Inhaltsverzeichnis
1. Definition – Was bedeutet mobiles Arbeiten?
2. Was ist der Unterschied zwischen dem mobilen Arbeiten und Homeoffice?
3. Warum mobiles Arbeiten nutzen? – Das sind die Vorteile und Nachteile
4. Wie können Sie mobile Arbeit umsetzen? – Die wesentlichen Schritte im Überblick
5. Was ist beim mobilen Arbeiten zu beachten?
6. Mobile-Arbeit-Gesetz – Ist mobiles Arbeiten gesetzlich geregelt?
7. Wie beteiligt sich der Betriebsrat bei der Einführung von mobilem Arbeiten?
Das Wichtigste in Kürze:
Mobiles Arbeiten ist ein ortsunabhängiges Arbeitsmodell. Mitarbeiter haben in diesem Sinne keinen festen Arbeitsplatz, sondern arbeiten an einem Ort Ihrer Wahl. Beispielsweise aus dem Homeoffice, einem Café, einem Co-Working-Space oder einem anderen Land. Alternativ wird das mobile Arbeiten auch als Remote Work bezeichnet.
Unter mobiles Arbeiten fallen prinzipiell alle Tätigkeiten, die nicht ortsgebunden sind. Darunter zum Beispiel:
Auch Tätigkeiten, die Flexibilität erfordern wie Reisetätigkeiten, der Außendienst und Projektarbeit können zu Remote Work zählen.
Umgangssprachlich werden mobiles Arbeiten und Homeoffice häufig gleichgesetzt. Rechtlich betrachtet bestehen jedoch einige Unterschiede zwischen den beiden Modellen.
So ist das Homeoffice in Form der Telearbeit klar in der Arbeitsstättenverordnung geregelt. Ein Bildschirmarbeitsplatz außerhalb des Unternehmens (in der Regel das Zuhause des Arbeitnehmers) ist demnach sein Arbeitsplatz.
Hiermit gehen zusätzliche Vorgaben für den Arbeitgeber einher. Beispielsweise muss er dem Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz stellen, inklusive Arbeitsmittel wie einem Computer und Büroausstattung. Üblicherweise steht überdies ein Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung.
Darüber hinaus sind im Arbeitsvertrag, dem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung verbindliche Bedingungen an die Arbeitszeit und die Kostenübernahme der Arbeitsmittel geregelt. Letztlich sind die gesetzlichen Vorgaben zur Telearbeit einzuhalten.
Die mobile Arbeit ist nicht rechtlich definiert. Dementsprechend hat der Arbeitgeber weniger Verpflichtungen als im Homeoffice. Er muss etwa keine Büroausstattung bereitstellen. Für den Mitarbeiter heißt das, er verfügt über keinen festen Arbeitsplatz und kann frei wählen, wo er arbeitet.
Für gewöhnlich stellt der Arbeitgeber aber trotzdem die essentiellen Arbeitsutensilien, z.B. einen Laptop, bereit, damit der Angestellte produktiv seiner Tätigkeit nachgehen kann.
Im Gegensatz zum Homeoffice ist der Arbeitgeber beim mobilen Arbeiten nicht verpflichtet, seinen Angestellten die Büroausstattung zu erstatten. Falls sich der Arbeitgeber tatsächlich dagegen entscheidet, die Kosten für die Büroausstattung zu übernehmen, können diese Aufwendungen (Arbeitszimmerkosten) stattdessen bis zu einer Höchstgrenze von 1.250 Euro pro Jahr steuerlich abgesetzt werden.
Ob es sich lohnt, das mobile Arbeiten in Ihr Unternehmen zu integrieren, hängt maßgeblich von Ihrer Unternehmenskultur, Ihrem Team und den Arbeitsabläufen in Ihrem Betrieb ab. In diesem Sinne ist es ratsam, zunächst Vorteile und Nachteile des mobilen Arbeitens abzuwägen, bevor Sie Ihre finale Entscheidung treffen.
