7. Welche Onboarding-Maßnahmen gibt es?
Folgende 8 Onboarding-Maßnahmen haben sich in der Praxis für Unternehmen bewährt:
I. Standardisierung des Onboarding-Prozesses
Sie müssen das Rad nicht bei jedem Onboarding neu erfinden. Standardisierte Onboarding-Prozesse vereinfachen die Einarbeitung ungemein. Ferner noch verläuft das Onboarding auf diese Weise fließender, schneller und effektiver.
Konkret heißt das bereits im Vorhinein Verantwortlichkeiten für das Onboarding im Team festzulegen sowie wesentliche Termine einzuplanen.
Darüber hinaus gibt ein Einarbeitungsplan, Onboarding-Manuel oder eine Checkliste dem neuen Mitarbeiter einen Leitfaden an die Hand, in dem die wichtigsten Abläufe, organisatorische Regelungen und Fragen Schritt für Schritt erläutert werden. Zeitgleich wird das Personal entlastet. Orientieren können Sie sich in etwa an einem Wiki.
Wichtig ist, dass der Mitarbeiter stets auf seinen Einarbeitungsplan zugreifen kann. Sie können diesen z.B. ausdrucken, in einer Mappe bereithalten oder digital im Intranet festhalten. Einige Unternehmen bieten beispielsweise Tutorial Videos über das Intranet an, die Neulinge durch den Onboarding-Prozess führen.
Halten Sie in diesem Sinne auch die Standards des Unternehmens in einem Organigramm fest. Gibt es z.B. ein gemeinsames Mittagessen? Sind Zigarettenpausen gestattet? Und wie sieht es mit Möglichkeiten für Home-Office aus? Überdies findet der neue Kollege hier alle Namen, Kontaktdaten und Bilder von Ansprechpartnern.
- Tipp: Passen Sie den Einarbeitungsplan stets an die Bedürfnisse des jeweiligen Mitarbeiters an.
II. Onboarding-Software und -Apps
Unterstützen können Sie Ihren Onboarding-Prozess zudem über Software-Lösungen und Apps. Digitale Anwendungen dieser Art beinhalten die wichtigsten Informationen zum Einstieg, führen den Mitarbeiter durch das Onboarding und können kurze Wikis enthalten, die einen Einblick in die Unternehmenspraktiken erlauben (z.B. Dresscode, Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Spesenabrechnung).
Des Weiteren können neue Mitarbeiter selbstständig Wissen zu Produkten und Dienstleistungen über E-Learning-Module erwerben. Über das Backend lassen sich die einzelnen Einarbeitungsschritte dann steuern. Parallel helfen Ihnen Umfrage-Tools dabei, Feedback aus Mitarbeiterperspektive einzuholen.
III. Begrüßung am ersten Arbeitstag
Diese Maßnahme scheint banal, doch der erste Eindruck zählt. Machen Sie dem Neuankömmling den ersten Tag möglichst angenehm. Seien Sie freundlich, bauen Sie die Anspannung ab und schaffen Sie eine lockere Atmosphäre. Währenddessen sollte der Tag wohl strukturiert sein, sodass sich der Mitarbeiter nicht im Stich gelassen fühlt.
IV. Grundausstattung am Arbeitsplatz
Eigentlich selbstverständlich, aber dennoch essenziell: Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter bereits am ersten Arbeitstag jegliche Grundausstattung bereit, die er zum Arbeiten benötigt. Dazu zählen der Arbeitsplatz, die Büroausstattung, Hardware und Software. Der neue Kollege sollte direkt mit der Arbeit starten können. Langeweile am ersten Arbeitstag ist ein absolutes Tabu.
Was brauchen neue Mitarbeiter?
- Eingangscode bzw. Schlüssel für den Zugang ins Büro
- Neuer Computer bzw. zurückgesetzter Computer
- Firmentelefon und -wagen
- Sonstige Büroartikel (z.B. Schreibtisch, Bürostuhl, Bildschirm, Maus, Tastatur, Papier, Kugelschreiber)
- Zugangsdaten für den virtuellen Arbeitsplatz (z.B. Passwörter, Zugriffsrechte, Tools, Lizenzen)
Tipp: Bedenken Sie, dass die Einrichtung des Arbeitsplatzes einiges an Zeit beanspruchen kann. Sie sollten sich entsprechend rechtzeitig um alles kümmern.
V. Integration des neuen Mitarbeiters in fachlicher, sozialer und kultureller Hinsicht
Es ist von großer Bedeutung, den neuen Kollegen nicht nur fachlich einzuarbeiten. Auch sozial muss der neue Mitarbeiter ins Kollegium integriert werden. Ebenfalls kulturell, das heißt den Unternehmensgrundsätzen entsprechend, aufgenommen werden.
Sie können sich in diesem Sinne an folgenden Fragen orientieren: