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Zahlungen an Vereinsmitglieder und Vorstände - Was ist erlaubt?

Das Wichtigste in Kürze:

Formen der Vergütung
Regeln zu Aufwandsentschädigungen
Zahlungen an Ehrenamtliche
Zahlungen an Vorstände
rechtliche Informationen

Zahlungen an Vereinsmitglieder und Vorstände - Was ist erlaubt

Diese Vereine & Verbände beraten, betreuen und versichern wir bereits

Das Wichtigste in Kürze:

Mitglieder des Vereins können für selbständige berufliche Arbeit vergütet werden. Auch können Mitglieder eine Aufwandsentschädigung erhalten
Ehrenamtler können entweder steuerfrei via Aufwandsentschädigung vergütet werden oder eine steuerpflichtige Entgeltzahlung erhalten
Für Arbeitnehmer des Vereins gelten die üblichen arbeitsrechtlichen Regelungen, der Verein selbst fungiert dabei als Arbeitgeber
Ebenso kann ein Verein Honorarkräfte engagieren, hierbei ist jedoch stets auf die Scheinselbstständigkeit zu achten
Vorstandsmitglieder können einen Auslagenersatz, eine Aufwandsentschädigung (sofern in der Satzung geregelt) oder Entgeltzahlungen im Rahmen eines Dienstvertrages erhalten

Im Ehrenamt ist Geld Nebensache. Dennoch spielen Finanzen auch im Verein eine entscheidende Rolle. So gibt es Aufwendungen der Ehrenamtler zu bedenken, steuerliche Fragen zu klären und schließlich die Zahlungen an den Vorstand auszuloten.

Im folgenden Beitrag erfahren Sie, welche Zahlungen es an Vereinsmitglieder gibt, wie diese Zahlungen steuerrechtlich bei Ehrenamtlern, Mitarbeitern, einfachen Mitgliedern und dem Vorstand aussehen können und wie sie vertraglich verpackt werden sollten.

Welche Zahlungen dürfen gemeinnützige Vereine an Mitglieder leisten?

Grundsätzlich können Vereine eine Vergütung an die eigenen Mitglieder zahlen, wenn diese seine selbstständige berufliche Tätigkeit für den Verein ausüben (z. B. Architekt). Ebenso kann ein Verein Mitglieder als Arbeitnehmer anstellen (z. B. als Platzwart).

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Formen der Vergütung im gemeinnützigen Verein

Die Aufwandsentschädigung

Erbringen Ehrenamtler Aufwendungen im Rahmen der Vereinstätigkeit, so kann der Verein die entstandenen Unkosten gemäß § 670 BGB entschädigen. Diese Ausgleichszahlungen werden als Aufwandsentschädigung bezeichnet (z.B. Fahrtkosten, Unterbringungskosten und Kosten für aufgewendetes Material)
Da es sich hier um eine gesetzliche Regelung handelt, kann die Aufwandsentschädigung zudem ausgezahlt werden, wenn sie nicht in der Satzung verankert ist
Die Aufwandsentschädigung sollte aufgrund von Einzelnachweisen über die Auslagen nachgewiesen (z.B. durch Belege, wie Rechnungen oder Quittungen)
Arbeitsleistung, Arbeitszeit oder Verlust von potenziellem Verdienst können nicht entschädigt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die erbrachte Arbeit konkret benannt wird
Aufwandsentschädigungen, ohne Einzelnachweise, werden als pauschale Aufwandsentschädigungen bezeichnet. Pauschale Aufwandsentschädigungen gelten steuerlich betrachtet als Vergütung

