Personalmanagement Digitalisierung

Digitalisierung im Personalmanagement – Alles, was Sie wissen müssen, um 2024 wettbewerbsfähig zu sein

14.10.2024 | Erstellt von Dmitrij Ajdakov

Jobsuche spielt sich heutzutage nahezu nur noch in der digitalen Welt ab, besonders junge Talente sind fast ausschließlich online zu erreichen. Dennoch ergab eine Umfrage des „personal.“ Magazins nun, dass gerade einmal 45 % der Unternehmen über eine Digitalisierungsstrategie im HR verfügen.

Die Folge: ein erheblicher Wettbewerbsnachteil in einem umkämpften Arbeitsmarkt.

Doch was bedeutet Digitalisierung im Personalmanagement eigentlich? Wie stellt man eine gute Digitalisierungsstrategie für das Personalwesen auf die Beine? Und welche Herausforderungen kommen bei der Implementierung digitaler Maßnahmen auf Sie zu?

In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um im Jahr 2024 wettbewerbsfähig zu sein.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist die Digitalisierung der Personalabteilung?

2. Warum ist Digitalisierung im Personalwesen so wichtig?

3. Wie wirkt sich Digitalisierung auf das Personalwesen aus?

4. Welche Herausforderungen bringt das digitale Personalmanagement mit sich?

5. Digitalisierungsstrategie im Personalmanagement – Die wichtigsten Schritte im Überblick

6. Fazit

Das Wichtigste in Kürze:

Die Digitalisierung des Personalmanagements beschreibt die Implementierung digitaler Verfahren in ehemals papierbasierte HR-Prozesse. Das Ziel ist es, den administrativen Aufwand in der Personalabteilung zu minimieren, die Mitarbeiter zu entlasten und Ressourcen gewinnbringend einzusetzen.
Digitales Personalwesen automatisiert wiederkehrende Aufgaben, unterstützt fundierte Entscheidungsprozesse und erhöht bei optimaler Anwendung die Mitarbeitermotivation.
Ebenso bringt der digitale Wandel Herausforderungen mit sich, darunter: Die Notwendigkeit, Strategien für die Personalgewinnung zu entwickeln, die Integration neuer Systeme, erhöhte Anforderungen an Datenschutz und Cybersicherheitsrisiken.

1. Was ist die Digitalisierung der Personalabteilung?

Bei der Digitalisierung der Personalabteilung (auch E-HR genannt) handelt es sich um die Integration von digitalen Verfahren in ursprünglich papiergebundene HR-Prozesse (z.B. interne Kommunikation, Dokumentation, Mitarbeitergewinnung, Talent Management).

Unterlagen und Arbeitsabläufe werden dementsprechend nicht länger in Papierform gehandhabt, sondern mithilfe von Softwarelösungen oder digitalen Tools verarbeitet, automatisiert und archiviert. Ziel ist es den administrativen Aufwand im Personalwesen zu reduzieren, Mitarbeiter zu entlasten und diese gewinnbringender einzusetzen.

Ferner noch ist die Digitalisierung im Personalmanagement ein iterativer Prozess, der fortlaufende Optimierung erfordert, um den Anforderungen der Geschäftswelt gerecht zu werden.

Beispiele für Digitalisierung im HR – Welche digitalen Maßnahmen gibt es im Personalmanagement?

Digitale Technologien ermöglichen es Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern, fundiertere Entscheidungen zu treffen und die Unternehmenskultur zu verbessern. Welche konkreten Maßnahmen in diesem Sinne in der E-HR zum Einsatz kommen, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Gehaltsabrechnungen: Durch die Verwendung von Buchhaltungssoftware können Abrechnungsprozesse automatisiert und somit Fehlerquellen minimiert werden.
Personalplanung: HR-Tools vereinfachen die Personalplanung erheblich. So können hier Skill-Profile für die gesamte Belegschaft erstellt werden und personelle Engpässe werden frühzeitig erkannt.
Verwaltung: Mitarbeiter können digital Urlaub, Elternzeit oder Fort- und Weiterbildungen beantragen sowie Überstunden einsehen.
Zeiterfassung: Digitale Tools ersetzen Stempelkarten und erlauben eine flexible Zeiterfassung, selbst bei der Telearbeit.

