Sommerfest – So organisieren Sie ein unvergessliches Event für Ihren Verein

20.05.2024 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Das Sommerfest ist für viele Vereine der Höhepunkt des Jahres. Es ist eine Gelegenheit, die Bindung der Mitglieder zu festigen, neue Interessenten für den Verein zu gewinnen und Sponsoren eine Bühne zu bieten.

Doch die Organisation eines Sommerfests ist aufwendiger, als es zunächst den Anschein hat. So müssen Sie nicht nur Freiwillige finden, die sich bereit erklären beim Aufbau zu assistieren, sondern das Event auch noch bei den Behörden anmelden.

Aber keine Sorge: Mit einer sorgfältigen Planung ist alles möglich! In diesem Leitfaden erfahren Sie in zehn einfachen Schritten, wie Sie Ihr Vereinsfest zu einem unvergesslichen Erlebnis für alle Beteiligten machen.

Alle Schritte im Überblick:

Schritt 1: Budgetplanung

Schritt 2: Das Programm organisieren

Schritt 3: Termin, Ort und Uhrzeit festlegen

Schritt 4: Einladungen versenden

Schritt 5: Helfer für Aufbau, Ablauf und Abbau anwerben

Schritt 6. Dekoration und Ausrüstung beschaffen

Schritt 7: Veranstaltung anmelden und Genehmigungen einholen

Schritt 8: Sommerfest bewerben

Schritt 9: Sicherheitskonzept ausarbeiten

Schritt 10: Nachbesprechung durchführen

Das Wichtigste in Kürze:

Die Organisation eines Sommerfests beginnt mit der Budgetplanung, der Festlegung des Programms und der Wahl eines Termins.
Wesentlich für die Umsetzung ist, dass genügend helfende Hände zur Verfügung stehen, um das Unterfangen zu unterstützen. Ebenso sollten Sie rechtzeitig Ausrüstung und Dekoration beschaffen.
Letztlich müssen Sie noch alle erforderlichen Genehmigungen für die Veranstaltung einholen. Und auch ein detailliertes Sicherheitskonzept sowie eine Veranstalterhaftpflicht sind erforderlich, um die Haftungsrisiken zu minimieren.

Schritt 1: Budgetplanung

Bevor es an die konkrete Organisation des Sommerfestes geht, gilt es ein Gesamtbudget festzulegen. Berücksichtigen Sie dabei die Kosten für Speisen, Getränke, Programm, Dekoration, Genehmigungen, Versicherungen und sonstige Ausgaben.

Schritt 2: Das Programm organisieren

In einem nächsten Schritt legen Sie dann fest, um was für eine Vereinsveranstaltung es sich konkret handeln soll. Gibt es beispielsweise ein Buffet, wird gegrillt oder beauftragen sie ein Catering-Team? Ist ein musikalischer Auftritt oder ein Unterhaltungsprogramm geplant? Sind sportliche Aktivitäten vorgesehen? Orientieren Sie sich bei der Entscheidung an der Altersgruppe und der Ausrichtung Ihres Vereins.

Schritt 3: Termin, Ort und Uhrzeit festlegen

Bestimmen Sie den Termin Ihres Sommerfests frühestmöglich. Auf diese Weise können sich die Mitglieder besser auf die Veranstaltung einstellen. Zeitgleich profitiert das Sommerfest durch größeren Zulauf. Als Veranstaltungsort bietet sich üblicherweise das Vereinshaus an. Alternativ können Sie aber auch auf die örtliche Turnhalle oder einen Biergarten ausweichen.

Schritt 4: Einladungen versenden

Ist das Budget kalkuliert, das passende Programm gewählt und der Termin festgelegt, können Sie mit der Gestaltung der Einladungen beginnen und sie anschließend versenden. Achten Sie in diesem Sinne auf ein ansprechendes und übersichtliches Design der Einladungen. Darüber hinaus sollten Sie alle wesentlichen Informationen auf der Einladung festhalten. Wie etwa:

Titel oder Thema des Festes
Datum und Uhrzeit
Veranstaltungsort
Programmplan
Anmeldedetails
Kontaktinformationen
Besondere Anweisungen (z.B. Kleiderordnung, Mitbringen von eigenen Speisen oder Getränken)
RSVP (Répondez s'il vous plaît / Bitte um Rückmeldung)

Schritt 5: Helfer für Aufbau, Ablauf und Abbau anwerben

Im Alleingang kriegen Sie kein Sommerfest auf die Beine gestellt. Werben Sie deshalb ausreichend freiwillige Helfer für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Sommerfestes an. Berücksichtigen Sie dabei die individuellen Interessen und Fähigkeiten der Helfer, sodass jeder Freiwillige optimal eingesetzt wird.

