Vereinskonto eröffnen leicht gemacht – Ein praxisnaher Ratgeber für Vereine 2025

Die Berechtigung zur Eröffnung eines Vereinskontos richtet sich nach der Vereinssatzung und den darin festgelegten Vertretungsregelungen. Im Regelfall sind die Vorstandsmitglieder befugt, im Namen des Vereins zu handeln, wozu auch die Kontoeröffnung gehört.

Üblicherweise ist vorgesehen, dass mindestens zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam zeichnungsberechtigt sind (z.B. der erste Vorsitzende zusammen mit dem Schatzmeister). Das Vier-Augen-Prinzip erhöht die Sicherheit und soll Missbrauch vorbeugen.

Fehlen in der Satzung konkrete Regelungen, greifen die gesetzlichen Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Nach § 26 Abs. 1 BGB ist dann automatisch der Vereinsvorstand vertretungsberechtigt.

Wer erhält eine Vollmacht für das Vereinskonto?

Die Bankvollmacht ist das zentrale Instrument zur Verwaltung der Vereinsfinanzen. Sie berechtigt bestimmte Personen, auf die Konten des Vereins zuzugreifen und Transaktionen für den Verein durchzuführen. 

In der Vollmacht ist geregelt, welche Rechte und Pflichten die jeweiligen Personen haben und unter welchen Bedingungen sie auf das Konto zugreifen dürfen. Im Vereinsleben wird sie benötigt, wenn nur ausgewählte Vereinsmitglieder befugt sein sollen, Überweisungen zu tätigen oder Änderungen am Konto vorzunehmen. Üblicherweise erhält demnach der Vorstand die Vollmacht, da dieser die Verantwortung für die ordnungsgemäße Verwaltung der Vereinsfinanzen trägt.

• Wichtig: Um Sicherheit und Transparenz im Zahlungsverkehr des Vereins zu gewährleisten, sollte die Erteilung einer Bankvollmacht sorgfältig und mit Bedacht erfolgen.

Für die Einrichtung eines Vereinskontos müssen Sie verschiedene Unterlagen vorlegen. Die genauen Anforderungen variieren dabei je nach Bank und Rechtsform des Vereins:

• Vereinssatzung: Enthält Informationen über Ziele, Struktur und Vertretungsregelungen des Vereins und ermöglicht der Bank die Prüfung der Geschäftsfähigkeit (allgemein).

• Protokoll der Mitgliederversammlung: Belegt relevante Beschlussfassungen, insbesondere zur Kontoeröffnung und Vertretungsberechtigung (allgemein).

• Personalausweise oder Reisepässe: Dienen als Legitimation der vertretungsberechtigten Personen. Bei Online-Eröffnungen erfolgt die Identitätsprüfung in der Regel über ein Video-Ident-Verfahren (allgemein).

• SEPA-Lastschriftmandat: Notwendig, wenn der Verein plant, Mitgliedsbeiträge oder andere regelmäßige Zahlungen per Lastschrift einzuziehen (allgemein).

• Eröffnungsantrag der Bank: Muss vollständig ausgefüllt und von allen vertretungsberechtigten Personen unterschrieben werden. Alle Personen, die später Zugriff auf das Konto erhalten sollen, müssen ebenfalls ihre Unterschrift hinterlegen, um Missverständnisse bei der Auftragsausführung zu vermeiden (allgemein).

• Auszug aus dem Vereinsregister: Bestätigt den eingetragenen Status des Vereins und dient als Nachweis seiner rechtlichen Existenz (nur e.V.).

• Abschrift der Urkunde über die Bestellung des Vorstandes: Bestätigt die offizielle Wahl bzw. Bestellung des Vorstands und dient der Bank als Nachweis der aktuellen Vertretungsberechtigung (nur e.V.).

• Angaben zu Vereinsnamen, Vereinszweck und Vorstand: Dienen zur eindeutigen Identifikation des Vereins und zur Überprüfung seiner organisatorischen Struktur (nur n.e.V.).

Was gilt es ansonsten noch bei der Eröffnung eines Bankkontos zu beachten?

• Vereinsregisterauszug: Den beglaubigten Auszug aus dem Vereinsregister können Sie gegen eine Gebühr beim zuständigen Amtsgericht anfordern. Das Dokument wird Ihnen anschließend per Post zugeschickt. 

• Einheitliche Unterschrift: Achten Sie darauf, dass Ihre Unterschrift bei allen späteren Verfügungen mit der zuerst hinterlegten übereinstimmt.

• Vertreterwechsel: Damit die Kontozugriffe schnellstmöglich aktualisiert werden können, müssen Änderungen im Vorstand umgehend der Bank mitgeteilt werden.

• Kontovollmachten: Sie sollten bestimmen, ob Einzel- oder Doppelunterschriften für Zahlungen erforderlich sind.

• Aufbewahrung von Dokumenten: Archivieren Sie Originale und Kopien der Satzung, den Vereinsregisterauszug und Vorstandsunterlagen, um jederzeit auf Nachfragen der Bank oder der Finanzbehörden reagieren zu können.

• Kontozweck: Banken können darüber hinaus zusätzliche Nachweise über den geplanten Verwendungszweck des Kontos verlangen (z. B. für Mitgliedsbeiträge, Spenden oder Fördermittel).

• Kontakt: Hinterlassen Sie für den Fall der Fälle Ihre Kontaktdaten. Auf diese Weise können Sie Ihre Zugriffsrechte jederzeit sicher verwalten – insbesondere im Online-Banking.  

Eine feste Obergrenze für die Höhe der Vereinsmittel gibt es grundsätzlich nicht. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob der Verein gemeinnützig ist. Entscheidend ist vielmehr die Verwendung der angesparten Mittel. 

Gemeinnützige Vereine sind in diesem Zusammenhang verpflichtet, ihre finanziellen Mittel vorrangig und zeitnah für die in der Satzung festgelegten Zwecke einzusetzen. Überschüsse dürfen nicht unbegrenzt angesammelt werden. 

Die Bildung von Rücklagen ist nur in einem angemessenen Verhältnis zum Vereinszweck zulässig und muss dem Finanzamt gemeldet werden. Darüber hinaus muss stets die Einhaltung der Vorgaben der Abgabenordnung gewährleistet sein.

• Hinweis: Bei steuerbegünstigten Vereinen dürfen Überschüsse aus der Vermögensverwaltung gemäß § 62 Abs. 1 Nr. 3 AO höchstens zu einem Drittel in freie Rücklagen eingestellt werden. Der Großteil der Mittel sollte für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden, sodass die Rücklagenbildung die aktive Förderung der Vereinsziele unterstützt.

Auf folgende Kriterien sollten Sie bei der Eröffnung eines Vereinskontos achten, um eine reibungslose und sichere Verwaltung der Vereinsfinanzen zu gewährleisten: