Ein Risiko, das oftmals nicht als solches erscheint, ist die Eventplanung selbst. Immerhin ist die Organisation eines Oktoberfests keine leichte Aufgabe. Fehler in der Planung sind oftmals teuer. Nicht nur das, Sie gefährden schlimmstenfalls die Veranstaltung als Ganzes.
Eine klare Aufgabenverteilung, regelmäßige Statusmeetings und ein detaillierter Zeitplan sind in diesem Sinne entscheidend. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick und erkennen Probleme frühzeitig. Des Weiteren ist Flexibilität gefragt, damit Sie auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren können. Eine gründliche Nachbesprechung hilft Ihnen schließlich, das nächste Event effizienter zu gestalten.
Beziehen Sie hierzu folgende Informationen ein:
- Besucherzahlen
- Einnahmen und Ausgaben
- Feedback von Teilnehmern und Helfern
Tipp: Unser Leitfaden zur Planung von Veranstaltungen unterstützt Sie in allen Phasen Ihrer Organisation:
► Leitfaden zur Veranstaltungsplanung (inkl. Checklisten)
Risikofaktor ehrenamtliche Helfer
Gemeinnützige Vereine setzen üblicherweise auf die Unterstützung durch Ehrenamtler. Logisch, denn ehrenamtliche Helfer bilden das Fundament des Vereinslebens. Dennoch sind Freiwillige oftmals die Ursache für Frustration.
Ehrenamtliche Helfer sind nämlich nicht vertraglich gebunden. Sie können also jederzeit kurzfristig absagen, sodass Sie allein auf der Arbeit sitzenbleiben. Deshalb gilt es einen Plan B bereitzuhalten, z.B. mithilfe von Ersatzkräften oder Verträgen mit Zeitarbeitsfirmen.
Genehmigungen und Auflagen
Bei öffentlichen Veranstaltungen in Deutschland läuft nichts, ohne behördliche Genehmigungen. Nehmen Sie dementsprechend frühzeitig Kontakt zu den zuständigen Behörden auf und erkundigen Sie sich zu den erforderlichen Auflagen.
Typischerweise gehören dazu:
- Die Genehmigung für den Ausschank von Alkohol
- Die Anmeldung zur Nutzung öffentlicher Flächen und Lautsprecheranlagen
- Die Einhaltung der Lärmschutzvorschriften
- Die Bereitstellung ausreichender Parkplätze
- Die Anmeldung bei der GEMA
Tipp: In unserem Beitrag zur Anmeldung von Vereinsveranstaltungen erhalten Sie eine vollständige Liste mit allen erforderlichen Genehmigungen für Vereinsevents:
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