Die Übungsleiterpauschale

Die Übungsleiterpauschale (siehe § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz (ESTG)) wird an Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer und Pfleger ausgezahlt, die ein Ehrenamt im Dienst einer gemeinnützigen Organisation gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 9 Körperschaftsteuergesetz (KSTG) ausüben
Dabei muss es sich um eine nebenberufliche Tätigkeit handeln, d.h. eine Tätigkeit, die mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einer Vollzeitstelle ausschöpft
Der Vereinsvorstand erhält keine Übungsleiterpauschale
Zudem können auch nicht berufstätige eine Übungsleiterpauschale (z.B. Studenten, Hausfrauen oder Rentner) bekommen
Die Tätigkeit für den Verein darf jedoch nicht mehr als 6 Wochenstunden beanspruchen
Eine Person kann keine zwei Übungsleiterpauschalen in unterschiedlichen Vereinen erhalten, demzufolge muss der Ehrenamtler vor Antritt der Tätigkeit eine Erklärung einreichen, in der dieser aussagt, nur eine Übungsleiterpauschale zu beziehen

Die Ehrenamtspauschale

Ehrenamtler, die nicht in den § 3 Nr. 26a fallen, können laut § 3 Nr. 26 ESTG eine Ehrenamtspauschale von bis zu 840 Euro im Jahr erhalten, sofern sie für eine gemeinnützige Organisation tätig sind
Die Ehrenamtspauschale ist nicht auf spezifische Tätigkeiten eingegrenzt, somit kann Sie auch an Reinigungskräfte, Büroarbeit und Rechtsberater ausgezahlt werden
Es handelt sich hier um einen Freibetrag. Die Ehrenamtspauschale ist somit von der Sozialversicherungspflicht befreit
Wird dieser überschritten, so ist die Ehrenamtspauschale steuerpflichtig. Die Aufwendungen müssen in Folge entsprechend der Höhe belegt werden
Die Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale dürfen nicht gleichzeitig für dieselbe Tätigkeit gezahlt werden. Beide Pauschalen können jedoch parallel für zwei unterschiedliche Tätigkeiten vergütet werden
Die Ehrenamtspauschale kann an Vorstandsmitglieder ausgezahlt werden, sofern dies in der Satzung festgehalten ist

Vergütung im gemeinnützigen Verein

Alle Zahlungen, die an Vereinsmitglieder oder Vorstandsmitglieder erfolgen und nicht in die Kategorie Aufwandsentschädigungen, Übungsleiterpauschale oder Ehrenamtspauschale fallen, zählen als Vergütungen. Vergütungen an Ehrenamtler sind bis auf wenige Ausnahmen steuerpflichtig.

Entgeltzahlungen

Entschädigungen aufgrund eines Beschäftigungsverhältnisses gelten als Entgeltzahlungen. Diese unterliegen demnach den üblichen Vorschriften für die Abwicklung eines Arbeitsverhältnisses. Ergo müssen Lohnsteuer und die Sozialabgaben mit der Auszahlung abgeführt werden.

Regeln zu Aufwandsentschädigungen

Mitglieder des Vereins können für Aufwendungen, die sie im Sinne des Vereins erbracht haben, entschädigt werden. Zudem müssen nicht unbedingt Einzelnachweise erfolgen. Die Aufwandsentschädigung kann auch pauschal ausgezahlt werden, sofern sie nicht den wahren Betrag der Aufwendung übersteigt.

Auch Reisekosten zählen beispielsweise als Aufwandsentschädigung. Auch hier sollte sich die Entschädigung im Rahmen der Höchstbeträge zur steuerfreien Erstattung von Reisekosten bewegen. Selbes gilt für Verpflegungspauschalen.

Soll der Verein konkrete Kosten, z.B. Flüge oder Hotelübernachtungen erstatten, sollten Sie stets darauf achten, die Angemessenheit zu beachten. Kommt es darüber hinaus immer wieder zu Reisekosten Aufwendungen im Verein, so ist es ratsam eine Reisekostenordnung einzuführen.

Müssen Zahlungen von Empfängern versteuert werden?

Die Ehrenamtspauschale in Höhe von maximal 840 Euro jährlich ist steuerfrei. Gleiches gilt für die Übungsleiterpauschale, diese ist sogar bis zu 3.000 Euro im Jahr steuerfrei (siehe § 3 Nr. 26 und 26a ESTG). Alles, was die Grenzen der Ehrenamts- bzw. Übungsleiterpauschale sprengt, ist steuerpflichtig (mehr zum Thema Steuern im Verein).

