Digitaler Arbeitsplatz – Das sind die Best Practices 2024

Ein Digital Workplace bietet nicht nur zahlreiche Vorteile für das Personal, sondern auch das Unternehmen profitiert erheblich von der Digitalisierung des Arbeitsumfeldes. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, welche Benefits der digitale Arbeitsplatz konkret bereitstellt und was für Herausforderungen mit der Integration digitaler Tools einhergehen.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Arbeitsplatz?

• Erhöhte Mitarbeitermotivation: Durch die Einbindung digitaler Tools in Unternehmensprozesse steigt die Mitarbeitermotivation. Dabei sind motivierte Mitarbeiter selbstständiger und produktiver.
• Schneller Zugriff auf Passwörter: Ein Single Sign-On (SSO) ermöglicht es Mitarbeitern über eine einmalige Authentifizierung auf alle Konten im Betrieb zuzugreifen, sodass Arbeitsabläufe nicht ständig ins Stocken geraten, weil Passwörter gesucht werden.
• Cybersicherheit und Datenschutz: KI-Werkzeuge und Machine Learning gestatten eine erweiterte Sicherheitskontrolle, die Bedrohungen für Unternehmensdaten frühzeitig erkennt und bekämpft. Selbst freie Mitarbeiter erhalten einen sicheren Zugang. Via SSO sind außerdem weniger Passwörter im Umlauf und somit die Gefahren eines unbefugten Zugriffs geringer.
• Integration neuer Technologien: Ein digitaler Arbeitsplatz vereinfacht die Einführung neuer Innovationen. Cloud-Services, SaaS-Anwendungen, ERP-Systeme und CRM-Lösungen steigern die Skalierbarkeit des Geschäftes dabei ungemein.
• Flexibilität: Mithilfe eines Digital Workplace ist Arbeiten von überall aus möglich, sei es im Homeoffice oder remote. Das verbessert einerseits die Work-Life-Balance des Personals und stärkt andererseits die Mitarbeiterbindung.  
• Employer Branding: Digitale Arbeitsplätze machen Unternehmen attraktiver für Bewerber, gerade was junge Talente angeht.
• Transparenz: Digitale Workflows liefern detaillierte Einblicke in Arbeitsprozesse im Betrieb und erlauben so ein gezieltes Performance Management.
• Kostenreduktion: Virtuelle Elemente senken die Kosten im Unternehmen erheblich. Beispielsweise senkt Fernarbeit die Reisekosten sowie die Ausgaben für Büroflächen. Ebenso erzielen Sie Einsparungen aufgrund verkürzter Arbeits- und Markteinführungszeiten.
• Höherer Umsatz: Die Digitalisierung am Arbeitsplatz erlaubt es Ihnen neue digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln, die höhere Umsätze erwirtschaften. Gleichzeitig umgehen Sie Einbußen aufgrund unerwarteter Betriebspausen (z.B. aufgrund von Unwetter).

Welche Nachteile gehen mit einem digitalen Arbeitsplatz einher?

Trotz der vielen Vorteile digitaler Arbeitsplätze gibt es dennoch einige Herausforderungen zu bewältigen, wenn Sie einen Digital Workplace einrichten:

• Stabile Internetverbindung erforderlich: Ein zuverlässiger und leistungsstarker Internetzugang ist für den Digital Workplace unverzichtbar – ohne sie gerät der Arbeitsfortschritt ins Stocken.
• Vorabinvestitionen und laufende Kosten: Die Einführung digitaler Arbeitsplätze erfordert Investitionen in Einrichtung und die Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter. Darüber hinaus müssen sie durchgehend verwaltet werden und es sind regelmäßige Updates erforderlich. All das ist mit laufenden Kosten verbunden.
• Cyberrisiken: Virtuelle Arbeitsumgebungen sind im Vergleich zum klassischen Arbeitsplatz größeren Risiken wie Hackerangriffen, Wirtschaftsspionen und ähnlichen Akteuren ausgesetzt.

Softwaretools bilden das Fundament moderner Arbeitsumgebungen. So begünstigen diese die Teamzusammenarbeit, die Kreativität der Mitarbeiter sowie einen nahtlosen Informationsaustausch. 

Im Folgenden haben wir einige bewährte Beispiele für Tools zusammengestellt, die tagtäglich in einem virtuellen Arbeitsumfeld zum Einsatz kommen:

• Projektmanagement-Tools: Projektmanagement-Tools zentralisieren die Projektplanung in einer übersichtlichen Lösung. Mitunter können Sie hier Aufgaben verteilen, Deadlines setzen und den Workflow optimieren. 
• Cloud-Telefonanlagen: Diese Lösungen bieten Ihnen die Flexibilität, ortsunabhängig mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren. Ganz gleich, ob Sie sich im Büro, im Homeoffice oder unterwegs befinden, eine virtuelle Telefonanlage gewährleistet, dass Sie jederzeit erreichbar sind.
• Collaboration-Tools: Diese Plattformen unterstützen den Austausch zwischen den Abteilungen, sei es via Chat oder Videokonferenz.
• Storage-Lösungen: Mit Dokumentenverwaltungs-Tools können Benutzer Dateien zentral speichern, effizient organisieren und gemeinsam bearbeiten.
• Brainstorming- und Design-Tools: Brainstorming- und Design-Tools fördern Kreativität und assistieren bei der Entwicklung von Entwürfen. Mit diesen Anwendungen können Teams effektiv Ideen sammeln und diese visuell darstellen.
• Employee Self Service (ESS): ESS ist ein modernes System, das Mitarbeitern mithilfe eines gesicherten Zugangs erlaubt, persönliche Informationen wie Stammdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten etc. eigenständig einzusehen sowie zu aktualisieren und Urlaubsanträge digital einzureichen.

Ein digitaler Arbeitsplatz bietet Unternehmen eine flexible und standortunabhängige Arbeitsumgebung, die Zusammenarbeit und Effizienz fördert. Darüber hinaus begünstigt das Digital Workplace die Mitarbeitermotivation, erhöht die Cybersicherheit und ermöglicht Ihnen, auf Basis neuer Technologien innovative Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Gleichzeitig setzt die Implementierung digitaler Arbeitsplätze eine stabile IT-Infrastruktur und Investitionen voraus. Zudem ist Digitalisierung stets mit Cyberrisiken verbunden. Um die Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes voll auszuschöpfen, sollten Unternehmen ihre Belegschaft aktiv in den Umstieg einbinden, klare Kommunikationswege schaffen und Maßnahmen ergreifen, um die Work-Life-Balance zu schützen.