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen bei der Akquise von Freiwilligen zu Verfügung:

Kommunizieren Sie frühzeitig an die Vereinsmitglieder den Bedarf an freiwilligen Helfern.
Nutzen Sie verschiedene Kanäle wie die Vereinswebsite, Newsletter, Social Media, Plakate und persönliche Ansprache, um Helfer zu kontaktieren.
Erläutern Sie, warum die Mitarbeit beim Vereinsfest wichtig ist und welche Vorteile die Helfer davon haben (z.B. Gemeinschaft erleben oder neue Leute kennenlernen).
Bieten Sie verschiedene Einsatzmöglichkeiten und Zeitfenster an, um möglichst vielen Mitgliedern die Teilnahme zu ermöglichen.
Zeigen Sie bereits vor Beginn der Arbeiten Wertschätzung für die Hilfsbereitschaft der Freiwilligen.
Ein kleines Geschenk oder ein Gutschein als Anerkennung für die geleistete Arbeit erhöht die Motivation zusätzlich.

Sommerfest Dekoration und Ausrüstung beschaffen

Schritt 6: Dekoration und Ausrüstung beschaffen

Stellen Sie sicher, dass Sie die benötigte Ausrüstung (z.B. Soundanlage oder Bühne) bereitstellen. Immerhin hängt die reibungslose Durchführung Ihres Sommerfestes zu einem großen Teil von der technischen Ausstattung ab. Die Dekoration verleiht Ihrem Vereinsfest dann schließlich den letzten Schliff.

Schritt 7: Veranstaltung anmelden und Genehmigungen einholen

Melden Sie das Sommerfest bei den jeweils verantwortlichen Behörden, sofern erforderlich. Das ist etwa der Fall, wenn Ihr Vereinsfest als öffentliche Veranstaltung eingestuft wird.

Veranstaltungen gelten typischerweise als öffentlich, wenn sie für jedermann zugänglich sind. Das bedeutet, dass jeder ohne eine besondere Beziehung zum Veranstalter oder anderen Teilnehmern, an der Veranstaltung teilnehmen kann. Zudem muss der Austragungsort öffentlich zugänglich sein.

Darüber hinaus müssen Sie je nach Programmplan einige Genehmigungen für Ihr Sommerfest einholen (z.B. Schankerlaubnis und GEMA-Lizenzierung).

Tipp: Wie genau die Anmeldung einer Vereinsveranstaltung abläuft und welche Genehmigung es im Detail abzuschließen gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag:

► zum Artikel

Schritt 8: Sommerfest bewerben

Das Sommerfest ist die ideale Gelegenheit neue Mitglieder von Ihrem Verein zu überzeugen sowie das ein oder andere Sponsoring zu erbeuten. Folglich sollten Sie es möglichst breit auf all Ihren Kanälen bewerben. Hängen Sie Plakate auf, nutzen Sie Social Media sowie lokale Medien und verteilen Sie Flyer. Je mehr Aufmerksamkeit, desto besser.

Tipp: Weitere Ratschläge zum Thema Vereinsmarketing finden Sie bei den Experten von ehrenamt24:

► zum Artikel

Schritt 9: Sicherheitskonzept ausarbeiten

Als Veranstalter eines Sommerfestes haftet der Verein für sämtliche Personen- und Sachschäden, die bei der Veranstaltung eintreten. Entsprechend sind Sie in der Pflicht ein detailliertes Sicherheitskonzept für das Sommerfest auszuarbeiten, dass den Schutz aller Teilnehmer, Helfer und Vereinsmitglieder garantiert. Bedenken Sie in diesem Zusammenhang die Brandschutzverordnung und bereiten Sie essentielle Erste-Hilfe-Maßnahmen vor, um für alle Eventualitäten gewappnet zu sein.

Empfehlenswert ist außerdem der Abschluss einer Veranstalterhaftpflichtversicherung, die im Falle eines Schadensersatzanspruchs, sei er berechtigt oder unberechtigt, für die entstandenen Kosten aufkommt.

Schritt 10: Nachbesprechung durchführen

Vergessen Sie nicht, im Anschluss an das Sommerfest eine Nachbesprechung durchzuführen. Hier reflektieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team, was gut gelaufen ist, holen ein Stimmungsbild ein und greifen Kritik auf, um zukünftige Veranstaltungen noch erfolgreicher zu gestalten. Das ist außerdem eine gute Gelegenheit, sich bei Ihrem Team für sein Engagement zu bedanken.