Personalmanagement

Wie funktionieren flexible Arbeitszeiten? – Alles, was Sie wissen müssen, um 2024 wettbewerbsfähig zu sein

18.03.2024 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Wer sich auch in Zukunft noch im Wettbewerb um Fachkräfte behaupten will, wird nicht darum herumkommen, sich mit flexiblen Arbeitszeitmodellen zu befassen.

So sind flexible Arbeitszeiten laut dem Young Professional Attraction Index (YPAI) der Personalberatung Academic Work, für ganze 59 % der jungen Talente ausschlaggebend bei der Wahl des Arbeitsplatzes.

Doch was genau sind flexible Arbeitszeiten eigentlich? Welche Vor- und Nachteile gehen mit ihnen einher? Und was gibt es beim Umstieg auf flexible Arbeitszeiten zu beachten?

In folgendem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, damit flexible Arbeitszeiten gewinnbringend in Ihrem Geschäft funktionieren.

Inhaltsverzeichnis:

Das Wichtigste in Kürze:

Flexible Arbeitszeiten ermöglichen individuelle Anpassungen bezüglich Ort, Zeit und Dauer der Arbeit, basierend auf Modellen wie Teilzeit und Homeoffice, geregelt durch das Arbeitszeitgesetz.
Sie bieten Vorteile, wie verbesserte Work-Life-Balance und Mitarbeiterzufriedenheit, aber erfordern Selbstdisziplin und können Kommunikationsprobleme verursachen.
Für den erfolgreichen Übergang sind klare Zielvereinbarungen, effektive Kommunikation und vertragliche Regelungen notwendig.

1. Was sind flexible Arbeitszeiten?

Flexible Arbeitszeiten sind Arbeitszeitmodelle, die von der Normalarbeitszeit abweichen. Die Normalarbeitszeit zeichnet sich dabei durch eine 35- bis 40-Stunden-Woche je acht Stunden täglich, verteilt auf fünf Tage (meist Montag bis Freitag) aus. Es bestehen feste Vereinbarungen hinsichtlich des Start- und Endzeitpunkts, der Dauer und der Lage der Arbeit.

Weicht eine Tätigkeit von einer dieser Regelungen ab, können Arbeitnehmer ihren Arbeitsalltag also flexibel gestalten und wählen wie, wo und wann sie arbeiten, ist die Rede von flexiblen Arbeitszeiten.

Was sind Flexitage?

Flexitage sind Arbeitstage, an denen Arbeitnehmer die Möglichkeit haben, ihre Aufgaben gemäß einer Vertrauensarbeitszeit von zu Hause aus zu erledigen.

Was sind starre Arbeitszeiten?

Als starre Arbeitszeiten werden im Grunde die Regelarbeitszeiten in Voll- oder Teilzeit bezeichnet. Das heißt, der Arbeitnehmer hat feste Vorgaben, wann er arbeitet, wie lange er arbeitet und wo sich sein Arbeitsplatz befindet. Nachdem die vorgegebene Regelarbeitszeit abgeleistet ist, setzt die Freizeit ein.

2. Welche Beispiele für flexible Arbeitszeitmodelle gibt es?

Im Folgenden haben wir die gängigsten Beispiele für flexible Arbeitszeitmodelle für Sie zusammengefasst:

Teilzeit: Teilzeit ist das wohl beliebteste Modell der flexiblen Arbeitszeiten. Grundsätzlich handelt es sich um reguläre Arbeitszeiten, nur mit weniger Wochenstunden als bei einer Vollzeitstelle. Der Arbeitnehmer wählt obendrein selbst die Anzahl der Wochenstunden, die er arbeiten will. Inzwischen bietet nahezu jede Branche die Option auf Teilzeitarbeit an.
Gleitzeit: Bei der Gleitzeit arbeiten Mitarbeiter weiterhin ihren regulären Stundensatz ab, sie bestimmen allerdings selbst, wann sie ihren Arbeitstag antreten. In diesem Sinne wird für gewöhnlich eine Rahmenzeit und Kernzeit vereinbart. Die Rahmenzeit ist die Zeitspanne, in der die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit verrichten müssen (z.B. zwischen 06:00 und 22:00 Uhr). Die Kernzeit beschreibt den zeitlichen Rahmen, in dem das Personal stets verpflichtet ist, anwesend zu sein (z.B. 10:00 bis 14:00 Uhr). Ebenso ist es oftmals möglich, die Arbeitszeit aufzuteilen (z.B. 08:00 bis 12:00 und 14:00 bis 18:00 Uhr). Das Gleitzeitmodell findet insbesondere in mittleren und großen Unternehmen sowie Behörden Anwendung.
Funktionszeit: Generell ist das Funktionszeit-Modell eine Gleitzeit ohne Kernzeiten. Stattdessen gibt es Funktionszeiten, also feste Arbeitszeiten, die ausschließlich für bestimmte Bereiche vorgesehen sind. Nicht alle Mitarbeiter müssen demnach gleichzeitig erscheinen. Es genügt, wenn ausreichend Personal für die Bedienung des Bereichs vorhanden ist. In erster Linie sind es Dienstleistungsunternehmen wie Banken oder Kundenservices, welche auf die Funktionszeit zurückgreifen.
Vertrauensarbeitszeit: Die Vertrauensarbeitszeit ermöglicht es Angestellten, ohne feste Arbeitszeiten zu arbeiten. Der Arbeitgeber gibt lediglich die Aufgaben und eine Deadline vor. Wann der Mitarbeiter seine Verantwortlichkeiten bearbeitet und wie er sich den Arbeitsaufwand aufteilt, ist ihm selbst überlassen. Üblich ist die Vertrauensarbeitszeit in Start-ups oder Branchen, die projektbasiert arbeiten (z.B. Marketing, Architektur oder Design).

Homeoffice: Beim Homeoffice (auch Telearbeit genannt) leistet der Mitarbeiter seine Arbeitszeit ganz oder teilweise von zu Hause aus. Über Telefon oder Computer bleibt er derweil mit dem Unternehmen in Verbindung. Im Homeoffice kann es Kernzeiten geben; im Regelfall basiert das Homeoffice aber auf einer Vertrauensarbeitszeit. Ebenfalls kann das Homeoffice in Teil- oder Vollzeit ausgeführt werden. Die Telearbeit hat sich inzwischen in den unterschiedlichsten Branchen durchgesetzt.
Mobiles Arbeiten: Wie das Homeoffice erlaubt mobiles Arbeiten (alternativ Remote Work genannt) dem Mitarbeiter von einem Ort seiner Wahl zu arbeiten. Der Unterschied besteht allerdings darin, dass es keinen festen Arbeitsplatz gibt, weder im Betrieb noch zu Hause. Die Belegschaft kann demzufolge von überall aus arbeiten, sei es im Café oder am Strand. Remote Work ist besonders im IT-Bereich, dem Marketing sowie administrativen Tätigkeiten (z.B. Projektmanagement oder Sachbearbeitung) verbreitet.
Jahresarbeitszeit: Bei der Jahresarbeitszeit existieren keine festen Arbeitszeiten oder Arbeitsstunden. Das vereinbarte Arbeitspensum (z. B. pro Woche oder Monat) wird im Rahmen der Saison geleistet. Die Verteilung der Arbeitszeiten innerhalb dieses Zeitraums ist jedoch individuell möglich. In der Regel ist die Jahresarbeitszeit mit Abrufarbeit verknüpft. Die Belegschaft wird dementsprechend erst einige Tage vor dem Einsatz informiert, wo und wann sie eingesetzt wird. Gängig ist das Jahresarbeitszeitmodell in saisonal abhängigen Branchen, in etwa im Vorweihnachtshandel oder der Landwirtschaft.
Teamorientierte Arbeitszeit: Die teamorientierte Arbeitszeit wird, wie der Name bereits verrät, gemeinsam im Team beschlossen. Die individuelle Arbeitszeit richtet sich an den Bedürfnissen, Wünschen und Möglichkeiten des Kollegiums aus.

Jobsharing: Nach dem Jobsharing-Konzept teilen sich zwei oder mehr Mitarbeiter in Teilzeit eine Vollzeitstelle. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Stelle werden in diesem Zusammenhang auf die jeweiligen Parteien aufgeteilt. Diese arbeiten dann an unterschiedlichen Tagen oder wechseln sich wöchentlich ab. Dazu müssen sie im Übrigen nicht zwingend in einem Büro zusammenarbeiten. Das Jobsharing ist vor allem bei Führungskräften beliebt (auch Topsharing genannt).
Schichtarbeit: Bei der Schichtarbeit haben Angestellte in der Regel eine klassische 40-Stunden-Woche. Flexibel wird die Schichtarbeit dadurch, dass in unterschiedlichen Schichten (Früh-, Spät- und Nachtschicht) gearbeitet wird. Diese gibt der Arbeitgeber vor. Das Personal kann seine Schicht üblicherweise nicht wählen. Typisch ist die Schichtarbeit in Produktion, Logistik, Pflege und medizinischen Berufen.
Komprimierte Arbeitszeit: Die Arbeitszeit einer 40-Stunden-Woche konzentriert sich diesem Konzept zufolge auf wenige Arbeitstage (z.B. vier Arbeitstage pro Woche mit 10 Stunden täglicher Arbeitszeit).
Gestaffelte Arbeitszeit: Mitarbeiter staffeln ihre Arbeitszeit je nach Bedarf. So kann an einem Tag mehr und an einem anderen Tag weniger gearbeitet werden, solange sich das Arbeitszeitkonto am Ende des Monats ausbalanciert. Darüber hinaus steht es dem Personal offen, an einem Feiertag zu arbeiten und diesen durch einen zusätzlichen Urlaubstag auszugleichen.

3. Sind flexible Arbeitszeiten gut? – Das sind die Vor- und Nachteile

Flexible Arbeitszeiten – Vorteile für Arbeitnehmer

Verbesserte Work-Life-Balance: Flexibles Arbeiten ermöglicht eine bessere Abstimmung von beruflichen und privaten Verpflichtungen und trägt somit zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance bei.
Vereinbarkeit von Beruf und Familie: Durch flexible Arbeitszeitmodelle ist es einfacher, die Anforderungen des Berufs mit den Bedürfnissen der Familie abzustimmen.
Individuelle Gestaltung des Tagesrhythmus: Flexible Arbeitszeiten erlauben es Mitarbeitern, den Tagesablauf ihrem natürlichen Tagesrhythmus entsprechend anzupassen und ihre produktiven Phasen optimal zu nutzen.
Weniger Pendelzeit: Die Gelegenheit, von zu Hause aus zu arbeiten, verringert die Zeit, die normalerweise für den Arbeitsweg benötigt wird.
Zeit für Interessen und Weiterbildungen: Die durch flexible Arbeitszeiten eingesparte Zeit, können Mitarbeiter in Fort- und Weiterbildungen investieren oder im Sinne persönlicher Interessen nutzen.
Erhöhte Motivation: Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit flexibler gestalten, sind im Schnitt motivierter und zufriedener, was sich überdies positiv in der Leistung bemerkbar macht.

Flexible Arbeitszeiten – So profitieren Arbeitgeber

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Durch eine flexiblere Arbeitsgestaltung, haben Mitarbeiter weniger Stress, mehr Freiheit und zusätzlichen Raum für persönliche Entfaltung. Dies wiederum führt zu einer höheren Zufriedenheit mit dem Arbeitgeber.
Kostenreduktion: Die Arbeit aus dem Homeoffice oder die mobile Arbeit reduziert Kosten für Büroräume und Zuschüsse für den Arbeitsweg.
Benefits für beim Employer Branding: Flexibles Arbeiten ist mittlerweile entscheidend für das Employer Branding. Unternehmen stechen durch dieses Angebot hervor und werden so attraktiver für neue Mitarbeiter.
Reduzierte Fehlzeiten: Weniger gestresste Mitarbeiter weisen weniger Fehlzeiten und krankheitsbedingte Ausfälle auf.
Verbesserte Reaktionsfähigkeit: Durch flexible Arbeitszeitmodelle können Sie besser auf saisonale Marktschwankungen oder längere Service- und Öffnungszeiten reagieren, indem Sie Ihr Personal flexibel einsetzen.
Widerstandsfähigkeit in Krisenzeiten: Gerade in Krisenzeiten ist flexibles Arbeiten eine gute Option, sich über eine Durststrecke auf den Beinen zu halten, zum Beispiel, indem Sparpotenziale (etwa reduzierte Arbeitsstunden) ausgenutzt werden.

Nachteile von flexiblen Arbeitszeiten

Erfordernis von Selbstdisziplin und Eigenmotivation: Mitarbeiter benötigen eine hohe Selbstdisziplin und Eigenmotivation, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen, insbesondere wenn sie von zu Hause aus arbeiten.
Missbrauch der Flexibilität: Es besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter ihre Freiheit ausnutzen und ihre Aufgaben vernachlässigen, was zu einem erhöhten Arbeitspensum, Stress und einem schlechten Ruf führen kann.
Selbstausbeutung: Einige Mitarbeiter neigen dazu, weit über ihre reguläre Arbeitszeit hinaus zu arbeiten. Daraus folgt möglicherweise Selbstausbeutung, Work-Life-Blending und schlimmstenfalls sogar Burnout.
Kommunikationsprobleme: In Teams kann es aufgrund unterschiedlicher Arbeitszeiten zu Schwierigkeiten bei der Kommunikation kommen. Die Folge sind verzögerte Absprachen und ineffiziente Arbeitsabläufe.
Produktivitätsverluste: Flexible Arbeitszeiten führen zu Produktivitätsverlusten, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht effektiv nutzen oder Ablenkungen ausgesetzt sind.

4. Wie wichtig sind flexible Arbeitszeiten?

Flexible Arbeitszeiten werden für Unternehmen aller Couleur immer wichtiger. Eine Studie der International Labour Organisation (ILO) der UN zeigte kürzlich, dass sich flexible Arbeitszeiten nicht nur positiv auf die Gesundheit von Mitarbeitern auswirken, sondern auch zur Mitarbeiterbindung und Produktivität der Belegschaft beitragen.

► Studie der ILO

In welchen Berufen hat man flexible Arbeitszeiten?

Flexible Arbeitszeiten haben Sie in den folgenden Berufen:

Führungskraft
Wissenschaftler und Akademiker
Techniker
Bürokraft
Kaufmännischer Angestellter
Dienstleistungsberufe
Hilfsarbeitskraft

Weitere Infos zum Thema Berufe mit flexiblen Arbeitszeiten erhalten Sie hier:

► Statistisches Bundesamt

5. Die rechtliche Grundlage für flexible Arbeitszeit – Das Arbeitszeitgesetz

Die wesentlichen rechtlichen Grundlagen für die flexible Arbeitszeit sind im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Hier sind neben anderem die Höchstgrenzen für Arbeitszeiten sowie die Arbeitszeitregelungen für flexible Arbeitszeitmodelle verankert.

Im Übrigen gibt es laut ArbZG keinen Anspruch auf flexible Arbeitszeiten. Der Arbeitgeber bzw. Tarif- oder Arbeitsvertrag gibt vor, ob die Normalarbeitszeit oder ein flexibles Arbeitszeitmodell greift.

6. Der Umstieg auf flexible Arbeitszeiten – Das sollten Sie beachten

Planen Sie nun den Umstieg auf flexible Arbeitszeiten, sollten Sie zuvor folgende Aspekte berücksichtigen:

Halten Sie die Vereinbarung zur flexiblen Arbeitszeit schriftlich in Form eines Arbeits-, Tarif-, Telearbeitsvertrags oder einer Betriebsvereinbarung fest.
Gerade in flexiblen Arbeitszeitmodellen wie der Telearbeit oder dem Remote Work sollten Sie Acht darauf geben, Arbeitszeit und Freizeit strikt voneinander zu trennen.
Geben Sie direkt Rahmenbedingungen vor, immerhin existieren viele unterschiedliche Modelle zum flexiblen Arbeiten.
Führen Sie zunächst eine Probezeit ein, um zu prüfen, ob das jeweilige flexible Arbeitszeitenmodell beide Seiten zufriedenstellt.
Ändert sich durch den Umstieg auf die flexible Arbeitszeit die Anzahl der Wochenstunden, muss der Urlaubsanspruch entsprechend angepasst werden.
Sorgen Sie dafür, dass die Kommunikation im Kollegium aufrechterhalten bleibt. Dazu bieten sich beispielsweise Messaging-Dienste, Videokonferenzen oder Projektmanagement-Tools an.
Im Falle des Jobsharing sollte die Arbeit gleichmäßig zwischen den Parteien unterteilt werden. Halten Sie zudem detailliert fest, wer für den jeweiligen Aufgabenbereich verantwortlich ist.
Die Arbeitszeiten müssen ungeachtet des konkreten Arbeitszeitmodells stets dokumentiert werden, sodass Überstunden und Minusstunden ausgeglichen werden können.
Stellen Sie regelmäßig Listen mit To-dos zusammen, die dem Mitarbeiter einen Überblick über seine aktuellen Projekte verschaffen.
Schließlich sollten Sie eine Zielvereinbarung festhalten, damit die Ziele und Leistungen des Mitarbeiters angemessen bewertet werden.

Montag bis Donnerstag:	8:00 - 17:00 Uhr
Freitag:	8:00 - 15:00 Uhr

Wie funktionieren flexible Arbeitszeiten? – Alles, was Sie wissen müssen, um 2024 wettbewerbsfähig zu sein

1. Was sind flexible Arbeitszeiten?

Was sind Flexitage?

Was sind starre Arbeitszeiten?

Flexible Arbeitszeiten – Vorteile für Arbeitnehmer

Flexible Arbeitszeiten – So profitieren Arbeitgeber

Nachteile von flexiblen Arbeitszeiten

4. Wie wichtig sind flexible Arbeitszeiten?

In welchen Berufen hat man flexible Arbeitszeiten?

5. Die rechtliche Grundlage für flexible Arbeitszeit – Das Arbeitszeitgesetz

6. Der Umstieg auf flexible Arbeitszeiten – Das sollten Sie beachten

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