Wie wird ein Ehrenamt bezahlt?

Grundsätzlich wird in Vereinen zwischen zwei Formen der Vergütung unterschieden:

Aufwandsentschädigungen (steuerfrei)

Entschädigt der Verein Aufwendungen im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit für den Verein, so handelt es sich um eine Aufwandsentschädigung. Dazu zählen die Ehrenamtspauschale einerseits und die Übungsleiterpauschale andererseits.

Entlohnung für erbrachte Arbeit für den Verein (steuerpflichtig)

Ist der Verein nicht in der Lage alle Aufgaben nur durch den Einsatz von Ehrenamtlern zu stemmen oder erfordern bestimmte Tätigkeiten spezifische Expertise, weshalb Arbeitnehmer eingestellt werden müssen, so agiert der Verein als Arbeitgeber. Die Entlohnung wird als Entgeltzahlung oder Vergütung gewertet und ist somit steuerpflichtig.

Angestellte und hauptamtliche Mitarbeiter im gemeinnützigen Verein – Worauf ist zu achten?

Stellt ein Verein Arbeitnehmer ein, fungiert er als Arbeitgeber und muss deshalb auch entsprechende Pflichten erfüllen. Das gilt im Übrigen bereits, sobald er nur einen Arbeitnehmer einstellt. Zu den Pflichten eines Vereins, der als Arbeitgeber agiert, zählen:

Die Lohnsteuer und Sozialversicherung werden vom Arbeitslohn abgeführt
Er muss alle Vorschriften zum gesetzlichen Mindestlohn einhalten
Er wird sowohl durch die Lohnsteueraußenprüfung des Finanzamts als auch den Betriebsprüfungsdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) hinsichtlich der Einhaltung der Vorschriften überprüft

Honorarkräfte und Scheinselbstständigkeit

Ebenso kann ein Verein freie Mitarbeiter bzw. Honorarkräfte engagieren. In jedem Fall ist jedoch darauf zu achten, dass sich hieraus keine Scheinselbstständigkeit entwickelt.

Das ist der Fall, sobald der Verein Honorarkräfte (z.B. Geschäftsführer, Übungsleiter, Trainer) über die steuerfreie Entschädigung hinaus vergütet und die jeweiligen freien Mitarbeiter fester Bestandteil des Vereins sind und diese den Weisungen des Vereinsvorstandes unterliegen.

Ebenso kann die Vergütung einer Honorarkraft ein Anzeichen für Scheinselbstständigkeit eingestuft werden, wenn der freie Mitarbeiter eine Vergütung erhält, die weit unter dem eines durchschnittlichen Arbeitnehmers liegt. So sollten im Regelfall das Unternehmerrisiko sowie die Altersvorsorge gedeckt sein.

Bestätigt sich während einer DRV-Prüfung der Vorwurf der Scheinselbstständigkeit, so muss der Verein rückwirkend die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherung auszahlen. Ebenfalls können Säumniszuschläge hinzukommen. Prüfen Sie deshalb genau, ob eventuell ein Arbeitsverhältnis vorliegt oder ein Statusfeststellungsverfahren notwendig ist.

Kann ein Vereinsvorstand bezahlt werden?

Wenn in der Vereinssatzung verankert ist, dass der Vorstand ehrenamtlich arbeitet, so darf dieser auch keinerlei Vergütung für seine Vorstandstätigkeit erhalten. Wird der Vorstand nichtsdestotrotz vergütet, kann dies im Verlust der Gemeinnützigkeit resultieren.

Vorstandsmitglieder können jedoch Anstellungsverträge für Tätigkeiten außerhalb der Vorstandsarbeit erhalten. Ebenso kann ein Angestellter des Vereins in den Vorstand gewählt werden und weiterhin eine Entschädigung erhalten.

Angemessenheit der Vergütung

Nach § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO ist der gemeinnützige Verein an das Gebot der Selbstlosigkeit gebunden. Konkret heißt das, er darf keine unverhältnismäßig hohe Vergütung erhalten. Im Streitfall prüfen Gerichte, die Angemessenheit der Vergütung anhand ähnlicher Positionen im öffentlichen Dienst (z.B. auf Basis von Tarifverträgen).

