Digitalisierung

Das sind die 5 besten Projektmanagement-Tools für Ihr Unternehmen 2024

08.01.2024 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Die digitale Revolution eröffnet Unternehmen vielfältige Wege, einen Mehrwert zu schaffen und weltweit Kunden zu gewinnen. Doch mit diesen Vorzügen gehen auch zusätzliche Zuständigkeiten einher.

Meetings müssen koordiniert werden, die Kommunikation mit Mitarbeitern an verschiedenen Standorten sollte sichergestellt sein und Führungskräfte müssen den Überblick über kleinschrittige Projekte behalten.

Die Lösung bieten Projektmanagement-Tools. Indem sie komplexe Aufgaben auf die wesentlichen Schritte herunterbrechen und die Organisation zentralisieren, machen diese Werkzeuge eine effiziente Koordination von Projekten möglich.

Doch die Auswahl ist groß und die Suche nach dem geeigneten Tool somit anspruchsvoll. Um Ihnen die Suche zu erleichtern, haben wir die beliebtesten Anbieter verglichen und die Top 5 besten Tools im folgenden Beitrag für Sie zusammengestellt.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Projektmanagement?

2. Was sind Tools im Projektmanagement?

3. Die Top 5 Projektmanagement-Tools

4. Kostenlose Open-Source Projektmanagement-Tools

Das Wichtigste in Kürze:

Notion ist ein vielseitiges "All-In-One Workspace"-Tool, das Funktionen von Microsoft Word, Excel und OneNote kombiniert.
Asana zeichnet sich durch eine einzigartige Benutzeroberfläche aus, die Workflows in Form von Karten darstellt.
Trello, ein australisches Projektmanagement-Tool, das auf der Kanban-Methodik basiert. Es ist intuitiv bedienbar und eignet sich besonders für einfache Aufgaben.
monday.com zeichnet sich als wahrer Allrounder aus, da es die Erstellung von Workflows für diverse Unternehmensbereiche ermöglicht, sowohl in Einzelprojekten als auch in komplexen abteilungsübergreifenden Großprojekten.
Microsoft Project, ein spezialisiertes Projektmanagement-Tool von Microsoft, richtet sich an Unternehmen, die bereits Microsoft 365-Anwendungen nutzen.

Was ist Projektmanagement?

Das Projektmanagement dient der Planung, Durchführung, Leitung und Realisierung eines Projekts. Obendrein soll es effizient, kosteneffektiv und termingerecht abgeschlossen werden sowie ein qualitativ hochwertiges Resultat liefern.

In der Regel übernimmt ein Projektmanager diese Aufgaben. In kleineren Unternehmen fällt das Projektmanagement aber auch mal dem Teamleiter oder den Mitarbeitern persönlich zu.

Welche Projektmanagementprozesse gibt es?

Generell wird Projektmanagement in die fünf Prozesse Anbahnung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss unterteilt.

Unterschied: klassisches Projektmanagement vs. agiles Projektmanagement

Das klassische Projektmanagement funktioniert plangesteuert. Der Projektumfang ist klar definiert und das Projekt wird in zuvor festgelegten Phasen abgearbeitet. Nur selten werden Änderungen vorgenommen.

Im Gegensatz dazu wird beim agilen Projektmanagement geschäftswertgesteuert gearbeitet. Das heißt, der Umfang wird flexibel angepasst und das Projekt in überschaubare Abschnitte unterteilt, die zeitlich beschränkt abgearbeitet werden. Jederzeit können Änderungen im Projektplan vorgenommen werden.

Was sind Tools im Projektmanagement?

Projektmanagement-Tools sind digitale Werkzeuge, die Unternehmen dabei unterstützen, Projekte möglichst kosten- und zeitsparend zu organisieren, zu koordinieren und zu überwachen.

Gestaltet sind diese als kooperative und interaktive Arbeitsbereiche, in denen sich Teams austauschen können und sich gegenseitig Aufgaben zuspielen. Es handelt sich hier z.B. um eine einfache Checkliste oder eine multifunktionale Projektmanagement-Plattform. Bestenfalls ermöglicht es Ihnen, das Projektmanagement-Tool einen Workflow zu schaffen, der unterschiedliche Geschäftsprozesse miteinander verknüpft.

