Personalmanagement

Vergütungsmanagement – Definition, Strategien, Herausforderungen

19.08.2024 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Vergütung ist mehr als nur ein Kostenfaktor. Sie ist ein strategisches Instrument, um qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen, zu fördern und langfristig im Unternehmen zu halten. Gemäß LinkedIn Global Talent Trends Report reduzieren Unternehmen, die eine attraktive Vergütungsstrategie fahren, die Fluktuationsrate sogar um beachtliche 56 %.

Kein Wunder, denn das Vergütungsmanagement ist einer der dynamischsten Geschäftsprozesse. Regelmäßige Kalibrierungsrunden, Budgetanpassungen und flexible Reaktionen sind demnach entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was hinter einem effektiven Vergütungsmanagement steckt. Unter anderem erfahren Sie, wie Sie mit den richtigen Strategien Ihre Belegschaft motivieren, Herausforderungen meistern und Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was bedeutet Vergütungsmanagement?

2. Warum ist Vergütungsmanagement so wichtig für Unternehmen?

3. Rechtliche Vorschriften im Vergütungsmanagement

4. Wie funktioniert modernes und effektives Vergütungsmanagement?

5. Etablierte Schlüsselstrategien des Vergütungsmanagements

6. Wie sieht die Zukunft des Vergütungsmanagements aus?

Das Wichtigste in Kürze:

Vergütungsmanagement umfasst die Planung, Verwaltung und Bewertung von Vergütungssystemen, einschließlich finanzieller und nicht finanzieller Anreize.
Es ermöglicht Unternehmen, Gehaltskosten auszubalancieren, gesetzliche Vorgaben zur Lohngleichheit einzuhalten und ihre Vergütungsstrategien an die Anforderungen einer zunehmend flexiblen Arbeitswelt anzupassen.
Ein modernes und effektives Vergütungsmanagement geht über einfache Gehaltserhöhungen hinaus und betont Transparenz, faire Vergütungsregeln und offene Kommunikation. Zusätzlich sollte das Vergütungsmanagement flexibel auf die Bedürfnisse der Belegschaft eingehen.

1. Was bedeutet Vergütungsmanagement?

Vergütungsmanagement (auch als Belohnungsmanagement oder Compensation Management bezeichnet) beinhaltet die Planung, Verwaltung sowie Bewertung von Vergütungssystemen.

Dazu zählen einerseits finanzielle Vergütungen (z. B. Löhne, Gehälter, Boni) und andererseits nicht finanzielle Anreize (z. B. betriebliche Altersvorsorge, betriebliche Krankenversicherung, Fort- und Weiterbildung)

Welche Vergütungsmanagementstrategie gewählt wird, hängt maßgeblich von der Branche, den jeweiligen Verteilungsrichtlinien und der Recruiting-Strategie des Unternehmens ab. In jedem Fall fließen jedoch folgende Aspekte in das Vergütungsmanagement ein:

Talentakquise und Mitarbeiterbindung
Mitarbeitermotivation
Bewahrung der Arbeitsmoral
Einhaltung der Arbeitsgesetze in Deutschland
Orientierung am Arbeitsmarkt

Welche Rollen sind im Vergütungsmanagement involviert?

HR-Mitarbeiter: Die HR-Abteilung spielt eine zentrale Rolle bei der Planung und Gestaltung des Vergütungsmanagements. In größeren Unternehmen gibt es oft spezialisierte HR-Referenten, die sich ausschließlich mit dem Bereich Compensation & Benefits beschäftigen.
Geschäftsführung: Die Geschäftsführung legt das jährliche Budget für Grundgehaltserhöhungen fest und genehmigt die Vergütungsplanung.
Führungskraft: Die Führungskraft ist dafür verantwortlich, Vergütungselemente für ihre Mitarbeiter zu planen. Darüber hinaus steht die Führungskraft in der Pflicht, die Vergütungsstrategie in Kalibrierungsrunden zu rechtfertigen.
Genehmiger: In der Regel genehmigt der jeweils höhere Entscheidungsträger die Vergütungsplanung der ihr unterstellten Führungskräfte.
Mitarbeiter: Mitarbeiter sind in der Regel nicht direkt in den Prozess eingebunden. Sie werden lediglich über die Ergebnisse der jährlichen Kalibrierungsrunden informiert. In manchen Fällen besteht allerdings die Möglichkeit, eigene Wünsche zu äußern, beispielsweise ob eine Erhöhung als fixer oder variabler Gehaltsanteil ausgezahlt wird.

