Finanzplanung für Vereinsveranstaltungen – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

15.07.2024 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Veranstaltungen sind die Seele eines jeden Vereinslebens. Sie fördern den Zusammenhalt unter den Mitgliedern, ziehen neue Interessenten an und bieten Sponsoren ideale Werbemöglichkeiten. Doch ohne eine solide Finanzplanung geraten selbst die besten Absichten eines Vereins ins Wanken.

Bei den vielen Ausgaben, die im Rahmen eines Vereinsevents auf Sie zukommen, werden kleine Beträge oft übersehen. Die Folge: Viele kleine Kostenpunkte summieren sich schnell zu erheblichen Beträgen, die das Vereinsvermögen belasten.

Bevor Sie mit der Vorbereitung Ihres Events beginnen, sollten Sie sich daher ausreichend Zeit für eine gründliche Finanzplanung nehmen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt einen Finanzplan für Ihr nächstes Event erstellen. Unter anderem erfahren Sie: Welche Finanzpläne es gibt, was ihr Plan beinhalten sollte und was für Grundsätze es zu beachten gilt.

Inhaltsverzeichnis:

1. Warum ist Finanzplanung wichtig für Vereine?

2. Welche Finanzpläne gibt es für Vereine?

3. Finanzplanung bei Vereinsveranstaltungen – Die wesentlichen Schritte im Überblick

4. Grundsätze der Finanzplanung im Verein – Das gilt es bei der Vereinsveranstaltung zu beachten

5. Welche Rolle kommt der Buchhaltung bei der Finanzplanung zu?

Das Wichtigste in Kürze:

Ein Finanzplan dient in erster Linie dazu, Prognosen zur finanziellen Entwicklung des Vereins aufzustellen und gleichzeitig die Vereinsziele zu definieren. Über die Abstimmung des Finanzplans mit den Zielen des Vereins werden Veranstaltungen effizient geplant, Verschuldung vermieden und Einnahmenüberschüsse ausgeglichen.
In der Finanzplanung wird zwischen allgemeinen und spezifischen Budgets unterschieden. Das allgemeine Budget deckt sämtliche Einnahmen und Ausgaben des Vereins in einem bestimmten Zeitraum ab. Spezifische Budgets sind projektbezogen und werden laufend angepasst.
Zu den wichtigsten Grundsätzen der Finanzplanung für eine Vereinsveranstaltung zählen: Die frühzeitige und detaillierte Planung, das Abstecken eines klaren finanziellen Rahmens, eine realistische Budgetierung, das Einplanen eines Puffers und die interne Kontrolle der Buchhaltung.

1. Warum ist Finanzplanung wichtig für Vereine?

In erster Linie dient ein Finanzplan (Liquiditätsplaner) dazu, Prognosen zur finanziellen Entwicklung des Vereins aufzustellen. Parallel werden mithilfe des Finanzplans die Ziele des Vereins definiert und priorisiert.

Durch die Abstimmung des Liquiditätsplaners mit den Vereinszielen organisieren Sie die Finanzierung von Vereinsveranstaltungen, vermeiden Verschuldung oder gar Insolvenz und gleichen steuerpflichtige Einnahmenüberschüsse aus.

2. Welche Finanzpläne gibt es für Vereine?

Grundsätzlich unterscheidet man in der Finanzplanung zwischen allgemeinen und spezifischen Budgets. Welches der beiden Budgets herangezogen wird, hängt davon ab, ob finanzielle Mittel für reguläre Aufwendungen oder nur für ein bestimmtes Projekt vorgesehen sind.

3. Finanzplanung bei Vereinsveranstaltungen – Die wesentlichen Schritte im Überblick

Schritt 1: Budgetplanung

Bevor Sie nicht genau wissen, welche Mittel Ihnen zur Verfügung stehen und mit welchen Einnahmen Sie rechnen können, sind alle anderen Planungsschritte unwichtig. Der Hauptverantwortliche ist in diesem Zusammenhang der Schatzmeister. Seine Aufgabe ist es, ein spezifischesBudget zu ermitteln.

Schritt 2: Ziele festlegen

Jede Vereinsveranstaltung ist eine Investition. Die Absicht besteht demzufolge darin, den größtmöglichen Mehrwert aus dem Event zu ziehen. So gewinnen Sie hier neue Mitglieder sowie Ehrenamtler und begeistern Sponsoren sowie Spender. Definieren Sie daher klare Ziele. Denn nur wenn Sie wissen, worauf Sie hinarbeiten, können Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung angemessen beurteilen.