Digitale Personalakte: Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Bescheinigungen usw. werden immer häufiger digital abgelegt. Dies ermöglicht einen schnellen, standortunabhängigen Zugriff.
E-Recruiting: Die Digitalisierung revolutioniert das Recruiting, indem sie das Erstellen von Stellenausschreibungen, die Verwaltung von Bewerbungen und den Aufbau eines Bewerber-Pools effizienter und transparenter gestaltet.
HR-Plattformen: Eine zentrale Plattform vernetzt verschiedene HR-Prozesse miteinander, sodass Aspekte wie die Qualifikationsanalyse, die Erstellung von Stellenausschreibungen und Recruiting-Kampagnen reibungslos ineinander spielen.

Recruiting über Suchmaschinen: Google-Werbung erlaubt die gezielte Ansprache von Talenten und Fachkräften.
Jobsuchmaschinen: Online-Stellenanzeigen gelten heutzutage als Standard der Personalbeschaffung. Wer darauf verzichtet, riskiert den Verlust wertvoller Talente.
Social Media & Mobile Recruiting: Plattformen wie Facebook, Instagram und TikTok sowie Rekrutierungs-Apps erlauben es, Kandidaten schnell und einfach mobil zu erreichen. Gleichzeitig sind diese ideal für das Personalmarketing geeignet. Dort können Sie Ihr Unternehmen nämlich kostengünstig in Szene setzen.

Was bedeutet Robot Recruiting?

Beim Robot Recruiting (auch Recruiting-Bot genannt) nutzt eine Künstliche Intelligenz Machine Learning, um die Ansprüche einer zu besetzenden Stelle mit den Merkmalen potentieller Bewerber abzugleichen und somit die passenden Kandidaten zu identifizieren.

Der Vorteil: Während Menschen oft unbewusst voreingenommen entscheiden und bei der Bewerberauswahl Faktoren berücksichtigen, die für die Einstellung möglicherweise irrelevant sind, legt eine KI den Fokus ausschließlich auf die Qualifikationen des besten Interessenten.

Dennoch macht KI Fehler. Immerhin spielt das Zwischenmenschliche eine wichtige Rolle im Arbeitsalltag. Auf ein persönliches Bewerbungsgespräch sollten Sie demnach nicht verzichten. Nichtsdestotrotz ist das Robot Recruiting eine praktische Unterstützung bei der Vorauswahl von Kandidaten, vor allem bei Bewerberüberschuss.

2. Warum ist Digitalisierung im Personalwesen so wichtig?

Die Digitalisierung des Personalwesens ist aus gleich mehreren Gründen wichtig für Unternehmen. Insbesondere sind es jedoch diese drei Faktoren, die eine digitale Transformation im HR-Bereich unabdingbar machen:

Effektives Human Resources Management

Die Digitalisierung im Human Resources Management automatisiert viele repetitive Aufgaben im Betrieb, wie etwa: die Verarbeitung von Urlaubsanträgen, das Ausstellen von Gehaltsabrechnungen und das Onboarding neuer Mitarbeiter. HR-Teams können sich so auf strategisch wichtigere Themen z.B. Talentakquise, Mitarbeiterbindung und Personalentwicklung fokussieren.

Mitarbeitermotivation

In der modernen Arbeitswelt erwartet Personal mehr als nur Gehalt. Es sucht nach Sinn, Wertschätzung, Entwicklungschancen und positiven Unternehmenswerten. Digitale Tools unterstützen Sie dabei, diesen Erwartungen einen Schritt näher zu rücken. Mit Self-Service-Portalen verwalten Mitarbeiter ihre Daten selbstständig und erhalten zudem individuelles Feedback. Ebenso verbessern digitale Lösungen die Kommunikation im Unternehmen. Online-Lernplattformen bieten dem Personal schließlich Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Data Analytics

Daten spielen in der heutigen Geschäftswelt eine entscheidende Rolle. Das Personalmanagement ist keine Ausnahme. Denn nur wer Zugriff auf große Mengen an Mitarbeiterdaten hat, kann mithilfe von Data Analytics z.B. Muster und Trends erkennen, Vorhersagen treffen und datengestützte Geschäftsentscheidungen fällen.