Welche Prozessschnittstellen existieren im Vergütungsmanagement?

Das Vergütungsmanagement ist kein isolierter Personalprozess, sondern eng mit anderen HR-Prozessen verzahnt. Folgende Prozessschnittstellen sind in diesem Sinne ausschlaggebend:

Personalkostenplanung

Bevor überhaupt über konkrete Gehälter gesprochen werden kann, muss das Unternehmen wissen, wie viel Geld insgesamt für Personalkosten zur Verfügung steht. Die Personalkostenplanung legt also das Budget fest, das für alle Gehälter und Sozialleistungen ausgegeben werden darf. Dieses Budget ist das Fundament, auf dem das gesamte Vergütungsmanagement aufbaut.

Zielvereinbarung und Leistungsbeurteilung

Bevor ein Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung erhält, muss klar sein, welche Ziele er erreicht hat. Deshalb finden regelmäßig Zielvereinbarungsgespräche statt, in denen gemeinsam festgelegt wird, was der Mitarbeiter im kommenden Jahr leisten soll.

Am Ende des Jahres wird dann in der Leistungsbeurteilung überprüft, inwieweit diese Ziele erreicht wurden. Die Ergebnisse der Leistungsbeurteilung sind entscheidend dafür, ob und in welcher Höhe ein Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung bekommt.

Vergütungsplanung

Auf Basis der Personalkostenplanung und der Ergebnisse der Leistungsbeurteilung wird dann die konkrete Vergütung geplant. Dabei werden Faktoren wie die individuelle Leistung, die Unternehmensleistung, die Marktüblichkeit und die interne Gleichheit berücksichtigt.

Personalabrechnung

Sobald die Vergütungsplanung abgeschlossen ist, geht es an die praktische Umsetzung: die Personalabrechnung. Hier werden alle Gehälter, Boni und Sozialleistungen berechnet und ausgezahlt. Die Personalabrechnung stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter das bekommt, was ihm zusteht und dass alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden.

2. Warum ist Vergütungsmanagement so wichtig für Unternehmen?

Vergütungsmanagement ist mittlerweile ein zentraler Bestandteil jeder erfolgreichen Unternehmensstrategie. Das liegt mitunter daran, dass es drei große Probleme löst, mit denen sich Unternehmen gegenwärtig konfrontiert sehen:

Gehälter stellen häufig den größten Kostenfaktor in einem Betrieb. Führungskräfte benötigen verlässliche Vergütungsdaten, um Budgets präzise zu planen, zu überwachen und Vergütungsstrategien anzupassen.
Gesetzliche Regelungen zur Lohngleichheit verpflichten Arbeitgeber, Löhne transparenter zu gestalten und Mitarbeiterdaten offenzulegen. Darüber hinaus rückt die öffentliche Diskussion um Lohnungleichheit verstärkt in den Mittelpunkt.
In einer zunehmend flexiblen Arbeitswelt sind Unternehmen herausgefordert, ihre Vergütungsstrategien zu überdenken. Fernarbeit ist etwa beliebter denn je, was es schwieriger macht, wettbewerbsfähige Entlohnung zu gewährleisten.

Lohnt sich Vergütungsmanagement? – Das sind die Vorteile

Mitarbeitergewinnung: Attraktive Vergütungen helfen Unternehmen, Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten. So kann ein sauber ausgearbeitetes Vergütungsmanagement im Kampf um Fachkräfte den Ausschlag geben.
Mitarbeiterbindung: Angemessene Bezahlung bindet Mitarbeiter länger an das Unternehmen und verringert somit die Fluktuationsrate. Folglich spart der Betrieb Kosten für Einstellung und Ausbildung.
Bessere Performance: Leistungsbasierte Bezahlung motiviert das Personal zu Höchstleistungen, steigert die Produktivität und schafft Raum für Kreativität. Dies erhöht letztlich die Rentabilität des Unternehmens.
Mitarbeiterzufriedenheit: Gerechte Vergütung steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Psychosoziale Faktoren: Mitarbeiter finden heute leicht Vergleichsdaten aus ihrer Branche oder Region im Internet. Entsprechend leicht ist es einzuschätzen, ob sie über oder unter dem Durchschnitt liegen. Dabei geht es nicht nur um die Höhe des Gehalts, sondern vor allem um die wahrgenommene Fairness im Vergleich zu Kollegen.
Stärkung der Arbeitgebermarke: Attraktive Gehaltspakete verbessern das Image des Arbeitgebers.
Effizientes Budgetmanagement: Entscheidungsträger können ihr Budget anhand fester Kriterien leichter und fairer verteilen. Ferner noch stärken klare Vergütungsstrukturen das Verständnis sowie die Akzeptanz des Personals bei Gehaltsverhandlungen.
Wettbewerbsfähigkeit und Marktanpassung: Ein marktdatenbasiertes Vergütungsmanagement stellt sicher, dass Gehälter wettbewerbsfähig bleiben und das Unternehmen auf Marktveränderungen reagieren kann.

Herausforderungen im Vergütungsmanagement

Lohndruck: Bestehen nur geringe Gehaltsunterschiede zwischen Mitarbeitern auf unterschiedlichen Hierarchiestufen oder mit unterschiedlichem Erfahrungsgrad, kann das zu Unzufriedenheit führen, beispielsweise wenn langjährige Angestellte nur geringfügig mehr verdienen als Neueinsteiger.
Gehaltsdruck: Sobald externe Branchengehälter schneller steigen als interne Gehälter, entsteht Gehaltsdruck. Das bedeutet Mehraufwand für Unternehmen, da diese regelmäßig Branchenstandards recherchieren, Löhne aktualisieren und eindeutige Kriterien für Beförderungen und Gehaltserhöhungen festlegen müssen.
Budgetrestriktionen: Unternehmen stehen vor der Hürde, das Budget mit wettbewerbsfähiger Entlohnung sowie den Erwartungen des Personals auszubalancieren.
Mobiles Arbeiten: Arbeitszeitmodelle wie mobiles Arbeiten und Homeoffice verlangen Unternehmen ab, sich an neue Gegebenheiten anzupassen. Die Vergütung sollte zum Beispiel die Lebenshaltungskosten am jeweiligen Standort decken. Ebenso sollten Betriebe passende Anreize (z.B. Fortbildungszuschüsse oder Zuschüsse für die psychische Gesundheit) schaffen.
Datenschutz: Personaler greifen beim Vergütungsmanagement auf sensible Daten zu. Daher muss der Zugriff auf diejenigen Personen beschränkt werden, die am Planungsprozess beteiligt sind. Überdies sind gezielte Schulungen notwendig, um den Datenschutz zu sichern.

3. Rechtliche Vorschriften im Vergütungsmanagement

Die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften ist im Vergütungsmanagement ausschlaggebend. Immerhin muss jede gewählte Vergütungsstrategie den arbeitsrechtlichen Bestimmungen entsprechen.

Zudem unterliegt die Gesetzeslage kontinuierlichen Veränderungen. Daher sind Unternehmen gefordert, rechtliche Entwicklungen stets aufmerksam zu verfolgen. Besonders bei freiwilligen Initiativen zur Stärkung der Arbeitgebermarke ist Sorgfalt geboten.

Derzeit gilt es, die folgenden Vorschriften im Blick zu behalten:

Kategorisierung der Beschäftigung: Die richtige Kategorisierung des Personals ist entscheidend, da der Beschäftigungsstatus direkte Auswirkungen auf die Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer hat.
Lohngerechtigkeit: Gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) müssen Unternehmen die Lohngleichheit für Männer und Frauen garantieren. Große Arbeitgeber sind im Rahmen der EU-Richtlinie zur Lohntransparenz sogar gezwungen, bestimmte Gehaltsdaten nach Geschlecht offenzulegen.
Mindestlohn: Der gesetzliche Mindestlohn dient, bis auf wenige Ausnahmen, als unterste Lohngrenze.

4. Wie funktioniert modernes und effektives Vergütungsmanagement?

Vergütungsmanagement heißt schon lange nicht mehr einfache Grundgehaltserhöhungen vorzunehmen. Vielmehr deckt ein modernes Compensation Management noch viele weitere Aspekte hinsichtlich Gehaltsentscheidungen und Vergütungsregeln ab. Darunter fallen unter anderem Fragen der Transparenz, ausgeglichener Gehaltsstrukturen und der Kommunikation.

Die wichtigsten Bestandteile eines effektiven Vergütungsmanagements zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Transparente Gehaltsentscheidungen

In erster Linie muss Vergütungsmanagement transparent sein. Kann ein Mitarbeiter nicht nachempfinden, auf welcher Basis die Vergütung festgelegt wird, führt dies zu Unsicherheit und oder gar Unzufriedenheit. Transparenz von oben nach unten stärkt hingegen das Vertrauen des Personals zum Unternehmen und wirkt sich demzufolge positiv auf dessen Motivation aus.

Faire Vergütungsregeln

Ferner noch sollten faire Vergütungsregeln bestehen. Gehaltserhöhungen auf Grundlage von persönlichen Sympathien sind nicht nur laut Entgelttransparenzgesetz untersagt, sondern hinterlassen zudem einen negativen Eindruck beim Personal. Zu berücksichtigen sind in diesem Zusammenhang auch die Arbeitsgesetze Deutschlands.

Offene Kommunikation der Vergütungsregeln

Ebenfalls müssen die festgelegten Vergütungsregeln klar und offen kommuniziert werden, damit die Belegschaft weiß, welche Anforderungen sie erfüllen muss, um einen Gehaltsaufschlag bzw. andere Vergünstigungen zu bekommen.

Strukturierter und flexibler Vergütungsprozess

Der Vergütungsprozess sollte in diesem Sinne einer standardisierten Struktur folgen. Das heißt jedoch nicht, dass dieser stets gleich abläuft. Vielmehr geht es darum, ein strukturiertes Vergütungsmanagement zu schaffen, das flexibel an die Bedürfnisse des Personals angepasst werden kann.

Vergütungsbestandteile je nach Lebenssituation

Fixes Gehalt allein reicht heutzutage nicht aus, um Mitarbeiter langfristig zu binden. Bestenfalls steht dem Personal die Möglichkeit offen, individuell unterschiedliche Vergütungsbestandteile je nach Lebenssituation zu wählen.

Ein Berufseinsteiger wird etwa einen leistungsbezogenen Gehaltsaufschlag oder Weiterbildungsmöglichkeiten bevorzugen. Ein Angestellter mit Familie hingegen eher von Unterstützung bei der Altersvorsorge, flexiblen Arbeitszeiten oder Kinderbetreuungszuschüssen profitieren.

Ein praktischer Nebeneffekt: Die Belegschaft fühlt sich wertgeschätzt, da ihre Work-Life-Balance im Rahmen der Vergütungsstruktur berücksichtigt wird.