Schritt 3: Finanzierung klären

Häufig kommen Ideen auf, die aufgrund ihres hohen Kostenaufwands nicht allein vom Verein getragen werden können. Das muss jedoch nicht heißen, dass Sie diese aufgeben müssen. So gibt es einige handliche Möglichkeiten, das Vereinsevent mithilfe externer Unterstützung zu finanzieren.

Eintrittsgelder: Bei Veranstaltung mit Unterhaltungswert, wie etwa einem Sommerfest, erklären sich Besucher oft bereit, ein Eintrittsgeld zu zahlen oder eine kleine Spende zu geben. Überdies können Sie zusätzliche Einnahmen durch den Verkauf von Speisen und Getränken erzielen.
Sponsoring: Eine weitere beliebte Einnahmequelle ist das Sponsoring. Beispielsweise können Sie Sponsoren gegen ein kleines Entgelt Werbeflächen (Vereinszeitungen, Broschüren, Banden) bieten.
Öffentliche Zuschüsse: Häufig bezuschussen Kommunen Vereinsveranstaltungen gemeinnütziger Vereine in ihrer Region. Hacken Sie bei Ihrer Kommune nach, ob derzeit eine solche Förderung bereitsteht.
Einsparung von Kosten: Letztendlich sparen Sie Kosten ein, indem Sie Ihre Ausgaben reduzieren. Zum Beispiel könnten Sie anstelle von externen Dienstleistern qualifizierte Amateure aus dem Verein oder Ihrem persönlichen Bekanntenkreis beauftragen, gewisse Aufgaben zu übernehmen (z.B. Live-Performance, Fotografie, Design von Werbematerialien).

Schritt 4: Versteckte Ausgaben einplanen

Bei der Finanzplanung werden kleinere Aufwendungen oftmals übersehen. Typische Beispiele sind die Kosten für die Anmeldung der Veranstaltung oder die GEMA-Gebühren. Diese können sich jedoch summieren und schließlich den Finanzplan durcheinanderbringen. Insbesondere, wenn Ihnen zu Beginn nicht bewusst ist, welche Genehmigungen Sie eigentlich benötigen. Behalten Sie deshalb versteckte Ausgaben im Hinterkopf.

Tipp: In diesem Beitrag haben wir eine Übersicht zusammengestellt, in der Sie sämtliche Genehmigungen finden, die Ihre Vereinsveranstaltung potenziell benötigt.

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Was sollte der Finanzplan für eine Vereinsveranstaltung beinhalten?

Im Grunde deckt der Finanzplan für eine Vereinsveranstaltung zwei Bereiche ab: Die erwarteten Ausgaben einerseits und die zur Verfügung stehenden Einnahmen andererseits. Um welche es dabei konkret geht, variiert von Verein zu Verein. Dennoch gibt es einige potentielle Einnahmen und Ausgaben, die Sie berücksichtigen sollten:

Potentielle Einnahmen

Eigenmittel
Einnahmen durch Eintrittskarten
Teilnahme- bzw. Startgebühren
Sponsoring, Vereinsmarketing und Werbung
Mieteinnahmen
Verkauf von Merchandise
Spenden
Verkauf von Speisen und Getränken
Öffentliche Fördermittel
Sonstige Fördermittel (z.B. über den Dachverband)
Lizenz- und Medienrechte

Potentielle Ausgaben

Miet- und Pachtkosten (z.B. Räumlichkeiten, Geräte, Technik)
Energiekosten (z.B. Strom, Wasser, Heizung)
Personalkosten
Fahrtkosten
Ausgaben für Kost und Logis
Gebühren externer Dienstleister
Gebühren für den Sicherheitsdienst
Ausgaben für Marketing, Werbung und Öffentlichkeitsarbeit
Preisgelder
Ausgaben für Sondernutzungen
GEMA-Gebühren
Versicherungstarife
Ausgaben für Wettkämpfe (z.B. Schiedsrichter)
Reinigungskosten
Programmkosten (z.B. Empfänge, Ausflüge)
Ausgaben für Dekoration
Honorare bzw. Gagen
Kosten für den Sanitätsdienst
Steuern
Zinsen
Rücklagen

