Arbeitsschutz
Grundsätzlich greift beim mobilen Arbeitsplatz weiterhin der Arbeitsschutz. Folglich trägt der Arbeitgeber die Schutzpflicht und hat somit Sorge zu tragen, dass sein Personal vor psychischen und körperlichen Gefahren sicher ist.
Dazu zählen: Unfallverhütungsvorschriften, Maßnahmen zur Arbeitssicherheit und die ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes. Ebenfalls sollten eine ausreichende Raumgröße und Möglichkeiten für Belüftung und Heizung am mobilen Arbeitsplatz gegeben sein.
Nun ist die Überprüfung jedes einzelnen Mitarbeiters im Homeoffice schwer möglich. Für gewöhnlich greifen Arbeitgeber deshalb auf Checklisten zurück, in denen die wichtigsten Schutzmaßnahmen abgefragt werden. Anschließend bestätigt der Mitarbeiter mit seiner Unterschrift, dass alle Vorkehrungen erfüllt sind.
- Tipp: Um gesundheitlichen Folgen vorzubeugen, können Sie sich an den Empfehlungen der Unfallversicherungsträger in Bezug auf Arbeitsplatzgestaltung orientieren:
► Empfehlungen der Unfallversicherungsträger
Unfallversicherung - Was passiert, wenn im Homeoffice ein Unfall geschieht?
Bis dato besteht keine eigenständige Rechtslage für Mitarbeiter, die mobil tätig sind. Als Orientierung dienen lediglich die Homeoffice-Regelungen. Konkret heißt das, im Falle eines Unfalls greift die gesetzliche Unfallversicherung. Das gilt im Übrigen nicht nur in den eigenen Räumlichkeiten, sondern auch beim Bringen und Abholen der Kinder in eine Tagesstätte.
- Tipp: Die gesetzliche Unfallversicherung greift ausschließlich bei Unfällen während der Arbeit sowie auf dem unmittelbaren Hin- und Rückweg. Alles, was darüber hinausgeht, ist nicht abgesichert. Beim mobilen Arbeiten kann diese Grenze dabei durchaus verschwimmen. Eine private Unfallversicherung schafft an dieser Stelle Abhilfe, indem sie auch Schadensfälle außerhalb der Arbeit abdeckt.
► mehr Informationen zur privaten Unfallversicherung
Wie lange ist mobiles Arbeiten erlaubt?
Genauso wie am regulären Arbeitsplatz greift beim mobilen Arbeiten das Arbeitszeitgesetz. Demzufolge darf ein Mitarbeiter, der mobil tätig ist, nicht länger als acht Stunden am Tag arbeiten.
Ebenso sind ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden mindestens 30 Minuten Pause einzuhalten. Ab einer Arbeitszeit von neun Stunden sind 45 Minuten Pause verpflichtend. Schließlich ist zwischen Arbeitseinheiten eine Ruhezeit von elf Stunden vorgeschrieben (siehe § 5 Abs. 1 ArbZG).
- Wichtig: Achten Sie darauf, dass Ihr Personal die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes tatsächlich einhält. Oftmals tendieren Mitarbeiter nämlich dazu, Überstunden zu leisten oder unabhängig von Krankheit weiterzuarbeiten. Dies ist nicht nur schlecht für deren Gesundheit, sondern senkt zudem die Produktivität und Arbeitsqualität.
Wer bezahlt die Ausstattung beim mobilen Arbeiten?
Im Grunde muss der Arbeitgeber beim mobilen Arbeiten keinerlei Kosten übernehmen. Immerhin existiert kein fester Arbeitsplatz. Allgemein hin ist es dennoch für beide Seiten vorteilhafter, wenn dem Mitarbeiter technisches Equipment und Büroutensilien bereitgestellt werden, damit er ohne Hindernisse seiner Arbeit nachgehen kann.
Muss der Arbeitgeber beim mobilen Arbeiten einen Teil der Kosten für Strom, Internet und Heizung übernehmen?
Falls keine vertragliche Vereinbarung über die Kostenbeteiligung des Arbeitgebers an Strom, Internet und Heizung gegeben ist, erfolgt eine Beteiligung ausschließlich, wenn das Interesse des Arbeitgebers an der mobilen Arbeit dominiert.