Warum nutzen Unternehmen Projektmanagement-Tools?

Kleinere Projekte sind im Regelfall ohne dezidierte Projektmanagement-Tools zu handeln. Verantwortlichkeiten und Ziele können einfach über analoge Lösungen (z.B. Pinnwände, Flipcharts oder Klebezettel) festgehalten werden.

Mit zunehmender Komplexität des Projekts geht die Übersicht jedoch schnell verloren. Gerade wenn Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten, auf andere flexible Arbeitszeitmodelle zugreifen oder gar der Kunde nur online zu erreichen ist, sind digitale Projektmanagement-Tools ausschlaggebend.

Vorteile von Projektmanagement-Tools

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation durch Tools
Kooperation trotz unterschiedlicher Standorte der Teammitglieder
Echtzeit-Monitoring der wichtigsten Projekt-KPIs
Zugriff auf Projektinhalte von jedem Desktop- und Mobilgerät
Durch standardisierte Prozesse bei wiederkehrenden Aufgaben werden Projektziele schneller erreicht
Höhere Arbeitseffizienz (z.B. durch Deadline-Ampel zur Identifikation dringender Aufgaben)
Fehlerreduktion durch frühzeitiges Eingreifen bei Problemen
Digitale Lösungen ermöglichen flexible Arbeit.
Zuordnung von Informationen und Dokumenten zu Aufgaben
Überblick für Führungskräfte und Projektleiter
Übersicht und Evaluation der Organisation und Arbeitsabläufe
Bessere Übersichtlichkeit durch Visualisierungen (z.B. Projektstrukturplan, Kanban Board, Tabelle, Gantt-Diagramm)
Vereinfachte Ressourcenplanung
Verknüpfung verschiedener digitaler Tools über eine Plattform.
Cloudbasierter Speicher
Funktionen zur Daten- und Cybersicherheit

Die Top 5 Projektmanagement-Tools

Die Wahl des besten Projektmanagement-Tools hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter: die Größe des Betriebs, die benötigten Funktionen, Budgetbeschränkungen und die strategischen Ziele.

Daher ist es ratsam, Tools verschiedener Anbieter miteinander zu vergleichen, um dasjenige Werkzeug zu finden, das ideal auf die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Was muss ein Projektmanagement-Tool leisten?

Folgende Funktionen muss ein gutes Projektmanagement-Tool bieten:

Aufgabenverwaltung
Teamkollaboration
Auslastungsüberwachung
Zeit- und Ressourcenmanagement
Dokumentenmanagement
Berichterstattung über Dashboards
Echtzeit-Monitoring
Visualisierung
Projektplanung
Kommunikationstools
Risikomanagement
Budgetplanung
Skalierbarkeit
Integration anderer Tools
Benutzerfreundlichkeit

1. Notion

Notion ist bekannt als “All-In-One Workspace“ mit Schwerpunkt auf Notizen, Wikis und Datenbanken. Doch Notion ist mehr als nur ein Notizprogramm. Vielmehr dient es als praktisches Projektmanagement-Tool für die unterschiedlichsten organisatorischen Aufgaben. So kombiniert Notion Funktionen von Microsoft Word, Excel und OneNote in einem Tool.

Bevorzugt wird es im HR, Design, Sales und Marketing eingesetzt. Dabei greifen von Einzelunternehmen über Start-ups bis hin zu Großunternehmen die verschiedensten Betriebe auf Notion zurück.

