Das Wichtigste in Kürze:
Organisiert Ihr Verein ein eigenes Oktoberfest, so gilt er als Veranstalter. Entsprechend haftet er mit seinem Vereinsvermögen für Schäden, die Dritten während des Festes widerfahren. Demnach ist es die Verantwortung des Vereins, die Sicherheit von Helfern, Mitarbeitern und Teilnehmern zu gewährleisten.
Im Falle grober Fahrlässigkeit oder bei Vorsatz macht der Vereinsvorstand sich sogar persönlich haftbar. Dies betrifft im Übrigen nicht nur die Sorgfaltspflichten, sondern auch die ordnungsgemäße Erfüllung seiner Aufgaben.
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Welche Risiken Sie in diesem Zusammenhang stets im Blick behalten sollten, zeigen wir Ihnen im Folgenden.
Beim Vereins-Oktoberfest hat Sicherheit oberste Priorität. Um Risiken wie Unfälle, übermäßigen Alkoholkonsum und Schlägereien zu vermeiden, ist das frühzeitige Erkennen und Minimieren von Sicherheitsrisiken daher entscheidend.
Unfälle
Sei es ein Sturz von der Bierbank, der Zusammenprall in einem Fahrgeschäft oder ein Schnitt als Folge eines zerbrochenen Maßkrugs – Unfälle auf dem Oktoberfest sind stets an der Tagesordnung. Zu den häufigsten Unfällen zählen:
Um das Risiko zu reduzieren, sollten Sie die Sanitätskräfte vor Ort mit freiwilligen Ersthelfern unterstützen, damit Notfälle umgehend behandelt werden. Zudem sollte ausreichend Sicherheitspersonal vorhanden sein, um Gefahrenquellen (z.B. zerbrochenes Glas) zu beseitigen, bevor jemand zu Schaden kommt.
Schlägereien und Vandalismus
Wo viele Menschen zusammenkommen, wird es auch mal ungemütlich. Entsprechend sind Schlägereien und Vandalismus auf Events wie dem Oktoberfest keine Seltenheit. Immer wieder gibt es Auseinandersetzungen. Entwerfen Sie deshalb ein umfassendes Sicherheitskonzept. Dazu gehörenEinlasskontrollen sowie präventive Maßnahmen wie die Einrichtung von Ruhezonen.
Arbeiten Sie außerdem eng mit der örtlichen Polizei und Sicherheitsdiensten zusammen. Somit ist im Ernstfall eine zügige Reaktion gewährleistest. Videoüberwachungssysteme in besonders anfälligen Bereichen runden das Konzept derweil ab.
Taschendiebstahl
Bei großen Menschenmengen sind Taschendiebe leider oft nicht weit. Diese nutzen das Gedränge, um unbemerkt Wertsachen wie Geldbörsen oder Smartphones zu entwenden. Vollkommen eindämmen werden Sie Diebe wohl nicht, Sie können Besucher des Oktoberfestes jedoch via Hinweisschilder und Durchsagen auf potentielle Taschendiebe aufmerksam machen und daran erinnern, ihre Wertsachen sicher zu verstauen.
Überdies schreckt die Präsenz von Sicherheitskräften und die Kooperation mit der Polizei Taschendiebe ab oder ermöglicht es zumindest unverzüglich zu reagieren, falls doch der Schadensfall eintritt.
Alkohol
Alkohol
Ursache für die meisten Unfälle und Konflikte auf dem Oktoberfest ist in der Regel Alkohol. Was jedoch nur die Wenigsten wissen, ist, dass der Verein als Veranstalter zur Verantwortung gezogen werden kann, sofern jemand in Folge übermäßigen Alkoholkonsums Schaden nimmt. Besonders was das Thema Jugendschutz angeht, versteht der Gesetzgeber keinen Spaß.
In diesem Sinne gelten die folgenden Anforderungen an den Ausschank von Alkohol:
Eindeutige Richtlinien für den Alkoholausschank sind dementsprechend unumgänglich. Hierzu zählt beispielsweise, die Ausschankmenge pro Person zu begrenzen und geschultes Personal einzusetzen. Zudem sollten Sie mindestens ein alkoholfreies Getränk anbieten, dass preislich günstiger ist als das billigste alkoholische Getränk.
Hygiene
Gerade in Zeiten von Grippewellen besteht bei öffentlichen Veranstaltungen ein erhöhtes Risiko, dass sich Krankheiten verbreiten. Ein ordentliches Hygienekonzept wirkt dem entgegen. Es sollte die Bereitstellung von Desinfektionsmitteln, die regelmäßige Reinigung von Gemeinschaftsflächen und die Präsenz von medizinischem Personal vor Ort beinhalten.
Obendrein trägt die Sensibilisierung der Besucher für Hygieneregeln, wie sorgfältiges Händewaschen und das Meiden von Kontakt bei Krankheitssymptomen, zur Gesundheitssicherheit bei. Servieren Sie darüber hinaus Speisen, ist dafür Sorge zu tragen, dass die Lebensmittelhygienestandards eingehalten sind. Nur so umgehen Sie Lebensmittelvergiftungen.
Brandschutz
Neben den bereits genannten Sicherheitsrisiken darf Brandschutz auf dem Oktoberfest keinesfalls vernachlässigt werden. Große Menschenansammlungen, der Einsatz von elektrischen Geräten und offene Flammen erhöhen die Brandgefahr dabei erheblich.
Ein Brandschutzkonzept und eine gut geschulte Brandsicherheitswache sind unabdingbar, wenn Sie den Schutz der Besucher gewährleisten wollen. In unserem Vereinsblog haben wir die wichtigsten Sicherheitstipps desdeutschen Feuerwehrverbandes kompakt für Sie zusammengestellt:
Ein Oktoberfest zu organisieren, ist mit erheblichen Kosten verbunden. Ausgaben für Miete, Sicherheitspersonal, Unterhaltung, Dekoration und Versicherungen müssen sorgfältig eingeplant werden, damit die Veranstaltung finanziell tragbar bleibt.
Vereine verlassen sich etwa häufig auf ein einziges Sponsoring. Aber was, wenn ein Sponsor plötzlich abspringt? Schnell ist das gesamte Event gefährdet. Genau deswegen sollten Sie Ihre Einnahmequellen diversifizieren.
In unserem Blog für Vereine und Verbände stellen wir Ihnen 7 bewährte Strategien vor, mit der Sie IhreVereinsveranstaltung erfolgreich finanzieren können:
Oft werden die Aufwendungen aber auch schlichtweg unterschätzt. Überschreitet beispielsweise der Schatzmeister die vorhandenen Ressourcen des Vereins, kanndieser die Gemeinnützigkeit verlieren. Schlimmstenfalls ist er sogar gezwungen Insolvenz anzumelden, weil er nicht in der Lage ist seinen Verpflichtungen nachzukommen.
Ebenfalls könnte der Vorstand persönlich haften, sofern er fahrlässig gehandelt hat.Eine detaillierte Budgetplanung ist daher unerlässlich, wenn Sie Ihr Event sicher auf die Beine stellen wollen. Alles, was es indessen zu beachten gilt, zeigen wir Ihnen in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Finanzplanung für Vereinsveranstaltungen:
Ein Risiko, das oftmals nicht als solches erscheint, ist die Eventplanung selbst. Immerhin ist die Organisation eines Oktoberfests keine leichte Aufgabe. Fehler in der Planung sind oftmals teuer. Nicht nur das, Sie gefährden schlimmstenfalls die Veranstaltung als Ganzes.
Eine klare Aufgabenverteilung, regelmäßige Statusmeetings und ein detaillierter Zeitplan sind in diesem Sinne entscheidend. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick und erkennen Probleme frühzeitig. Des Weiteren ist Flexibilität gefragt, damit Sie auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren können. Eine gründliche Nachbesprechung hilft Ihnen schließlich, das nächste Event effizienter zu gestalten.
Beziehen Sie hierzu folgende Informationen ein:
Tipp: Unser Leitfaden zur Planung von Veranstaltungen unterstützt Sie in allen Phasen Ihrer Organisation:
► Leitfaden zur Veranstaltungsplanung (inkl. Checklisten)
Gemeinnützige Vereine setzen üblicherweise auf die Unterstützung durch Ehrenamtler. Logisch, denn ehrenamtliche Helfer bilden das Fundament des Vereinslebens. Dennoch sind Freiwillige oftmals die Ursache für Frustration.
Ehrenamtliche Helfer sind nämlich nicht vertraglich gebunden. Sie können also jederzeit kurzfristig absagen, sodass Sie allein auf der Arbeit sitzenbleiben. Deshalb gilt es einen Plan B bereitzuhalten, z.B. mithilfe von Ersatzkräften oder Verträgen mit Zeitarbeitsfirmen.
Bei öffentlichen Veranstaltungen in Deutschland läuft nichts, ohne behördliche Genehmigungen. Nehmen Sie dementsprechend frühzeitig Kontakt zu den zuständigen Behörden auf und erkundigen Sie sich zu den erforderlichen Auflagen.
Typischerweise gehören dazu:
Tipp: In unserem Beitrag zur Anmeldung von Vereinsveranstaltungen erhalten Sie eine vollständige Liste mit allen erforderlichen Genehmigungen für Vereinsevents:
In unserer digitalen Welt verbreiten sich negative Nachrichten rasend schnell. Sobald Ihr Fest als zu exzessiv wahrgenommen wird, könnte das den Ruf Ihres Vereins nachhaltig schädigen. Schon im Vorfeld können Sie dieses Reputationsrisiko mit Unterstützung eines Krisenkommunikationsplans beschränken. Darüber hinaus ist es ratsam, einen Pressesprecher zu benennen, der im Ernstfall professionell reagiert.
Es ist außerdem sinnvoll, alkoholische und nicht-alkoholische Angebote einzurichten, um ein ausgewogenes und positives Gesamterlebnis zu schaffen. Zusätzlich ist es empfehlenswert, Ihr Programm für Familien und Nicht-Trinker auszuweiten. Dadurch erreichen Sie ein breiteres Publikum und verhindern negative Eindrücke.
Hier einige Ideen:
Trotz umfassender Sicherheitsvorkehrungen treten beim Oktoberfest ständig unerwartete Schadensfälle auf. In solchen Situationen ist schnelles Handeln gefragt.
Unser Expertentipp: Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung ergänzt das Sicherheitskonzept Ihres Vereins und bietet somit eine zusätzliche Schutzebene. Denn die Veranstalterhaftpflicht bewahrt Ihren Club vor berechtigten und unberechtigten Schadensersatzansprüchen infolge von Personen-, Sach- und Vermögensschäden.
Machen Sie Ihr nächstes Event nicht nur unvergesslich, sondern auch sorgenfrei!