4. Grundsätze der Finanzplanung im Verein – Das gilt es bei der Vereinsveranstaltung zu beachten

In der Konzeptionsphase starten: Erstellen Sie Ihren Finanzplan bereits während der Konzeptionsphase Ihres Events.
Finanzieller Rahmen: Die Finanzen des Vereins bestimmen Art und Umfang des Events. Planen Sie ausschließlich im Rahmen Ihrer Möglichkeiten und überprüfen Sie die Vereinskasse, bevor die Vorbereitung beginnt. Falls die Veranstaltung nicht angemessen finanziert werden kann, ist es besser, darauf zu verzichten.
Realistische Budgetierung: Berechnen Sie Ihre Einnahmen realistisch und setzen Sie die Kosten angemessen an.Vermeiden Sie hingegen vage Schätzungen. Ihr Budget sollte auf verbindlichen Angeboten stehen. Dokumentieren Sie ebenfalls Folgekosten und kleinere Positionen (z.B. Druckkosten). Bei Veranstaltungen in gemieteten Räumlichkeiten sind überdies sonstige Ausgaben (z.B. für Reinigung und Abfallentsorgung) zu berücksichtigen.
Detaillierte Planung: Gehen Sie präzise vor, um unvorhergesehene Kosten zu minimieren. Gliedern Sie die geplanten Ausgaben dazu in Kategorien (z.B. Rahmenprogramm, Veranstaltungsadministration und Verpflegung). Auf diese Weise behalten Sie den Überblick und können frühzeitig eingreifen, falls ein Kostenblock das Budget überschreitet. Benennen Sie die einzelnen Kostenpunkte zudem konkret und bedenken Sie dabei mögliche Steuern. Je detaillierter Sie die Kosten abbilden, desto genauer können Sie diese kontrollieren. Fehlen Ihnen Infos, greift die Faustregel: Einnahmen abrunden, Ausgaben aufrunden.
Fixkosten vs. variable Kosten: Trennen Sie Fixkosten von variablen Kosten (fixe Kosten sind unveränderlich, auf variable Kosten nehmen Sie Einfluss). Um variable Kosten nachträglich anpassen zu können, müssen Dienstleistungsverträge Klauseln enthalten, die eben dies ermöglichen.
Puffer einplanen: Gerade zu Beginn der Planungsphase sollten Sie nicht jeden Cent verplanen. Üblicherweise entstehen im Verlauf der Veranstaltungsplanung nahezu immer zusätzliche Kosten. Richten Sie einen Puffer ein (mindestens 15 % der Ausgaben), damit Sie im Wort Case gewappnet sind.
Finanzen im Blick behalten: Haben Sie trotz Reserven die Finanzen im Blick. Bei größeren Abweichungen gilt es, rechtzeitig gegenzusteuern.
Dokumentation von Abweichungen: Dokumentieren Sie, warum bestimmte Abweichungen vom ursprünglichen Budget erforderlich waren. Denn Transparenz ist entscheidend, um Vertrauen im Umgang mit Vereinsgeldern zu schaffen. Eine sorgfältige Dokumentation dient zudem als wertvolle Planungshilfe für zukünftige Veranstaltungen.
Vergleich mit dem Vorjahr: Vergleichen Sie die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben mit den Zahlen des letzten Jahres. Dies gibt Ihnen Aufschluss über die finanzielle Entwicklung und hilft bei der Planung zukünftiger Budgets.
Beteiligung des Vorstands: Die maßgebliche Verantwortung für die Budgetierung liegt beim Schatzmeister. Dennoch ist es essentiell, dass der gesamte Vorstand mit dem Finanzplan vertraut ist. Beziehen Sie deshalb den gesamten Vereinsvorstand in die Finanzplanung ein und halten Sie diesen durchgehend auf dem Laufenden.
Interne Kontrollen: Um Ihren Verein vor Betrug und Diebstahl zu schützen, benötigt Ihr Verein interne Kontrollen. Dies umfasst eindeutige Richtlinien einerseits und eine klare Arbeitsteilung andererseits.

5. Welche Rolle kommt der Buchhaltung bei der Finanzplanung zu?

Eine tragende Rolle trägt in der Finanzplanung die Buchhaltung. Immerhin wertet diese Einnahmen sowie Ausgaben aus, kontrolliert die finanzielle Lage des Vereins und schafft Transparenz gegenüber den Vereinsmitgliedern.

Um sicherzustellen, dass der Vorstand die Übersicht über den Zahlungsverkehr im Verein behält, sollten allerdings nur die Verantwortlichen Zugriff auf die Vereinsbuchführung haben und Buchungen ausführen.

Am einfachsten überwachen Sie die Buchführung per Vereinssoftware. Diese enthält in der Regel eine Buchhaltungsfunktion, die nur für bestimmte Personen zugänglich ist. Dritte können derweil transparent den Zahlungsverkehr des Vereins nachverfolgen.

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