Funktionen

Erstellen, Zuweisen und Priorisieren von Aufgaben (z.B. in Form von To-do-Listen)
Cloudbasierte Software (einsetzbar im Browser, auf dem Desktop sowie als App).
Textverarbeitung
Drag-and-Drop-Funktion von Spalten und Zeilen
Kanban-Boards
Kalenderfunktion
Erstellen von Datenbanken
Datenschutz (Datenübertragung läuft vollständig verschlüsselt ab)

Kosten

Notion Free: Notion Free ist kostenlos. Insgesamt können bis zu 5 Personen die kostenlose Version von Notion nutzen.
Notion Plus: Notion Plus ist für 8 Dollar (jährliche Abrechnung) erhältlich. Diese Version bietet unbegrenzte Datei-Uploads. Zudem kannst Du bis zu 100 Gäste einladen.
Notion Business: Für Notion Business bezahlen Sie 15 Dollar im Monat. Enthalten sind unter anderem SAML SSO, private Teamspaces, bis zu 90 Tage Versionsverlauf und bis zu 250 Gäste.
Notion Enterprise: Die Enterprise-Version von Notion basiert auf benutzerdefinierten Verträgen. Enthalten sind eine Benutzerbereitstellung (SCIM), Workspace-Analysen, ein unbegrenzter Seitenverlauf sowie erweiterte Sicherheitsprotokolle.

2. Asana

Asana ist ein aus den USA stammendes Tool, das vom Facebook-Mitbegründer Dustin Moskovitz und Facebook-Ingenieur Justin Rosenstein entwickelt wurde, um das Projektmanagement bei Facebook zu optimieren.

Mittlerweile hat sich Asana in zahlreichen Unternehmen etabliert und wird maßgeblich dazu genutzt die Organisation und Zusammenarbeit im Team zu stärken. Berüchtigt ist das Projektmanagement-Tool derweil für seine einzigartige Benutzeroberfläche. So wird der Workflow in Asana in Gestalt von Karten dargestellt.

Neben anderem können so Aufgaben und Prioritäten, gebündelt an einem Ort, zugeordnet, Fortschritte festgehalten und Projektpläne visualisiert werden.

Funktionen

Bietet mehr als 50 Vorlagen und Templates für Workflows in verschiedenen Aufgabenfeldern
Diverse Projektansichten (z.B. Listen, Zeitleisten, Gantt-Charts, Kanban Boards)
Drag-and-Drop von Spalten und Zeilen
Automatisierungsfunktion für Routineaufgaben
Projektübersicht
Möglichkeiten zum Anfertigen von Formularen
Mobile App
Integration von 100 Tools möglich
Kundensupport
Digitale Tutorials und Handbücher
Cloudbasierte SaaS-Software

Hinweis: Die aktuellen DSGVO-Regelungen erschweren die Nutzung von Asana, da sich die Server des Unternehmens in den USA befinden und Daten folglich nicht im Europäischen Wirtschaftsraum gehostet werden können.

Kosten

Asana Personal: Asana Personal ist langfristig kostenlos. Bis zu 10 Personen können sich hierbei einklinken. Die Funktionen sind allerdings eingeschränkt.
Asana Starter: Asana Starter können Sie kostenlos testen. Danach kostet sie die Starter-Version monatliche 10,99 Dollar je Nutzer (jährliche Abrechnung). Die Starter-Version bietet einige erweiterte Funktionen, wie den Workflow Builder und die Möglichkeit bis zu 500 Teammitglieder einzuladen.
Asana Advanced: Auch Asana Advanced können Sie kostenlos testen. Nach der Probezeit zahlen Sie bei jährlicher Abrechnung 24,99 Dollar im Monat. Sie erhalten dafür bis zu 25.000 Automatisierungen im Monat und die Option auf Zeiterfassung.
Asana Enterprise: Die Enterprise Version von Asana basiert auf Verhandlungsbasis. Unter anderem fällt hier das Plätzelimit weg und Sie erhalten unbegrenzt viele Ansichten.
Asana Enterprise+: Genauso wie beim gewöhnlichen Enterprise Tarif ist bei Enterprise+ der Preis zunächst anzufragen. Diese Variante von Asana ist auf Unternehmen ausgerichtet, die besondere Compliance Anforderungen oder Ansprüche an die Sicherheit erfüllen müssen.

