Inhaltsverzeichnis:
1. Was ist die Bedeutung von Onboarding?
2. Wie funktioniert Onboarding? - Aufgaben und Ziele
3. Warum ist Onboarding wichtig?
4. Was macht gutes Onboarding aus?
5. Was ist beim Onboarding zu beachten?
6. Wie arbeite ich einen neuen Mitarbeiter ein? - Die drei Phasen im Onboarding-Prozess
7. Welche Onboarding-Maßnahmen gibt es?
8. Fazit
Das Wichtigste in Kürze:
Onboarding ist ein Konzept aus dem Personalmanagement und beschreibt einen Prozess, der sich auf die Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen konzentriert. Dabei handelt es sich nicht um ein einfaches Kennenlernen. Vielmehr wird der gesamte Zeitraum zwischen Vertragsunterzeichnung und Ende der Probezeit als Onboarding beschrieben.
Der Begriff Onboarding stammt vom englischen taking on board ab. Auf Deutsch bedeutet das so viel wie „jemanden an Bord holen“.
Grundsätzlich hat es das Onboarding zum Ziel:
Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags.
Im Regelfall dauert das Onboarding bis zum Ende der Probezeit (üblicherweise 6 Monate) an. Je nach Umfang der Tätigkeit kann es jedoch auch weitaus mehr oder weniger Zeit beanspruchen.
Onboarding neuer Mitarbeiter ermöglicht es dem Neuling, sich in einer neuen Umgebung auszuprobieren. Zu bedenken ist ebenfalls, dass der neue Mitarbeiter das Unternehmen stets mit anderen Unternehmen vergleicht. Gleichzeitig erhält das Personal die Chance, den Neuankömmling kennenzulernen.
Dabei ist ein erfolgreiches Onboarding deshalb wichtig, da eine schlechte Einarbeitung für Unternehmen schnell teuer werden kann. Scheitert das Onboarding, kostet die Neubesetzung einer neuen Stelle das Unternehmen im Schnitt bis zu 30 % des Jahresgehalts. So dauert es durchschnittlich 8 bis 12 Monate, bis ein neuer Mitarbeiter sich vollständig eingearbeitet hat.
Darüber hinaus müssen sie sich erneut auf Talentsuche begeben, was mit Zeit- und Energieaufwand einhergeht. Während der Suche nach einem neuen Mitarbeiter müssen Sie außerdem die fehlende Arbeitskraft ausgleichen. Schlimmstenfalls muss dies das restliche Personal leisten, was letztlich am Betriebsklima nagt.
Vorteile:
Primär sorgt ein gutes Onboarding dafür, dass sich Neuzugang in der Firma aufgenommen fühlt. Aus Unternehmersicht ermöglicht es ein gutes Onboarding derweil, die Produktivität zu steigern, Mitarbeiter zu motivieren und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Zudem gehen damit ein besseres Employer Branding und weniger Kündigungen in der Probezeit einher.
Gemäß einer Umfrage des Recruiting-Software Herstellers Softgarden wünschen sich 85 % der 2.400 befragten Teilnehmer, dass folgende 3 Aspekte beim Onboarding gegeben sind:
Fazit: Ausschlaggebend für ein erfolgreiches Onboarding ist aus Mitarbeitersicht ein hilfsbereites und offenes Kollegium.
Damit Ihr Onboarding-Prozess reibungslos abläuft, sollten Sie zunächst ein paar organisatorische Vorbereitungen treffen. Folgende Werkzeuge machen Ihnen das Onboarding neuer Mitarbeiter leichter:
Meide beim Onboarding alles, was einen bitteren Nachgeschmack hinterlässt. Absolute No-Gos sind in erster Linie unprofessionelles Auftreten und fehlende Wertschätzung. Oftmals genügt bereits ein grober Fauxpas, um neue Mitarbeiter abzuschrecken. Folgende sind die gängigsten Onboarding-Fehler:
Das Onboarding neuer Mitarbeiter verläuft in drei Phasen:
Die Vorbereitungsphase oder das Preboarding, dient dazu, Ihr Team auf die Aufnahme des neuen Mitarbeiters vorzubereiten. Dem Neuzugang werden hier alle wesentlichen Informationen und Arbeitsmittel bereitgestellt. Darüber hinaus haben Sie die Gelegenheit, Ihr Image als attraktiver Arbeitgeber auszubauen.
