Sommerfest – So organisieren Sie ein unvergessliches Event für Ihren Verein

Schritt 3: Termin, Ort und Uhrzeit festlegen

Bestimmen Sie den Termin Ihres Sommerfests frühestmöglich. Auf diese Weise können sich die Mitglieder besser auf die Veranstaltung einstellen. Zeitgleich profitiert das Sommerfest durch größeren Zulauf. Als Veranstaltungsort bietet sich üblicherweise das Vereinshaus an. Alternativ können Sie aber auch auf die örtliche Turnhalle oder einen Biergarten ausweichen.

Schritt 5: Helfer für Aufbau, Ablauf und Abbau anwerben

Im Alleingang kriegen Sie kein Sommerfest auf die Beine gestellt. Werben Sie deshalb ausreichend freiwillige Helfer für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Sommerfestes an. Berücksichtigen Sie dabei die individuellen Interessen und Fähigkeiten der Helfer, sodass jeder Freiwillige optimal eingesetzt wird.

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen bei der Akquise von Freiwilligen zu Verfügung:

• Kommunizieren Sie frühzeitig an die Vereinsmitglieder den Bedarf an freiwilligen Helfern.
• Nutzen Sie verschiedene Kanäle wie die Vereinswebsite, Newsletter, Social Media, Plakate und persönliche Ansprache, um Helfer zu kontaktieren.
• Erläutern Sie, warum die Mitarbeit beim Vereinsfest wichtig ist und welche Vorteile die Helfer davon haben (z.B. Gemeinschaft erleben oder neue Leute kennenlernen).
• Bieten Sie verschiedene Einsatzmöglichkeiten und Zeitfenster an, um möglichst vielen Mitgliedern die Teilnahme zu ermöglichen.
• Zeigen Sie bereits vor Beginn der Arbeiten Wertschätzung für die Hilfsbereitschaft der Freiwilligen.
• Ein kleines Geschenk oder ein Gutschein als Anerkennung für die geleistete Arbeit erhöht die Motivation zusätzlich.

Schritt 7: Veranstaltung anmelden und Genehmigungen einholen

Melden Sie das Sommerfest bei den jeweils verantwortlichen Behörden, sofern erforderlich. Das ist etwa der Fall, wenn Ihr Vereinsfest als öffentliche Veranstaltung eingestuft wird.

Veranstaltungen gelten typischerweise als öffentlich, wenn sie für jedermann zugänglich sind. Das bedeutet, dass jeder ohne eine besondere Beziehung zum Veranstalter oder anderen Teilnehmern, an der Veranstaltung teilnehmen kann. Zudem muss der Austragungsort öffentlich zugänglich sein.

Darüber hinaus müssen Sie je nach Programmplan einige Genehmigungen für Ihr Sommerfest einholen (z.B. Schankerlaubnis und GEMA-Lizenzierung).

• Tipp: Wie genau die Anmeldung einer Vereinsveranstaltung abläuft und welche Genehmigung es im Detail abzuschließen gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag:

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Schritt 9: Sicherheitskonzept ausarbeiten

Als Veranstalter eines Sommerfestes haftet der Verein für sämtliche Personen- und Sachschäden, die bei der Veranstaltung eintreten. Entsprechend sind Sie in der Pflicht ein detailliertes Sicherheitskonzept für das Sommerfest auszuarbeiten, dass den Schutz aller Teilnehmer, Helfer und Vereinsmitglieder garantiert. Bedenken Sie in diesem Zusammenhang die Brandschutzverordnung und bereiten Sie essentielle Erste-Hilfe-Maßnahmen vor, um für alle Eventualitäten gewappnet zu sein.

Empfehlenswert ist außerdem der Abschluss einer Veranstalterhaftpflichtversicherung, die im Falle eines Schadensersatzanspruchs, sei er berechtigt oder unberechtigt, für die entstandenen Kosten aufkommt.

Schritt 10: Nachbesprechung durchführen

Vergessen Sie nicht, im Anschluss an das Sommerfest eine Nachbesprechung durchzuführen. Hier reflektieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team, was gut gelaufen ist, holen ein Stimmungsbild ein und greifen Kritik auf, um zukünftige Veranstaltungen noch erfolgreicher zu gestalten. Das ist außerdem eine gute Gelegenheit, sich bei Ihrem Team für sein Engagement zu bedanken.