Tipp: Gemeinnützige Organisationen profitieren von einem Preisnachlass, wenn Sie sich für eines der Asana-Produkte entscheiden.

3. Trello

Trello ist ein australisches Projektmanagement-Tool, das in seinen Funktionen stark Asana ähnelt. So werden auch in Trello verwendet, die in Karten gegliedert sind und nach Bedarf verschoben werden können. In diesem Sinne greift das Tool auf die Kanban-Methodik zurück.

Die Bedienung von Trello ist intuitiv und es eignet sich insbesondere für einfache Aufgaben. Gleichzeitig ist Trello eines der kostengünstigeren Tools auf dem Markt. Für komplexe Projekte ist es aber nur eingeschränkt geeignet.

Funktionen

Vorlagen für Workflows (z.B. für Meetings, Projekte oder Veranstaltungen)
Intuitive Nutzeroberfläche
Unterschiedliche Ansichten (z. B. Trello-Boards, Zeitleisten, Gantt-Charts, Kalender, Tabellen und Dashboards)
Drag-and-Drop von Spalten und Zeilen
⁣Trello-Karten, die verwaltet, verfolgt und geteilt werden können
Mobile-, Tablet- und Desktop-App
Automatisierung von Aufgaben mithilfe von „Butler“-Robotern
Kundensupport von 9 bis 17 Uhr
Eigener Blog
Trello-Webinare
Integration von zusätzlichen Tools
Cloudbasierte SaaS-Software

Kosten

Trello Free: Trello Free ist, wie der Name bereits verrät, kostenlos. Insgesamt erlaubt es Dir, diese Version unbegrenzte Karten zu nutzen und bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich zu verwenden.
Trello Standard: Trello Standard erhältst Du für 5 Dollar monatlich (jährliche Abrechnung). Die Trello Standard-Variante bietet Dir unbegrenzte Boards und benutzerdefinierte Felder.
Trello Premium: Trello Premium kostet monatlich 10 Dollar und punktet mit zahlreichen zusätzlichen Ansichten, ergänzenden Admin und Sicherheitsfunktionen und einem einfachen Datenexport.
Trello Enterprise: Wie viel Du schließlich für Trello Enterprise bezahlst, hängt von der Anzahl Ihrer Mitarbeiter ab. Bei einem Unternehmen mit 50 Benutzern kostet Sie die Enterprise Version in etwa 17,50 Dollar im Monat. Bei steigender Benutzerzahl sinkt der Preis stetig. Die Vorzüge für Trello Enterprise sind in erster Linie ein kostenloses SSO sowie die Möglichkeit zur Verwaltung öffentlicher Boards.

4. monday.com

monday.com ist der Allrounder unter den Projektmanagement-Tools. Immerhin können Sie mit Unterstützung dieses Werkzeugs Workflows für alle nur erdenklichen Bereiche im Unternehmen erstellen.

Vom Marketing bis zum Personalwesen. Im Team oder eigenständig. monday.com versorgt alle Branchen mit praktischen Vorlagen. Ferner noch lässt es sich sowohl auf einfache Einzelprojekte als auch auf komplexe abteilungsübergreifende Sachverhalte anwenden. Es ist dafür jedoch entsprechend kostspielig.

Funktionen

Über 200 Workflow-Vorlagen
Über 30 Spaltentypen
Drag-and-Drop von Spalten und Zeilen
Möglichkeit zum Anlegen von Status-Elementen
Möglichkeit zum Hinzufügen von Dateien
Gegenseitiges Verlinken von Boards
Echzeit-Updates für Elemente
Abbildung von Projektanfragen und -genehmigungen
Acht Ansichten (z.B. Kanban, Kalender, Zeitleiste, Gantt-Chart, Karten, Formulare)
Exportieren von Daten und Bildern
Automatisierung von Routineaufgaben
Benachrichtigungsfunktion
Zuweisung von Verantwortlichen
Statusupdates
Erweiterte Suchfunktion
Feedback-Funktion
Suchverlauf
Mobile App und Offline-Modus
Integration von Tools
24/7 Kundensupport (Reaktionszeit unter 60 Minuten)
Blogartikel
Tutorials
Webinare
SaaS-Software in der Cloud