Checkliste - Onboarding von der Stellenzusage bis zum ersten Arbeitstag
In der Orientierungsphasehat der neue Mitarbeiter die Gelegenheit sich mit der Unternehmenskultur, dem Kollegium und seinem Aufgabenbereich vertraut zu machen. Für gewöhnlich wird die Phase der Orientierung in zwei Abschnitte unterteilt.
Zunächst findet ein gemeinsames Kennenlernen statt und es wird organisatorisches geregelt. Üblicherweise wird dazu der erste Arbeitstag genutzt. Erst danach wird der Mitarbeiter in seine Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten eingewiesen. Je nach Umfang der Tätigkeit kann dies zwischen einer Woche und 3 Monaten lang dauern.
Checkliste - Onboarding am ersten Arbeitstag:
Checkliste - Onboarding in der ersten Arbeitswoche:
In der Integrationsphase hat sich der Mitarbeiter an seine Umgebung und die Kollegen gewöhnt. Er kann nun eigenständig erste Projekte übernehmen. Selbstverständlich wird er aber weiterhin von seinem Mentor oder den Kollegen unterstützt.
Ebenso können Sie dem Mitarbeiter Einführungsveranstaltungen, Workshops, Teambuilding-Maßnahmen sowie Fort- bzw. Weiterbildungen bereitstellen. Die Integrationsphase nimmt die restliche Probezeit in Anspruch. Für gewöhnlich zwischen 6 und 12 Monaten. Entscheidend ist allem voran regelmäßiges Feedback.
Checkliste - Onboarding nach der ersten Arbeitswoche
Checkliste - Onboarding in der restlichen Probezeit
Folgende 8 Onboarding-Maßnahmen haben sich in der Praxis für Unternehmen bewährt:
Sie müssen das Rad nicht bei jedem Onboarding neu erfinden. Standardisierte Onboarding-Prozesse vereinfachen die Einarbeitung ungemein. Ferner noch verläuft das Onboarding auf diese Weise fließender, schneller und effektiver.
Konkret heißt das bereits im Vorhinein Verantwortlichkeiten für das Onboarding im Team festzulegen sowie wesentliche Termine einzuplanen.
Darüber hinaus gibt ein Einarbeitungsplan, Onboarding-Manuel oder eine Checkliste dem neuen Mitarbeiter einen Leitfaden an die Hand, in dem die wichtigsten Abläufe, organisatorische Regelungen und Fragen Schritt für Schritt erläutert werden. Zeitgleich wird das Personal entlastet. Orientieren können Sie sich in etwa an einem Wiki.
Wichtig ist, dass der Mitarbeiter stets auf seinen Einarbeitungsplan zugreifen kann. Sie können diesen z.B. ausdrucken, in einer Mappe bereithalten oder digital im Intranet festhalten. Einige Unternehmen bieten beispielsweise Tutorial Videos über das Intranet an, die Neulinge durch den Onboarding-Prozess führen.
Halten Sie in diesem Sinne auch die Standards des Unternehmens in einem Organigramm fest. Gibt es z.B. ein gemeinsames Mittagessen? Sind Zigarettenpausen gestattet? Und wie sieht es mit Möglichkeiten für Home-Office aus? Überdies findet der neue Kollege hier alle Namen, Kontaktdaten und Bilder von Ansprechpartnern.
Unterstützen können Sie Ihren Onboarding-Prozess zudem über Software-Lösungen und Apps. Digitale Anwendungen dieser Art beinhalten die wichtigsten Informationen zum Einstieg, führen den Mitarbeiter durch das Onboarding und können kurze Wikis enthalten, die einen Einblick in die Unternehmenspraktiken erlauben (z.B. Dresscode, Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Spesenabrechnung).
Des Weiteren können neue Mitarbeiter selbstständig Wissen zu Produkten und Dienstleistungen über E-Learning-Module erwerben. Über das Backend lassen sich die einzelnen Einarbeitungsschritte dann steuern. Parallel helfen Ihnen Umfrage-Tools dabei, Feedback aus Mitarbeiterperspektive einzuholen.
Diese Maßnahme scheint banal, doch der erste Eindruck zählt. Machen Sie dem Neuankömmling den ersten Tag möglichst angenehm. Seien Sie freundlich, bauen Sie die Anspannung ab und schaffen Sie eine lockere Atmosphäre. Währenddessen sollte der Tag wohl strukturiert sein, sodass sich der Mitarbeiter nicht im Stich gelassen fühlt.
