und Tastatur
Telefon
Sonstige Büroutensilien

Ebenso sind weiterhin die Vorgaben in Bezug auf Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz einzuhalten, die gemäß Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ohnehin am regulären Arbeitsplatz im Unternehmen gelten. Zum Beispiel gibt § 5 ArbZG eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden vor.

Was muss der Arbeitgeber im Homeoffice zahlen?

Was genau der Arbeitgeber im Homeoffice erstattet, hängt von der jeweiligen Vereinbarung ab, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam im Arbeitsvertrag treffen. In der Regel übernimmt allerdings der Betrieb alle zusätzlichen Kosten, die aufgrund der Telearbeit anfallen.

Dazu zählen in erster Linie die Kosten für Arbeitsmittel. Ist der Mitarbeiter Vollzeit in der Teleheimarbeit tätig, übernimmt der Arbeitgeber gegebenenfalls die Ausgaben für Energie, Heizung oder einen Teil der Mietkosten.

Hinweis: Gibt es keine gesicherte Vereinbarung im Arbeitsvertrag, muss der Arbeitnehmer eigenständig für die Kosten im Homeoffice aufkommen.

5. Wann darf ein Angestellter Homeoffice machen?

Wann ein Arbeitnehmer aus dem Homeoffice arbeiten darf, entscheidet der Arbeitgeber. Oftmals geht dies bereits aus dem Arbeitsvertrag bzw. Tarifvertrag, Telearbeitsvertrag, der Zusatzvereinbarung oder Betriebsvereinbarung hervor. Üblicherweise wird das Homeoffice genutzt, wenn beide Vertragsparteien von der Vereinbarung profitieren.

Recht auf Homeoffice? - Kann der Arbeitgeber Telearbeit ablehnen?

Generell sieht das Arbeitsrecht kein Recht auf Homeoffice vor. Denn nach deutscher Rechtslage bestimmt der Arbeitgeber den Arbeitsort des Angestellten. Demzufolge kann dieser die Anfrage eines Mitarbeiters auf Telearbeit ablehnen.

Gibt es eine Pflicht auf Homeoffice?

Auch eine Homeoffice-Pflicht gibt es im Allgemeinen nicht. Dem steht der Schutz der Privatsphäre entgegen. Eine Ausnahme besteht dann, wenn das mobile Arbeiten im Arbeitsvertrag vereinbart ist.

In diesem Fall ist der Arbeitnehmer verpflichtet, notfalls auch von zu Hause aus zu arbeiten, wenn der Arbeitgeber das vorsieht. Verweigert er die Arbeit, darf er abgemahnt oder im Worst Case sogar gekündigt werden.

Ist es möglich, dass ein Mitarbeiter das ganze Jahr im Homeoffice arbeitet?

Gemäß der aktuellen Gesetzeslage ist es ohne Schwierigkeiten möglich, dass ein Mitarbeiter das gesamte Jahr im Homeoffice arbeitet.

Kann man Homeoffice aus dem Ausland machen?

Prinzipiell können Arbeitnehmer auch aus dem Ausland im Homeoffice arbeiten. Der Arbeitgeber muss der Teleheimarbeit im Ausland jedoch zustimmen. In jedem Fall müssen sich die beiden Parteien bezüglich Aufenthaltsdauer und Zielland einigen.

Welche Tage sind die besten für das Homeoffice?

Laut einer Umfrage des ifo Instituts sind Freitag und Montag, unabhängig von der Unternehmensgröße, die beliebtesten Homeoffice-Tage. Wobei 55 % der Befragten bevorzugt den Freitag nutzen, während 35 % den Montag wählen.

6. Was ist im Homeoffice erlaubt?

Im Grunde ist im Homeoffice alles erlaubt, was im regulären Büro gestattet ist. Gleichzeitig sind die gleichen Regeln wie am festen Arbeitsplatz zu beachten. Das heißt, es sind die im Arbeitsvertrag festgelegte Arbeitszeit einzuhalten, die zugewiesenen Aufgaben zu erledigen und die Anweisungen des Arbeitgebers zu befolgen.