Folgende Punkte sind dabei zu bedenken:
Damit mobiles Arbeiten gewinnbringend in Ihrem Unternehmen funktioniert, ist einiges an organisatorischem Aufwand und Regulierung erforderlich. Im Folgenden die wesentlichen Schritte:
Haben Sie sich dazu entschieden, mobiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen einzuführen, gilt es zudem, die folgenden Aspekte in Bezug auf das Arbeitsrecht und die Zusammenarbeit im Team zu beachten:
Arbeitsschutz
Grundsätzlich greift beim mobilen Arbeitsplatz weiterhin der Arbeitsschutz. Folglich trägt der Arbeitgeber die Schutzpflicht und hat somit Sorge zu tragen, dass sein Personal vor psychischen und körperlichen Gefahren sicher ist.
Dazu zählen: Unfallverhütungsvorschriften, Maßnahmen zur Arbeitssicherheit und die ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes. Ebenfalls sollten eine ausreichende Raumgröße und Möglichkeiten für Belüftung und Heizung am mobilen Arbeitsplatz gegeben sein.
Nun ist die Überprüfung jedes einzelnen Mitarbeiters im Homeoffice schwer möglich. Für gewöhnlich greifen Arbeitgeber deshalb auf Checklisten zurück, in denen die wichtigsten Schutzmaßnahmen abgefragt werden. Anschließend bestätigt der Mitarbeiter mit seiner Unterschrift, dass alle Vorkehrungen erfüllt sind.
Unfallversicherung - Was passiert, wenn im Homeoffice ein Unfall geschieht?
Bis dato besteht keine eigenständige Rechtslage für Mitarbeiter, die mobil tätig sind. Als Orientierung dienen lediglich die Homeoffice-Regelungen. Konkret heißt das, im Falle eines Unfalls greift die gesetzliche Unfallversicherung. Das gilt im Übrigen nicht nur in den eigenen Räumlichkeiten, sondern auch beim Bringen und Abholen der Kinder in eine Tagesstätte.
Wie lange ist mobiles Arbeiten erlaubt?
Genauso wie am regulären Arbeitsplatz greift beim mobilen Arbeiten das Arbeitszeitgesetz. Demzufolge darf ein Mitarbeiter, der mobil tätig ist, nicht länger als acht Stunden am Tag arbeiten.
Ebenso sind ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden mindestens 30 Minuten Pause einzuhalten. Ab einer Arbeitszeit von neun Stunden sind 45 Minuten Pause verpflichtend. Schließlich ist zwischen Arbeitseinheiten eine Ruhezeit von elf Stunden vorgeschrieben (siehe § 5 Abs. 1 ArbZG).
Wer bezahlt die Ausstattung beim mobilen Arbeiten?
Im Grunde muss der Arbeitgeber beim mobilen Arbeiten keinerlei Kosten übernehmen. Immerhin existiert kein fester Arbeitsplatz. Allgemein hin ist es dennoch für beide Seiten vorteilhafter, wenn dem Mitarbeiter technisches Equipment und Büroutensilien bereitgestellt werden, damit er ohne Hindernisse seiner Arbeit nachgehen kann.
Muss der Arbeitgeber beim mobilen Arbeiten einen Teil der Kosten für Strom, Internet und Heizung übernehmen?
Falls keine vertragliche Vereinbarung über die Kostenbeteiligung des Arbeitgebers an Strom, Internet und Heizung gegeben ist, erfolgt eine Beteiligung ausschließlich, wenn das Interesse des Arbeitgebers an der mobilen Arbeit dominiert.
Datenschutz
Beim mobilen Arbeiten sind weiterhin alle Richtlinien in Bezug auf den Datenschutz einzuhalten. Dies betrifft sowohl das Erheben und Speichern von persönlichen Daten des Arbeitgebers als auch die Cybersicherheit von Computern und Cloudsystemen.
Die Kontrolle des Personals fällt hier oft schwer, da Arbeitszeiten unter den Mitarbeitern fluktuieren. Zumindest sollten Sie aber Aufklärung in Bezug auf Datensicherheit betreiben und die einzelnen Aufgaben hinsichtlich der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien überprüfen.