Kosten

monday.com kostenlos: Diese Version von monday.com ist für bis zu 2 Benutzer kostenlos und auf 1.000 Elemente beschränkt (Im Übrigen kannst Du jedes der Pakete von monday.com kostenlos testen).
monday.com Basic: monday.com Basic kostet 24 Euro im Monat (Jahresabonnement). Es ist auf drei Personen beschränkt. Jeder zusätzliche Benutzer kostet weitere 8 Euro monatlich. Neben anderem ermöglicht die monday.com Basic Version die gemeinsame Arbeit am Whiteboard.
monday.com Standard: Für die Standardvariante von monday.com zahlst Du für je drei Mitarbeiter 30 Euro monatlich. Im Gegenzug bekommen Sie Zugriff auf die Zeitleiste und die Kalenderansicht. Sie können Boards mit Gästen teilen und profitieren von Automatisierungen und der Integration ergänzender Tools.
monday.com Pro: Das pro Paket verkauft Ihnen Monday.com zu einem stolzen Preis von 48 Euro im Monat. Ebenso herrscht weiterhin eine Grenze von maximal drei Benutzern vor. Als Gegenwert erhält jeder Nutzer ein privates Board, Zugriff auf eine Diagrammansicht aller gespeicherten Daten und die Option zur Zeiterfassung.
monday.com Enterprise: Wie auch die Enterprise-Pakete anderer Anbieter, dient monday.com seinen Kunden in diesem Angebot mit erweiterter Sicherheit, Kontrolle und externem Support. Die Preise für monday.com Enterprise gibt es auf Anfrage.

Tipp: Studenten und gemeinnützige Organisationen gewährt monday.com großzügige Preisnachlässe. Um den Anspruch auf Rabatt zu beantragen, sind die entsprechenden Formulare auf der monday.com Website auszufüllen.

5. Microsoft Project

Gerade Unternehmen, die noch wenig Erfahrung mit dezidierten Projektmanagement-Tools haben, greifen oft zu weit verbreiteten Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel oder Teams. Kein Wunder, denn diese werden ständig im Büroalltag verwendet, die Handhabe ist folglich intuitiv.

Diese Tools sind jedoch nicht auf das Projektmanagement spezialisiert und stoßen deshalb schnell an ihre Grenzen. Tatsächlich hat Microsoft, mit seiner Microsoft Project Lösung, nun ein eigenes Tool, das auf das Management von Projekten gemünzt ist. Wer also nicht auf die gewohnte Microsoft-Struktur verzichten will, wird von Microsoft Project angetan sein.

Funktionen

Zentrale Ansicht
Festlegen von Prioritätsprojekten
Rasteransicht
Aufgabenlisten
Möglichkeit Projekte zu planen und zu verwalten
Individuelle Taskboards für Workflows
Zeitachsenansicht (Gantt)
Verknüpfung zu Microsoft Teams
Gemeinsame Dokumenterstellung
Zeitplanung
Berichterstattungsfunktion
Roadmaps
Schreibgeschützter Zugriff
Arbeitszeittabellen

Kosten

Project Plan 1: Der Project Plan 1 kostet 9,40 Euro im Monat und umfasst im Grunde alle oben genannten Funktionen.
Project Plan 3: Für Project Plan 3 zahlen Sie monatlich 28,10 Euro. Sie erhalten zusätzlich eine Ressourcenmanagement-Funktion und einen Desktopclient für bis zu fünf PCs.
Project Plan 5: Project Plan 5 ist der teuerste, jedoch auch umfangreichste Tarif von Microsoft Project. 51,50 Euro kostet dieses Paket im Monat. Im Gegenzug können Sie in dieser Version Portfolio-Szenarien modellieren und Projektbedarfsmanagement betreiben.

Tipp: Sie haben die Möglichkeit, alle drei Pakete von Microsoft Project einen Monat lang kostenlos zu nutzen.