Eigentlich selbstverständlich, aber dennoch essenziell: Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter bereits am ersten Arbeitstag jegliche Grundausstattung bereit, die er zum Arbeiten benötigt. Dazu zählen der Arbeitsplatz, die Büroausstattung, Hardware und Software. Der neue Kollege sollte direkt mit der Arbeit starten können. Langeweile am ersten Arbeitstag ist ein absolutes Tabu.
Tipp: Bedenken Sie, dass die Einrichtung des Arbeitsplatzes einiges an Zeit beanspruchen kann. Sie sollten sich entsprechend rechtzeitig um alles kümmern.
Es ist von großer Bedeutung, den neuen Kollegen nicht nur fachlich einzuarbeiten. Auch sozial muss der neue Mitarbeiter ins Kollegium integriert werden. Ebenfalls kulturell, das heißt den Unternehmensgrundsätzen entsprechend, aufgenommen werden.
Sie können sich in diesem Sinne an folgenden Fragen orientieren:
Der Personalverantwortliche nimmt neue Kollegen lediglich in Empfang. In der Regel schafft er es nicht, den Mitarbeiter aktiv einzuarbeiten. Deswegen sollte dem neuen Mitarbeiter dazu ein Ansprechpartner, Mentor oder Buddy beiseite stehen.
Der Buddy kümmert sich anschließend, um die Integration des Neulings in die Gruppe. Zusätzlich sorgt er dafür, dass der neue Kollege möglichst angenehm ankommt und schnell Kontakte im Team knüpft. Obendrein steht der Buddy dem Mitarbeiter jederzeit bei Fragen zur Verfügung. Diese Aufgabe übernehmen üblicherweise Kollegen auf derselben Ebene.
Gerade in der Einstiegsphase sind regelmäßiges Feedback, Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbefragungen entscheidend. Diese helfen nicht nur die Leistung des neuen Mitarbeiters einzuschätzen, sondern eröffnen die Möglichkeit für Kritik vonseiten des Kollegen. Häufig bringen neue Mitarbeiter andere Perspektiven mit als langfristig eingestellte.
Fragen Sie den Angestellten zudem, welche Ziele er verfolgt und welche Erwartungen er an das Unternehmen und das Kollegium hat. Legen Sie in diesem Zusammenhang eine gemeinsame Zielvereinbarung fest.
Scheuen Sie sich nicht davor, den neuen Mitarbeiter bereits früh zu fordern. Übergeben Sie ihm spannende Projekte und legen Sie seinen Verantwortungsbereich fest. Vor allem, wenn die Motivation noch hoch ist, gewöhnen sich neue Talente schnell an das Tempo im Unternehmen.
Gleichfalls ist es wesentlich den neuen Mitarbeiter durch diverse Fort- und Weiterbildung, Schulungen und Workshops zu fördern. Das ist zwar zunächst eine große Investition, sie zahlt sich allerdings langfristig in Form von Know-how, Motivation und Loyalität wieder aus.
Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein Prozess, der wesentlich zum Unternehmenserfolg beiträgt. Fühlt sich ein Mitarbeiter nämlich willkommen, ist er motivierter, liefert eine bessere Performance und identifiziert sich stärker mit dem Unternehmen.
Läuft beim Onboarding alles nach Plan, steigen die Chancen auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit in Zukunft exponentiell. Gleichfalls stärkt dies Ihr Image als Arbeitgeber, denn Sie können sich sicher sein, dass ein zufriedener Mitarbeiter Sie weiterempfiehlt.
Die betriebliche Altersvorsorge ist eine gute Möglichkeit, Mitarbeiter finanziell im Ruhestand abzusichern. Eine gute Beratung bei der betrieblichen Altersvorsorge ist jedoch unerlässlich. Mit unserer langjährigen Erfahrung und unserem umfassenden Know-how können wir Ihnen bei der Auswahl und Durchführung der bAV im Unternehmen helfen. Wir berücksichtigen dabei Ihre individuellen Bedürfnisse und Ziele und zeigen Ihnen verschiedene Optionen auf. Vertrauen Sie auf die Expertise der Bernhard Assekuranz.