Ebenfalls sind private Tätigkeiten (z. B. kurze Telefongespräche, Kochen von Mittagessen oder Aufräumen der Wohnung) erlaubt, sofern diese nicht zulasten der Arbeit gehen. Was nicht erlaubt ist, gibt die Homeoffice-Regelung vor. Ein gängiges Beispiel ist das Ansehen von Videos bei der Arbeitszeit.

Welche Arbeits- bzw. Pausenzeiten gelten im Homeoffice?

Im Homeoffice gelten dieselben Arbeits-, Pause- und Ruhezeiten wie am Arbeitsplatz vor Ort.
Es gelten dementsprechend folgende Zeiten:

Tägliche Arbeitszeit: 8 Stunden (Überstunden in Ausnahmefällen möglich)
Pausenzeiten: Bei einer Arbeitszeit von sechs Stunden sind 30 Minuten Pause vorgeschrieben. Ab neun Stunden sind 45 Minuten Pause Pflicht.
Ruhezeiten: Mindestens elf Stunden zwischen den Arbeitstagen.

Hinweis: Der Arbeitgeber steht in der Pflicht, die aufgewendete Arbeitszeit seiner Angestellten zu kontrollieren. Im Regelfall erfolgt die Kontrolle online über Zeiterfassungstool.

Wie Arbeitszeiten im Homeoffice nachweisen?

Die Arbeitszeiten im Homeoffice werden über eine der folgenden Wege nachgewiesen:

Vertrauensarbeitszeit (kein Nachweis notwendig)
Selbstauskunft
Stundenzettel
Kalendereinträge
Zeiterfassungssoftware
Arbeitsnachweise
Chatbots

Welche Feiertage gelten beim Homeoffice?

Beim Homeoffice gelten die arbeitsfreien Feiertage am Betriebssitz.

Muss ein Arbeitnehmer im Homeoffice stets für den Arbeitgeber zu erreichen sein?

Arbeitnehmer müssen in der im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitszeit jederzeit für den Arbeitgeber zu erreichen sein. Nach Ende der üblichen Arbeitszeit besteht keine Verpflichtung mehr für den Arbeitnehmer, es sei denn, es wurde eine Zusatzvereinbarung getroffen, die das Gegenteil vorschreibt.

7. Wie wird Homeoffice bezahlt?

Eine einheitliche Regelung zur Bezahlung im Homeoffice existiert bislang nicht. Im Allgemeinen gibt es jedoch drei Möglichkeiten, wie Teleheimarbeit entschädigt wird:

Gleiche Bezahlung wie im Büro: Der Arbeitnehmer erhält für die gleiche Arbeit den gleichen Lohn wie ein gewöhnlicher Angestellter im Büro.
Erhöhte Bezahlung: Der Angestellte erhält einen erhöhten Lohn für die Arbeit von daheim. Gängig ist das, wenn die Telearbeit mit zusätzlichen Kosten (z.B. Strom, Internet, Arbeitsmittel) einhergeht.
Ermäßigte Bezahlung: Der Mitarbeiter erhält einen ermäßigten Lohn für die Tätigkeit am Telearbeitsplatz. Oft ist das der Fall, wenn er weniger Anforderungen (z.B. weniger Aufsicht oder keine Anfahrtskosten) ausgesetzt ist als seine Kollegen.

8. Wie sieht das Homeoffice der Zukunft aus?

Wie aus einer Umfrage der Hans-Böckler-Stiftung hervorgeht, wird die Bedeutung von Homeoffice voraussichtlich in Zukunft weiter zunehmen. Drei Viertel der Beschäftigten gaben hier an, dass sie zukünftig, wenigstens teilweise, im Homeoffice tätig sein wollen.

Des Weiteren sei es den Vorgesetzten bei gerade einmal 15 % der Befragten wichtig, dass die Mitarbeiter vor Ort anwesend sind. Zu alldem kommt außerdem hinzu, dass die Forderung nach einem Recht auf Homeoffice immer lauter wird.

► zur Umfrage der Hans-Böckler-Stiftung

Montag bis Donnerstag:	8:00 - 17:00 Uhr
Freitag:	8:00 - 15:00 Uhr

Wie funktioniert Homeoffice gewinnbringend? – Der ultimative Guide für Unternehmen

1. Definition - Was genau ist Homeoffice?

Wann ist Homeoffice tatsächlich Homeoffice? - Die 3 Arten der Telearbeit