Vorteile der Digitalisierung im Personalmanagement

Zunächst kostet Sie die Digitalisierung im Personalmanagement einiges an Investitionen in Infrastruktur, Softwarelizenzen, Umstellung und die Schulungen der Mitarbeiter. Langfristig betrachtet machen sich diese jedoch durchaus bezahlt. Unter anderem aufgrund der folgenden Vorteile:

Erhöhte Produktivität: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und zeitaufwendigen Abläufen sind HR-Teams imstande, ihre Zeit produktiver zu nutzen.
Bessere Entscheidungsfindung: Digitale Tools und HR-Software erfassen große Datenmengen und schaffen darum eine verlässliche Basis für fundierte Geschäftsentscheidungen.
Positives Mitarbeitererlebnis: Selbstbedienungsportale und E-Learning-Plattformen gestatten Mitarbeitern, ihre Daten selbst zu verwalten, Anträge zu stellen und personalisierte Lernpfade zu verwenden.
Kostenersparnisse: Automatische Prozesse senken Kosten, indem sie den Papierverbrauch verringern, die Fehlerquote minimieren, das Recruiting beschleunigen und den Workflow optimieren.
Compliance: HR-Software sorgt für eine lückenlose Kontrolle gesetzlicher Bestimmungen.
Flexibilität: Digitalisierung im HR ermöglicht mobiles Arbeiten, etwa im Homeoffice oder Remote Work. Dies macht Ihr Unternehmen ansprechender für potentielle Bewerber.

3. Wie wirkt sich Digitalisierung auf das Personalwesen aus?

Die Digitalisierung der Personalabteilung betrifft im Grunde sämtliche Abläufe des Personalwesens, vom Tagesgeschäft bis zur Personalplanung.

Recruiting

Besonders bei der Mitarbeitersuche eröffnen digitale Lösungen zahllose Möglichkeiten. KI-gestützte Anwendungen scannen Lebensläufe automatisch und filtern passende Kandidaten heraus, was den Auswahlprozess beschleunigt und die Qualität der Bewerber steigert.

Mithilfe gezielter Anzeigen auf Plattformen wie Google oder Facebook werden zudem spezifische Zielgruppen erreicht sowie die Erfolge der Kampagnen exakt ausgewertet. Soziale Medien und Jobportale erweitern indessen den Talentpool.

Ferner noch ist E-Recruiting inzwischen zum Standard geworden und demnach unverzichtbar, besonders wenn es darum geht, Talente der nächsten Generation gezielt anzusprechen.

Talent Management

Auch im Talent Management sind elektronische Lösungen nicht länger wegzudenken. Mittels HR-Software erhalten Unternehmen tiefe Einblicke in die Fähigkeiten und Leistungen ihrer Belegschaft.

Diese Daten dienen des Weiteren als Grundlage für zielgerichtete Entwicklungsprogramme, die die Mitarbeiter befähigen, ihre Karriereziele zu erreichen und ihr Potenzial voll auszuschöpfen. Ebenso werden Online-Lernplattformen immer beliebter, um Personal in kurzer Zeit weiterzubilden.

Personalverwaltung

Aufgrund der Digitalisierung laufen viele Aufgaben der Personalverwaltung vollautomatisch ab. Prozesse wie die Gehaltsabrechnung, die Urlaubsverwaltung und die Arbeitszeiterfassung lassen sich unkompliziert per Software-Anwendung steuern.

Obendrein erhöhen elektronische Lösungen die Genauigkeit dieser Vorgänge. Gerade bei Compliance-Problemen eine willkommene Unterstützung. Letztlich erhalten Mitarbeiter via Self-Service-Optionen Kontrolle und Freiheit über ihre persönlichen Angaben und Anfragen.

Mitarbeiterengagement

Digitalisierung bietet Unternehmen innovative Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter zu binden und zu motivieren. Digitale Tools eröffnen neue Kommunikationskanäle sowie einen offenen Austausch mit der Belegschaft.

Programme zur Mitarbeiterbefragung können beispielsweise herangezogen werden, um Feedback von Mitarbeiterseite einzuholen oder die Mitarbeiterzufriedenheit abzuschätzen. Je mehr sich das Personal derweil gehört und wertgeschätzt fühlt, desto mehr steigt sein Engagement.