Mobiles Arbeiten im Arbeitsvertrag
Folgende Inhalte dürfen in Bezug auf das mobile Arbeiten nicht im Arbeitsvertrag fehlen:
Wichtig: Des Weiteren sollten Sie Folgendes beim Aufsetzen des Arbeitsvertrages beachten:
Betriebsvereinbarung
In Unternehmen mit einem Betriebsrat (im Regelfall Großunternehmen) werden die Bestimmungen rund ums mobile Arbeiten in der sogenannten Betriebsvereinbarung verankert. Hierbei handelt es sich um einen Vertrag, der zwischen Unternehmen und Betriebsrat geschlossen wird, um die Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer zu fixieren.
Wird die Arbeitszeit beim mobilen Arbeiten erfasst?
Gemäß dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 gilt in Deutschland die Verpflichtung zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Darüber hinaus ist das Unternehmen nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Pflicht, ein System vorzugeben, das es dem Personal ermöglicht, seine abgeleisteten Stunden zu erfassen.
Geben Sie bestenfalls Arbeits- oder zumindest Erreichbarkeitszeiten vor, um Mehrarbeit vorzubeugen. In etwa Vertrauensarbeitszeit bietet sich gut an.
Digitale Zusammenarbeit
Um eine reibungslose Zusammenarbeit im Team zu gewährleisten, sind digitale Werkzeuge unerlässlich für das mobile Arbeiten. Dazu zählen interne Firmenchats, interaktive Brainstorming-Tools, Plattformen für Video-Konferenzen und Projektmanagement-Tools.
Über einen internen Newsletter oder ein Wiki können Sie derweil wichtige Informationen und Neuigkeiten unter der Belegschaft verbreiten. Obendrein ist ein IT-Support essentiell, um der Belegschaft bei technischen Problemen unter die Arme zu greifen.
Aktuell gibt es noch kein gesondertes Gesetz für das mobile Arbeiten. So ist Remote Work derzeit dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) unterworfen. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) greift dagegen aufgrund der Ortsunabhängigkeit nicht.
Arbeitsrechtlich wird mobile Arbeit demnach auf einem der folgenden Wege gehandhabt:
Arbeitnehmer haben allgemein kein Recht auf mobiles Arbeiten. Grundsätzlich entscheidet stets der Arbeitgeber, ob das Personal als Zusatzleistung mobil arbeiten darf.
Arbeitnehmer müssen nicht permanent bei der mobilen Arbeit zu erreichen sein. Das gilt sowohl für den Telefonkontakt als auch für die Annahme ergänzender Aufgaben. Erreichbar muss der Mitarbeiter lediglich im Rahmen der im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung geregelten Arbeitszeit sein.
Der Arbeitgeber verfügt über das Direktionsrecht und kann somit den Arbeitsort des Mitarbeiters festlegen. Einen Einfluss auf die privaten Räumlichkeiten des Beschäftigten gibt das Direktionsrecht hingegen nicht vor. Und auch die Verpflichtung seitens einer Betriebsvereinbarung ist diesbezüglich nicht rechtens.
Kurzum: Mobiles Arbeiten kann nicht vom Arbeitgeber angeordnet werden. Überdies darf der Arbeitnehmer nicht benachteiligt werden, wenn er das Angebot auf Remote Work ablehnt (oder zustimmt) und verfügt sogar über ein Rückkehrrecht an seinen festen Arbeitsplatz. Begründen muss er seine Entscheidung im Übrigen nicht.
Im Grunde ist das mobile Arbeiten im Ausland möglich, sofern sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer darüber einig sind.
Bedingung für die steuerliche Absetzbarkeit von Arbeitszimmerkosten ist, dass der Arbeitnehmer einen Teil seiner Arbeit mobil ausübt (§ 9 Abs. 5 EStG i.V.m. § 4 Abs. 5 S 1 Nr. 6b EStG). Obendrein muss eine gesonderte Räumlichkeit vorhanden sein, die ausschließlich der Arbeit dient und sich klar vom restlichen Wohnort abgrenzt. Eine kleine Arbeitsecke genügt in diesem Zusammenhang nicht.
Planen Sie, die mobile Arbeit in Ihrem Unternehmen einzuführen, dann müssen Sie den Betriebsrat an Ihrem Vorhaben beteiligen. Immerhin zählt diese als Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Belegschaft. Ergo verfügt der Betriebsrat über ein Mitbestimmungsrecht (siehe Betriebsrätemodernisierungsgesetz).
Neben anderem hat der Betriebsrat dabei folgende Aufgaben:
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