Vergütung des Vorstands - Diese Voraussetzungen gelten für die Satzung

Nach § 27 Abs. 3 Satz 2 BGB sollen Vorstandsmitglieder Ihre Tätigkeit generell unentgeltlich ausüben. Schaut man auf die oben genannten Vergütungskategorien, so ist das ausschließlich bei der Aufwandsentschädigung gegeben.

Das bedeutet, dass der Vorstand keine Ehrenamtspauschale und kein Gehalt beziehen darf, wenn dies nicht explizit in der Satzung vermerkt wurde. Mit einer entsprechenden Klausel ist dies jedoch möglich (z.B. in Form eines Dienstvertrags).

Beispiel – Satzungsklausel: „Die Mitglieder des Vorstandes können für ihre Tätigkeit eine angemessene Vergütung erhalten. Zuständig, für den Abschluss, die Änderung und die Beendigung des Vertrages ist…“

Rechtsfolgen bei fehlender Satzungsregelung

Wird ohne entsprechende Satzungsregelung eine Vergütung an den Vereinsvorstand ausgezahlt, so kann dies rechtliche Folgen mit sich bringen:

Da es sich hier um einen Verstoß gegen das Gemeinnützigkeitsrecht handelt, kann der Verein die Gemeinnützigkeit aberkannt bekommen
Der Verein hat Rückforderungsansprüche gegen den Vorstand, dieser muss also im Fall der Fälle mit seinem Privatvermögen dafür aufkommen
Die Vergütung des Vorstandes kann zudem eine satzungswidrige Handlung sein. Ist das der Fall, so haftet auch hier der Vorstand mit seinem Privatvermögen
Schlimmstenfalls gibt es strafrechtliche Konsequenzen für den Vorstand

Tipp: Alle Vorschriften rund um die Vereinsangelegenheit finden Sie in §§ 21 ff. BGB, darunter auch die Regelung zur Unentgeltlichkeit des Vorstands. In welchen Szenarien die Satzungsregelungen vom Gesetzestext abweichen darf, ist in § 40 BGB festgehalten (siehe auch).

Was ist bei Zahlungen an ehrenamtliche Vorstandsmitglieder zu beachten?

Die Regelungen zu Zahlungen an ehrenamtliche Vorstandsmitglieder finden sich in im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) einerseits und im Einkommenssteuergesetz (EstG) andererseits.

Unterschieden wird hierbei zwischen Aufwendungsersatz und Aufwandsentschädigung, die jeweils anderen Voraussetzungen und Rechtsfolgen unterliegen. In Abgrenzung dazu steht zudem noch das Anstellungsverhältnis, welches jedoch kein Ehrenamt mehr darstellt.

Der Aufwendungsersatz

Laut §§ 27 Abs. 3, 670 BGB haben Vorstandsmitglieder einen gesetzlichen Anspruch auf Aufwendungsersatz gegenüber dem Verein.

Demnach können ihnen, die Kosten im Rahmen ihrer Tätigkeit entstanden sind, erstattet werden. Dazu zählen z.B. PKW-Kosten, Porto- und Reisekosten oder Kosten für Büromaterial. Nicht hingegen die Arbeitszeit oder Arbeitskraft des ehrenamtlichen Vorstandes.

Die Aufwandsentschädigung

Die Aufwandsentschädigung ist eine gemäß § 3 Nr. 26a EstG pauschale steuer- und sozialabgabenfreie Entschädigung für Aufwendungen im Rahmen des Ehrenamtes.

Der Unterschied zum Aufwandsersatz besteht darin, dass die Aufwandsentschädigung für Arbeitszeit und Arbeitsleistung eines ehrenamtlichen Vorstandes aufkommt und nicht nur die entstandenen Kosten deckt.

Eine Aufwandsentschädigung erhält einen ehrenamtlichen Vorstand nur, wenn eine solche konkret in der Satzung verankert ist. Ebenso muss ein nachweisbarer Anspruch auf eine solche bestehen.