Employer Branding

In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt ist eine aktive Online-Präsenz wesentlich für das Employer Branding. Bewerber wählen heute gezielt ihren Arbeitgeber aus. Die Zeiten, in denen Arbeitgeber problemlos ohne Weiteres aus einem breiten Bewerberpool schöpfen konnten, sind mittlerweile überholt.

Das gilt im Übrigen nicht nur für Start-ups, sondern ebenso für etablierte Firmen, die ihr Image auffrischen und ihre internen Strukturen modernisieren wollen. Umso wichtiger ist deshalb, dass Mitarbeiter Ihre positiven Erfahrungen online (z.B. auf sozialen Medien, Jobportalen oder Foren) mit potentiellen Interessenten teilen.

Durch eine angenehme Arbeitsatmosphäre, einem strukturierten Performance Management und einem angemessenen Vergütungsmanagement ermutigen Sie Ihre Belegschaft, genau das zu tun.

4. Welche Herausforderungen bringt das digitale Personalmanagement mit sich?

Digitale Personalgewinnung: Der Fachkräftemangel setzt Personalabteilungen zunehmend unter Druck, digitale Strategien zu entwickeln, um qualifizierte Bewerber anzusprechen und für sich zu gewinnen. Gerade, wenn es darum geht, junge Talente zu überzeugen.
Neue Arbeitsmodelle: Der Wunsch vieler Mitarbeiter nach Fernarbeit zwingt Unternehmen verstärkt, auf digitale Lösungen wie Kollaborationstools und eine effiziente Arbeitszeiterfassung umzusteigen.
Integration neuer Systeme: Die Integration neuer, unterschiedlicher Backend- und ERP-Systeme in bestehende Strukturen führt oftmals zu isolierten Datensilos. Dadurch wird nicht nur der Zugang zu wichtigen Informationen behindert, zusätzlich leidet die Datenqualität. Kinderkrankheiten dieser Art zu beheben, kostet einiges an Arbeits- und Zeitaufwand.
Veränderung der Unternehmenskultur: Die Einführung digitaler Anwendungen bedarf einer Anpassung der Unternehmenskultur. Umfassende Weiterbildungen sind notwendig, um Technologien effektiv einzusetzen und Widerstände von Mitarbeiterseite abzubauen.
Datenschutz und Compliance: Mit der elektronischen Erfassung von Mitarbeiterdaten steigen die Anforderungen an Datenschutz und Compliance. HR-Abteilungen müssen sicherstellen, dass alle Prozesse den Datenschutzrichtlinien entsprechen und ausreichende Sicherheitsvorkehrungen bestehen.
Cybersicherheit: Personalabteilungen haben Zugang zu sensiblen Mitarbeiterinformationen, was sie zu einem attraktiven Ziel für Hackerangriffe macht. Dies stellt eine ernsthafte Bedrohung für die Cybersicherheit dar, die proaktiv und zeitnah adressiert werden muss.

5. Digitalisierungsstrategie im Personalmanagement – Die wichtigsten Schritte im Überblick

Ein erfolgreicher digitaler Wandel im Personalmanagement erfordert eine sorgfältig ausgearbeitete Digitalisierungsstrategie, die sowohl die technische Umsetzung als auch Veränderungen in der Betriebskultur berücksichtigt.

Unten zeigen wir Ihnen Schritt-für-Schritt, wie Sie die Digitalisierung in Ihrer Personalabteilung gezielt vorantreiben:

Schritt 1: Strategieentwicklung

Zunächst gilt es, eine klar definierte Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, die auf die individuellen Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens abgestimmt ist. Überdies sollte die Strategie eine klare Vision enthalten, wie digitale Lösungen zur Verbesserung des Personalmanagements beitragen. Voraussetzung ist eine detaillierte Analyse der bestehenden Abläufe, mit der Zielsetzung, Geschäftsprozesse zu identifizieren, die durch digitale Maßnahmen verbessert werden könnten.

Schritt 2: Auswahl der passenden Tools

Auf dem Markt gibt es zahlreiche HR-Tools, die von Bewerbermanagement-Systemen bis hin zu E-Learning-Plattformen reichen. Nehmen Sie sich ausreichend Vorlaufzeit, um die verschiedenen Angebote zu vergleichen und diejenige Lösung auszuwählen, die optimal auf Ihr Geschäft abgestimmt ist. Achten Sie derweil darauf, dass die gewählten Werkzeuge benutzerfreundlich sind und reibungslos in die vorhandenen Systeme hineinpassen.

