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Vereine & Verbände

Tanz in den Mai im Verein – So organisieren Sie ein gelungenes Event

17.03.2025 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Egal ob als traditionelles Volksfest oder modernes Event – der Tanz in den Mai ist die perfekte Gelegenheit für Vereine, sowohl ein breites Publikum als auch potenzielle Sponsoren für ihre Arbeit zu begeistern.

Allerdings bedeutet der Tanz in den Mai nicht nur Feiern, sondern auch Planung. So müssen Sie das Event bei den Behörden anmelden, sichergehen, dass die Finanzen stimmen und zudem für Sicherheit vor Ort sorgen. Geht dabei dann auch noch etwas schief, haftet der Verein.

Doch kein Grund zur Panik – In diesem Beitrag geben wir Ihnen die wichtigsten Schritte an die Hand, um ein gelungenes Event zu organisieren.

Inhaltsverzeichnis:

1. Tanz in den Mai korrekt anmelden

2. Sicherheitsrisiken stets im Blick haben

3. Finanzen – So wird der Tanz in den Mai nicht zu teuer

4. Machen Sie Ihren Tanz in den Mai sichtbar

5. Die Veranstalterhaftpflicht ist unerlässlich

Das Wichtigste in Kürze:

Öffentliche Veranstaltungen, wie den Tanz in den Mai, müssen Sie beim zuständigen Amt und bei der GEMA anmelden. Verkaufen Sie Lebensmittel und Getränke, ist zudem eine Genehmigung erforderlich.
Machen Sie sich frühzeitig Gedanken um die Finanzierung des Mai-Tanzes. Gängige Optionen zur Finanzierung von Vereinsevents sind: Eintrittsgelder, Spenden, Sponsorings und Crowdfunding.
Als Veranstalter trägt der Verein die Verantwortung für Schäden, die Dritten während der Veranstaltung entstehen. Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung ist daher unerlässlich, um Haftungsrisiken zu minimieren.

1. Tanz in den Mai richtig anmelden

Grundsätzlich gilt: Alle öffentlichen Veranstaltungen müssen angemeldet werden – der Tanz in den Mai ist keine Ausnahme. Eine Veranstaltung zählt als öffentlich, wenn:

Die Teilnehmerzahl nicht eindeutig begrenzt werden kann.
Keine persönlichen Verbindungen zwischen den Teilnehmern oder zum Veranstalter bestehen.

Je nach Bundesland und Kommune erfolgt die Anmeldung beim zuständigen Bürgermeisteramt, Ordnungsamt oder der Baurechtsbehörde. Bieten Sie darüber hinaus Lebensmittel und Getränke an, ist zudem innerhalb von 14 Tagen eine gesonderte Genehmigung gemäß Gaststättengesetz einzuholen.

Tipp: Alles, was Sie wissen müssen, um Ihre Vereinsveranstaltung fehlerfrei anzumelden, zeigen wir Ihnen hier (inkl. Checkliste!):

► zum Artikel

Anmeldung bei der GEMA

Eins darf beim Tanz in den Mai keinesfalls fehlen: Musik. Doch Vorsicht, wenn Sie planen, urheberrechtlich geschützte Musik bei einem öffentlichen Event abzuspielen, sind Sie verpflichtet, dies bei der GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) anzumelden sowie eine GEMA-Gebühr zu entrichten.

Es spielt im Übrigen keine Rolle, ob ein Live-Musiker den Song performed oder Lautsprecher genutzt werden. Sobald die Musik mehrere Personen erreicht, ist die Veranstaltung meldepflichtig.

Tipp: Alles, was Sie zur GEMA-Anmeldung Ihres Events wissen müssen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel:

► mehr erfahren

2. Sicherheitsrisiken stets im Blick haben

Als Veranstalter trägt der Verein Verantwortung für Schäden, die Dritten (z.B. Besuchern, Mitarbeitern, Helfern, Nachbarn) während des Events entstehen. Umso wichtiger ist daher, im Vorhinein Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, die Schlimmeres verhindern.

Folgende Sicherheitsrisiken sollten Sie stets im Blick haben:

Umgang mit Lebensmitteln

Küchenstandards überprüfen: Stellen Sie sicher, dass sowohl die Lebensmittel als auch die Küchen- und Verkaufsstände in einwandfreiem Zustand sind und täglich gereinigt werden.
Hygiene wahren: Halten Sie sämtliche Gerätschaften, Arbeitsflächen und Stände sauber und staubfrei.
Lebensmittel: Lebensmittel müssen sauber und keimfrei bleiben.
Geschirr: Bei großen Mengen empfiehlt sich das maschinelle Spülen des Geschirrs für eine gründliche Reinigung.
Keine Tiere oder Raucher in der Küche: Tiere und Raucher sollten keinen Zutritt zur Küche haben.
Speisen richtig temperieren: Achten Sie darauf, dass Speisen beim Garen heiß gehalten werden.
Gesundheitsvorschriften: Personen mit Krankheitssymptomen (z.B. Fieber) dürfen nicht mit Lebensmitteln in Kontakt kommen oder an deren Abgabe mitwirken.