Das Anstellungsverhältnis

Wird ein Vorstandsmitglied konkret für seine Arbeit als Vorstand vergütet, so muss er einen Dienstvertrag (Geschäftsbesorgungsvertrag) mit dem Verein eingehen. Auch diese muss zunächst in der Satzung ermöglicht werden.

Muster für den Auslagenersatz im Verein

Ein Auslagenersatz sollte folgende Punkte beinhalten

Zweck der Auslagen
Den genauen Betrag der Auslagen
Datum der Ausgaben
Auslagenabrechnung mit Originalbelegen
Unterschrift des Vorstandsmitglieds
Frist
Genehmigung der Auslagen

Tipp: Ein Muster für einen Auslagenersatz im Verein können Sie schnell und einfach selbst mit dem Dokumenten-Generator von ehrenamt24 erstellen. Hierzu einfach das entsprechende Dokument auswählen, die Fragen der Assistenz beantworten und die Unterlagen herunterladen.

Anstellungsvertrag – Woraus Sie achten sollten

Gibt die Vereinssatzung nun eine Regelung zu Vorstandsvergütung her, so muss folglich ein Anstellungsvertrag mit dem Vorstand vereinbart werden. Die Verantwortung für das Aufsetzten des Vertrags trägt das in der Satzung benannte Organ. Ist kein explizites Vereinsorgan genannt, so übernimmt nach § 32 Abs. 1 BGB die Mitgliederversammlung diese Aufgabe.

Das jeweilige Vereinsorgan bzw. die Mitgliederversammlung trägt für den Abschluss aller Vertragsangelegenheiten die Verantwortung (z.B. Kündigung, Vertragsänderung).

Für gewöhnlich läuft dies über eine Beschlussfassung der Mitgliederversammlung. Unterzeichnet werden muss der Vertrag allerdings dennoch von einem vertretungsberechtigten Organ, denn der Mitgliederversammlung mangelt es an dieser Berechtigung.

Kompliziert wird es, wenn der Vorstand laut Satzung vertretungsberechtigt ist, eben solche Verträge zu unterzeichnen. Dies würde nämlich bedeuten, dass der Vorstand ein sogenanntes In-Sich-Geschäft mit sich selbst abschließt. § 181 BGB untersagt jedoch ein solches Geschäft. Zwei Optionen haben Sie allerdings, um § 181 BGB zu umgehen:

Die Mitgliederversammlung stimmt dem Vertragsabschluss unmissverständlich zu
Es wird bereits vorher in der Vereinssatzung vermerkt, dass ein solches In-Sich-Geschäft gestattet ist

Was beinhaltet ein Anstellungsvertrag für den Vorstand?

Der Anstellungsvertrag hat die Aufgabe, die Rechte und Pflichten des Vorstandes und des Vereins zu regeln. Dabei geht es insbesondere um Pflichten, die nicht bereits aus der Vereinssatzung abgeleitet werden können. Folgende Punkte sollte ein Anstellungsvertrag beinhalten:

Konkrete Aufgaben des Vorstandes
Arbeits- und Urlaubszeiten
Dienstort
Gehalt
Nebenleistungen (z.B. Dienstwagen oder Versicherungen)
Kündigungsrecht

Gilt die Arbeit des Vorstandes als Arbeitsverhältnis?

Im Übrigen gilt das Dienstverhältnis zwischen Vorstand und Verein nicht als Arbeitsverhältnis. Folglich sind auch die Arbeitnehmerrechte nur beschränkt wirksam. Unter anderem hat der Vorstand kein Anrecht auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Ebenso kein Anspruch auf einen gesetzlichen Mindesturlaub.

Da der Vorstand nicht als Arbeitnehmer nach § 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) gilt, hat er auch keinen Anspruch auf Mindestlohen. Nichtsdestotrotz ist die Vergütung sozialversicherungspflichtig.

Was gibt es bei der Beendigung des Anstellungsvertrages zu beachten?

