Bernhard Assekuranzmakler
Vereine & VerbändeUnternehmen
Home   trenner   Vereine & Verbände

Diese Fallstricke birgt das Oktoberfest! – Risiken & Schutzmaßnahmen für Vereine


Oktoberfest – Risiken & Schutzmaßnahmen für Vereine

Das Oktoberfest ist das beliebteste Volksfest der Welt! Allein auf den „Wiesn“ in München versammeln sich jährlich 6 Millionen Menschen, um gemeinsam zu feiern, zu trinken und zu schunkeln.

Doch wo viele Menschen zusammentreffen, sind Unfälle, Schlägereien und Vandalismus nicht weit (gerade sobald Alkohol im Spiel ist). Ferner noch haftet Ihr Verein als Veranstalter eines eigenen Oktoberfests für sämtliche Schäden, die während der Veranstaltung auftreten.

Was für Risiken konkret auf Sie zukommen, welche Sicherheitsmaßnahmen Sie ergreifen können und wie Sie sich absichern, falls doch der Ernstfall eintritt, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Als Veranstalter eines eigenen Oktoberfests haftet Ihr Verein für Schäden Dritter. Der Vereinsvorstand kann bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz sogar persönlich zur Verantwortung gezogen werden.
  • Für ein erfolgreiches Oktoberfest ist es unerlässlich, frühzeitig potenzielle Risiken zu identifizieren und diese durch präzise Planung und präventive Maßnahmen zu minimieren. Ein solides Sicherheitskonzept, die Einhaltung aller Vorschriften und eine klare Aufgabenverteilung helfen, unerwartete Probleme zu vermeiden.
  • Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen können auf dem Oktoberfest unerwartete Schadensfälle auftreten. Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung schütz Ihren Verein in diesem Fall vor Schadensersatzansprüchen.

1. Wer haftet für das Oktoberfest im Verein?

Organisiert Ihr Verein ein eigenes Oktoberfest, so gilt er als Veranstalter. Entsprechend haftet er mit seinem Vereinsvermögen für Schäden, die Dritten während des Festes widerfahren. Demnach ist es die Verantwortung des Vereins, die Sicherheit von Helfern, Mitarbeitern und Teilnehmern zu gewährleisten.

Im Falle grober Fahrlässigkeit oder bei Vorsatz macht der Vereinsvorstand sich sogar persönlich haftbar. Dies betrifft im Übrigen nicht nur die Sorgfaltspflichten, sondern auch die ordnungsgemäße Erfüllung seiner Aufgaben.

► Mehr zum Thema Haftung bei Vereinsveranstaltungen

Welche Risiken Sie in diesem Zusammenhang stets im Blick behalten sollten, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

2. Sicherheitsrisiken beim Oktoberfest

Beim Vereins-Oktoberfest hat Sicherheit oberste Priorität. Um Risiken wie Unfälle, übermäßigen Alkoholkonsum und Schlägereien zu vermeiden, ist das frühzeitige Erkennen und Minimieren von Sicherheitsrisiken daher entscheidend.

3. Finanzielle Risiken beim Oktoberfest

Ein Oktoberfest zu organisieren, ist mit erheblichen Kosten verbunden. Ausgaben für Miete, Sicherheitspersonal, Unterhaltung, Dekoration und Versicherungen müssen sorgfältig eingeplant werden, damit die Veranstaltung finanziell tragbar bleibt.

Vereine verlassen sich etwa häufig auf ein einziges Sponsoring. Aber was, wenn ein Sponsor plötzlich abspringt? Schnell ist das gesamte Event gefährdet. Genau deswegen sollten Sie Ihre Einnahmequellen diversifizieren.

In unserem Blog für Vereine und Verbände stellen wir Ihnen 7 bewährte Strategien vor, mit der Sie Ihre Vereinsveranstaltung erfolgreich finanzieren können:

► zum Artikel

 

Fehlerhafte Finanzplanung

Oft werden die Aufwendungen aber auch schlichtweg unterschätzt. Überschreitet beispielsweise der Schatzmeister die vorhandenen Ressourcen des Vereins, kann dieser die Gemeinnützigkeit verlieren. Schlimmstenfalls ist er sogar gezwungen Insolvenz anzumelden, weil er nicht in der Lage ist seinen Verpflichtungen nachzukommen.

Ebenfalls könnte der Vorstand persönlich haften, sofern er fahrlässig gehandelt hat. Eine detaillierte Budgetplanung ist daher unerlässlich, wenn Sie Ihr Event sicher auf die Beine stellen wollen. Alles, was es indessen zu beachten gilt, zeigen wir Ihnen in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Finanzplanung für Vereinsveranstaltungen:

► zum Artikel

4. Organisatorische Risiken beim Oktoberfest

Ein Risiko, das oftmals nicht als solches erscheint, ist die Eventplanung selbst. Immerhin ist die Organisation eines Oktoberfests keine leichte Aufgabe. Fehler in der Planung sind oftmals teuer. Nicht nur das, Sie gefährden schlimmstenfalls die Veranstaltung als Ganzes.

Eine klare Aufgabenverteilung, regelmäßige Statusmeetings und ein detaillierter Zeitplan sind in diesem Sinne entscheidend. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick und erkennen Probleme frühzeitig. Des Weiteren ist Flexibilität gefragt, damit Sie auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren können. Eine gründliche Nachbesprechung hilft Ihnen schließlich, das nächste Event effizienter zu gestalten.

Beziehen Sie hierzu folgende Informationen ein:

  • Besucherzahlen
  • Einnahmen und Ausgaben
  • Feedback von Teilnehmern und Helfern

Tipp: Unser Leitfaden zur Planung von Veranstaltungen unterstützt Sie in allen Phasen Ihrer Organisation:

► Leitfaden zur Veranstaltungsplanung (inkl. Checklisten)

 

Risikofaktor ehrenamtliche Helfer

Gemeinnützige Vereine setzen üblicherweise auf die Unterstützung durch Ehrenamtler. Logisch, denn ehrenamtliche Helfer bilden das Fundament des Vereinslebens. Dennoch sind Freiwillige oftmals die Ursache für Frustration.  

Ehrenamtliche Helfer sind nämlich nicht vertraglich gebunden. Sie können also jederzeit kurzfristig absagen, sodass Sie allein auf der Arbeit sitzenbleiben. Deshalb gilt es einen Plan B bereitzuhalten, z.B. mithilfe von Ersatzkräften oder Verträgen mit Zeitarbeitsfirmen.

 

Genehmigungen und Auflagen

Bei öffentlichen Veranstaltungen in Deutschland läuft nichts, ohne behördliche Genehmigungen. Nehmen Sie dementsprechend frühzeitig Kontakt zu den zuständigen Behörden auf und erkundigen Sie sich zu den erforderlichen Auflagen.

Typischerweise gehören dazu:

  • Die Genehmigung für den Ausschank von Alkohol
  • Die Anmeldung zur Nutzung öffentlicher Flächen und Lautsprecheranlagen
  • Die Einhaltung der Lärmschutzvorschriften
  • Die Bereitstellung ausreichender Parkplätze
  • Die Anmeldung bei der GEMA

Tipp: In unserem Beitrag zur Anmeldung von Vereinsveranstaltungen erhalten Sie eine vollständige Liste mit allen erforderlichen Genehmigungen für Vereinsevents:

► zum Artikel

5. Reputationsrisiken beim Oktoberfest

In unserer digitalen Welt verbreiten sich negative Nachrichten rasend schnell. Sobald Ihr Fest als zu exzessiv wahrgenommen wird, könnte das den Ruf Ihres Vereins nachhaltig schädigen. Schon im Vorfeld können Sie dieses Reputationsrisiko mit Unterstützung eines Krisenkommunikationsplans beschränken. Darüber hinaus ist es ratsam, einen Pressesprecher zu benennen, der im Ernstfall professionell reagiert.

Es ist außerdem sinnvoll, alkoholische und nicht-alkoholische Angebote einzurichten, um ein ausgewogenes und positives Gesamterlebnis zu schaffen. Zusätzlich ist es empfehlenswert, Ihr Programm für Familien und Nicht-Trinker auszuweiten. Dadurch erreichen Sie ein breiteres Publikum und verhindern negative Eindrücke.

Hier einige Ideen:

  • Familienfreundliche Aktivitäten: Organisieren Sie Spiele, Shows oder Workshops, die speziell auf Familien mit Kindern abzielen.
  • Kulinarische Vielfalt: Bieten Sie eine breite Auswahl an alkoholfreien Getränken und Speisen an, die für alle Altersgruppen attraktiv sind.
  • Ruhezonen: Schaffen Sie Bereiche, in denen Besucher abseits des Trubels entspannen können, idealerweise mit entspannter Musik und alkoholfreien Erfrischungen.
  • Kulturelle Angebote: Integrieren Sie kulturelle oder traditionelle Darbietungen, die das Fest bereichern und ein positives Image fördern.

6. Das Oktoberfest richtig absichern – Unser Expertentipp

Trotz umfassender Sicherheitsvorkehrungen treten beim Oktoberfest ständig unerwartete Schadensfälle auf. In solchen Situationen ist schnelles Handeln gefragt.

Unser Expertentipp: Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung ergänzt das Sicherheitskonzept Ihres Vereins und bietet somit eine zusätzliche Schutzebene. Denn die Veranstalterhaftpflicht bewahrt Ihren Club vor berechtigten und unberechtigten Schadensersatzansprüchen infolge von Personen-, Sach- und Vermögensschäden.

  • Hinweis: Sie können die Veranstalterhaftpflicht noch bis zu 24 Stunden vor Beginn der Veranstaltung abschließen.

Ihr Event, unser Schutzschild: Die Veranstalterhaftpflicht

Machen Sie Ihr nächstes Event nicht nur unvergesslich, sondern auch sorgenfrei!

  • Umfassender Schutz: Bis zu 10 Mio. € Deckung für jeden unvorhergesehenen Moment.
  • Budgetfreundlich: Schon ab 98 € sichern Sie Ihr Event ab – ohne Kompromisse.
  • Für Vereine maßgeschneidert: Speziell zugeschnitten auf die Bedürfnisse und Herausforderungen von Vereinen und Verbänden, damit Ihr Engagement und Ihre Leidenschaft geschützt bleiben.

► jetzt berechnen

Wichtige Zusatzversicherungen, die beim Oktoberfest nicht fehlen dürfen

  • Veranstaltungsunfallversicherung: Mit dieser Versicherung schützen Sie Mitarbeiter, Teilnehmer oder Gäste, falls infolge eines Unfalls bleibende Schäden entstehen.
  • Veranstaltungsausfallversicherung: Zwingt Sie ein unerwartetes Ereignis, die Veranstaltung abzusagen oder abzubrechen, greift die Veranstaltungsausfallversicherung ein und schützt Sie vor finanziellen Einbußen.
  • Ausrüstungsversicherung: Sie haben für das Event teure Ausrüstung gemietet oder geliehen? Kein Problem, mit der Ausrüstungsversicherung für Veranstaltungen ist alles abgesichert.
  • Musikinstrumentenversicherung: Während des Oktoberfestes sind Instrumente und Zubehör wesentlich. Die Musikinstrumentenversicherung schützt diese vor Zerstörung oder Diebstahl.
               |              Home             |              Kontakt             |              Karriere             |              Glossar
nach oben