Schritt 3: Schulungen

Die Einführung digitaler Tools kann für Mitarbeiter, die wenig Erfahrung mit Technik mitbringen, eine Hürde darstellen. Um zu gewährleisten, dass die gesamte Belegschaft in der Lage ist, diese Technologien zu nutzen, sind umfassende Schulungen unerlässlich. Bestenfalls binden Sie das Personal frühzeitig in den Digitalisierungsprozess ein, damit ein schrittweiser Übergang sichergestellt ist.

Schritt 4: Datenmigration

Schließlich ist zur Digitalisierung des HR die Übertragung bestehender Daten in ein neues System erforderlich. Um Datenverluste oder Fehler bei der Datenmigration zu vermeiden, sind indessen eine gründliche Analyse der Datenstrukturen, eine passende Migrationsstrategie sowie klare Qualitätskriterien entscheidend. Vor der endgültigen Implementierung sollten außerdem Testläufe erfolgen, um die Datenintegrität zu garantieren und potentielle Schwachstellen zu erkennen.

Schritt 5: Optimierung

Digitalisierung ist ein iterativer Prozess. Haben Sie die Tools also erfolgreich implementiert, ist es wichtig, deren Leistung in regelmäßigen Abständen zu prüfen sowie kontinuierlich Verbesserungspotenziale zu ermitteln. Hierbei sollten die Erfahrungen und Vorschläge der Mitarbeiter einfließen.

Welche digitalen Tools bzw. Software benötigen Sie im Personalmanagement?

Grundsätzlich benötigen Sie für das digitale Personalmanagement drei Tools bzw. Software-Lösungen:

Recruiting-Tools: Bei Recruiting-Tools handelt es sich um Suchmaschinen, die insbesondere im Active Sourcing Anwendung finden. In erster Linie dienen Sie dazu, Netzwerke und Datenbanken nach Kandidaten zu durchsuchen, wobei gemäß Kriterien wie Berufserfahrung, Qualifikationen usw. gefiltert werden kann. Manche Programme besitzen überdies eine Matching-Funktion.
Recruiting-Software: Recruiting-Software begleitet die Personalabteilung entlang des gesamten Bewerbungsprozesses. Neben anderen wird sie für die Administration von Bewerbungen, Serienbriefe und maschinelle Eingangsbestätigungen verwendet. Darüber hinaus dient sie zum Aufbau eines Talentpools.
Personalmanagement-Software: Während sich Rekrutierungssoftware auf externe Bewerber konzentriert, ist Personalmanagement-Software meist auf das Management des bestehenden Personals ausgerichtet. Entsprechend enthält sie Mitarbeiterdaten, Arbeitsverträge sowie Infos zu Löhnen und Gehältern. Ebenfalls läuft die Urlaubsplanung üblicherweise über eine Anwendung dieser Art.

Wichtig: Eine gute Software-Lösung sollte im Übrigen alle drei Komponenten in einer Anwendung vereinen.

Tipp: Abgesehen vom Personalwesen, sind digitale Anwendungen im Projektmanagement essentiell für den Unternehmenserfolg. Die 5 besten Projektmanagement-Tools stellen wir Ihnen in folgendem Beitrag vor:

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6. Fazit

Unternehmen, die auf Digitalisierung des Personalmanagements setzen, optimieren sowohl interne HR-Prozesse als auch externes Recruiting. Neben Kosteneinsparungen steigert der digitale Wandel im HR den Erfolg bei der Mitarbeitergewinnung, vereinfacht den Aufbau einer Arbeitgebermarke und sorgt für einen effizienteren Workflow.

Anwendungen wie elektronische Zeiterfassung oder Kollaborationstools sind erst der Anfang. In Zukunft gewinnen noch weitaus leistungsfähigere Maßnahmen, wie das Robot Recruiting, an Bedeutung. Für Betriebe bedeutet das, ihre Tools und Software kontinuierlich zu verfeinern, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Montag bis Donnerstag:	8:00 - 17:00 Uhr
Freitag:	8:00 - 15:00 Uhr

Digitalisierung im Personalmanagement – Alles, was Sie wissen müssen, um 2024 wettbewerbsfähig zu sein

1. Was ist die Digitalisierung der Personalabteilung?