Brandschutz

Löschwasserversorgung: Stellen Sie ausreichend Hydranten sicher und halten Sie diese jederzeit frei zugänglich.
Materialien: Stände, Buden, Aufbauten, Zelte, Dekorationen und Überdachungen dürfen nicht aus leicht entflammbarem Material bestehen.
Baulichkeiten: Falls Sie Gebäude wie Scheunen oder Schuppen für die Veranstaltung nutzen, müssen Sie Sicherheitsvorkehrungen treffen.
Wärmequellen: Nutzen Sie Feuerstellen, Licht- und Wärmequellen nur mit Vorsicht
Elektrische Installationen: Elektrische Installationen müssen den VDE-Bestimmungen entsprechen, um Kurzschlüsse und Brände zu vermeiden.
Feuerlöscher: Sorgen Sie für ausreichend Feuerlöscheinrichtungen, um im Notfall schnell reagieren zu können.
Abfall: Müllbehälter in Innenräumen sollten mit dichten, nicht brennbaren Deckeln ausgestattet sein.
Zufahrten für Rettungs- und Feuerwehrwagen: Achten Sie auf barrierefreie Zufahrten für Rettungs- und Feuerwehrfahrzeuge.

Tipp: Bei einigen Veranstaltungen stehen Sie darüber hinaus in der Pflicht, eine Brandsicherheitswache einzusetzen. Hier erfahren Sie, worauf es ankommt:

► zum Artikel

Jugendschutz

Begleitung von Kindern und Jugendlichen: Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren dürfen nur in Begleitung eines Erziehungsberechtigten an der Veranstaltung teilnehmen.
Alkoholausschank: Alkoholhaltige Getränke dürfen nicht an unter 16-Jährige und Branntwein nicht an unter 18-Jährige ausgegeben werden.
Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen: Überlegen Sie, ob zusätzliche Maßnahmen wie Einlasskontrollen, Parkplatzwächter oder Ordner nötig sind.

Tipp: Weitere Details rund ums Thema Jugendschutz im Verein erhalten Sie in diesem Artikel:

► zum Artikel

Hausrecht

Verantwortung für das Hausrecht: Wer den Veranstaltungsort mietet, ist für die Durchsetzung des Hausrechts verantwortlich und haftet bei Verstößen.
Hausverbot: Sie haben das Recht, störende Personen des Geländes zu verweisen.
Haftung für Personal: Selbst bei fahrlässigem Verhalten des Personals bleibt der Veranstalter verantwortlich.
Körperlicher Zwang: Falls nötig, kann im Rahmen der Notwehrgrenzen körperlicher Zwang angewendet werden. In den meisten Fällen ist es jedoch sicherer, die Polizei einzuschalten.
Sicherer Ausschank: Sorgen Sie für einen glasfreien Getränkeausschank, um Unfälle zu vermeiden.

3. Finanzen – So wird der Tanz in den Mai nicht zu teuer

Die Finanzierung eines Mai-Tanzes stellt Vereine häufig vor Herausforderungen. Allein durch Genehmigungen kommen je nach Veranstaltungsort stolze Summen auf. Erwarten Sie außerdem viele Besucher, sind teils kostspielige Sicherheitsmaßnahmen unerlässlich.

Schließlich fallen logistische Ausgaben an, etwa für Transport, Lautsprechersysteme sowie die Verpflegung von Gästen und Helfern. Schnell summieren sich so Ausgaben, die das Vereinsbudget deutlich überschreiten.

Tipp: In diesem Beitrag finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Finanzplanung im Verein:

► zur Anleitung

In der Regel finanzieren Vereine ihre Veranstaltungen über Eintrittsgelder und Spenden. Dabei gilt es, faire Preise zu finden, die gleichzeitig die Kosten decken. Eine weitere Möglichkeit ist das Sponsoring. Oftmals unterstützen beispielsweise lokale Unternehmen den Tanz in den Mai finanziell oder via Sachleistungen.

Ebenso erfreut sich Fundraising und Crowdfunding immer größerer Beliebtheit. Gerade wenn Sie bereits einen starken Online-Auftritt vorweisen, ist das eine attraktive Option.

Tipp: In diesem Beitrag stellen wir Ihnen sieben erprobte Wege vor, wie Sie Ihr Vereinsevent finanzieren:

► mehr erfahren

4. Machen Sie Ihren Tanz in den Mai sichtbar

Der Tanz in den Mai ist angemeldet, das Sicherheitskonzept steht und die Finanzen sind geregelt. Nun ist es an der Zeit, Ihr Event sichtbar zu machen. Der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Nutzen Sie Ihre Vereinskanäle und wagen Sie Neues.

Hier können Sie beginnen:

Mundpropaganda
Flyer und Plakate
Social Media
Vereinswebsite
Vereinsnewsletter
Kontakt via E-Mail-Liste
Regionale Medien (z.B. Zeitungen, Radiosender und Fernsehsender)
Kontakte im Vereinsnetzwerk

Tipp: Praktische Tipps zum Vereinsmarketing bekommen Sie bei unserem Kooperationspartner ehrenamt24:

► zu ehrenamt24

5. Die Veranstalterhaftpflicht ist unerlässlich

Als Organisator eines Mai-Tanzes zählt der Verein als Veranstalter und ist damit für Personen und Sachschäden verantwortlich, die Dritten beim Event widerfahren.

Darunter fällt neben anderem:

Fehlerhafte Organisation
Mangelhafter Zustand von Ausrüstung und Materialien
Fahrlässigkeit des Personals

Schlimmstenfalls muss der Vereinsvorstand sogar mit dem Privatvermögen für Schäden aufkommen. Um Haftungsrisiken vorzubeugen, ist eine Veranstalterhaftpflichtversicherung daher unerlässlich. So schützt Sie die Veranstalterhaftpflicht zuverlässig vor finanziellen Risiken, die im Laufe der Veranstaltung entstehen.

Tipp: Ergänzende Infos zur Haftung bei Vereinsveranstaltung erhalten Sie in diesem Beitrag:

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