Läuft das Mandat des Vorstands aus oder kann sich der Verein nicht mehr länger leisten den Vorstand einzustellen, so gelten hier die in § 621 BGB gelisteten Kündigungsfristen.

Die Kündigung muss demnach, im Falle einer monatlichen Vergütung, bis spätesten Ende des Monats ausgesprochen werden. Grundsätzlich kann eine ordentliche Kündigung aber im Anstellungsvertrag ausgeschlossen werden.

Auch eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund ist möglich. Berücksichtigt wird hierbei der Kündigungsgrund in Relation zur Dienstzeit, dem Lebensalter und sozialen Folgen.

Darüber hinaus gilt: Ein abberufener Vereinsvorstand ist grundsätzlich weiterhin im Dienstverhältnis. So muss das Dienstverhältnis unabhängig vom Vorstandsamt gekündigt werden. Die Kündigung des Dienstverhältnisses resultiert im Regelfall, aber tatsächlich in der Beendigung der Vorstandstätigkeit.

Tipp: Damit es nicht zu Unsicherheiten kommt, sollte bereits in der Satzung oder dem Dienstvertrag geregelt werden, ob das Vorstandsamt mit dem Ende des Dienstverhältnisses endet und vice versa.

Unser Expertentipp – Die D&O-Versicherung für Vereine

Wie Sie gesehen haben gibt es bei Zahlungen an Mitglieder, Ehrenamtler oder den Vorstand des Vereins so einiges zu beachten. Unterläuft dann doch mal ein Fehler, so haftet im Regelfall der Vorstand mit seinem Privatvermögen.

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FAQ zu Zahlungen im Verein

Wie hoch ist die Aufwandsentschädigung Ehrenamt 2023?

Vereine können Ehrenamtlern eine Aufwandsentschädigung (Ehrenamtspauschale) von maximal 840 Euro im Jahr auszahlen.

Wie verbuche ich eine Ehrenamtspauschale?

Eine Ehrenamtspauschale verbuchen Sie als Aufwand. Falls Sie als gemeinnütziger Verein von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen Sie die ausgezahlten Beträge nicht in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung angeben. Falls Sie jedoch umsatzsteuerpflichtig sind, sollten Sie die Ausgaben entsprechend in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigen (mehr zum Thema).

Wer zahlt die Ehrenamtspauschale bzw. Aufwandsentschädigung für das Ehrenamt?

Läuft das Mandat des Vorstands aus oder kann sich der Verein nicht mehr länger leisten den Vorstand einzustellen, so gelten hier die in § 621 BGB gelisteten Kündigungsfristen.

Die Ehrenamtspauschale bzw. Aufwandsentschädigung für das Ehrenamt wird in der Regel von dem Verein oder der Organisation gezahlt, für die die ehrenamtliche Tätigkeit ausgeübt wird.

Wo die ehrenamtliche Tätigkeit in der Steuererklärung angeben?

Aufwandsentschädigungen bis zu 840 Euro müssen Sie in der Anlage N in Zeile 26 angeben. Einnahmen, die den Freibetrag übersteigen, gehören als Arbeitslohn in die Zeile 20 in der Anlage N.

Welches Ehrenamt wird bezahlt?

Im Allgemeinen sind Ehrenämter unbezahlt und werden von Menschen ausgeübt, die sich freiwillig und unentgeltlich für eine Sache oder Organisation engagieren. Ein Ehrenamt kann jedoch auf freiwilliger Basis durch eine Ehrenamtspauschale (maximal 840 Euro jährlich) oder eine Übungsleiterpauschale (maximal 3.000 Euro jährlich) entschädigt werden.

Gemeinnütziger Verein - Erhält der Geschäftsführer ein Gehalt?

Ein Geschäftsführer im Verein kann ein Gehalt erhalten. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Vergütung des Geschäftsführers im gemeinnützigen Verein den Grundsätzen der Gemeinnützigkeit entsprechen muss. Das bedeutet, dass das Gehalt angemessen sein muss und nicht übermäßig hoch ausfallen darf.