- Hinweis: Kommt es zum Konflikt bezüglich der Kostenübernahme, ist es für den Arbeitnehmer möglich, sich ans Arbeitsgericht zu wenden.
Datenschutz
Beim mobilen Arbeiten sind weiterhin alle Richtlinien in Bezug auf den Datenschutz einzuhalten. Dies betrifft sowohl das Erheben und Speichern von persönlichen Daten des Arbeitgebers als auch die Cybersicherheit von Computern und Cloudsystemen.
Die Kontrolle des Personals fällt hier oft schwer, da Arbeitszeiten unter den Mitarbeitern fluktuieren. Zumindest sollten Sie aber Aufklärung in Bezug auf Datensicherheit betreiben und die einzelnen Aufgaben hinsichtlich der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien überprüfen.
- Tipp: Zusätzlich können Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter mit einer Cyber-Risk-Versicherung (Cyber-Versicherung) gegen einen Hacker Angriff und Cyberkriminalität absichern.
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Mobiles Arbeiten im Arbeitsvertrag
Folgende Inhalte dürfen in Bezug auf das mobile Arbeiten nicht im Arbeitsvertrag fehlen:
- Umfang des mobilen Arbeitens (z.B. nur an gewissen Tagen, nur für bestimmte Aufgaben)
- Verteilung der Arbeitstage (z.B. Anzahl der Arbeitstage beschränkt oder flexibel)
- Regelungen zur Arbeitszeit (z.B. wie im Büro, Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit, flexibel)
- Regelungen zur Erreichbarkeit (z.B. muss der Mitarbeiter aus dem Homeoffice erreichbar sein und zu welchen Zeiten)
- Technische und organisatorische Voraussetzungen
Wichtig: Des Weiteren sollten Sie Folgendes beim Aufsetzen des Arbeitsvertrages beachten:
- Die Vereinbarung über das mobile Arbeiten sollte schriftlich erfolgen. Gleiches zählt bei jeglichen Änderungen der Vereinbarung.
- Der Arbeitsvertrag muss durchweg unmissverständlich formuliert sein.
- Die Vereinbarung sollte die Interessen beider Parteien abdecken.
Betriebsvereinbarung
In Unternehmen mit einem Betriebsrat (im Regelfall Großunternehmen) werden die Bestimmungen rund ums mobile Arbeiten in der sogenannten Betriebsvereinbarung verankert. Hierbei handelt es sich um einen Vertrag, der zwischen Unternehmen und Betriebsrat geschlossen wird, um die Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer zu fixieren.
- Wichtig: Mobiles Arbeiten ist kein juristischer Begriff, definieren Sie in der Betriebsvereinbarung deshalb genau, was mobiles Arbeiten bedeutet.
Wird die Arbeitszeit beim mobilen Arbeiten erfasst?
Gemäß dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 gilt in Deutschland die Verpflichtung zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Darüber hinaus ist das Unternehmen nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Pflicht, ein System vorzugeben, das es dem Personal ermöglicht, seine abgeleisteten Stunden zu erfassen.
Geben Sie bestenfalls Arbeits- oder zumindest Erreichbarkeitszeiten vor, um Mehrarbeit vorzubeugen. In etwa Vertrauensarbeitszeit bietet sich gut an.
- Hinweis: Sofern die Zeiterfassung auf technologischem Wege erfolgt, erhält der Betriebsrat bzw. Personalrat ein Recht auf Mitbestimmung.
Digitale Zusammenarbeit
Um eine reibungslose Zusammenarbeit im Team zu gewährleisten, sind digitale Werkzeuge unerlässlich für das mobile Arbeiten. Dazu zählen interne Firmenchats, interaktive Brainstorming-Tools, Plattformen für Video-Konferenzen und Projektmanagement-Tools.
Über einen internen Newsletter oder ein Wiki können Sie derweil wichtige Informationen und Neuigkeiten unter der Belegschaft verbreiten. Obendrein ist ein IT-Support essentiell, um der Belegschaft bei technischen Problemen unter die Arme zu greifen.
- Tipp: In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die 5 besten Projektmanagement-Tools für Ihr Unternehmen vor:
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