Aufbau einer ausgeglichenen Gehaltsstruktur

Schließlich sollte eine ausgeglichene Gehaltsstruktur gegeben sein. Erfahrung, Kenntnisse, Verantwortung und aktuelle Zahlen aus dem Arbeitsmarkt, all diese Faktoren fließen in ein gutes Vergütungsmanagement ein. Das bedeutet auch: Jede Position ist einer Gehaltsstufe zugeordnet, die eine bestimmte Gehaltsspanne umfasst. Personalfachleute haben in dieser Hinsicht oberste Priorität.

5. Etablierte Schlüsselstrategien des Vergütungsmanagements

Leistungsbasierte Vergütung

Bei der leistungsbasierten Vergütung sind die Vergünstigungen an die Leistung des Mitarbeiters gebunden. Die übergeordnete Strategie besteht darin, die Vergütungsstruktur an das Erreichen der Unternehmensziele zu knüpfen, um die Produktivität der Belegschaft zu steigern. Zu den traditionellen Anreizen gehören Gehaltserhöhungen und Boni. Gängig sind mittlerweile außerdem langfristige Benefits wie Barprämien oder Aktienoptionen.

Gesamtvergütung

Während die leistungsbasierte Vergütung auf explizit finanziellen Anreizen beruht, strebt die Gesamtvergütung an, finanzielle und nicht finanzielle Vergünstigungen zu vereinen. Führend sind hier Benefits im Bereich der Work-Life-Balance.

Gehaltsumfragen und Marktanalysen

Gehaltsumfragen und Marktanalysen sind essentielle Werkzeuge des Vergütungsmanagements. So steht es einem Unternehmen nur dann frei, wettbewerbsfähige Vorteile zu bieten, sofern es aktuelle Informationen zum branchenspezifischen Verdienst und Veränderungen am Arbeitsmarkt besitzt. Der Schlüssel liegt hierbei darin, diese Informationen periodisch zu aktualisieren und auf diese Weise einen Wettbewerbsvorsprung zu ergattern.

Schulungen für Führungskräfte

Regelmäßige Schulungen der Führungskräfte sind ebenfalls wesentlich, damit sie die Vergütungsstrukturen und Kennzahlen angemessen kommunizieren. Entscheidungsträger müssen obendrein in der Lage sein, alle Fragen rund um die Vergütungsrichtlinien souverän zu beantworten.

Tools

Unternehmenstools sind heute aus keinem Geschäftsprozess wegzudenken; das gilt insbesondere für das Vergütungsmanagement. So helfen diese Unternehmensprozesse, die effizienter zu gestalten, den Ressourcenverbrauch zu reduzieren, menschliche Fehler zu verringern und das Belohnungsmanagement in Echtzeit zu verfolgen.

Zu den wichtigsten Vergütungsmanagement-Tools zählen in diesem Sinne:

Lohnabrechnungssysteme:

Verwalten den Lohnprozess
Automatisieren die Berechnung von Gehältern
Erstellen Lohnsteuerabzüge

HRIS (Human Resources Information System):

Zentralisiert die Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Unterstützt das Onboarding und Recruiting
Erfasst Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Abwesenheiten

Tipp: Idealerweise beschaffen Sie eine Vergütungsmanagementsoftware für Ihr Unternehmen, die beide Tools in einer Lösung vereint.

6. Wie sieht die Zukunft des Vergütungsmanagements aus?

Zukünftig werden Unternehmen noch stärker auf Analysesoftware setzen müssen. Dabei sollte diese sowohl Lohnunterschiede erfassen als auch alternative Zusatzleistungen sowie Anpassungen an bereits bestehenden Leistungen registrieren.

Überdies haben als Folge der COVID-19-Pandemie Gesundheitsprogramme an Bedeutung gewonnen. In Angesicht der aktuellen Entwicklung ist zu erwarten, dass dieser Trend anhält. Immerhin bieten einige Betriebe schon jetzt vergünstigte Aktivitätsmessungen an.

Letztlich bringt das stetige Wachstum von Heimarbeitsplätzen neue Compliance-Herausforderungen hervor, da Angestellte zunehmend international oder sogar gleichzeitig in mehreren Ländern tätig sind.